In diesem Kapitel geht es sowohl um Signaturen als auch um E-Mail-Vorlagen. Eine Signatur ist der Teil der E-Mail, mit dem der Empfänger den Verfasser identifizieren kann. Die Signatur erfüllt somit technisch gesehen einen vergleichbaren Zweck der Unterschrift auf Papierdokumenten. Die E-Mail Signatur besteht aus Text und/oder Bildern und wird automatisch am Ende einer ausgehenden E-Mail eingefügt. Zusätzlich haben Sie in work4all die Möglichkeit, ganze E-Mail-Vorlagen zu definieren. Diese Vorlagen haben einen Namen und können ganze Vorgänge erledigen. Eine E-Mail-Vorlage erstellen Rufen Sie zunächst die Maske zur Pflege der Vorlagen innerhalb der E- Mail-Maske auf, indem Sie auf das kleine Erweiterungssymbol der Menügruppe Optionen oder innerhalb der Vorlagen-Liste den Menüpunkt E-Mail-Vorlagen bearbeiten klicken. Hinweis: Das Erstellen der Vorlagen ist dem Administrator vorbehalten, es gibt hierfür kein separates Recht. Die sich nun öffnende Maske zur Pflege der Vorlagen ähnelt der E-Mail-Maske. Führen Sie zunächst die folgenden Schritte aus, um die neue E-Mail-Vorlage anzulegen und zu benennen: Um neue Vorlagen zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Vorlage. Beim ersten Start legt work4all eine erste Vorlage mit der Bezeichnung Vorlage an, sofern noch keine eingerichtet ist. Bezeichnung: Vergeben Sie eine treffende Bezeichnung für Ihre Vorlage, damit diese für Kollegen eindeutig identifizierbar ist, z.b. Interessent aus Infopostfach. Betreff: Wenn Sie ins Feld Betreff etwas eintragen, wird dieser automatisch eingefügt, sobald Sie die Vorlage auswählen (z.b. Ihr work4all Infopaket). Nun können Sie sich um die Gestaltung des Vorlagen-Inhalts kümmern. Tippen Sie den gewünschten Text in das dafür vorgesehene Inhaltsfeld ein und formatieren Sie die Vorlage mit den im Folgenden beschriebenen Funktionen nach Ihren Wünschen. Achtung: Kopieren Sie niemals Textelemente oder gar Ihre bestehende E-Mail-Signatur aus Outlook, Word oder anderen Microsoft-Programmen in die E-Mail-Vorlage von work4all, da dies zu massiven Veränderungen und Problemen der Gestaltung nach dem Versenden der E-Mail führt. 1
Die Formatierungssymbole sind die gleichen wie in allen anderen Office-Programmen. Probieren Sie einfach aus! Die Zwischenablage funktioniert in work4all genau wie in anderen Programmen. Alternativ stehen Ihnen die folgenden Tastenkombinationen zur Verfügung: - Strg + C: Kopieren - Strg + X: Ausschneiden - Strg + V: Einfügen Beachten Sie, dass keine Textelemente aus Outlook, Word oder anderen Microsoft-Programmen in Ihre E-Mail kopiert werden dürfen. Benutzer mit fortgeschrittenen HTML Kenntnissen haben die Möglichkeit, den Inhalt einer HTML-E-Mail direkt zu editieren. Lesen Sie hierzu auch das Infoblatt Formatierung von HTML-E- Mails in diesem Handbuch. Bild einfügen Wie in anderen E-Mail-Programmen können Sie in Ihrer Signatur auch Bilder (z.b. Ihr Logo), einbetten. Es empfiehlt sich, die korrekte Bildgröße und das entsprechende Dateiformat vor dem Einfügen in die Signatur in einem Bildbearbeitungsprogramm (z.b. Photoshop / IrfanView) anzupassen. Wichtige Anforderungen an die Bilddatei: Dateiformat Farbmodus Bildgröße JPG, PNG oder GIF sind eingeschränkt möglich. RGB Legen Sie das Bild bitte mit einer Auflösung von 72 dpi in exakt der physikalischen Größe an, in der es später in der E-Mail-Vorlage erscheinen soll. Dateinamen - Keine Leer- oder Sonderzeichen - Möglichst kurz. (Zu viele Zeichen können intern zu Problemen führen.) Im Anschluss legen Sie die Bilder bitte im Vorlagenverzeichnis von work4all ab. Nun kann das Bild in die Vorlage eingefügt werden. Zum Einfügen platzieren Sie den Cursor zunächst an der gewünschten Stelle. Klicken Sie nun in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Bild und wählen die entsprechende Datei aus dem Vorlagenverzeichnis aus. Nachdem Sie mit Öffnen bestätigt haben, erscheint das Bild an der gewünschten Stelle. 2
Bitte beachten Sie: Bilder und Tabellen können nicht über die Zwischenablage eingefügt werden, da diese sonst beim Senden nicht verarbeitet werden. Benutzen Sie also die vorhandenen Schaltflächen in work4all. Textmarken (Platzhalter) in E-Mail-Vorlagen verwenden In work4all können Sie die Signatur nicht für einen einzelnen Arbeitsplatz, sondern nur für alle Arbeitsplätze Ihres Unternehmens festlegen. Damit jede Signatur trotzdem die persönlichen Daten des jeweiligen Mitarbeiters wie Name, Telefondurchwahl, E-Mail-Adresse etc. enthält, bedarf es der Nutzung von Platzhaltern (= Textmarken) an genau diesen Stellen. Textmarken stehen in eckigen Klammern, z.b. [myname]. Die Informationen innerhalb der Klammern sind variabel und werden beim Schreiben einer E-Mail automatisch durch die entsprechend hinterlegten Informationen ersetzt, z.b. [myname] = Müller. Auf diesem Weg können alle Kollegen mit einer einzelnen Signatur verwaltet werden. Zum Einfügen einer Textmarke platzieren Sie den Curser zunächst an der Stelle, an der die Textmarke eingefügt werden soll. Klicken Sie nun in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Textmarken. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit diversen, thematisch gegliederten Textmarken. Wählen Sie die entsprechende Textmarke aus. In Ihrer Vorlage erscheint die entsprechende Textmarke in eckigen Klammern [MyEmail]. Folgende Platzhalter bezogen auf die eigene Person können z.b. von work4all interpretiert werden: [myname] [mybenutzerlang] [mytelephone] [myfax] [myemail] Ersetzt den Platzhalter durch den Nachnamen des E-Mail-Verfassers, z.b. Müller. Ersetzt den Platzhalter durch Vor- und Nachnamen des E-Mail-Verfassers, z.b. Irene Müller. Ersetzt den Platzhalter durch die Telefonnummer des E-Mail-Verfassers, z.b. +49-221-948623-18. Ersetzt den Platzhalter durch die Faxnummer des E-Mail-Verfassers. Ersetzt den Platzhalter durch die E-Mail-Adresse des E-Mail-Verfassers, z.b. irene.mueller@firma.de. 3
Folgender Platzhalter bezogen auf den Kunden kann von work4all interpretiert werden: [Anrede] Ersetzt den Platzhalter durch die Anrede des ausgewählten Ansprechpartners Sehr geehrte(r) Herr/Frau XY,. Ist kein Ansprechpartner ausgewählt, so wird automatisch der Hauptansprechpartner der Firma angeschrieben. Weitere Textmarken finden Sie im Kapitel Textmarken des Handbuchs. Weitere Funktionen Eine der bestehenden Vorlagen wird als Standard-Vorlage definiert. Diese wird bei jeder neuen E-Mail eingefügt. Löschen der bestehende Vorlagen. Sie haben die Möglichkeit, Ihren E-Mail-Vorlagen Dateien anzuhängen, die automatisch mit gesendet werden sollen. Die Registerkarte Einfügen beherbergt weitere Symbole zum Erstellen einer Tabelle bzw. zum Einfügen eines Hyperlinks, wie Sie es auch von anderen Microsoft Office-Produkten kennen. Klicken Sie bei Bedarf einfach auf die Schaltflächen und probieren Sie diese aus! Ein Beispiel für eine Vorlage Mit Hilfe der beschriebenen Funktionen lassen sich ganze Workflows vordefinieren. Hier einige Beispiele aus unserer Arbeitswelt: - Das Versenden einer Datenschutzerklärung. - Eine Updateanleitung zusammen mit der gezippten Update-Datei. - Eine Anfahrtsbeschreibung Benutzen der Vorlagen Die vorhandenen Vorlagen werden innerhalb der E-Mail-Maske in der Kopfleiste unter Vorlagen angeboten: 4
Beachten Sie bitte: Das Einfügen einer Vorlage löscht die vorhandenen Daten der aufgerufenen E-Mail komplett. Dies betrifft sowohl Anhänge als auch Texte und Überschriften. Informationen zur EU-Richtlinie: Bestimmte Informationen müssen genau wie in gedruckten Briefen auch in E-Mails gesendet werden. So muss eine Gesellschaft, die unter die Regelungen des Handelsgesetzbuches fällt, folgende Angaben in der Signatur einer E-Mail machen: - Firmenname mit Rechtsform - Ort der Handelsniederlassung - Handelsregisternummer - das zuständige Handelsregistergericht - ggf. alle Geschäftsführer - ggf. den Aufsichtsratsvorsitzenden Abgesehen von der gesetzlichen Vorschrift, haben sich darüber hinaus die folgenden Informationen als sinnvoll erwiesen: - Telefonnummer oder ggf. Handynummer - Faxnummer - Internet-Adresse - E-Mail-Adresse - ggf. Abteilung - ggf. dezente Werbung 5
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