Ergebnisse einer vergleichenden Studie zum Einsatz der digitalen Archivierung in Deutschland und der Schweiz Károlyi, A.; Zimolong, A.; Dujat, C.; Heer, F. promedtheus AG / UniversitätsSpital Zürich Inhalt Anlass der Studie Fragestellung & Vorgehen Aufbau des Fragebogens Auswertung / Ergebnisse Schlussfolgerungen
Anlass der Studie Auftrag Auftrag des UniversitätsSpitals Zürich an die promedtheus AG zur Erstellung einer Machbarkeitsanalyse / -studie für die Elektronische Speicherung und Archivierung
UniversitätsSpital Zürich (USZ) ca. 30.000 stationäre Patient(inn)en / a ca. 160.000 ambulante Patient(inn)en / a 42 Kliniken und Institute ca. 6.100 Mitarbeiter 1.000 Ärztinnen und Ärzte 2.100 Pflegefachkräfte 1.200 medizinisch-technische und medizinischtherapeutische Spezialist(inn)en Die Applikationslandschaft umfasst mehrere hundert (!) Applikationen. Inhalt der Machbarkeitsanalyse Abgleich der internen Gegebenheiten des USZ: i Vorhandene EDV-Systeme i IT-Infrastruktur i Organisatorische Abläufe i konventionelle Archivierung i digitale Speicher- und Backup-Verfahren
Prüfung gesetzlicher Vorgaben Gesetzliche Vorgaben zur Patientendokumentation i Patientinnen- und Patientengesetz vom 5. April 2004 i Kantonale Weisung zum Patientinnen- und Patientengesetz vom 17. Okt. 2004 Gesetzliche Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen i Patientinnen- und Patientengesetz vom 5. April 2004 i Kantonale Weisung zum Patientinnen- und Patientengesetz i Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG, noch zu verabschieden) i Kantonales Archivgesetz vom 24. September 1995 Vorgaben zum Datenschutz i i Einhaltung der Schutzziele gemäß Datenschutzgesetz Informatiknutzeranweisung des USZ: Schützenswerte Daten dürfen das USZ-Areal nicht verlassen Anforderungen des USZ an Elektron. Speicherung und Archivierung Flexible Bewirtschaftung der Daten und Speichermedien Erfüllen aller Vorgaben an eine elektronische Patientendokumentation Nutzung der Daten für die Forschung in anonymisierter Form Gewährleistung der Sicherheit von Applikationsdaten Ermöglichen der Wiederherstellung irrtümlich gelöschter Daten Ermöglichen des Zugriffs auf Altdaten, wenn bestehende Systeme abgelöst werden Integration in eine zukunftssichere Gesamt-IT-Strategie des USZ
Gegenstand der geplanten Archivierung alle patientenbezogenen Unterlagen betriebsgebundene (patienten-unabhängige) Unterlagen technische Unterlagen & Bürodokumente Forschungsunterlagen ggf. Log-Files ggf. E-Mails resultierende Fragen zur Umsetzung Zentrales System für alle Daten & Dokumente? Historienverwaltung (Pat., Fälle, Dokumente...)? Klärung von Userverwaltung / Zugriffsberechtigungen? Storage-Managment? ggf. zusätzliche notwendige IT-Projekte?
Vergleichbare Anforderungen mit anderen (großen) Krankenhäusern Hohes Patientenaufkommen z.t. sehr lange Behandlungszeiträume (z.b. Psychiatrie, Strahlentherapie) Fachübergreifende Behandlungen Lang zurückliegende Behandlungen (z.b. Pädiatrie) Forschung und Lehre Divergierende Organisationsstrukturen Räumlich verteilte Archive Fragestellung & Vorgehen
Fragestellung & Vorgehen Wie setzen vergleichbare Krankenhäuser diese oder ähnliche Anforderungen um? Befragung von 17 vergleichbaren Krankenhäusern in Form eines Fragebogens i 9 D, 8 CH i Maximalversorger zwischen 800 und 2.000 Betten i 14 Antworten (8 D, 6 CH): 82% Aufbau des Fragebogens
Fragebogen Fragen zur IT-Infrastruktur
Fragen zur Archivierung Fragen zu Akten
Fragen zur Archivierungsstrategie Auswertung / Ergebnisse
Auswertung / Ergebnisse 1 IS-H im stationären Bereich teilweise zusätzliche ambulante Abrechnungs-Systeme Auswertung / Ergebnisse 2 KIS/KAS in Deutschland überwiegend i.s.h.med Verteilung anderer Systeme erscheint ausgeglichen Anteil der Eigenentwicklungen ist rückläufig
Auswertung / Ergebnisse 3 Auswertung / Ergebnisse 4 auch beim Einsatz von Monolithen gibt es viele zusätzliche Systeme
Auswertung / Ergebnisse 5 SAP R/3 hat sich in Deutschland durchgesetzt in der Schweiz bisher nur zu 30% Auswertung / Ergebnisse 6 HSM-Systeme sind heute allgemein im Einsatz
Auswertung / Ergebnisse 7 HL7 hat sich als Kommunikationsstandard durchgesetzt die Zeit der proprietären Datenformate scheint vorbei Auswertung / Ergebnisse 8 Einsatz digitaler Signaturen erfolgt bereits in ca. 30% aller Häuser Die Zielsetzung der Papiervermeidung gewinnt an Bedeutung
Auswertung / Ergebnisse 9 Papieraktenarchivierung erfolgt überwiegend zentral die Aktenablage ist patientenbezogen und strukturiert geringer Einsatz von AVS-Systemen in der Schweiz Auswertung / Ergebnisse 10 Der Anteil digitaler Dokumente in den Papierakten ist extrem hoch
Auswertung / Ergebnisse 11 Der Anteil nur digital vorliegender Dokumente/Informationen steigt 20% der Häuser sichern diese nur über Backups knapp 80% archivieren zusätzliche Kopien Auswertung / Ergebnisse 12 2/3 beziehen die lebenslange Akte in die Aufbewahrungsfrist ein Einigkeit zur Unterschrift besteht nur bei Arztbriefen
Auswertung / Ergebnisse 13 Digitale Archivierung ist Bestandteil der IT-Strategie Auswertung / Ergebnisse 14 HSM-Systeme haben sich durchgesetzt 50% aller Häuser digitalisieren Einzeldokumente auch intern Mikroverfilmung findet in der Schweiz kaum Anwendung
Schlussfolgerungen Erkenntnisse (große) Krankenhäuser investieren heute viel Aufwand und Geld in moderne EDV-Systeme und IT-Infrastruktur Ein wichtiges Thema ist dabei zunehmend die digitale Archivierung Es wird bereits viel digital archiviert (wenn z.t. nur Backups). Trotzdem wird parallel noch viel in Papierform produziert und auch teuer zusätzlich konventionell archiviert!! Frage: Muss das so sein?
Mengengerüste Krankenhäuser i D: ca. 2.100 mit ca. 500.000 Betten i CH: ca. 350 mit ca. 42.000 Betten i je stat. Behandlungsfall ca. 50-80 Einzelbelege i je amb. Besuch ca. 5-10 Einzelbelege i je Bett ca. 1 laufender Meter Dokumentation / a i je lfd. Meter ca. 5.000-6.000 Einzelbelege DIN A4 Arztpraxen i D: ca. 270.000 i CH: ca. 15.000 i je amb. Besuch ca. 5 Einzelbelege Gesundheitsversorgung gesamt: i D: ca. 5 Milliarden Dok. / a ca. 2,5 Milliarden Archivierung i CH: ca. 500 Millionen Dok. / a i ca. 250 Millionen Archivierung Fazit Der größtmögliche Nutzen kann nur bei konsequentem Einsatz aller Möglichkeiten der vorhandenen EDV-Systeme erreicht werden Die digitale Archivierung ist keine Insellösung. Ihr Nutzen steigt mit i i der Qualität der durchgängigen Anwendung der Dokumentationssysteme der kontinuierlichen Anpassung aller klinischen Prozessabläufe an heutige Anforderungen
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Andreas Károlyi promedtheus AG Büro München Tel: +49 89 67801964 Mail: karolyi@promedtheus.de