Arbeitsordnung Nr. 5 Inventurordnung - Änderungsfassung vom 18. Dezember 2007 - Gliederung: 0 Grundlagen... 2 1 Zielstellung... 2 2 Geltungsbereich... 2 3 Festlegungen... 2 4 Schlussbestimmungen... 4 Anlagen: 1 AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter 2 Inventarverzeichnis (fortlaufend) je Raum 3 Inventurauftrag 4 Inventur Jahr 20xx 5 Inventurprotokoll 6 Struktur der Schulungsplätze Diese Ordnung umfasst 4 Seiten Text und 7 Seiten Anlagen. Überprüft durch: Freigegeben durch: Unterschrift: Datum: 18. Dezember 2007 18. Dezember 2007
2 AO 5 0 Grundlagen Für diese Arbeitsordnung sind die in der Arbeitsordnung Nr. 0 Grundsätze-Ordnung aufgeführten Grundlagen maßgebend. Zur Vereinfachung wurde darauf verzichtet, bei Personen- oder Funktionsbezeichnungen zusätzlich auch die weibliche oder männliche Form mit anzugeben. Selbstverständlich sind immer beide Geschlechter gemeint. 1 Zielstellung Die Zielsetzung der Inventurordnung besteht in: - der ordnungsgemäßen Erfassung des Inventars und der Erstellung von Bestandsverzeichnissen zum Schluss eines Geschäftsjahres, - der ordnungsgemäßen Erstellung der Jahresabschlussbilanz, - der entsprechenden Erfassung, Nachweisführung und Wertabschreibung des Anlagevermögens, - der wert- und termingerechten Aktivierung und Abschreibung der Wirtschaftsgüter, - der rechtzeitigen Versicherung neu erworbener eigener bzw. geförderter Ausrüstungen und Anlagen. 2 Geltungsbereich Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft e. V. - e. V. Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh - ggmbh bsw Beratung, Service & Weiterbildung GmbH - GmbH 3 Festlegungen 3.1 Erfassung des Anlagevermögens (permanente Inventur) Im Dienstleistungscenter der bsw-unternehmensgruppe wird das Anlagevermögen des bsw, bestehend aus Ausrüstungen, Gebäuden sowie Grund und Boden mittels der EDV Anlagenbuchhaltung auf dem Anlagespiegel, den Bestandslisten und Lebenslaufakten permanent erfasst nach - Zu- und Abgängen - Konten und Kostenstellen - Brutto- und Nettowerten sowie - Abschreibungen. Der zusammengefasste Ausweis des Bestandes und der Entwicklung über das Kalenderjahr erfolgt als Anlage zum jährlichen Wirtschaftsprüfbericht. Die Abschreibungen im bsw erfolgen linear entsprechend der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer (lt. AfA-Tabellen für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter, auszugsweise gemäß Anlage 1).
3 AO 5 3.2 Fortlaufende Inventarisierung des Anlagevermögens (Ausrüstungen) Für alle Seminar-, Werkstatt- und Büroräume sind vor Ort Inventarverzeichnisse je Leistungsstelle gemäß Anlage 2 zu führen und laufend zu aktualisieren. Für die einzelnen Räume bzw. Bereiche sind dafür vom Leiter der Leistungsstelle Verantwortliche zu benennen und zu beauftragen. Die fortlaufenden Inventarverzeichnisse sind mit den Listen der Jahresinventur abzugleichen. Aus Fördermitteln finanzierte Gegenstände des Inventars sind mit Aufklebern (Etiketten) wie folgt zu kennzeichnen: bsw Leistungsstelle... FM/Kst.-Nr./lfd. Nr.... 3.3 Inventurdurchführung 3.3.1 Ablauf und Verantwortlichkeiten - Ausgabe der Bestandslisten Handelsbilanz - letzte Oktoberwoche Die Leiter der Leistungsstellen erhalten Bestandslisten Handelsbilanz als EDV-Ausdruck mit Stand 30.10. und, soweit notwendig, abweichende bzw. ergänzende Regularien für die durchzuführende Inventur. - Beauftragung von Mitarbeitern gemäß Anlage 3 - erste Novemberwoche Der Leiter der Leistungsstelle benennt und beauftragt mit dem Inventurauftrag gemäß Anlage 3 für die körperliche Bestandsaufnahme in der Regel zwei Mitarbeiter, die keine unmittelbare Verantwortung für die zu erfassenden Gegenstände haben. Sie sind über Ziel und Vorgehensweise zu informieren. Eine Kopie des Auftrages ist dem Dienstleistungscenter, Anlagenbuchhaltung, bis spätestens 30.11. des Jahres zuzustellen. - Bestandsaufnahme mittels Inventurlisten gemäß Anlage 4 - im November Die körperliche Bestandsaufnahme ist mit den Inventurlisten im Monat November von den beauftragten Mitarbeitern zum Bilanzstichtag 31.12. des Geschäftsjahres vorzunehmen. Neben der Abgleichung der Inventurlisten mit dem laufenden Inventarverzeichnis gemäß Punkt 3.2 sind die Inventurlisten auf Übereinstimmung mit der Bestandsliste Handelsbilanz (EDV-Ausdruck) vom zuständigen Leiter der Leistungsstelle zu überprüfen.
4 AO 5 Zeitgleich mit der Inventur erfolgt jährlich eine Erfassung des PC-Bestandes durch den Leiter der Leistungsstelle gemäß Anlage 6 sowie der Seminarräume/Kabinette gemäß Anlage 7. Diese sind dem Dienstleistungscenter, Anlagenbuchhaltung, gemeinsam mit dem Inventurprotokoll gemäß Anlage 5 zu übergeben. - Inventurprotokoll (Anlage 5) mit Anlagen 2, 4, 6, und 7 - Rücklauf bis 10.01. Die Inventurprotokolle und Inventurlisten sind vom jeweiligen Leiter der Leistungsstelle zu bestätigen und dem Dienstleistungscenter, Anlagenbuchhaltung, zuzustellen. 3.3.2 Formularverwendung Die Inventurlisten gemäß Anlage 4 sind zu Beginn der Inventur zu nummerieren. Sie dürfen nicht mit Bleistift ausgefüllt und es dürfen keine Zeilen freigelassen werden. Sie sind vom Mitarbeiter, der die Inventur durchführt, zu unterzeichnen. Auch bei Reinschriften oder EDV-Erfassung müssen die Originale der Inventurlisten aufbewahrt werden. Die Inventur erfolgt räumlich getrennt nach Seminar-, Büro-, Sozial- und Lagerräumen. Abweichungen von den Inventarverzeichnissen sind festzustellen und zu begründen. Bei einer zeitweisen Umsetzung von Gegenständen des Anlagevermögens innerhalb des bsw erfolgt die Bestandsaufnahme durch den Nutzer. Eine Kopie der Inventurliste ist dem Verleiher zur Überprüfung zuzustellen. Die im Zeitraum von der Inventur bis zum Bilanzstichtag eingetretenen Veränderungen (Zugänge, Abgänge) sind auf einer gesonderten Inventurliste zu erfassen. 4 Schlussbestimmungen 4.1 Inkrafttreten/Außerkrafttreten Diese Änderungsfassung tritt mit Wirkung ab 18. Dezember 2007 in Kraft. Die Inventurordnung in der Änderungsfassung vom 10. September 2002 tritt außer Kraft. 4.2 Aktualisierung Für Änderungen und die jährliche Aktualisierung ist der Leiter Dienstleistungscenter verantwortlich. 4.3 Intranet Die Inventurordnung wird im bsw-intranet eingestellt und damit den Verantwortlichen verfügbar gemacht. Heiko Prötzsch Geschäftsführer Jörg Lehmann Mitglied der Geschäftsleitung
AO 5; Anlage 1 gemäß Punkt 3.1 Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter Orientierung AfA - Tabelle (auszugsweise für allgemein verwendbare Wirtschaftsgüter) Basis: lineare Abschreibung Die tatsächliche Höhe der Abschreibungen ist mit der Anlagenbuchhaltung abzustimmen. lfd.-nr. Anlagegüter Nutzungs- Afadauer Satz (Jahr) 1 2 3 4 1 Personenkraftwagen- u. Kombiwagen 6 16 2 Werkzeugmaschinen u. ä. lt. Spezifikation AfA zw. 8-16 3 Schweiß- u. Lötgeräte (soweit über 1.000,00 ) 13 8 4 Holzverarbeitungsmaschinen lt. Spezifikation AfA zw. 8-16 5 Büromöbel / U-Möbel (soweit über 1.000,00 ) 13 8 6 Software (soweit über 1.000,00 ) 3 33 7 Beamer/Projektoren (soweit über 1.000,00 ) 8 12 8 Videotechnik/Kameras (soweit über 1.000,00 ) 7 14 9 Kopiergeräte (über 1.000,00 ) 7 14 10 Fax (soweit über 1.000,00 ) 6 16 11 PC, Drucker, Scanner (soweit über 1.000,00 ) 3 33
AO 5; Anlage 2 gemäß Punkt 3.2 Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft Inventarverzeichnis (fortlaufend) je Raum Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft e. V. Leistungsstelle:... Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh bsw - Beratung, Service & Weiterbildung GmbH Inventurliste-Nr.:... Raum:... lfd.-nr. Stück Bezeichnung evtl. Größe Geräte bzw. Förder- Inventar-Nr.: Serien-Nr. mittel (wenn vorh.) (+) Datum:... Unterschriften:...... Leiter der Leistungsstelle Verantwortliche
AO 5; Anlage 3 gemäß Punkt 3.3.1 Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft Inventurauftrag Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft e. V. Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh bsw - Beratung, Service & Weiterbildung GmbH Leistungsstelle:... Kostenstelle des Zweckbetriebes :... Inventurauftrag an (Mitarbeiter):... Sie werden beauftragt am... die Bestandsaufnahme des Inventars (Inventur) auf beiliegender Inventurliste im Raum... vorzunehmen. Dabei sind folgende Hinweise zu beachten: Die Inventurlisten gemäß Arbeitsordnung Nr. 8 Inventurordnung Punkt 3.3.1 sind zu Beginn der Inventur zu nummerieren. Sie dürfen nicht mit Bleistift ausgefüllt und es dürfen keine Zeilen freigelassen werden. Auch bei Reinschriften bzw. EDV-Erfassung müssen die Originale der Inventurlisten aufbewahrt werden. Die Inventurlisten sind mit dem Inventarverzeichnis und den Bestandslisten Handelsbilanz zu vergleichen und Abweichungen formlos zu erfassen.... Ort, Datum... Unterschrift bsw-leiter/bsw-regionalkoordinator
AO 5; Anlage 4 gemäß Punkt 3.3.1 Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft Inventur Jahr 20xx Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft e. V. Leistungsstelle:... Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh bsw - Beratung, Service & Weiterbildung GmbH Inventurliste-Nr.:... Raum:... lfd.-nr. Stück Bezeichnung evtl. Größe Geräte bzw. Förder- Inventar-Nr.: Serien-Nr. mittel (wenn vorh.) (+) Datum:... Unterschriften:...... Leiter der Leistungsstelle Verantwortliche
AO 5; Anlage 5 gemäß Punkt 3.3.1 Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft Inventurprotokoll Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft e. V. Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft ggmbh bsw - Beratung, Service & Weiterbildung GmbH Leistungsstelle:... Kostenstelle des Zweckbetriebes:... Inventurprotokoll Die Inventur zum 31.12.... wurde ordnungsgemäß durchgeführt. Die körperliche Bestandsaufnahme erfolgte am... auf... (Anzahl) Inventurlisten. Nicht Zutreffendes streichen Ich bestätige die Übereinstimmung der Inventurlisten mit den permanent geführten Inventarverzeichnissen und der Bestandsliste Handelsbilanz der Anlagenbuchhaltung (Investitionsgüter). oder: Zu den permanent geführten Inventarverzeichnissen/zur Bestandsliste Handelsbilanz bestehen folgende Inventurdifferenzen: (Inventurliste Nr., Position-Nr., Bezeichnung, Abweichung, Begründung). siehe Anlage bzw. zusätzlich: Zum Ausweis auf dem EDV-Ausdruck "Bestandsliste Handelsware" ist folgende Abwertung zum Zeitwert durch außergewöhnliche Wertminderung vorzunehmen: (Pos-Nr., Gegenstand, Betrag Wertminderung, Begründung)... Ort, Datum...... Unterschrift Unterschrift bsw-regionalkoordinator bsw-leiter/bsw-regionalkoordinator (nur in der bsw ggmbh)
Bildungswerk der Sächsischen Wirtschaft AO 5; Anlage 6 Seite 1 gemäß Punkt 3.3.1 Struktur der Schulungsplätze Standort:... Art Anzahl Anzahl Seminarräume/Kabinette Schulungsplätze (1) Flexible Seminarräume (2) EDV-Kabinett kaufmännisch (3) EDV-Kabinett technisch (4) Metallwerkstatt (5) CNC-Kabinett (6) SPS-Kabinett/Hydraulik/Pneumatik (7) Elektrotechnik/Elektronik-Kabinett (8) Schweißtechnik-Kabinett (9) Lehrküche/Kochstudio (10) Restaurantbereich (11) Textilkabinett (12) Haushalt-Pflegekabinett (13) Sozialpflegekabinett (14) Floristikkabinett (15) Bausanierungsbereich (16) Freifläche für Gabelstapler (m²)
AO 5; Anlage 6 Seite 2 gemäß Punkt 3.3.1 Art Anzahl Anzahl Seminarräume/Kabinette Schulungsplätze (17) Garagen (18) abh-raum (19) Kfm./Seminarraum (20) Schreibmaschinenkabinett (21) Übungshotel (22) Büroräume (23) Leiterbüro/Koord.-büro (24) Sekretariat (25) Trainerraum (26) Sozialraum (27) Beratungsraum (28) Holzwerkstatt (29) Fleischverkauf (30) (31) (32) (33) (34) (35)