Seminararbeit zum ÖBV-Führungskräfteseminar 2011/2012 Zyklus Nord Organisation in einem Musikverein (Stadtkapelle Grieskirchen) von Christian Steininger Musikverein: Stadtkapelle Grieskirchen 16. Juni 2012
Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Seite 3 2. Der Organisationsbegriff Seite 4 2.1. Der instrumentelle Organisationsbegriff 2.2. Der funktionelle oder prozessuale Organisationsbegriff 2.3. Der institutionelle Organisationsbegriff 3. Was heißt organisieren? Seite 5 3.1. Organisationsstruktur und Verhalten 3.2. Organisationsprozesse 4. Funktionen im Vereinsvorstand Seite 6 4.1. Obmann Seite 6 4.1.1. Aufgaben 4.1.2. Anforderungsprofil 4.2. Obmann-Stellvertreter Seite 7 4.2.1. Aufgaben 4.2.2. Anforderungsprofil 4.3. Kapellmeister Seite 8 4.3.1. Aufgaben 4.3.2. Anforderungsprofil 4.4. Kapellmeister-Stellvertreter, Jugendkapellmeister Seite 8 4.4.1. Aufgaben 4.4.2. Anforderungsprofil 4.5. Stabführer Seite 9 4.5.1. Aufgaben 4.5.2. Anforderungsprofil 4.6. Stabführer-Stellvertreter Seite 9 4.6.1. Aufgaben 4.6.2. Anforderungsprofil 4.7. Jugendreferent Seite 10 4.7.1. Aufgaben 4.7.2. Anforderungsprofil 4.8. Schriftführer Seite 10 4.8.1. Aufgaben 4.8.2. Anforderungsprofil 4.9. Kassier Seite 11 4.9.1. Aufgaben 4.9.2. Anforderungsprofil 1
4.10. Referent für Presse und Werbung Seite 12 4.10.1. Aufgaben 4.10.2. Anforderungsprofil 4.11. Instrumentenarchivar Seite 13 4.11.1. Aufgaben 4.11.2. Anforderungsprofil 4.12. Bekleidungsarchivar Seite 13 4.12.1. Aufgaben 4.12.2. Anforderungsprofil 4.13. Notenarchivar Seite 14 4.13.1. Aufgaben 4.13.2. Anforderungsprofil 4.14. Beirat (Musikheimverwalter) Seite 15 4.14.1. Aufgaben 4.14.2. Anforderungsprofil 5. Funktionen, welche nicht im Vorstand vertreten sind Seite 15 5.1. EDV Referent Seite 15 5.1.1. Aufgaben 5.1.2. Anforderungsprofil 5.2. Registerführer Seite 16 5.2.1. Aufgaben 5.2.2. Anforderungsprofil 5.3. Schriftenempfänger Seite 16 5.3.1. Aufgaben 5.4. Kassaprüfer Seite 16 5.4.1. Aufgaben 5.4.2. Anforderungsprofil 6. Der Vereinsvorstand Seite 17 7. Die aktiven Mitglieder Seite 17 8. Infrastruktur Seite 18 8.1. Gas Seite 18 8.2. Strom Seite 18 8.3. Telefonie Seite 19 8.4. Versicherungen Seite 19 9. Konzerte, Ausrückungen und sonstige Veranstaltungen Seite 19 10. Schlussbemerkung Seite 20 2
1. Einleitung Jeder Musikverein steht im Laufe eines Musikerjahres vor einer ganzen Menge vorhersehbarer aber auch unvorhersehbarer Aufgaben und Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Dabei ist es wichtig, für diese Herausforderungen eine für die Bedürfnisse des Vereins abgestimmte Organisationsstruktur zu haben. Bei der Gestaltung von Organisationsstrukturen ist im Besonderen auf den optimalen Prozessablauf der einzelnen Aufgaben und das Wohl des Vereins und der Musiker zu achten. Die Erfahrungen als langjähriges Mitglied in verschiedenen Vereinen aber auch aus dem Berufsleben haben mir gezeigt, dass eine gute Organisation und Kompetenz der Führungskräfte Grundvoraussetzung für ein reibungslos funktionierendes Miteinander sind. Bei schlecht organisierten Gemeinschaften ist die Gefahr groß, dass dies bei den einzelnen Mitgliedern sehr schnell zu Verärgerung und Unmut führt. In der Folge kann sich dieser Unmut auf den ganzen Verein übertragen, dies kann zu Gruppenbildung und Streitigkeiten führen, welches kein harmonisches Vereinsgefüge mehr zulässt. Jeder Funktionär eines Vereins muss sich seiner Verantwortung, die er mit der Übernahme seines Amtes den Mitgliedern und dem Verein gegenüber übernommen hat bewusst sein. Voraussetzung dafür ist aber, dass die Führungskraft seine ihm zugewiesenen Aufgaben kennt und seine Zuständigkeiten klar definiert sind. Nur so kann verhindert werden, dass mögliche Erwartungen an Mitglieder und Funktionäre gestellt werden, die nicht in deren Aufgabenbereiche fallen. Aber nicht nur Funktionäre haben dem Verein gegenüber eine große Verpflichtung, jedes einzelne Mitglied, dass sich dazu entschlossen hat, einem Verein beizutreten, hat mit dem Beitritt in einem Verein dessen Pflichten akzeptiert und die damit verbundene Verantwortung übernommen. Auch wenn es sich bei den meisten Vereinen um Vereine der Freiwilligkeit handelt, gehören klare Regeln, die zum Wohle des Vereins dienen erstellt und diese müssen von allen Vereinsmitgliedern eingehalten werden. Mit meiner Seminararbeit möchte ich die Organisationsstruktur der Stadtkapelle Grieskirchen dokumentieren und festhalten, diese soll als Leitfaden für unsere Vereinsorganisation dienen. Die meisten Musikvereine haben im Grunde dieselben Aufgaben zu erfüllen und sind daher von der Vereinsstruktur sehr ähnlich organisiert, vielleicht kann meine Arbeit für den einen oder anderen Funktionär oder Verein eine Hilfestellung bei der Vereinsorganisation sein. Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit habe ich in meiner gesamten Arbeit auf die geschlechtsspezifische Differenzierung verzichtet. 3
2. Der Organisationsbegriff Erfahrungen mit Organisationen, des organisiert seins und dem Prozess des organisiert werdens sind heute alltäglich. Teilweise werden diese Erfahrungen im alltäglichen Leben gar nicht mehr als solche wahrgenommen. Der Begriff Organisation wird in mindestens drei Bedeutungen verwendet: einerseits werden ganze Systeme wie Unternehmen, Kirchen, Vereine, etc. als Organisation bezeichnet andererseits haben wir nur ein besonderes Merkmal von Systemen vor Augen, wenn wir von Organisation sprechen, wie etwa verschiedenste Abläufe in einem Verein geregelt sind auf Basis dieser Unterscheidungen spricht man im ersten Fall von einer institutionellen und im zweiten Fall von einem instrumentellen Organisationsbegriff, weiters unterscheidet man noch den funktionalen oder prozessualen Organisationsbegriff 2.1. Der instrumentelle Organisationsbegriff Der instrumentale Ansatz sieht Organisation als die Gesamtheit aller Regelungen, die sich auf die Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen sowie die Abwicklung von Arbeits- und Aufgabenprozessen beziehen. 2.2. Der funktionelle oder prozessuale Organisationsbegriff Die funktionale oder prozessuale Sicht betrachtet Organisation als handeln des Organisierens, d.h. das Verteilen von Aufgaben auf Organisationsmitglieder (Arbeitsteilung) und deren Ausrichtung auf übergeordnete Ziele (Koordination). Der prozessuale Organisationsbegriff kann wie folgt verstanden werden: Organisieren heißt, fortlaufende, unabhängige Handlungen zu vernünftigen Folgen zusammenfügen, sodass vernünftige Ergebnisse erzielt werden. 2.3. Der institutionelle Organisationsbegriff Im Unterschied zum instrumentellen Organisationsbegriff versteht man beim institutionellen Organisationsbegriff das gesamte System, die Institution. Um besser verstehen zu können, wann man von einer institutionellen Organisation spricht, folgendes Beispiel: Worin unterscheidet sich eine 50-köpfige Warteschlange an einem Fahrkartenschalter von einem Musikverein mit 50 Mitgliedern? Warum sprechen wir im zweiten Fall von einer Organisation, nicht aber im Ersten? 4
Der wesentlichste Unterschied liegt darin, dass die Warteschlange kein gemeinsames Ziel verfolgt, ihre Aufgaben nicht gemeinsam nach bestimmten Absprachen erledigt und auch keine Beständigkeit aufweist. Dies sind im Wesentlichen jene Merkmale einer institutionellen Organisation. 3. Was heißt organisieren? Wie im instrumentellen Organisationsbegriff bereits erläutert, handelt es sich beim Thema Organisation um Handlungssteuerung und Ordnung. Der Begriff organisieren ist dagegen prozessbezogen, er gibt vor, wie eine solche Ordnung hergestellt wird. Beim Organisieren geht es darum, Regeln zur Festlegung bestimmter Abläufe zu schaffen. Regeln zur Festlegung der Aufgabenverteilung, Regeln der Koordination, Kompetenzabgrenzungen usw. Organisatorische Regeln bauen mit anderen Worten generalisierte Erwartungen an die Organisationsmitglieder auf. Das organisatorische Leben ist in unterschiedlichem Maße von Regeln geprägt. Organisatorische Regeln zielen darauf ab, die Handlungsweise der Organisationsmitglieder zu bestimmen und daher vorhersehbar zu machen. Sie schränken deshalb zwangsläufig den Handlungsspielraum der Organisationsmitglieder ein. Organisatorische Regeln begrenzen den Handlungsspielraum, indem sie bestimmte Handlungen erwarten, während andere wiederum unerwünscht sind. Dabei ist das Ausmaß der Einschränkungen variabel eine Frage der Optimierung. Eine generelle Regelung von Aufgaben empfiehlt sich aber keineswegs überall, sondern nur dort, wo sich der zu organisierende Sachverhalt in gleicher Form wiederholt. Sich ständig ändernde Aufgaben generell regeln zu wollen, wäre sehr ineffizient. 3.1. Organisationsstruktur und Verhalten Wie bereits erwähnt, sind Regeln die Grundlage der Organisation, es ist allerdings so, dass nicht immer alle Regeln befolgt werden. Aus verschiedenen Gründen weichen die Mitglieder vom vorgegebenen Reglement ab. Die Begründung liegt oft darin, dass es zum Teil so viele Regelungen gibt, dass sie gar nicht alle erfüllbar sind, zum Teil sind die Regeln aber widersprüchlich. Das Wichtigste dabei ist allerdings, dass die Mitglieder bei solchen, eigentlich verbotene, Regelverletzungen im Sinne des Vereins für ein besseres und effizienteres Endergebnis handeln. Eine solche Art des Regelverstoßes ist durchaus positiv zu werten und wird in der Regel von den einzelnen Mitgliedern auch erwartet. Das Dulden solch selbständigen Handelns hat den positiven Nebeneffekt der zusätzlichen Motivation der Mitglieder. Organisieren heißt demnach nicht mehr, lediglich das Verhalten der Mitglieder in vorgegebenen Bahnen zu lenken, sondern Bedingungen zu schaffen, die Mitglieder zu ermutigen, ihr Potential bei der Lösung der organisatorischen Probleme zu entfalten. 5
3.2. Organisationsprozesse Das Organisieren eines Musikvereins stellt durch unsere schnelllebige Zeit mit ständigen Veränderungen der Umwelt der verschiedenen Aufgabenbereiche usw. eine ständige Veränderung dar. In einem einmal aufgesetzten Regelwerk kann man nicht über Jahre verharren, sondern es ist viel mehr eine ständige Weiterentwicklung notwendig, um gut organisiert arbeiten zu können. Dazu gehört nicht nur das Know-how, wie eine organisatorische Veränderung zu bewerkstelligen ist, sondern auch das Vermögen, eine Organisation in ständiger Bewegung zu halten. Darüber hinaus gilt es zu erkennen, dass jeder praktische organisatorische Prozess in einem konkreten Umfeld stattfindet, d.h. in einem Umfeld in dem unterschiedliche Perspektiven, Interessen und Emotionen eine nicht unwesentliche Rolle spielen. Damit soll verdeutlicht werden, dass Organisationsprozesse immer auch eine Frage der Interessensdurchsetzung sind. In Organisationsprozesse greifen auch auf direktem oder indirektem Weg Interessensgruppen von außen ein. 4. Funktionen im Vereinsvorstand Wie bereits in meiner Einleitung erwähnt, werde ich in den folgenden Punkten die Organisationsaufgaben der Mitglieder und Vereinsfunktionäre der Stadtkapelle Grieskirchen darstellen. Auch wenn sich die Aufgaben und Strukturen der verschiedensten Musikvereine sehr ähneln, kann diese Darstellung der Aufgabenverteilung der Stadtkapelle Grieskirchen nicht Maßgabe für eine generelle Vereinsorganisation von Musikvereinen sein, sondern soll vielmehr als Hilfestellung zur Organisationsoptimierung gesehen werden. Organisationsstrukturen müssen für jeden Verein individuell festgelegt und auch gelebt werden. 4.1. Obmann Der Obmann vertritt den Verein nach innen und außen und führt bei allen Versammlungen den Vorsitz. Alle vom Verein ausgehenden Schriftstücke bedürfen seiner Unterschrift, in finanziellen Angelegenheiten zusätzlich der des Kassiers. 4.1.1. Aufgaben Vorbereitung und Abhaltung von Sitzungen Pflege der Kontakte zu Bürgermeister und Gemeindevertretung Kontakte zu Sponsoren und Geldgebern (private und öffentliche Hand) Kontakte zu den Ehrenmitgliedern Kontakte zu anderen Vereinen und Veranstaltern in der Region Kontakte zum Blasmusikverband Beantragung von Subventionen bei Gemeinde, Land und Bund 6
Vereinbarung von Ausrückungen aller Art in Absprache mit dem Kapellmeister bzw. Stabführer, Organisation und Verständigung der Musiker für Ausrückungen Vereinbarung von Honoraren für Ausrückungen mit dem Auftraggeber Informationsweitergabe an die Musiker über aktuelles, was den Verein betrifft Reservieren des Veranstaltungssaals für Konzerte Organisation der zusätzlich notwendigen Dinge rund um Konzerte: Saaltechnik, Bühne, Bühnenschmuck, Sprecher, Essen etc. Einladen und Begrüßen von Ehrengästen bei Veranstaltungen Einladung der Ehrengäste bei Weihnachtsfeier Organisation von Sponsoren für Veranstaltungen, Werbemittel, Musikerzeitung Gratulationen an die Musiker und Mitglieder bei Geburtstagen Werbung von unterstützenden Mitgliedern Regelmäßige Kontrolle und Überwachung der Einhaltung der Jahresbudgetplanung Kontrolle und Überprüfung von Verträgen (Strom, Gas, Versicherungen, etc.) Für diese Aufgabenbereiche ist in erster Linie der Obmann verantwortlich, einzelne Aufgaben können vom Obmann natürlich auch an andere Vereinsmitglieder delegiert werden. 4.1.2. Anforderungsprofil Organisationstalent, Ansehen und Vorbildwirkung, Einsatzbereitschaft, Fähigkeit zum Delegieren von Aufgaben, Objektivität und Motivationstalent. 4.2. Obmann-Stellvertreter Vertretung des Obmanns bei dessen Verhinderung. 4.2.1. Aufgaben Organisation von Ausflügen (Reiseziele, Bus, Programm, etc.) Organisation der Weihnachtsfeier Diverse Organisationsaufgaben bei Festen und Frühschoppen oder Konzerten 4.2.2. Anforderungsprofil Das Anforderungsprofil des Obmann-Stellvertreters entspricht dem des Obmannes, da dieser im Grunde das gleiche Aufgabenspektrum hat. 7
4.3. Kapellmeister Dem Kapellmeister obliegen die Aufgaben auf rein musikalischem Gebiet. Er sorgt für die musikalische Weiterbildung der Musiker und ist für die musikalische Planung und Durchführung verantwortlich. 4.3.1. Aufgaben Erstellen des Programms für Konzerte Festlegen des Antretens bei Konzert-Wertungsspielen und Auswahl der Wertungsstücke sowie Anmeldung für diese Festlegen der Probentermine für Gesamt- und Registerproben Durchführen der Gesamt- und Registerproben Verpflichtung von eventuell benötigten Aushilfen für Konzerte Musikalische Weiterbildung der Musiker Musikalische Leitung der Kapelle bei Ausrückungen, soweit es sich nicht um reine Marschmusik handelt Unterstützung des Stabführers bei der musikalischen Vorbereitung von Marschwertungen Lenkung der Ausbildungsangebote für den Nachwuchs nach dem Bedarf der Musikkapelle in Zusammenarbeit mit dem Jugendreferent Pflege der Kontakte zum Blasmusikverband, insbesondere dem Bezirkskapellmeister Förderung von Musik in kleinen Gruppen und Ensembles 4.3.2. Anforderungsprofil Musikalisches Verständnis, pädagogische Fähigkeiten, Organisationstalent, Vorbildwirkung, Verlässlichkeit und Geduld. 4.4. Kapellmeister-Stellvertreter, Jugendkapellmeister Vertretung des Kapellmeisters bei Ausrückungen, wenn dieser nicht zur Verfügung steht. 4.4.1. Aufgaben Auftrag des Kapellmeisters eventuell auch durchführen, z.b. von Registerproben. Lenkung der Ausbildungsangebote für den Nachwuchs nach dem Bedarf der Musikkapelle in Zusammenarbeit mit dem Jugendreferent Leitung des Jugendorchesters Organisation von Noten für das Jugendorchester 4.4.2. Anforderungsprofil Beim Kapellmeister-Stellvertreter ist das Anforderungsprofil ähnlich wie beim Kapellmeister, da es sich im Wesentlichen um den gleichen Tätigkeitsbereich handelt. Durch die Jugendorchesterleitung sind aber auch das Verständnis für die Anliegen der Jugend eine sehr wesentliche Eigenschaft. 8
4.5. Stabführer Der Stabführer hat seine Aktivitäten im Besonderen auf die Musik in Bewegung zu richten und engen Kontakt mit dem Bezirkstabführer zu pflegen. 4.5.1. Aufgaben Leitung der Kapelle bei Marschausrückungen und in Koordination mit dem Kapellmeister bei Ausrückungen, die nur Marschmusik betreffen Festlegen der Adjustierung bei Marschausrückungen Kontrolle der ordnungsgemäßen Adjustierung aller Musiker bei Ausrückungen Festlegen des Antretens bei Marschwertungen und Auswahl des Wertungsmarsches Festlegen der Termine für Marschproben Abhalten der Marschproben Besondere Schulung der Jungmusiker für Marschausrückungen Pflege der Kontakte mit dem Blasmusikverband, insbesondere mit dem Bezirksstabführer Wahrnehmen der Weiterbildungsangebote des Blasmusikverbandes für Stabführer und Jungmusiker im Bereich Marschmusik 4.5.2. Anforderungsprofil Verlässlichkeit, gutes Auftreten, laute Stimme, Akzeptanz bei den Musikern und Einsatzbereitschaft. 4.6. Stabführer-Stellvertreter Vertretung des Stabführers bei Ausrückungen, wenn dieser nicht zur Verfügung steht. 4.6.1. Aufgaben Unterstützung bei der Abhaltung von Marschproben Vertretung des Stabführers bei dessen Verhinderung 4.6.2. Anforderungsprofil Wie bei allen Stellvertretern gilt auch hier das Anforderungsprofil des zu vertretenden Hauptfunktionärs. 9
4.7. Jugendreferent Der Jugendreferent ist für die Betreuung der in Ausbildung stehenden Musiker verantwortlich. Insbesondere hat er für die Teilnahme an vom Blasmusikverband angebotenen Veranstaltungen und Seminaren zu werben sowie das Spiel in kleinen Gruppen zu fördern. 4.7.1. Aufgaben Pflege der Kontakte zu den in Ausbildung stehenden Nachwuchsmusikern Besondere Betreuung der Jungmusiker, die bereits bei der Kapelle mitspielen Werbung von Nachwuchsmusikern für die Kapelle Kontakt zu den Eltern der Jungmusiker Lenkung der Ausbildungsangebote für den Nachwuchs nach dem Bedarf der Musikkapelle in Zusammenarbeit mit dem Kapellmeister Durchführen von Seminaren, Ausflügen und speziellen Veranstaltungen für Jungmusiker Anmeldung in der Musikschule und wenn erforderlich die Organisation eines Privatlehrers Kontakt zu den Schulen Kontakt zu den Musiklehrern über den Ausbildungsstand der Musikschüler Pflege der Kontakte mit dem Blasmusikverband, insbesondere dem Bezirksjugendreferenten Wahrnehmen der Weiterbildungsangebote des Blasmusikverbands für Jungmusiker 4.7.2. Anforderungsprofil Pädagogische Kenntnisse sind sicher von Vorteil aber kein Muss, Lust an der Arbeit mit Kindern und jungen Menschen, Organisationstalent, Kontaktfreudigkeit, Verlässlichkeit, Durchsetzungsvermögen, Verantwortungsbewusstsein, Geduld und Motivationstalent. 4.8. Schriftführer Der Schriftführer führt bei allen Versammlungen, Sitzungen und Besprechungen das Protokoll und ist dem Vereinsvorstand bei allen schriftlichen Arbeiten behilflich. 4.8.1. Aufgaben Führen des Protokolls bei Vorstandssitzungen und Generalversammlungen Durchführung von schriftlichen Aussendungen (Termine, Generalversammlung, Weihnachtsfeier, etc.) 10
Aussendung von persönlichen Einladungen für Konzerte und andere Veranstaltungen Führung der Liste der aktiven Mitglieder und der in Ausbildung stehenden Schüler Aufzeichnung der Ein- und Austritte von aktiven Musikern Führung der Liste der ehemaligen Mitglieder Laufende Aktualisierung der Kontaktinformationen zu aktiven Musikern: Anschrift, Telefonnummer, Handynummer, E-Mail-Adresse, etc. Pflege und Sammlung bzw. Besorgung des Adressmaterials von Ehrengästen, Lieferanten, Institutionen, anderen Vereinen, etc. Führung und laufende Aktualisierung von Geburtstagsterminen von aktiven Musikern, ehemaligen Musikern, Ehrenobmann, Ehrenkapellmeister und Ehrenmitgliedern und deren laufender Beobachtung wegen anfallenden Ständchen Aufzeichnung der durchgeführten Gesamt- und Registerproben sowie der durchgeführten Ausrückungen Aufzeichnungen über den Probenbesuch und die Teilnahme an Ausrückungen Feststellen ob/und Beantragen von Ehrungen beim Blasmusikverband Führen der Liste der durchgeführten Ehrungen und verliehenen Auszeichnungen (Leistungsabzeichen) Bericht an die Generalversammlung über die Aktivitäten seit der letzten Generalversammlung Meldungen an die Vereinsbehörde gemäß den Bestimmungen des Vereinsgesetzes, Organisation und Gestaltung der Musikerzeitung in Zusammenarbeit mit dem Pressereferent Verwahrung der Verträge mit Telefon-, Strom-, Gas- und Versicherungs-Unternehmen, etc. Besorgung von Briefpapier und Kuverts nach Bedarf 4.8.2. Anforderungsprofil 4.9. Kassier Genauigkeit, Verlässlichkeit und Ordnungssinn sind hier von Nöten. Der Kassier verwaltet die Kasse. Er verbucht Einnahmen und Ausgaben und legt über die Geldgebarung jährlich Rechnung. 4.9.1. Aufgaben Führen der Bankkonten, Sparbücher und der Handkassa Sammlung der Belege für Einnahmen und Ausgaben Rechtzeitige Durchführung von Überweisungen (Ausnutzung Skonto, Vermeidung Mahnung) Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben Finanzielle Abwicklung von Ausflügen, Teilnahmen an Musikfesten, etc. Bezahlung von Aushilfen, Sprechern, Technikern, etc. Stellen von Rechnungen im Auftrag des Obmannes 11
Vorbereitung der Standard-Subventionsanträge an Land und Gemeinden Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung von Subventionen Vorbereitung und Organisation der Durchführung der Jahressammlung Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung der Jahressammlung Verbuchung der eingegangen Mitgliedsbeiträge von unterstützenden Mitgliedern und Feststellen von Zahlungsrückständen Durchführung des Jahresabschlusses und Bericht an die Generalversammlung Feststellen und Weitergabe der Verbrauchswerte bei Gas, Strom, Wasser und Kopierer zum jeweiligen Abrechnungszeitpunkt Durchführung von Schadensmeldungen und Ersatzansprüchen an Versicherungen Regelmäßiger Bericht an den Vorstand über die vorhandenen Finanzmittel und Führen der Liste der unterstützenden Mitglieder Kontrolle und Überwachung des Jahresbudgets Erstellen und Aussenden der Vorschreibung des Mitgliedsbeitrages Erstellen und Aussenden der Erinnerungen bei Rückständen Vorbereitung von Wechselgeld für Feste und Frühschoppen sowie bei Konzerten und Abrechnung der Veranstaltungen 4.9.2. Anforderungsprofil Genauigkeit, Verlässlichkeit und wirtschaftliches Verständnis ist von Vorteil. 4.10. Referent für Presse und Werbung Der Pressereferent hat die Verbindung zur Fach-, Tages- und Wochenpresse sowie zu Rundfunk und Fernsehen herzustellen. Er ist gleichzeitig Bearbeiter für Werbung. 4.10.1. Aufgaben Betreuung des Schaukastens Präsenz der Stadtkapelle in den Medien, insbesondere lokalen und regionalen Medien sowie Blasmusikzeitung Ankündigung von Veranstaltungen in diversen Veranstaltungskalendern der Gemeinde, der Tourismusregion und der regionalen Medien Platzierung von Nachberichten von Veranstaltungen in den diversen Medien (nicht nur Konzerte, auch z.b. Jungmusikerseminar usw.) Organisation von Foto-Material Weiterleiten der Berichte für die Medien an den EDV-Referenten und den Obmann zur Kundmachung auf der Homepage Gestaltung der Werbemittel für Veranstaltungen (Konzerte, etc.) Planung und Durchführung des Einsatzes von Werbemitteln: Plakate, Flugzettel, Anzeigen in Zeitungen (besonders in den lokalen Medien und der Gemeindezeitung), Regionalfernsehen, Rundfunk etc. Inhaltliche Betreuung der Internet-Homepage: Was kommt da rein? 12
Aufbereitung der Presse-Informationen zur Platzierung in unserer eigenen Homepage 4.10.2. Anforderungsprofil Verlässlichkeit, Aufgeschlossenheit, Kontaktfreudigkeit und gute Ausdrucksweise bei der Gestaltung der Berichte sind hier von Nöten. 4.11. Instrumentenarchivar Der Instrumentenarchivar hat die Verantwortung über die vereinseigenen Instrumente. 4.11.1. Aufgaben Führen des Liste der vereinseigenen Instrumente Ausgabe von Instrumenten an aktive Musiker und Schüler Zurückholen der Instrumente bei Austritten Führen der Aufzeichnungen über ausgegebene Instrumente und zurückgegebene Instrumente (Wer hat was?) Einholen von Angeboten bei Anschaffungen von Instrumenten Einholen von Angeboten bei größeren Reparaturen Durchführung von Anschaffungen und Reparaturen Kleinere Anschaffungen werden von den Musikern selbst organisiert (Klarinettenblätter, Mundstücke etc.) Kontrolle der Pflege und ordnungsgemäßen Verwahrung der ausgegebenen Instrumente durch die Musiker Pflege und ordnungsgemäße Verwahrung der Instrumente im Archiv Bereitstellung von diversem Verbrauchsmaterial für kleinere Reparaturen im Musikheim (Öl, Fett etc.) Einheben der Kaution für Schülerinstrumente, welche beim Beitritt des Schülers in die Musikkapelle wieder zurückerstattet wird 4.11.2. Anforderungsprofil Verlässlichkeit, Ordnungssinn und Verhandlungsgeschick bei Instrumentenankäufen. 4.12. Bekleidungsarchivar Der Bekleidungsarchivar trägt die Verantwortung über die vereinseigene Bekleidung. 4.12.1. Aufgaben Führen der Liste der vereinseigenen Bekleidung Ausgabe von Bekleidung an aktive Musiker Zurückholen der Bekleidung bei Austritten Führen der Aufzeichnungen über ausgegebene Bekleidung und zurückgegebene Bekleidung 13
Einkleiden der Aushilfen bei Konzerten und sonstigen Ausrückungen Beauftragung des Schneiders bei Nachschaffungen von Uniformen und Trachten Beauftragung des Schneiders zur Beschaffung von Stoffen Bestellung bzw. Beschaffung von Schuhen, Stutzen, Lederhosen, Hemden, Hüten, Tschakos, Bindern etc. bei den jeweiligen Lieferfirmen Kontrolle und eventuelle Einholung von weiteren Angeboten bei Modelloder Stoffänderungen Kontrolle der Pflege und ordnungsgemäßen Verwahrung der ausgegebenen Bekleidung durch die Musiker Pflege und ordnungsgemäße Verwahrung der Bekleidung im Archiv 4.12.2. Anforderungsprofil Verlässlichkeit, Ordnungssinn und Verhandlungsgeschick bei Neuanschaffungen von Kleidungsstücken. 4.13. Notenarchivar Der Notenarchivar hat die Verantwortung über alle vereinseigenen Noten. 4.13.1. Aufgaben Führen der Liste der vorhandenen Noten Ordnungsgemäße Verwahrung der Noten im Archiv Bereithalten (und Pflege) der benötigten Notenmappen Ausräumen und Archivieren der nicht mehr gespielten Stücke aus den Notenmappen Bereithalten der aktuell gespielten Stücke für weitere Stimmen Besorgung fehlender Stimmen von aktuell gespielten Stücken Zusammenstellen der jeweiligen Noten für Aushilfen Kopieren von einzelnen Stimmen nach Bedarf Betreuung des Kopierers: Beschaffung von Papier und Toner und Veranlassung der Wartung Betreuung der Marschbücher: Vollständigkeit, alle benötigten vorhanden Austausch von Stücken im Marschbuch auf Auftrag des Kapellmeisters oder Stabführers Ersatz von beschädigten Marschbuchhüllen und verlorenen Ringen Beschaffung des Notenmaterials Bereitstellen von Konzertmappen und vollständigen Marschbüchern an neue dem Verein beigetretene Musiker 4.13.2. Anforderungsprofil Verlässlichkeit und Ordnungssinn sind hier von Nöten. 14
4.14. Beirat (Musikheimverwalter) Der Musikheimverwalter hat die Verantwortung über das Probelokal. 4.14.1. Aufgaben Beauftragung und Kontrolle der Reinigungskraft Veranlassung bzw. Durchführung von notwendigen Reparaturen Beschaffung der notwendigen Dinge (von Glühbirnen über Putzmittel bis Toilettenpapier) Besorgung der Schneeräumung Besorgung von Getränken und Bestückung des Getränkeautomaten Führen der Getränkekasse und Kontrolle dieser Reinigung der Gläser und des Geschirrs Je nach Anlass Betreuung bzw. Durchführung von Geburtstagsfeiern, Grill-Abenden etc. Beschaffung von diversem Material für solche Veranstaltungen Wartung der Heizungsanlage Verwaltung der Schlüssel für das Musikheim 4.14.2. Anforderungsprofil Ordnungssinn, Verlässlichkeit, Handwerkliches Geschick zum Reparieren von kleinen Mängeln. 5. Funktionen, welche nicht im Vorstand vertreten sind Die hier aufgezählten Funktionen sind nicht zum Vorstand gehörig. Es sind dies jedoch Funktionen, die wesentliche Aufgaben des Vereins übernehmen. 5.1. EDV-Referent Besorgung und Wartung der benötigten Software. Betreuung des Schriftführers, Kassiers und der Archivare bei der Pflege ihrer Daten. 5.1.1. Aufgaben Sammlung und Sicherung der Daten Sammlung der Daten des Schriftführers und des Kassiers und Erstellen des Jahresberichts an den Blasmusikverband Technische Betreuung der Homepage Betreuung des E-Mail-Accounts 5.1.2. Anforderungsprofil EDV-technisches Verständnis ist hier von Nöten. 15
5.2. Registerführer Eine sehr wesentliche Aufgabe einer gut funktionierenden Proben- und Ausrückungsarbeit kommt den Registerführern zu. 5.2.1. Aufgaben Der Registerführer hat dafür zu sorgen, bei Ausrückungen, Proben etc. die Spielfähigkeit in seinem Register sicherzustellen die Anzahl der teilnehmenden Musiker dem Kapellmeister oder bei Marschausrückungen dem Stabführer bzw. dem Obmann zu melden 5.2.2. Anforderungsprofil Verlässlicher Musiker, Ansehen und Vorbildwirkung sind hier gefragt. 5.3. Schriftenempfänger Rasche Weitergabe der eingehenden Post an den jeweiligen Betroffenen (Obmann, Kapellmeister, Stabführer, Kassier, ev. Stellvertreter). 5.3.1. Aufgaben Aushängen von Veranstaltungsankündigungen anderer Vereine an der Aushangtafel im Musikheim Weitergabe der eingehenden Post an die zuständige Person 5.4. Kassaprüfer Durchführen der Kassaprüfung nach dem Jahresabschluss des Kassiers und Bericht an die Generalversammlung. 5.4.1. Aufgaben: Prüfen aller Belege und der ordnungsgemäßen Buchführung Kontrolle der vereinseigenen Bankkonten und Sparbücher Eventuell auch unangemeldete Kassaprüfungen im Laufe des Jahres 5.4.2. Anforderungsprofil Gewissenhaftigkeit, Genauigkeit und Kompetenz sind hier von Nöten. Wenn ein Funktionär für eine bestimmte Tätigkeit verhindert ist oder sie aus anderen Gründen nicht wahrnehmen kann, muss er sich darum kümmern, eine Person zu finden, die das für ihn erledigt. Wenn das nicht möglich ist, muss er das umgehend dem Vorstand berichten, damit eine andere Lösung gefunden werden kann. Es ist aber nicht zulässig, diese Tätigkeit auf andere Funktionäre abzuschieben, die ohnehin ihren Aufgabenbereich zugeteilt haben. Auf jeden Fall ist der jeweilige Funktionär verantwortlich für das, was in seinem Aufgabenbereich liegt. 16
Anfallende Dinge, die deutlich erkennbar zu einem bestimmten Funktionsbereich gehören, aber die oben nicht aufgelistet sind, gehören genauso in den Verantwortungsbereich des jeweiligen Funktionärs. 6. Der Vereinsvorstand Der Vorstand selbst tagt in regelmäßigen Abständen sowie bei Bedarf unter dem Vorsitz des Obmannes. Der Vorstand nimmt die Berichte der einzelnen Mitglieder über durchgeführte oder durchzuführende Tätigkeiten entgegen. Jedes Vorstand-Mitglied ist dem Vorstand gegenüber für die Tätigkeiten in seinem Referat verantwortlich. Der Vorstand trifft Grundsatzentscheidungen (z.b. wann Konzerte veranstaltet werden, Durchführung eigener Veranstaltungen, ob und wann ein Ausflug durchgeführt wird, Teilnahme an Musikfesten, Durchführung der Haussammlung, Einberufung einer Generalversammlung, Erstellen eines Wahlvorschlags etc.) und beschließt diejenigen Dinge, die den Entscheidungsrahmen eines einzelnen Referenten überschreiten (z.b. Anschaffung von Instrumenten, Aus-/Umbauten im Musikheim etc.). Entscheidungen, die der Vorstand trifft, müssen im Verlauf einer Sitzung deutlich als Abstimmungsvorgang erkennbar sein und müssen als solche im Protokoll aufgeführt werden. Berichte von Referenten an den Vorstand gelten als angenommen, wenn von keinem Mitglied des Vorstandes Widerspruch erhoben wird. Wenn Widerspruch erhoben wird, bedarf es einer formellen Entscheidung wie oben. 7. Die aktiven Mitglieder Aktive Mitglieder sind verpflichtet, an Proben, Konzerten, Konzertwertungen und sonstigen Ausrückungen und Aufführungen teilzunehmen, dabei pünktlich zu erscheinen, Kameradschaft zu halten und den Kapellmeister in seinen musikalischen Bestrebungen tatkräftig zu unterstützen Sie haben das Ansehen des Vereines jederzeit und überall zu wahren Die ihnen vom Verein anvertrauten Instrumente, Trachten, Uniformen usw. in sauberem und gutem Zustand zu erhalten Jedes ordentliche Mitglied hat in der Generalversammlung das Stimmrecht sowie das aktive und passive Wahlrecht Melden der Teilnahme oder Verhinderung bei Ausrückungen an den Registerführer Koordination im jeweiligen Register bei Verhinderung, sodass die Spielfähigkeit gegeben ist Rechtzeitiges Erscheinen in ordnungsgemäßer Adjustierung Pflege und ordnungsgemäße Verwahrung des vereinseigenen Instruments Pflege und ordnungsgemäße Verwahrung der vereinseigenen Bekleidung Ordnungsgemäße Behandlung des Marschbuches und rechtzeitiges Bereithaben der Noten für Konzertprogramme Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Archivar: bei Bekleidungsproblemen mit dem Bekleidungsarchivar, bei Anschaffung oder Reparaturen 17
von Instrumenten mit dem Instrumentenarchivar, bei Marschbücher und Noten (Kopieren etc.) mit dem Notenarchivar Bereitschaft zur Mithilfe, wenn man vom jeweiligen Referenten darum gebeten wird (z.b. Jahressammlung, Hinräumen und Wegräumen bei Konzerten, Verteilung von Werbematerial, Ausräumen der Notenmappen, etc.) Musikalische Weiterbildung 8. Infrastruktur 8.1. Gas 8.2. Strom Eine sehr wesentliche Aufgabe im Bereich der Organisation ist die Optimierung im Bereich der vertragsgebundenen Medien. Hier sollte unbedingt eine laufende Kontrolle der bestehenden Verträge vorgenommen, Vergleichsangebote eingeholt und gegebenenfalls optimiert werden. Die Ersparnisse können dabei sehr beachtlich sein. Durch die Liberalisierung der Energiemärkte und der Telekommunikation haben hier nicht nur Firmen und Privatpersonen, sondern auch Vereine die Möglichkeit der freien Wahl des Versorgers bzw. Anbieters. Eine meiner ersten Tätigkeiten als Vereinsobmann war die Kontrolle und Überprüfung dieser Verträge, um mögliche Einsparpotentiale zu finden und mich nach günstigeren Alternativen umzusehen. Wohl wissend, dass hier großes Einsparpotential gegeben ist, haben mich die Einsparungen von einigen Hundert Euro doch sehr überrascht. Die Wichtigkeit der Optimierung der folgenden Bereiche ist dadurch Begründet, dass diese Ersparnisse nicht nur einmalig Geld in die Vereinskasse spielen, sondern die Betriebskosten auch für die Folgejahre gesenkt werden. Vor einem möglichem Wechsel empfiehlt sich aber unbedingt auch das Gespräch mit dem derzeitigen Vertragspartnern zu suchen, um als Bestandskunde mögliche bessere Konditionen zu erhalten. Da die bestehenden Verträge schon überaltert sein können und es mittlerweile beim aktuellen Anbieter wesentlich attraktivere Angebote geben kann, kann hier bei einem entsprechenden Angebot eine langjährige Partnerschaft durchaus beibehalten werden. Die Einsparmöglichkeit bei der Wahl des richtigen Gasversorgers kann durchaus eine Ersparnis von einigen hundert Euro bringen. Es ist natürlich immer eine Frage des Verbrauches und des aktuell bezahlten Preises. Zum Vergleich des Gaspreises empfiehlt sich der Tarifkalkulator auf der Homepage der e-control, dort werden nach Eingabe der Postleitzahl und des Jahresgasverbrauches sämtliche Anbieter beginnend mit dem Günstigsten aufgelistet. Einmalbonis sind beim Vergleich für eine längerfristige Vertragsbindung zu beachten. Der Vergleich des günstigsten Stromlieferanten ist für Laien oft etwas schwierig, alleine das Lesen einer Stromrechnung kann schon zu einer unüberwindbaren Hürde werden. Das Wichtigste für einen Vergleich ist der 18
Gesamtjahresverbrauch. Dieser ist auf der Jahresstromrechnung zu finden, aber auch ein kurzer Anruf beim Stromlieferant kann dabei helfen. Wie beim Gasvergleich empfiehlt sich aber auch hier der Tarifkalkulator auf der Homepage der e-control. Das Einsparpotential beim Wechsel des Stromanbieters ist im Vergleich zu Gas allerdings bedeutend geringer. 8.3. Telefonie Mit der Abmeldung des Festnetzanschlusses und die Anmeldung eines Flatrate-Tarifes eines Mobilfunkanbieters konnten nicht nur die Kosten für die Telefonie stark reduziert werden, auch der Komfort und die bessere Erreichbarkeit durch ein mobiles Telefon hat sich deutlich verbessert. Durch die Vielzahl an Tarifen unterschiedlicher Anbieter ist es besonders wichtig, den für die jeweiligen Bedürfnisse des Vereins optimalen Tarif zu wählen. 8.4. Versicherungen Ein besonderer Schwerpunkt sollte den Versicherungen gewidmet sein, hier sollten vor allem alle möglichen Risikogruppen entsprechend versichert werden. Wie bei Gas, Strom und Telefonie ist auch hier durch Vergleichen eine entsprechende Einsparung zu erzielen. Seitens des Blasmusikverbandes werden hier sehr günstige Lösungen angeboten. 9. Konzerte, Ausrückungen und sonstige Veranstaltungen Viele Organisationsaufgaben von routinemäßigen Veranstaltungen (Konzerte, Feste, etc.), können anhand einer Aufgaben- und Organisationsliste aus den letzten Veranstaltungen leicht organisiert werden. Den Ablauf einer solchen Veranstaltung jedes Mal neu auszuarbeiten, ist nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern birgt auch immer die Gefahr, etwas Wesentliches zu vergessen. Die Aufgaben- und Organisationsliste muss nach jeder Veranstaltung überarbeitet werden, um entsprechende Verbesserungen oder Änderungen sofort einfliesen zu lassen. Für größere Projekte, wie derzeit die Vorbereitung auf unser Bezirksmusikfest im Jahr 2014, macht es durchaus Sinn, hier eine eigene Organisationsgruppe, die sich ausschließlich mit dieser Veranstaltung beschäftigt, zu installieren. Bei großen Projekten, in denen eigene Organisationsteams arbeiten, ist der Informationsfluss Richtung Vorstand, aber auch zu den Musikern sehr wichtig. Eine regelmäßige Information über den Stand der Vorbereitung sollte daher unbedingt stattfinden. Neben dem regelmäßigen Aussenden von Proben- und Ausrückungsterminen per E-Mail oder Post erfolgt zwei bis drei Tage vor einer Ausrückung eine Erinnerungs-SMS mit nochmaliger Information über Treffpunkt, Uhrzeit und Adjustierung. Jeder Musiker hat daraufhin seinem Registerführer die Teilnahme aber auch eine mögliche Verhinderung zu melden. Dieser wiederum gibt die Anzahl der Musiker aus seinem Register dem Stabführer, Kapellmeister oder dem Obmann weiter. So kann sichergestellt werden, dass 19
die Register ausreichend besetzt sind und genügend Musiker für die jeweilige Ausrückung anwesend sind. Als interessantes Detail haben wir eine Anwesenheitsliste mit Auswertungen für Probenbesuche, Ausrückungen und eine Gesamtteilnahme an Proben und Ausrückungen im Probelokal ausgehängt, so hat jeder Musiker die Möglichkeit, seine eigene Anwesenheitsleistung zu überprüfen. Für die verlässlichsten Musiker wartet am Ende des Musikerjahres eine kleine Überraschung. 10. Schlussbemerkung Meine Ausführungen zur Organisationsstruktur der Stadtkapelle Grieskirchen sind nun in den wesentlichsten Bereichen dokumentiert. In einzelnen Punkten könnte auf die Tätigkeiten und Aufgaben noch genauer eingegangen werden und es gibt noch viele weitere kleinere automatisierte Organisationsprozesse, die hier nicht angeführt sind, aber ebenso einen wesentlichen Teil zum Funktionieren des Vereines beitragen. Dies alles anzuführen, würde aber den Rahmen dieser Arbeit sprengen. Es soll aber auf keinen Fall der Eindruck vermittelt werden, in unserem Musikverein stehen Regeln, Organisation und Prozessabläufe im Mittelpunkt. Vielmehr sind diese dazu da, unseren eigentlichen Zweck, das Musizieren zu erleichtern und angenehmer für jeden einzelnen Musiker zu gestalten. Zum Schluss darf ich mich noch bei meinen Vorstandskollegen für die Unterstützung bei der Ausarbeitung meiner Seminararbeit und die Möglichkeit, dieses Seminar besuchen zu dürfen, sehr herzlich bedanken. Grieskirchen, am 16. Juni 2012 Literaturverzeichnis: Grundlagen der modernen Organisationsgestaltung (Georg Schreyögg) Wikipedia 20