2009 Kleine Hilfe ganz groß Office 2007 - Outlook Prof. Mag. Dr. Regina Führlinger Dipl.-Päd. Klaudia Lettmayr PH OÖ, Kaplanhofstraße 40, 4020 Linz 2009/10
Inhaltsverzeichnis E-MAILS ALLGEMEIN 3 E-Mails sind: 3 Aufbau E-Mail 3 Komponenten 4 OUTLOOK-BILDSCHIRMOBERFLÄCHE 6 E-Mail-Konto einrichten 6 Besonderheiten 8 Sicherung 8 Hilfe Microsoft 8 Kopien der gesendeten Mails in IMAP-Ordner speichern 8 E-Mail schreiben und senden 9 E-Mail empfangen, lesen und beantworten und weiterleiten, mit Anhang verschicken 9 Adressbuch für Adressaten verwenden 12 Unerwünschte Werbe-Mails (Junk, SPAM) 14 Adressierung durch Eingabe des Namens 15 Die Felder An, Cc und Bcc 16 An 16 Cc 16 Bcc 16 Signaturen 17 Nachrichten kennzeichnen 20 Aufgaben 21 Kalender 22 Serientermine 25 Kontakte 30 Verteilerlisten 31 Notizen 32 Handhabung von Notizen 32 Abwesenheitsnotiz 33 Nachrichtenoptionen 33 Nachrichten zurückrufen Desktopbenachrichtigung einstellen 36 36 OUTLOOK SICHERN 38 EINBINDEN EINES GMX-KONTOS 39 VERTEILERLISTE TERMIN ÄNDERN: 40 VERTEILERINDEX AUS KONTAKTE ENTFERNEN 41 VERTEILERLISTE DRUCKEN 41 HILFREICHE LINKS 42 LITERATURLISTE 42 Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 2
E-Mails allgemein E-Mails sind Aufbau E-Mail Moderne, effiziente, direkte und schnelle Kommunikations- und Informationsinstrumente. Oberflächlich hingeschriebene Mails, die Tippfehler aufweisen, schlecht gegliedert und schwer lesbar sind, können als Zeichen mangelnder Wertschätzung interpretiert werden. 1. Betreff Keine E-Mail ohne aussagekräftigen (kurzen) Betreff; über den Betreff kann z. B. vom Empfänger eine automatische Ablage eingestellt werden (Regelassistent). 2. Anrede E-Mails sollten immer mit einer persönlichen und ausgeschriebenen Anrede beginnen (keine Abkürzungen wie S.g. Fr. Musterfrau, ). Moderne bzw. legere Anreden sind bei E-Mails durchaus üblich bzw. auch Geschmackssache ( Hallo Herr Lackner! oder Liebe Frau Maus! ). Die automatische Korrektur von routinemäßig verwendeten Abkürzungen kann eingestellt werden. Posteingang Extras Optionen Rechtschreibung, Autokorrekturoptionen Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 3
3. Groß- und Kleinschreibung Groß- und Kleinschreibung beachten (Lesbarkeit!). 4. Gliederung Texte übersichtlich (z. B. mit Absätzen) gliedern. 5. Formulierung Texte kurz und prägnant formulieren, Schachtelsätze vermeiden. Der gesamte Text einer E-Mail soll auf eine Bildschirmseite passen. Längere Inhalte per Anhang beifügen. 6. Rechtschreibung Tipp- und Schreibfehler vermeiden! Mails, die voller Fehler sind, lassen auf mangelnde Kompetenz des Verfassers schließen und drücken dem Empfänger gegenüber Geringschätzung aus, Rechtschreibprüfung kann eingestellt werden. Posteingang Extras Optionen Rechtschreibung,... oder Posteingang, neue Nachricht Extras 7. Grußformel und Signatur Die Grußformel ist grundsätzlich Teil der Standardsignatur ( Freundliche Grüße ); da bei der Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails die Standardsignatur nicht vorgesehen ist (Voreinstellung), gilt folgende Regelung: Jede E-Mail mit einem (ausgeschriebenen) Verabschiedungsgruß abschließen. Eine fehlende oder verstümmelte ( M F G ) Verabschiedung wird eventuell als Zeichen mangelnder Wertschätzung aufgefasst. Legere Formulierungen ( Liebe Grüße,... wünsche Ihnen ein schönes Wochenende usw.) sind Geschmackssache, aber in der E-Mail-Kommunikation durchaus üblich. 8. AutoKorrektur Die automatische Korrektur von routinemäßig verwendeten Abkürzungen etc. kann eingestellt werden. Komponenten Titelleiste Menüleiste Symbolleiste Outlook-Leiste Navigationsbereich Standardordner einblenden/ausblenden: Klick auf die Überschrift des aktiven Fensters; durch Anklicken der PIN-Nadel kann die Struktur fix eingeblendet, durch x = geschlossen/ausgeblendet werden Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 4
PIN-Nadel Inhaltsbereich Zusätzliche Unterordner sind möglich: Datei neu Ordner oder rechte Maustaste Die Ansicht in den einzelnen Outlook-Komponenten ist grundsätzlich durch den Benutzer frei wählbar, z. B. Outlook-Heute als Startseite, verschiedene Ansichten Persönlicher Ordner - Posteingang Mails unbekannter Herkunft oder Junk-Mails (SPAM) sind vor dem Öffnen zu löschen (SHIFT plus ENTF), Lesebereich ist auszuschalten (Ansicht) Kalender... (Ansicht) Aufgaben, Notizen,...... (Ansicht) Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 5
Outlook-Bildschirmoberfläche E-Mail-Konto einrichten Wenn Sie Outlook 2007 zum ersten Mal starten, öffnet sich der Outlook-Assistent, der Sie durch die Einrichtung eines neuen Mailkontos führt. Sollte dieser bei Ihnen nicht erscheinen, können Sie den Assistenten über Extras Kontoeinstellungen erneut starten. Sollte Outlook generell nicht gestartet werden, müssen Sie über die Systemsteuerung Mail die Profile löschen Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 6
Extras Kontoeinstellungen Neu Servereinstellungen Eingabe des Namens, der E-Mail-Adresse und des Kennwortes, anschl. Servereinstellungen konfigurieren. Es sollte der Punkt Microsoft Exchange, POP3, IMAP oder HTTP ausgewählt sein. Klicken Sie auf Weiter. Kontoeinstellungen testen, anschl. weiter und fertig stellen. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 7
Besonderheiten Weitere Einstellungen bei manchen Konten wie z. B. gmx Sicherung Register Datendateien Hilfe Microsoft http://office.microsoft.com/de-de/training/cr100654581031.aspx Kopien der gesendeten Mails in IMAP-Ordner speichern Damit die von Ihnen versendeten Mails auch im dafür vorgesehenen Ordner am Server gespeichert werden und somit beispielsweise auch über das Webmail erreichbar sind, müssen noch folgende Schritte ausführt werden. Extras Kontoeinstellungen... Markieren Sie das eingerichtete Konto und klicken Sie auf Ändern... Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 8
E-Mail schreiben und senden Neu Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie auf die Registerkarte Ordner klicken. Hier markieren Sie den Punkt neben Vorhandenen Ordner auswählen oder neuen Ordner erstellen, um gesendete Objekte für dieses Konto zu speichern. In der Ordnerliste darunter, wählen Sie den Ordner Sent, der sich unterhalb des Ordners Posteingang Ihres IMAP-Kontos befindet. Eventuell müssen Sie einmal Ihre Mails abrufen, damit diese Ordner sichtbar sind. Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK. Empfänger und Betreff angeben, Text schreiben und senden Outlook im vernetzten Büro: E-Mail wird nach Klick auf Senden sofort verschickt. Dabei sorgt beispielsweise der häufig in Kombination mit Outlook eingesetzte Exchange Server für den Austausch von E-Mails zwischen den vernetzten Computern im Unternehmen. Auch wenn Sie zu Hause im Onlinebetrieb arbeiten, wird die Nachricht bei Senden sofort verschickt. Nach dem Klick auf Senden wird standardmäßig eine Kopie der E-Mail im Ordner Gesendete Objekte abgelegt, den Sie über die Ordnerliste anzeigen lassen können. E-Mail empfangen, lesen und beantworten und weiterleiten, mit Anhang verschicken Empfangen Sofern neue E-Mails vorhanden sind, werden diese empfangen und im Posteingang abgelegt. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 9
Lesen Eine noch ungelesene E-Mail wird in fetter Schrift dargestellt und mit dem Symbol eines geschlossenen Briefumschlags gekennzeichnet. Zum Lesen Doppelklick auf eine E-Mail im Ansichtsbereich. Nach dem Schließen der Nachricht wird das Symbol vor der E-Mail jetzt als geöffneter Briefumschlag dargestellt. Antworten Symbol: Die Antwortmail wird geöffnet, in der automatisch der Absender der Ursprungsmail als Adressat eingetragen ist. Dem Betreff wurde AW: (Antwort) vorangestellt. Der Inhalt der Ursprungsmail wurde im großen Eingabefeld eingefügt. Zum Beantworten einer E-Mail schreiben Sie Ihren Text (hier blaue Schrift) gleich oben am Anfang der Mail über den unten angefügten Ursprungstext. Es steht Ihnen frei, den Ursprungstext ganz oder teilweise zu löschen. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 10
Weiterleiten Eine erhaltene E-Mail können Sie an einen anderen Empfänger weiterleiten. Symbol: Eine neue E-Mail wird geöffnet, in der jetzt dem ursprünglichen Betreff WG (für "weitergeleitet") vorangestellt ist. Der ursprüngliche Text der E-Mail ist wieder im großen Eingabefeld eingefügt. Fenster der Nachrichtenübermittlung Schreiben Sie gegebenenfalls ein paar einleitende Worte. Tragen Sie einen Adressaten z. B. über das Adressbuch für die E-Mail ein. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 11
Adressbuch für Adressaten verwenden Doppelklick auf Kontakt bzw. Adresse markieren und auf An, Cc oder Bcc klicken mit Attachement versenden Schaltfläche Datei einfügen oder Menü Einfügen Datei. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf Einfügen. Damit ist die Datei als Anlage in die E-Mail eingefügt und kann beim Versenden mit verschickt werden. Anmerkung: Ordner müssen vorher gezippt und Bilder ebenfalls komprimiert werden. Ordnersymbol einer zip-datei Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 12
mit Element verschicken Hier kann man eine gesamte E-Mail mit Beilagen versenden, in der Beilagenzeile erscheint folgendes Symbol Einfügen Bild oder Clipart direkt in die Mail direkt im Textbereich: Registerkarte Einfügen Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 13
Unerwünschte Werbe-Mails (Junk, SPAM) Filtern Outlook bietet eine automatische Junk-E-Mail-Funktion, die unerwünschte Mails kennzeichnet bzw. direkt in den Junk-E-Mail- Filter verschiebt. Kontext auf unerwünschte Mail: Auswahlmöglichkeiten: Absender zur Liste blockierter Absender Absender zur Liste sicherer Absender Domain des Absenders zur Lister sicherer Absender Empfänger zur Liste sicherer Absender E-Mails einfärben E-Mails eines bestimmten Absenders können individuell eingefärbt werden: Extras Organisieren Optionen für Junk- Mails Extras Optionen Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 14
Adressierung durch Eingabe des Namens Geben Sie im Feld An den Namen des Kontaktes mit einem Punkt zwischen Vor- und Zuname ein. Standardmäßig überprüft Outlook alle eingetragenen Kontakte. Wurde ein passender Eintrag gefunden, fügt Outlook die E-Mail-Adresse ein und stellt sie unterstrichen dar. Priorität Anzeigen der eingehenden Mails E-Mail mit Wichtigkeit Hoch/Niedrig kennzeichnen Möchten Sie eine E-Mail mit der Wichtigkeit Hoch oder Niedrig verschicken, klicken Sie dazu in der geöffneten E-Mail auf die Schaltfläche Wichtigkeit Hoch beziehungsweise Wichtigkeit Niedrig. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 15
Die Felder An, Cc und Bcc An Im Normalfall wird/werden der/die Empfänger in das An-Feld der E-Mail eingetrageb. Der Empfänger kann in der erhaltenen E- Mail sehen, dass er im An-Feld eingetragen ist. Cc Auch alle im Cc-Feld eingetragenen Adressen sind von allen Empfängern zu lesen. Die in das Feld Cc eingetragenen E-Mail- Adressen sind damit als Kopie-Empfänger gekennzeichnet. Cc steht für "carbon copy". Der eigentlichen Adressat, wird im An-Feld eingegeben. Bcc Bcc steht für "blind carbon copy" (Blindkopie) Wenn Sie eine E-Mail schreiben, können Sie das Bcc-Feld in der geöffneten E-Mail mit dem Register Optionen Bcc-Feld ein- und ausblenden. Vorteil: Wenn Sie an eine Verteilerliste bzw. viele Empfänger schreiben und diese in Bcc eintragen, steht immer nur der jeweilige Empfänger in der Mail, die anderen Adressen sind nicht sichtbar. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 16
Signaturen Extras Optionen Sie können mit der so genannten AutoSignatur-Funktion am Ende einer Nachricht automatisch eine beliebige Grußformel anhängen. Dieser Text kann beispielsweise einen freundlichen Gruß und/oder Ihre Absenderangaben enthalten. Registerkarte E-Mail-Format Bereits erstellte Signaturen Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 17
Erstellen einer Signatur Neu Text, eventuell Grafik und Hyperlink einfügen Signaturen verwenden Es wird automatisch beim Öffnen eines neuen Mail die Standard-Signatur eingefügt, bei mehreren kann man auswählen Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 18
Briefpapier verwenden Extras Optionen Design und anschl. Schriftart wählen nicht erforderlich, Design legt Schriftart leider fest außer: Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 19
Nachrichten kennzeichnen Um einen besseren Überblick über eingehende E-Mail- Nachrichten zu bekommen, können E-Mails gegebenenfalls zur Nachverfolgung mit mehreren Farben gekennzeichnet werden. Alle mit einer Direktkennzeichnung versehenen E-Mails sind nicht nur am ursprünglichen Speicherort (also beispielsweise im Posteingang) zu finden, sondern erscheinen zusätzlich auch im Suchordner Zur Nachverfolgung. Kontext Mail Hierbei handelt es sich normalerweise um ein rotes Fähnchen. Möchten Sie eine andere Farbe für die Kennzeichnung verwenden. Soll eine E-Mail zusätzlich zur Kennzeichnung mit einem bunten Fähnchen noch mit einer Erinnerung versehen werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Fähnchen und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Erinnerung. Anordnung der Mails Alle gekennzeichneten E-Mails finden Sie auch im Suchordner Zur Nachverfolgung. Sofern Sie E-Mails in unterschiedlichen Farben gekennzeichnet hatten, sehen Sie die E-Mails der einzelnen Farben zu Gruppen zusammengefasst. Wenn Sie auf die Betreff-Schaltfläche klicken, wird die Liste alphabetisch von A bis Z nach dem Betreff sortiert. Dies gilt auch die die anderen Schaltflächen: Sie können zum Anordnen der E-Mails auch im Menü Ansicht auf Anordnen nach zeigen und dann auf den gewünschten Eintrag klicken. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 20
Aufgaben Aufgaben anlegen In Outlook können Sie im Aufgaben-Modul eine Aufgabenliste führen, die mehr Überblick über die von Ihnen zu erledigenden Aufgaben bietet als ein handgeschriebener Aufgabenzettel. Beim einfachen Klicken blinkt die Einfügemarke und Sie können Ihre Aufgabe eintragen. Doppelklick im oberen Teil des Ansichtsbereichs auf Neue Aufgabe erstellen: Wenn Sie eintragen möchten, bis wann Sie die Aufgabe erledigt haben müssen, klicken Sie in das Eingabefeld unter Fällig am. Überblick über Aufgabenliste Aufgaben abhaken (als erledigt kennzeichnen) Klicken Sie am Anfang der Zeile der betreffenden Aufgabe in das Kontrollkästchen. Damit wird die Aufgabe abgehakt und durchgestrichen dargestellt Aufgabe wirklich löschen Markieren Sie die Aufgabe mit einem Klick. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Löschen. Oder drücken Sie die Entf-Taste. Damit wird die Aufgabe ohne weitere Warnung aus der Aufgabenliste entfernt und in den Papierkorb für Gelöschte Objekte verschoben Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 21
Unterschiedliche Ansichten Kalender Kalender Der Kalender wird standardmäßig in der Tagesansicht angezeigt. In der Tagesansicht sehen Sie neben dem angezeigten Tages-Kalenderblatt im oberen Teil des Navigationsbereichs einen kleinen Kalender, der als Datumswechsler dient. Im Datumswechsler ist der aktuelle Tag rot umrandet. Tages-/Wochen- oder Monatsansicht Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 22
einzelne Termine eintragen 1. Doppelklick auf Tag Formular für neuen Termin 2. Tagesansicht Zeit markieren Kontext Erinnerung einstellen Glocke als Standard-Erinnerungssymbol. Erinnerungszeit muss eingestellt werden, Standard 15 Minuten. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 23
Als Erinnerung an einen im Outlook-Kalender eingetragenen Termin erscheint ein Erinnerungsfenster mit dem betreffenden Termin auf dem Bildschirm. Wenn Sie beispielsweise morgens um 8:00 Uhr Outlook starten, bekommen Sie nicht nur für den Termin um 8:30 Uhr eine Erinnerung angezeigt (standardmäßig 15 Minuten vor Terminbeginn), sondern auch für alle an diesem Tag fälligen Aufgaben (Standarderinnerungszeit für Aufgaben 8:00 Uhr). Außerdem erscheinen auch die von Ihnen verschobenen Erinnerungen für bereits überfällige Termine und Aufgaben. Zu den Besprechungen können via Mail die Teilnehmer eingeladen werden: Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 24
Serientermine Serientermine z. B. Geburtstage oder laufende Sitzungen Geburtstag bereits in Kontakte speichern Kontakt öffnen Registerkarte Kontakte Schaltfläche Details Geburtstag eintragen. Wechseln Sie zurück zum Kalender. Wählen Sie den Menübefehl Wechseln zu Gehe zu Datum. oder Strg + g Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 25
Tragen Sie das gewünschte Datum (z. B. 11. 11.) ein oder wählen Sie es nach Klick auf den Listenpfeil aus dem kleinen Kalender aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Damit wechseln Sie zum Datum des nächsten Geburtstages des Kontaktes. Hier (und für die folgenden Jahre) ist der Geburtstag am Kopf des Tages als Serienereignis eingetragen. Private Termine Zeitachse ändern Werden für andere Teilnehmer gesperrt. Das vorgegebene Halbstunden-Raster können Sie ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeitachse klicken und danach im Kontextmenü statt 30 Minuten eine andere Einteilung anklicken. Termine ändern Terminverlängerung: Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf die obere beziehungsweise untere Kante des Termineintrags, bis sich der Mauszeiger in einen vertikalen Doppelpfeil verwandelt. Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste die Rahmenlinie auf die gewünschte Uhrzeit und lassen Sie dort die Maustaste los. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 26
Durch Drag & Drop kann man einen Termin auch leicht auf einen anderen Tag oder auf eine andere Uhrzeit verschieben. Aufgaben werden im Kalender angezeigt Feiertage anzeigen Möchten Sie die Feiertage angezeigt haben, müssen Sie folgendes einstellen: Extras Optionen Kalenderoptionen Feiertage hinzufügen Kontrollkästchen neben Land/Region aktivieren Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 27
Gruppenkalender Über Gruppenzeitpläne kann im Kalender anderer Personen innerhalb des Netzwerkes, die über eine Gruppe definiert sind, auf schnellem Weg ohne Berechtigungsvergabe Einsicht genommen werden. (gebucht, frei, mit Vorbehalt, abwesend) beschränkt. (Kalender Aktionen Gruppenzeitpläne ermitteln Gruppe öffnen) Die gewünschten Gruppen müssen einmalig angelegt werden: (Kalender Aktionen Gruppenzeitpläne ermitteln Gruppe neu...) Die Betreuung und Wartung liegt im Zuständigkeitsbereich jeden Anwenders; (Kalender Aktionen Gruppenzeitpläne ermitteln - Gruppe öffnen) Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 28
Weitere einladen: vom Adressbuch bzw. öffentl. Ordner Die Gruppenzeitpläne werden mit Zeitverzögerung (!) aktualisiert, eine händische Aktualisierung ist möglich (Kalender Aktionen Gruppenzeitpläne ermitteln - Gruppe öffnen... Optionen Frei/Gebucht aktualisieren) Gruppenzeitpläne eignen sich beispielsweise für: Mitarbeiter einer Abteilung, Gruppe etc. Ressourcen einer Abteilung Die Abfrage von Kalenderdetails (Betreff) ist von der jeweiligen Berechtigung abhängig und muss aktiviert werden. Besprechungsanfrage Drucken: (Kalender Aktionen - Gruppenzeitpläne ermitteln Gruppe öffnen... Optionen Kalenderdetails aktivieren) Ausdruck des Kalenders Der Kalender in MS Outlook kann auch ausgedruckt werden und steht bei Bedarf so auch als Papierversion zur Verfügung. (Kalender Datei drucken Einstellung von Umfang Druckformat... über Eigenschaften Formate definieren - Druckbereich...) Kalender Aktionen Gruppenzeitpläne ermitteln gewünschten Gruppenzeitplan öffnen Aktionen: Senden einer Besprechungsanfrage an einige Mitglieder: Mitglieder auswählen Besprechung einberufen Neue Besprechung bzw. neu E-Mail-Nachricht Senden einer Besprechungsanfrage an alle Mitglieder: Besprechung einberufen Neue Besprechung Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 29
Kontakte Kontakte erstellen 1. durch Drag & Drop des E-Mails in den Kontakte-Ordner 2. geöffnete Mail E-Mail-Adresse auf Adressbuch ziehen 3. Datei Neu Kontakt Zweite E-Mail- Adresse hinzufügen Kontaktformular öffnen Adresskarte des Kontaktes im Ansichtsbereich suchen - Doppelklick auf die Titelleiste des Kontaktes. E-Mail aus Kontakt versenden Kontakt öffnen Schaltfläche E-Mail E-Mail-Formular wird geöffnet Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 30
Bild zu Kontakt hinzufügen Doppelklick auf Symbol Bild Verteilerlisten Erstellen einer Verteilerliste Wenn Sie häufig E-Mails an den gleichen Kreis von Empfängern schicken, können Sie dafür eine Verteilerliste anlegen. Dann brauchen Sie in der E-Mail nicht mehr die einzelnen Empfänger, sondern nur noch den Namen der Verteilerliste einzutragen. Datei Neu Verteilerliste. oder Menü Aktionen Neue Verteilerliste: Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung an, unter der die Verteilerliste später im Kontakte-Ordner gespeichert werden soll. Klicken Sie auf Mitglieder auswählen. Doppelklick auf E-Mail-Adresse im Adressbuch Damit werden die ausgewählten Kontakte im Feld Zur Verteilerliste hinzufügen angezeigt OK Die ausgewählten Kontakte werden damit in der Verteilerliste angezeigt. Klicken Sie abschließend auf Speichern und schließen. In Kontakte werden Verteilerlisten mit obigem Symbol gekennzeichnet. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 31
Ansichten nutzen Kontakte über Buchstabenregister finden Auf Buchstabe klicken wird nach z. B. gereiht Notizen In Outlook stehen Ihnen kleine, normalerweise gelbe Notizzettel zur Verfügung, die Sie auf dem Bildschirm verteilen können. Lassen Sie die Outlook-Notizen im Ansichtsbereich anzeigen: Notizen bearbeiten/löschen Erstellen einer Notiz: oder Doppelklick im Bereich der Notizen Um eine im Notizen-Ansichtsbereich abgelegte Notiz zu öffnen, müssen Sie nur auf die Notiz doppelklicken. Falls Sie an der Notiz Änderungen vorgenommen haben, werden diese beim Schließen der Notiz automatisch gespeichert. Handhabung von Notizen Sie können die Notiz frei positionieren, indem Sie in der geöffneten Notiz auf die Titelleiste klicken und die Notiz bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Position ziehen. Mit einem Doppelklick auf die blaue Titelleiste vergrößern Sie die Notiz auf Vollbild oder verkleinern die Notiz. Zum Ändern der Größe der Notiz klicken Sie auf den Anfasser in der rechten unteren Ecke der Notiz und ziehen ihn bei gedrückter Maustaste. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 32
Abwesenheitsnotiz Mit dem Abwesenheitsassistenten können Sie den Posteingang Ihres Exchange Server-Postfachs beispielsweise so einstellen, dass während Ihrer Abwesenheit Absender eingehender E-Mails automatisch eine entsprechende Meldung erhalten oder bestimmte E-Mails automatisch weitergeleitet werden. Hilfreich, wenn Sie z. B. auf Urlaub, Seminar o. Dienstreise sind. Voraussetzung ist aber ein Postfach bei einem Exchange Server, wie es in größeren Firmen oft der Fall ist! Wechseln Sie zum E-Mail-Modul und wählen Sie den Menübefehl Extras Abwesenheitsassistent. Wählen Sie die Option Ich bin zurzeit nicht im Haus. Tragen Sie einen Text ein, der in der Abwesenheitsbenachrichtigung an die Absender enthalten sein soll. Aktivieren Sie OK. Damit erhält jeder Absender auf die erste E-Mail, die er Ihnen während Ihrer Abwesenheit schickt, als Antwort eine Abwesenheitsnotiz mit dem von Ihnen vorbereiteten Text. Zum Deaktivieren des Abwesenheitsassistenten rufen Sie ihn erneut auf und wählen die Option Ich bin zurzeit im Hause. Nachrichtenoptionen Zu den Nachrichtenoptionen gelangen Sie, wenn Sie eine neue E- Mail schreiben und sich im Fenster Neue Nachricht befinden und in der Registerkarte Nachricht auf die Schaltfläche Optionen klicken. Es öffnet sich das Fenster Nachrichtenoptionen. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 33
Nachrichtenoptionen teilen sich in drei Teile: Nachrichteneinstellungen Abstimmungs- und Verlaufoptionen Übermittlungsoptionen Einstellungen Bei Wichtigkeit können Sie wählen zwischen Niedrig, Normal und Hoch. Im Posteingang sehen Sie eine E-Mail mit Wichtigkeit Hoch. Auch in der Kopfzeile der Nachricht ist ein Vermerk, dass das E- Mail mit Niedrig oder Hoch geschickt wurde. Bei Vertraulich können Sie zwischen Persönlich, Privat und Vertraulich wählen. Auch in der Kopfzeile des E-Mails ist ein Vermerk, dass das E- Mail mit Persönlich Privat oder Vertraulich geschickt wurde. Abstimmungen Option Abstimmungsschaltfläche verwenden aktivieren und die gewünschten Abstimmungsschaltflächen rechts auswählen. Sie können aber auch den Text einfach in die leere Zeile schreiben oder über die Abstimmungsschaltflächen einfügen. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 34
Wenn Sie eine Nachricht erhalten, die Abstimmungsschaltflächen enthält, können Sie die Schaltflächen verwenden, um schnell auf die Frage des Absenders zu antworten. Dazu öffnen Sie die Nachricht und klicken auf die passende Abstimmungsfläche. Wenn Sie die Option Die Übermittlung dieser Nachricht bestätigen aktivieren, wir Ihnen nach dem Senden einer E-Mail, vom Systemadministrator eine Nachricht gesendet, in der steht, ob die Übermittlung erfolgreich war oder nicht. Wollen Sie eine Lesebestätigung, so müssen Sie die Option Das Lesen dieser Nachricht bestätigen aktivieren. So bekommen Sie sobald der Empfänger die Nachricht gelesen hat eine Retour-Mail (sofern der/die Leser/in dies bestätigt). Übermittlungsoptionen Soll der Empfänger Ihrer Nachricht nicht Ihnen, sondern einer anderen Person antworten, aktivieren Sie hier die Option Antworten senden an und wählen die gewünschte Person aus: Die Übermittlung einer Nachricht kann verzögert werden, indem Sie die Option Übermittlung verzögern bis wählen und Datum und Uhrzeit eingeben. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 35
Nachrichten zurückrufen Sie können E-Mails zurückrufen, wenn Sie z. B. vergessen haben, einen Anhang einzufügen. Klicken Sie auf Gesendete Objekte und öffnen Sie die Nachricht, die Sie zurückrufen wollen. Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht Andere Aktionen diese Nachricht zurückrufen Wählen Sie dann Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen. Klicken Sie auf OK und geben Sie die neue Nachricht ein und klicken Sie erneut auf Senden. Wählen Sie die Option Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen und ebenfalls wieder OK. Desktopbenachrichtigung einstellen Wenn Sie in Outlook eine E-Mail erhalten, erscheint dabei standardmäßig eine Desktopbenachrichtigung, die kurze Zeit zu sehen ist und dann langsam ausgeblendet wird. Diese Desktopbenachrichtigung können Sie deaktivieren oder modifizieren und zwar mit dem Menübefehl Extras Optionen Registerkarte Einstellungen E-Mail-Optionen Erweiterte E- Mail-Optionen. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 36
Möchten Sie die Desktopbenachrichtigung deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen vor Desktopbenachrichtigung anzeigen (nur Standard-Posteingang). Möchten Sie hingegen lediglich die Form der Benachrichtigung anpassen, klicken Sie auf Desktopbenachrichtigungseinstellungen. Passen Sie über die Schieberegler Dauer und Transparenz Ihren Vorstellungen an. Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 37
Outlook sichern Datei Importieren/Exportieren Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 38
Exkurs Einbinden eines gmx-kontos Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 39
Verteilerliste Termin ändern: Kalender Termin auswählen Termin ändern speichern und schließen Änderungen speichern und senden Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 40
Besprechungsnotizen Verteilerindex aus Kontakte entfernen Extras Optionen Register Einstellungen Kontaktoptionen Häkchen bei Kontaktindex anzeigen entfernen Verteilerliste drucken Verteilerliste öffnen Office-Schaltfläche Drucken Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 41
Hilfreiche Links Erklärungen/Anleitungen PI München Microsoft www.janotopia.de www.planet-outlook.de www.outlook.de www.muc.kobis.de/lernwerkstatt/selbslern/index.htm http://office.microsoft.com/dede/training/cr100654581031.aspx Literaturliste Pesendorfer, Informationsmanagement Office 2007 HLW/FW, Band 1 und 2, Trauner Verlag Linz, 2008 Alker/York, Effektiver Umstieg auf Outlook 2007, Herdt Verlag Bodenheim, 2008 Brenn, Seminararbeit Outlook 2003, 2006 Outlook 2007 Lettmayr/Dr. Führlinger Seite 42