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Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkungen... 5 2 Microsoft Office 2007... 6 2.1 Ein Office-Programm starten... 6 2.2 Ein Office Bildschirm... 7 2.3 Aufgabenbereich... 7 3 Der Befehlsaufruf... 9 3.1 Das Datei-Menü (Office-Schaltfläche)... 9 3.2 Symbole... 11 3.3 Symbolleiste für den Schnellzugriff... 11 3.4 Die Multifunktionsleiste... 13 3.5 Kontext-Menüs und -Symbolleisten... 16 3.6 Tasten (Shortcuts)... 16 3.7 Wechsel zu anderen Programmen... 17 3.8 Ein Office-Programm beenden... 18 4 Kompatibilität mit Office 2000, 2002/XP und 2003... 19 5 Neue Office-Eigenschaften... 20 5.1 Verbesserte Bedienung... 20 5.2 5.3 Das Explorerfenster... 20 Hilfe... 21 5.4 Die Registerkarte Ansicht... 22 5.5 Zoom... 22 5.6 Livevorschau... 22 5.7 Kontextbezogene Werkzeuge... 23 5.8 Kataloge... 26 5.9 Office-Designs... 27 5.10 SmartArt... 28 5.11 Zwischenablagen... 29 5.12 Webanbindung (Web Access)... 30 5.13 Sicherheit Vertrauensstellungscenter... 31 5.14 Ein Dokument für die Verteilung vorbereiten... 32 5.15 XPS-Druckdatei... 34 5.16 Das Diagnose-Tool... 35 6 Word 2007... 36 6.1 In einem anderen Dateityp speichern... 36 6.2 Formatvorlagen... 39 6.3 Formatvorlage erstellen... 40 6.4 Formatvorlage übertragen... 42 6.5 Schnellformatvorlagen... 42 6.6 Der Aufgabenbereich Formatvorlagen... 42 6.7 Erstellen von Tabellen... 45 6.8 Tabellenformatvorlagen... 45 6.9 Die Ansichten... 46 6.10 Die Statusleiste einstellen... 48 6.11 Zwei getrennte Dokumente vergleichen... 49 6.12 Wasserzeichen... 50 6.13 Seitenränder... 51 7 Text mischen (Serienbriefe)... 54 7.1 Datenquelle... 54 7.2 Hauptdokument... 55 7.3 Seriendruck-Assistent... 56 7.4 Datenfelder einfügen... 58 7.5 Serienbriefvorschau... 59 7.6 Serienbriefe drucken... 62 Seite 3
7.7 Zusammenfassung Serienbrief... 62 7.8 Übung... 64 8 Excel 2007... 65 8.1 Der Excel-Bildschirm... 65 8.2 Kopf- und Fußzeilen... 66 8.3 Seitenlayoutansicht... 66 8.4 Neue Arbeitsmappe erstellen... 67 8.5 Office-Designs... 68 8.6 Zahlen-Formatierung... 69 8.7 Die Gruppe Funktionsbibliothek... 70 8.8 Der neue Namens-Manager für die Bereichsnamen... 70 8.9 Datenillustration mit der bedingten Formatierung... 70 8.10 Verbesserung bei Diagrammen... 71 8.11 Die Pivot-Tabellen-Werkzeuge... 73 8.12 Eine Arbeitsmappe mit Makros öffnen... 77 9 PowerPoint 2007... 78 9.1 Der PowerPoint-Bildschirm... 78 9.2 Eine neue Präsentation... 78 9.3 Foliendesign... 81 9.4 Übung... 82 9.5 In einem anderen Dateityp speichern... 82 9.6 Bildschirmpräsentation einrichten... 83 9.7 Verbesserungen bei der Textdarstellung und bei WordArt... 84 9.8 Diagramme... 86 9.9 Übungen... 88 9.10 Zeichentools... 88 9.11 Organisationsdiagramm... 89 10 Outlook 2007... 92 10.1 Der Navigationsbereich... 93 10.2 Die Symbolleisten... 94 10.3 Kontakte... 95 10.4 Übungen... 96 10.5 E-Mail Nachrichten empfangen... 98 10.6 Neue Nachricht schreiben... 98 10.7 Junk-E-Mail (Spam)... 100 10.8 Verschlüsselung, digitale Signatur, Zertifikat, ID... 103 10.9 Nachrichten suchen... 104 10.10 POP3 oder IMAP... 107 10.11 Der Umgang mit dem Kalender... 108 10.12 Kalender über E-Mail senden... 110 10.13 Kalender im Netzwerk oder im Internet veröffentlichen... 111 10.14 Übungen... 112 10.15 Aufgaben verwalten und delegieren... 113 10.16 Der elektronische Notizzettel... 113 10.17 Pläne und Listen drucken... 114 11 Stichwortverzeichnis... 116 Seite 4
1 Vorbemerkungen Bei den in dieser Seminarunterlage beschriebenen Tasten und Tastenkombinationen beachten Sie bitte: (ª_)-Taste Für diese Taste zum Großschreiben finden Sie verschiedene Namen: Umschalt-Taste Shift-Taste Groß-Taste Großschreib-Taste. ( )-Taste Auch diese Taste hat unterschiedliche Namen: Return-Taste Enter-Taste Eingabe-Taste Zeilenschaltung. (æ ) Rücktaste Diese Taste liegt oberhalb der ( )- Taste. Sie löscht unter anderem beim Editieren das Zeichen links von der Cursorposition. Windows-Taste Taste zum Öffnen des Windows-Startmenüs. Kontext-Taste Taste zum Öffnen eines Kontext-Menüs. Bei Tastenkombinationen mit einem Plus-Zeichen +, beispielsweise (AltGr)+(E) für die Eingabe des Eurosymbols, drücken Sie zuerst die (AltGr)-Taste und halten sie fest, und dann drücken Sie kurz die (E)-Taste. Seite 5
2 Microsoft Office 2007 Mit dieser Schulungsunterlage soll Ihnen der Umstieg von den Microsoft Office Versionen 2000, 2002/XP und 2003 auf die neueste Version 2007 erleichtert werden. 2.1 Ein Office-Programm starten Das Starten eines Programms (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook) aus dem Paket Microsoft Office 2007 kann wie gewohnt auf verschiedenen Wegen erfolgen. Die Textverarbeitung Word ist wohl das Programm aus Office 2007, das am häufigsten eingesetzt wird. Daher sollen die Grundlagen, die in allen Office Programmen gleich sind, hauptsächlich am Beispiel Word erläutert werden. Die Startwege sind in Windows Vista und in Windows XP grundsätzlich gleich. Vista bietet Ihnen aber noch zusätzlich den Schnellstart über das Suchfeld im Startmenü an. Windows Vista Um das Startmenü zu öffnen, klicken Sie auf die Start-Schaltfläche, oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(Esc) oder die Windows-Taste. Oberhalb der Start-Schaltfläche blinkt bereits der Schreibcursor in dem Feld Suche starten: Geben Sie beispielsweise die Zeichenfolge Word ein. Bereits mit dem Eintippen des ersten Buchstabens beginnt Windows mit der Suche und zeigt die ersten Ergebnisse an. Zum Starten klicken Sie im Startmenü oben links auf das entsprechende Suchergebnis. Word öffnet ein neues, leeres Dokument. Hinweis: Das aktuelle Benutzerkonto heißt in diesem Beispiel Schulung. Windows XP Suche im Startmenü Öffnen Sie das Startmenü mit einem Mausklick auf die Start-Schaltfläche links in der Taskleiste oder mit der Tastenkombination (Strg)+(Esc), oder drücken Sie die Windows-Taste. Zunächst zeigen Sie mit der Maus nur auf den Weg im Startmenü: Alle Programme, Microsoft Office, Word 2007. Mit einem Einfachklick auf diese Zeile starten Sie das Programm mit einem neuen, leeren Dokument. Seite 6
Menüweg XP-Stil: Start, Alle Programme, Microsoft Office, Word 2007 2.2 Ein Office Bildschirm Registerkarten Symbolleiste Schnellzugriff Titelleiste Multifunktionsleiste mit Befehls-Schaltflächen Fenster-Schaltflächen Menü Datei Hilfe Formatierungszeichen horizontales Lineal Dokument Eingabemarke (Cursor) Mauszeiger vertikale Bildlaufleiste horizontale aktuelle Cursorsposition Status Sprache Rechtschreibprüfung Statusleiste Ansichts- Schaltflächen Zoom Der Word-Bildschirm 2.3 Aufgabenbereich Der Aufgabenbereich aus den Programmen 2002/XP und 2003 wird in Office 2007 nur noch in bestimmten Situationen angeboten, z.b. Office-Zwischenablage, Dokument-Wiederherstellung, Formatierung anzeigen, Seriendruck-Assistent. Sie öffnen beispielsweise mit einem Klick auf diese kleine Schaltfläche in der unteren rechten Ecke der Gruppe Zwischenablage den betreffenden Aufgabenbereich. Sehr hilfreich ist in Word das Anzeigen der Formatierungsinformationen. Drücken Sie dazu die Tastenkombination (ª_)+(F1). Klicken Sie nun auf einen Text in Ihrem Dokument. Word zeigt Ih- Seite 7
nen rechts im Aufgabenbereich die Formatvorlage (Zeichen- und Absatzformate) dieser Textstelle an. Aufgabenbereich Zwischenablage Aufgabenbereich Formatierung anzeigen Die Trennlinie zwischen dem Aufgaben- und dem Arbeitsbereich können Sie mit der Maus verschieben. Führen Sie dazu den Mauszeiger auf die senkrechte Trennlinie. Er wird dort zu einem Doppelpfeil:. Bei gedrückter linker Maustaste ziehen Sie nun die Trennlinie an die neue Position und lassen die Maustaste wieder los. Sie können einen Aufgabenbereich auch frei auf dem Bildschirm platzieren. Dazu zeigen Sie mit der Maus auf die Bereichs-Titelleiste und ziehen nun bei gedrückter linker Maustaste den Aufgabenbereich an eine andere Stelle. Der Mauszeiger hat dabei die Form eines Vierfachpfeils: Den Aufgabenbereich an eine andere Stelle ziehen Mit einem Mausdoppelklick auf die Titelleiste stellen Sie den Aufgabenbereich wieder zurück an seinen alten Platz im rechten Teil des Fensters. Wie bei allen Fenstern blenden Sie mit dem Schließen-Symbol in der Titelleiste den Aufgabenbereich aus. Seite 8