Pflichtenheft Projektsteuerung Auftraggeber: Projekt: Das folgende Leistungsbild basiert auf den Untersuchungen zum Leistungsbild des 31 HOAI und zur Honorierung für die Projektsteuerung erarbeitet von der AHO-Fachkommission Projektsteuerung (Veröffentlicht in: Nr. 9 der Schriftenreihe des AHO Stand: November 1996). Die Struktur des Leistungsbildes ist den Strukturen der übrigen Leistungsbilder der HOAI angepasst worden und von daher mit diesen direkt vergleichbar. Vier Handlungsbereiche werden unterschieden: C Kosten D Termine und nach Projektstufen mit folgenden Vomhundertsätzen des Honorars bewertet: Lph. Projektstufen Bewertung der Grundleistungen 1 Projektvorbereitung (Projektentwicklung, strategische Planung, Grundlagenermittlung) 2 Planung (Vor-, Entwurfs- und Genehmigungsplanung) 21% 3 Ausführungsvorbereitung (Ausführungsplanung, Vorbereiten der Vergabe, Mitwirken bei der Vergabe) 4 Ausführung (Projektüberwachung) 26% 5 Projektabschluss 8% 26% 19% Summe 100% Hinweise zum Leistungsbild 1. Aufstellen, Abstimmen und Fortschreiben im Sinne des Leistungsbildes beinhaltet die Vorgabe der Soll-Daten (Planen / Ermitteln), die Kontrolle (Überprüfen Soll-Ist-Vergleich) sowie die Steuerung (Abweichungsanalyse, Anpassen, Aktualisieren). 2. Mitwirken im Sinne des Leistungsbildes heißt stets, dass der beauftragte Projektsteuerer die genannten Teilleistungen in Zusammenarbeit mit den anderen Projektbeteiligten inhaltlich abschließend zusammenfasst und zur Entscheidung vorlegt. 3. Sämtliche Ergebnisse der Projektsteuerungsleistungen erfordern vor Freigabe und Umsetzung die vorherige Abstimmung mit. 4. In den nachfolgenden Tabellen sind die Leistungen und Aufgaben der Projektsteuerung beispielhaft dargestellt. Seite 1 von 8
Leistungsphase 1: Projektvorbereitung (Grundlagenermittlung) Entwickeln, Vorschlagen und Festlegen der Projektorganisation für die Aufgabenabgrenzung zwischen Finanzierung, Planung, Ausführung und Betrieb durch ein spezifisch zu erstellendes Projekthandbuch. Auswahl der an der Projektplanung zu Beteiligenden und Führen von Vertragsverhandlungen Vorbereitung der Beauftragung der an der Projektplanung zu Beteiligenden Mitwirken bei der Erstellung der Programmgrundlagen für das Gesamtprojekt hinsichtlich Bedarf nach Art und Umfang (Nutzerbedarfsprogramm NBP) Mitwirken beim Ermitteln des Raum-, Flächen- oder Anlagenbedarfs und der Anforderungen an Standard und Ausstattung durch das Bau- und Funktionsprogramm Mitwirken beim Klären der Standortfragen, Beschaffen der standortrelevanten Unterlagen, der Grundstücksbeurteilung hinsichtlich Nutzung in privatrechtlicher / öffentlich-rechtlicher Hinsicht Herbeiführen der erforderlichen Entscheidungen Mitwirken beim Festlegen des Rahmens für Investitionen und Baunutzungskosten Mitwirken beim Ermitteln und Beantragen von Investitionsmitteln Prüfen und Freigeben von Rechnungen zur Zahlung Einrichten der Mittelabfluss D Termine und Kapazitäten Entwickeln, Vorschlagen und Festlegen des Terminrahmens und Ableiten des Kapazitätenrahmens Aufstellen und Abstimmen der Generalablaufplanung Mitwirken bei der betriebswirtschaftlichorganisatorischen Beratung des Auftraggebers zur Bedarfsanalyse, Projektentwicklung und Grundlagenermittlung Besondere Abstimmungen zwischen Projektbeteiligten zur Projektorganisation Erarbeiten besonderer Verträge mit den an der Projektplanung zu Beteiligenden Unterstützen der Koordination innerhalb der Gremien des Auftraggebers Besondere Berichterstattung in Auftraggeber- u.a. Gremien Mitwirken bei Bodenrechts- und Erschließungsrechtsangelegenheiten Erarbeiten der erforderlichen Unterlagen, Abwickeln und/oder Prüfen von Ideen-, Programmund Realisierungswettbewerben Erarbeiten von Leit- und Musterbeschreibungen, z.b. für Gutachten, Wettbewerbe etc. Prüfen der Umwelterheblichkeit/ Umweltverträglichkeit Überprüfen von Wertermittlungen für bebaute und unbebaute Grundstücke Festlegen des Rahmens der Personal- und Sachkosten des Betriebes Einrichten der Anlagenkonten Seite 2 von 8
Leistungsphase 2: Planung (Vor-, Entwurfs- und Genehmigungsplanung) Fortschreiben des Projekthandbuches Veranlassen besonderer Abstimmungsverfahren zur Sicherung der festgelegten Projektziele Dokumentation der wesentlichen projektbezogenen Plandaten im Projekthandbuch Vertreten der Planungskonzeption gegenüber der Öffentlichkeit unter besonderen Anforderungen und Zielsetzungen sowie bei mehr als fünf Erläuterungs- oder Erörterungsterminen Mitwirken beim Durchsetzen von Vertragspflichten gegenüber den an der Planung fachlich Beteiligten Mitwirken beim Vertreten der Planungskonzeption mit bis zu fünf Erläuterungs- oder Erörterungsterminen Entwickeln, Vorschlagen und Festlegen der Anforderungen an das Qualitätsmanagement Mitwirken beim Einholen der erforderlichen bauordnungsrechtlichen Auskünfte und Genehmigungen Überprüfen der Planungsergebnisse auf Einhaltung der Projektziele, d.h. in wirtschaftlicher und vertraglicher Hinsicht Herbeiführen der erforderlichen Entscheidungen Unterstützen beim Bearbeiten von Planungsrechtsangelegenheiten Durchführen des Qualitätsmanagements der Planungsprozesse Allgemeine Risikoanalyse Besondere Berichterstattung in Auftraggeber- u.a. Gremien Vorbereiten, Abwickeln oder Prüfen von Wettbewerben zur künstlerischen Ausgestaltung Überprüfen der Planungsergebnisse durch Wirtschaftlichkeitsuntersuchunge n Festlegen der Qualitätsstandards ohne Mengen in einem Gebäudeund Raumbuch bzw. Pflichtenheft Festlegen der Qualitätsstandards mit Mengen und Ableiten der zugehörigen Kosten in einem Gebäude- und Raumbuch bzw. Pflichtenheft Herbeiführen besonderer Planungsentscheidungen Veranlassen oder Durchführen von Sonderkontrollen der Planung Bearbeiten von öffentlichrechtlichen Angelegenheiten Wahrnehmen von Widerspruchsund Einspruchsmöglichkeiten im Genehmigungsverfahren Seite 3 von 8
Überprüfen der Kostenschätzungen und -berechnungen der Objekt- und Fachplaner sowie Veranlassen erforderlicher Kostenermittlung und -steuerung unter besonderen Anforderungen und Zielsetzungen Anpassungsmaßnahmen Zusammenstellen der voraussichtlichen Kostenrisikoanalyse Baunutzungskosten Planung von Mittelbedarf und Mittelabfluss Ermitteln der voraussichtlichen Baunutzungskosten Prüfung und Freigeben der Rechnungen zur Zahlung Überprüfen der voraussichtlichen Personal- und Sachkosten des Betriebes Fortschreiben der Projektbuchhaltung für den Mittelabfluss D Termine und Kapazitäten Aufstellen und Abstimmen der Grob- und Detailablaufplanung für die Planung Aufstellen und Abstimmen der Grobablaufplanung für die Ausführung Ablaufsteuerung der Planung Fortschreiben der General- und Grobablaufplanung für Planung und Ausführung sowie der Detailablaufplanung für die Planung Führen und Protokollieren von Ablaufbesprechungen der Planung sowie Vorschlagen und Abstimmen von erforderlichen Anpassungsmaßnahmen Fortschreiben der Anlagenkonten Ablaufsteuerung unter besonderen Anforderungen und Zielsetzungen Terminrisikoanalyse Seite 4 von 8
Leistungsphase 3: Ausführungsvorbereitung (Ausführungsplanung, Vorbereiten / Mitwirken Vergabe) Fortschreiben des Projekthandbuches Veranlassen besonderer Abstimmungsverfahren zur Sicherung der festgelegten Projektziele Mitwirken beim Durchsetzen von Durchführung der Submission Vertragspflichten gegenüber den an der Planung Beteiligten Besondere Berichterstattung in Auftraggeber- u.a. Gremien Überprüfen der Planungsergebnisse inkl. evtl. Planungsänderungen auf Einhaltung der Projektziele, d.h. in wirtschaftlicher und vertraglicher Hinsicht Überprüfen der Planungsergebnisse durch Wirtschaftlichkeitsuntersuchunge n Vorschlagen und Mitwirken beim Freigeben der Firmenliste für Ausschreibungen Herbeiführen der erforderlichen Entscheidungen zur Ausführungsplanung (inkl. Bemusterungen etc.) Mitwirken bei der Vorgabe einheitlicher Verdingungsunterlagen für alle Leistungsbereiche Prüfen der Leistungsbeschreibungen und Mengenermittlungen der Objekt- und Fachplaner auf Plausibilität durch Stichproben, ggf. Veranlassen von Änderungen und Anerkennen der Versandfertigkeit Überprüfen der Angebotsauswertungen in technisch-wirtschaftlicher Hinsicht Beurteilen der unmittelbaren und mittelbaren Auswirkungen von Alternativangeboten auf die Einhaltung der Projektziele unter Einbeziehung der Beiträge der fachlich Beteiligten Mitwirken bei den Vergabeverhandlungen bis zur Unterschriftsreife Einholen der Genehmigungen zu den Verhandlungsergebnissen und zur Beauftragung der Ausführungs- und Lieferleistungen beim Auftraggeber Fortschreiben des Gebäude- und Raumbuches unter Einbeziehung der Ergebnisse der Ausführungsplanung Veranlassen oder Durchführen von Sonderkontrollen in der Ausführungsplanung Versand der Ausschreibungsunterlagen in besonderen Fällen Änderungsmanagement bei Einschaltung eines Generalplaners Durchführen des Qualitätsmanagements der Ausführungsvorbereitung Seite 5 von 8
Vorgabe der Soll-Werte für Vergabeeinheiten auf der Basis der aktuellen Kostenberechnung Überprüfen der vorliegenden Angebote im Hinblick auf die vorgesehenen Kostenziele und Beurteilung der Angemessenheit der Preise Vorgabe der Deckungsbestätigungen für Aufträge Überprüfen der Kostenanschläge der Objekt- und Fachplaner sowie Veranlassen erforderlicher Anpassungsmaßnahmen Veranlassen der Überprüfung und Fortschreibung der voraussichtlichen Baunutzungskosten Fortschreiben der Mittelbewirtschaftung Prüfen und Freigeben der Rechnungen zur Zahlung Fortschreiben der Projektbuchhaltung für den Mittelfluss D Termine und Kosten Aufstellen und Abstimmen der Detailablaufplanung für die Ausführung Fortschreiben der General- und Grobablaufplanung für Planung und Ausführung sowie der Detailablaufplanung für die Planung Vorgabe der Vertragstermine und -fristen für die Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) der Ausführungs- und Lieferleistungen Überprüfen der vorliegenden Angebote im Hinblick auf vereinbarte Terminziele Führen und Protokollieren von Ablaufbesprechungen der Ausführungsvorbereitung sowie Vorschlagen und Abstimmen von erforderlichen Anpassungsmaßnahmen Kostenermittlung und -steuerung unter besonderen Anforderungen und Zielsetzungen Überprüfen der Personal- und Sachkosten der Nutzer Kostenrisikoanalyse Fortschreiben der Baunutzungskosten Fortschreiben der Anlagenkonten Ermitteln von Ablaufdaten zur Bieterbeurteilung (erforderlicher Personal-, Maschinen- und Geräteeinsatz nach Art, Umfang und zeitlicher Verteilung) Ablaufsteuerung unter besonderen Anforderungen und Zielsetzungen Terminrisikoanalyse Seite 6 von 8
Leistungsphase 4: Ausführung (Objektüberwachung) Fortschreiben des Projekthandbuches Veranlassen besonderer Abstimmungsverfahren zur Sicherung der Projektziele Mitwirken beim Durchsetzen von Vertragspflichten gegenüber den an der Planung und Ausführung Beteiligten Unterstützung bei Krisensituationen (z.b. bei außergewöhnlichen Ereignissen wie Naturkatastrophen, Ausscheiden von Prüfen von Ausführungsänderungen, ggf. Revision von Qualitätsstandards nach Art und Umfang in Abstimmung mit dem Auftraggeber und den fachlich Beteiligten Mitwirken bei der rechtsgeschäftlichen Abnahme der Ausführungsleistungen Herbeiführen der erforderlichen Entscheidungen Beteiligten etc.) Unterstützung beim Einleiten von Beweissicherungsverfahren Unterstützung beim Abwenden unberechtigter Drittforderungen Mitwirken beim Herbeiführen besonderer Ausführungsentscheidungen des Auftraggebers Veranlassen oder Durchführen von Sonderkontrollen bei der Ausführung, z.b. durch Einschalten von Sachverständigen und Prüfbehörden Durchführen des Qualitätsmanagements der Ausführung Kostensteuerung zur Einhaltung der Kostenziele Kontrolle der Rechnungsprüfung der Objektüberwachung Freigabe der Rechnungen zur Zahlung Kontrolle von Nachtragsforderungen der Höhe nach Beurteilen der Nachtragsprüfungen und Vorgabe von Deckungsbestätigungen für Nachträge Kostensteuerung unter besonderen Anforderungen und Zielsetzungen Fortschreiben der Mittelbewirtschaftung Fortschreiben der Anlagenkonten Fortschreiben der Mittelabfluss D Termine Überprüfen und Abstimmen der Zeitpläne des Objektplaners und der ausführenden Firmen mit dem Rahmenterminplan des Projektsteuerers Ablaufsteuerung der Ausführung zur Einhaltung der Terminziele Überprüfen der Ergebnisse der Baubesprechungen (Baustellen-Jours-fixes) anhand der Protokolle der Objektüberwachung, Vorschlagen und Abstimmen von Anpassungsmaßnahmen Ablaufsteuerung unter besonderen Anforderungen an Zielsetzungen Seite 7 von 8
Leistungsphase 5: Projektabschluss (Objektbetreuung ) Mitwirken bei der organisatorischen und administrativen Konzeption und bei der Durchführung der Übergabe / Übernahme bzw. Inbetriebnahme / Nutzung Mitwirken beim systematischen Zusammenstellen und Archivieren der Bauakten inkl. Projekt- und Organisationshandbuch Veranlassen der erforderlichen behördlichen Abnahmen, Endkontrollen und / oder Funktionsprüfungen Mitwirken bei der rechtsgeschäftlichen Abnahme der Planungsleistungen Prüfen der Projektdokumentation der fachlich Beteiligten Mitwirken bei der Überleitung des Bauwerks in die Bauunterhaltung Mitwirken bei der betrieblichen und baufachlichen Beratung des Auftraggebers zur Übergabe / Übernahme bzw. Inbetriebnahme / Nutzung Unterstützung bei der Prüfung von Wartungs- u. Energielieferungsverträgen Mitwirken bei der Übergabe / Übernahme schlüsselfertiger Bauten Organisatorisches und baufachliches Unterstützen bei Sonderprüfungen oder Gerichtsverfahren Mitwirken bei der abschließenden Aktualisierung des Gebäudeund Raumbuches zum Bestands-, Gebäude- und -raumbuch bzw. -pflichtenheft Überwachen von Mängelbeseitigungsleistungen außerhalb der Gewährleistungsfristen Prüfen der Gewährleistungsverzeichnisse Durchführen des Qualitätsmanagements des Projektabschlusses Überprüfen der Kostenfeststellungen der Objekt- und Fachplaner Abschließende Aktualisierung der Baunutzungskosten Nachprüfen der Freigabe von Schlussabrechnungen durch die Objektüberwachung zur Zahlung sowie Freigabe von Sicherheitsleistungen Veranlassen der abschließenden Aktualisierung der Baunutzungskosten Freigabe der Rechnungen zur Zahlung Abschluss der Mittelabfluss D Termine und Kapazitäten Veranlassen der Ablaufplanung und -steuerung zur Übergabe und Inbetriebnahme Abschluss der Anlagenkonten inkl. Verwendungsnachweis Ablaufplanung zur Übergabe / Übernahme und Inbetriebnahme / Nutzung Seite 8 von 8