Dienstanweisung der Universität Bielefeld für die Verfahrensabläufe der Bestellungen

Dienstanweisung der Universität Bielefeld für die Verfahrensabläufe der Bestellungen Seite 1 von 16

Inhalt 1. Allgemeines 3 1.1. Inhalt der Dienstanweisung 3 1.2. Geltungsbereich 3 2. Verfahrensabläufe 4 2.1. Beschaffungen über SRM 4 2.2. Arten von Beschaffungen 5 2.3. Erteilung von Bestellungen 7 2.4. Geschäftsvorfälle ohne Bestellbezug 7 2.5. Barvorlagen 8 2.6. Eingangsrechnungen und Rechnungskorrekturen 9 2.7. Eingang von Rechnungen und Rechnungskorrekturen 9 2.7.1. Prüfung der Rechnung 9 2.8. Ausgang von Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Gutschriften und 10 Mittelanforderungen 10 2.9. Rechnungen 12 2.10. Rechnungskorrekturen 12 3. Unterschriftsbefugnisse 13 3.1. Allgemeines 13 3.2. Genehmigungsprozess SRM 13 3.3. Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit 13 3.4. Inhalt der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit 14 3.5. Inhalt der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit 14 3.6. Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit 14 3.7. Befugnis zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit 15 3.8. Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit 15 4. Leitung und Mitarbeiter der Finanzbuchabteilung 15 5. In-Kraft-Treten 16 Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde in diesem Dokument nur die männliche Form verwandt. Selbstverständlich sind immer beide Geschlechter angesprochen. Seite 2 von 16

1. Allgemeines 1.1. Inhalt der Dienstanweisung Die Einführung der kaufmännischen Buchführung an der Universität Bielefeld bedingt eine Anpassung der zugrunde liegenden rechtlichen Rahmenbedingungen. Es sind daher folgende gesetzliche Bestimmungen zu beachten: Hochschulgesetz (HG) in der Fassung des Hochschulfreiheitsgesetzes vom 1. Januar 2007 Landeshaushaltsordung (LHO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.April 1999 Verordnung über die Wirtschaftsführung der Hochschulen des Landes NRW (HWFVO) in der Fassung vom 11. Juni 2007 Verwaltungsvorschriften zur HWFVO (VV zu HFVO) in der geänderten Fassung vom 24. Januar 2014 Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Diese Dienstanweisung enthält die für die Universität Bielefeld notwendigen näheren und ergänzenden Vorschriften und Regelungen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erledigung der Bestellungen und deren Zahlungsabwicklung. 1.2. Geltungsbereich Die Dienstanweisung gilt für die gesamte Universität Bielefeld. Ausnahmen zu dieser Dienstanweisung können nur in Abstimmung mit Dezernat F und dem Kanzler zugelassen werden. Seite 3 von 16

2. Verfahrensabläufe 2.1. Beschaffungen über SRM Die Grundlage einer Beschaffung ist die Anlage eines Einkaufswagens im SAP-SRM-Tool, der von berechtigten Mitarbeitern (außer Hilfskräfte) angelegt werden kann 1. Die Wahl der Warengruppe ist nur ein Vorschlag für die Sachkontenkontierung. Die Finanzbuchhaltung trägt die Verantwortung für die korrekte Kontierung und kann diese jederzeit ändern. Um aus den Einkaufswagen eine Bestellung oder Bestellanforderung (BANF) zu generieren muss der folgende Genehmigungsprozess, der in zwei Stufen aufgeteilt ist, durchlaufen werden. 1. Stufe: fachliche und inhaltliche Genehmigung die fachliche und inhaltliche Genehmigung liegt allein bei den Wissenschaftlern sowie bei den Abteilungsleitern 2. Stufe: Budgetgenehmigung die Budgetgenehmigung haben die Haushaltssachbearbeiter oder auch die Verwaltungsleiter Die Rechte für die fachlich-, inhaltlich- und Budgetgenehmigung müssen beim Service- Desk beantragt werden, die der Abteilungs- bzw. Verwaltungsleiter oder der Leiter der Fakultäten und Einrichtungen gegenzeichnen muss. Es ist aber auch möglich, dass die Beantragung direkt bei Projektbeantragung erfolgt, welches der Regelfall ist. Nach der Genehmigung des Einkaufswagens wird der entsprechende Folgebeleg angelegt. Ein Folgebeleg ist entweder eine Bestellung, die direkt an den Lieferanten geht oder eine BANF, die von der Zentralen Beschaffungsabteilung weiter bearbeitet wird. 1 Für die Anlage eines Einkaufswagens werden entsprechende Schulungen angeboten. Seite 4 von 16

2.2. Arten von Beschaffungen Grundsätzlich bietet die Universität Bielefeld zwei unterschiedliche Beschaffungsmöglichkeiten an: 1. Katalogbeschaffung: Die Ware oder Dienstleistung wird direkt aus dem Katalog bestellt und die geht nach dem Genehmigungsprozess sofort an den Lieferanten. Für Katalogbestellungen gibt es keine Wertgrenzen (Ausnahme: Anlagenbeschaffung s.u.). 2. Freitextbeschaffung: In Fällen, bei denen die zu beschaffende Ware oder Dienstleistung nicht aus einem eingebundenen Katalog ausgewählt werden kann, findet die Beschaffung als Freitext statt. Bei einer Freitextbestellung sind zwei Differenzierungen zu beachten: Beschaffung bis 500 Die Bestellung geht direkt aus SRM an den jeweiligen Lieferanten. Beschaffung über 500 Die Bestellung geht als Bedarfsanforderung (BANF) an die Zentrale Beschaffungsabteilung und wird dort weiterbearbeitet. Bei beiden Beschaffungsarten sind noch folgende Besonderheiten zu beachten: Anlagenbeschaffung Alle Bestellungen von Anlagegütern über 150 netto (ohne Umsatzsteuer) gehen immer als BANF über die Zentrale Beschaffungsabteilung. 3. Chemikalienbeschaffung der Fakultät Chemie Die Bestellungen der Chemikalien der Fakultät für Chemie gehen über das Chemikalienlager. Bei allen anderen Fakultäten und Einrichtungen ist die Katalogund/oder Freitextbeschaffung anzuwenden. In der näheren Zukunft sollen sämtliche Chemikalien aller Fakultäten und Einrichtungen über das Chemikalienlager beschafft werden. Seite 5 von 16

Der Vorgang soll wie folgt aussehen: Der Besteller legt einen Warenkorb an. Durch die Angabe im Einkaufswagen der Warengruppe Chemikalien geht der Warenkorb (nur der mit den Chemikalien) automatisch an das Chemikalienlager. Von den Mitarbeitern des Chemikalienlagers wird die Bestellung wie folgt geprüft: 1. die Ware ist auf dem Lager der angelegte Einkaufskorb wird von den Mitarbeitern des Chemikalienlagers storniert der Besteller bekommt automatisch eine E-Mail über den Storno des Einkaufswagens die Chemikalien können vom Chemikalienlager abgeholt werden 2. die Ware ist nicht auf dem Lager der Besteller bekommt von den Mitarbeitern des Chemikalienlagers eine Nachricht, dass die Ware nicht vorhanden ist die Bestellung wird von den Mitarbeitern des Chemikalienlagers ausgeführt die Ware wird von den Lieferanten direkt in die Fakultäten und Einrichtungen geliefert Die Fakultäten und Einrichtungen werden darüber informiert, sobald die Umstellung abgeschlossen ist. 4. Ausnahmeregelung: Nachträgliche Erfassung einer Bestellung Bei allen Beschaffungen außerhalb des Systems (SRM) muss eine nachträgliche Erfassung im SRM erfolgen, damit die Rechnung von der Finanzbuchhaltung beglichen werden kann. Nachträgliche Erfassungen sind nur nach vorheriger Rücksprache mit der Zentralen Beschaffungsabteilung unter Angabe von Gründen möglich. Außerdem sind die notwendigen Unterlagen und Formulare zur Tariftreue (incl. der Anforderungen des Vergabegesetzes) beizufügen. Sofern im Rahmen einer nachträglichen Erfassung die notwendigen Unterlagen und Formulare nicht beigebracht werden können, prüft die Universitätsleitung oder das Dezernat F, ob ggfs. von Regressansprüchen Gebrauch gemacht wird, sofern der Universität dadurch ein Schaden entstanden ist. Seite 6 von 16

2.3. Erteilung von Bestellungen Tariftreue- und Vergabegesetz Seit dem 01.05.2012 ist das neue Tariftreuegesetz in Kraft. Das neue Gesetz beinhaltet für alle Bestellungen über 500 unterschiedliche Formulare, die vor Auftragserteilung in der Zentralen Beschaffungsabteilung vorliegen müssen. Die Formulare müssen von den Lieferanten vollständig ausgefüllt werden (siehe Rundschreiben des Dezernat F vom 04.05.2012 und 19.12.2013 zur Umsetzung des Tariftreue- und Vergabegesetzes des Landes NRW). Zum Nachweis von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit besteht ( 7 LHO) eine Mindestdokumentationspflicht; auch für Bestellungen unter 500,00, dies bedeutet, dass zumindest die Preise der Vergleichsangebote einzuholen und zu erfassen sind. Wir weisen darauf hin, dass keine Auftragssplittung vorgenommen werden darf, um die 500 Grenze nicht zu überschreiten. Sie sind dazu angehalten, Bestellungen in einem Bestellvorgang abzuwickeln. Ansonsten führt dies für die Universität zur erhöhten Mehrarbeit in der Finanzbuchhaltung, Skontiverluste und höhere Lieferkosten sind u. a. die Folgen. Wird dennoch dagegen verstoßen, behält sich die Universitätsleitung oder das Dezernat F Sanktionen vor. Hinweis: Bei sämtlichen Bestellungen wird keine Bedarfs- und Budgetüberprüfung durch die Zentrale Beschaffungsabteilung durchgeführt! Bei Anlieferung der Ware muss der Anforderer den Eingang der Ware prüfen und Wareneingang im SRM bestätigen. den 2.4. Geschäftsvorfälle ohne Bestellbezug Ohne einen Bestellvorgang im SRM oder MM dürfen folgende Geschäftsvorfälle gebucht werden: 1. Versicherungen 2. Telefonrechnungen (Mobil und Festnetz) 3. Steuern 4. Mitgliedsbeiträge 5. Porto 6. ungeplante Frachtkosten (z.b. Nachberechnung einer Spedition für bereits gelieferte Waren) Seite 7 von 16

7. Bewirtung (Notwendige Angaben auf dem Bewirtungsbeleg: Teilnehmer und Anlass der Bewirtung) 8. Druckkostenzuschüsse 9. Hotelrechnungen (gilt auch für Miete von Tagungsräumen etc.) 10. Arztrechnungen 11. Verträge mit fortlaufenden gleichbleibenden Zahlungen (z.b. Leasing, Stipendien etc.) Für die fortlaufenden Zahlungen wie z.b. Stipendien muss ein Stammblatt zum Meldebogen für Stipendien ausgefüllt werden, der unter http://www.uni-bielefeld.de/universitaet/ueberblick/organisation/verwaltung/dez_f/vordrucke/ zu finden ist. Für alle anderen fortlaufenden Zahlungen genügt eine Kopie des Vertrages. 12. Tankrechnungen 13. Abrechnungen von Exkursionen (z. B. Stadtführungen, Museumsgelder, Eintrittsgelder etc.) 14. Rechtsanwalt- und Gerichtskosten Nur in diesen eindeutigen festgelegten Fällen erfolgt die Buchung der Rechnung unmittelbar durch die Finanzbuchhaltung. Für andere als die genannten Fälle darf keine Beschaffung ohne Bestellbezug erfolgen. 2.5. Barvorlagen Für dringend notwendige Anschaffungen der Fakultäten und Einrichtungen kann die Abrechnung einer Ware oder Dienstleistung über eine Barvorlage erfolgen, wenn eine Beschaffung über die Zentrale Beschaffungsabteilung nicht mehr zeitnah erfolgen kann. Für die nachfolgenden genannten Fälle kann eine Erstattung Barvorlage unter Verwendung des Formulars, das unter http://www.uni-bielefeld.de/universitaet/ueberblick/organisation/verwaltung/dez_f/vordrucke/ zu finden ist, erfolgen: 1. bei einer Veranstaltung/Tagung/Konferenz müssen Ausgaben getätigt werden, die vorher nicht abzusehen waren (keine Reisekosten) 2. während einer Forschungstätigkeit (auch außerhalb der Universität) werden Ausgaben getätigt, die vor Forschungsbeginn nicht abzusehen waren (keine Reisekosten) 3. Bewirtungskosten (z.b. Besuch im Restaurant etc.) (siehe auch die geltende Bewirtungsrichtlinie vom 02.10.2009) Seite 8 von 16

Für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen ist die Erstattung der Barvorlage zuerst bei dem Abteilungsleiter der Zentralen Beschaffungsabteilung einzureichen. Nach Prüfung des Erstattungsantrages auf inhaltliche Richtigkeit durch die Beschaffungsabteilung wird der Antrag direkt zur Buchung und Auszahlung an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Bei Unstimmigkeiten wird der Antrag an den Antragssteller zurück gegeben. Die Erstattung der Barvorlage für Bewirtungskosten kann direkt in die Finanzbuchhaltung zur Buchung und Zahlung eingereicht werden. 2.6. Eingangsrechnungen und Rechnungskorrekturen Für alle Eingangsrechnungen und Rechnungskorrekturen gilt die nachfolgende zentrale Postanschrift: Finanzbuchhaltung der Universität Bielefeld Postfach 10 11 33 33511 Bielefeld Für die Übermittlung der Rechnungen und Rechnungskorrekturen per E-Mail ist die E-Mail- Adresse finanzbuchhaltung@uni-bielefeld.de eingerichtet worden. Rechnungen und Rechnungskorrekturen die unmittelbar bei den Fakultäten und Einrichtungen oder der Zentralen Verwaltung eingehen, sind unverzüglich an die Finanzbuchhaltung weiterzuleiten. 2.7. Eingang von Rechnungen und Rechnungskorrekturen Die Rechnungen und Rechnungskorrekturen werden in der Finanzbuchhaltung (Kreditoren) mittels des X-Flow-Systems eingescannt, vorerfasst und über das X-Flow- Systems an den zuständigen Mitarbeiter der Fakultät, Einrichtung oder der Zentralen Verwaltung zur Genehmigung zugeleitet. 2.7.1. Prüfung der Rechnung Eine Rechnung, die die Mitarbeiter der Fakultäten, Einrichtungen und Zentralen Verwaltung erhalten, muss zur Zahlung freigegeben werden, wenn das Rechtsgeschäft korrekt erfüllt wurde. Bei den Geschäftsvorfällen mit Bestellbezug muss durch den Prüfer der Wareneingang bestätigt und die Übereinstimmung der Rechnung mit der Bestellung geprüft werden. Seite 9 von 16

Dies betrifft insbesondere: der Leistungsgegenstand (Ware/Dienstleistung) der Preis die Konditionen wie z.b. Lieferbedingungen, Rabatte etc. die Stückzahl Bei den Geschäftsvorfällen ohne Bestellbezug entfällt die Bestätigung des Wareneinganges. Bei der Rechnungsbearbeitung in den Fakultäten, Einrichtungen und der Zentralen Verwaltung ist darauf zu achten, dass das Zahlungsziel eingehalten wird, insbesondere dürfen Skontofristen nicht verfallen. Falls Skontofristen verfallen, prüft die Universitätsleitung und das Dezernat F, ob von Regressansprüchen Gebrauch gemacht wird, sofern der Universität dadurch ein Schaden entstanden ist. Wenn das Rechtsgeschäft nicht korrekt war oder die Ware/Dienstleistung Mängel aufweist, muss dieser Mangel angezeigt werden und ggfs. eine Rechnungskorrektur durch den Anforderer angefordert werden. Benötigen Sie bei der Anzeige oder Einschätzung des Mangels Unterstützung, so können Sie sich an die Zentrale Beschaffungsabteilung wenden. Bei Anforderung einer Rechnungskorrektur wird die Ursprungsrechnung trotz Unregelmäßigkeiten gebucht und durch die Rechnungskorrektur ausgeglichen. 2.8. Ausgang von Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Gutschriften und Mittelanforderungen Die Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Gutschriften und Mittelanforderungen, die von der Universität versendet werden unterliegen der folgenden Zuständigkeiten: Mittelanforderungen der DFG erfolgen grundsätzlich eigenverantwortlich durch das Dezernat Forschungsförderung & Transfer (FFT), es sei denn es gibt einen Ausnahmefall 2, dieser wird dann direkt über die Fakultätsverwaltung erfolgen Mittelanforderungen des Bundes erfolgen bedarfsgerecht nach Absprache mit der Fakultätsverwaltung durch das Dezernat Forschungsförderung & Transfer (FFT) Mittelanforderungen an die EU erfolgen nach Absprache mit der Fakultätsverwaltung durch das Dezernat Forschungsförderung & Transfer (FFT) Erstellung einer Rechnung, Rechnungskorrektur und/oder Gutschrift nach 14 ff. des Umsatzsteuergesetzes erfolgen nach Absprache mit der Fakultät durch Dezernat Forschungsförderung & Transfer (FFT) 2 der Ausnahmefall wird von dem Dezernat FFT erkannt und dem Bereich, der Fakultät oder Einrichtung mitgeteilt Eine Ausnahmefall liegt vor, wenn Beispielsweise Sondermittel für ein ganz bestimmtes Projekt angefordert werden müssen. Seite 10 von 16

Mittelanforderung des Landes NRW für z.b. der Programme ESF-Ziel2, EFREZiel2 erfolgen nach Absprache mit der Fakultätsverwaltung durch das Dezernat Forschungsförderung & Transfer (FFT) Mittelanforderungen der VW-Stiftung, Thyssen-Stiftung und sonstige Stiftungen erfolgen durch die zuständige Fakultätsverwaltung Mittelanforderungen für Großgeräte des Landes erfolgen durch den Abteilungsleiter der Zentralen Beschaffungsabteilung und durch den Dezernenten des Dezernats Finanzmanagement Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften die im Zusammenhang mit Lieferungen und Leistungen der Bewirtschaftung, Nutzung und Erhaltung der Universitätsgenutzten Gebäude stehen, werden vom Dezernat Facility Management erstellt Verkäufe von Anlagengütern der Verwaltung werden vom Dezernat F, Zentralen Beschaffungsabteilung, erstellt Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Gutschriften für die erbrachten Leistungen (z. B. Teilnehmerbeiträge, Nutzungsentgelte etc.) werden von den Fakultäten, Einrichtungen und der zentralen Verwaltung selbst erstellt Mittelanforderungen im Rahmen der Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten werden grundsätzlich durch die dezentralen Verwaltungsstellen vorbereitet und dem Dezernat FFT zur Prüfung und Versendung zugeleitet. Davon abweichend erfolgen Mittelanforderungen bei der VW-Stiftung und Rechnungsstellung gemäß 14 Umsatzsteuergesetz eigenverantwortlich durch die dezentralen Verwaltungsstellen, ggfs. nach Abstimmung mit Dezernat FFT und/oder F. Unmittelbar nach der Erstellung der Mittelanforderung oder der Rechnung muss eine Kopie an die Finanzbuchhaltung (Debitoren) übersandt werden! Folgende Angaben muss die Kopie zusätzlich enthalten: die Angabe der Kostenstelle oder des PSP-Elements die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit durch dazu autorisierte Personen Entspricht die Mittelanforderung oder die Rechnung den geltenden Bestimmungen kann diese von der Finanzbuchhaltung (Debitoren) gebucht und anschließend nachträglich im X-Flow-System gescannt werden. Seite 11 von 16

2.9. Rechnungen Eine Rechnung nach 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes muss folgende Angaben enthalten: den vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers den vollständigen Namen und Anschrift des Leistungsempfängers die erteilte inländische Steuernummer und bei Ausländern die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer das Ausstellungsraum = Rechnungsdatum = Lieferdatum = Leistungsdatum evtl. ist das Lieferdatum abweichend evtl. ist das Leistungsdatum abweichend den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung, sofern dieser vom Rechnungsdatum abweicht fortlaufende Rechnungsnummer (siehe Dienstanweisung Forderungsmanagment vom 25.03.2013) die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder die der sonstigen Leistung das Entgelt für die Lieferung und / oder sonstigen Leistung Netto zuzüglich der Umsatzsteuer von. % Brutto den anzuwendenden Steuersatz hier in Deutschland 7% / 19% die einzelne Steuerbefreiungsvorschrift, falls ein steuerfreier Vorgang vorliegt z. B. Eingang einer Auslandsrechnung die Rechnung darf keine ausländische Umsatzsteuer = Tax enthalten Für eigene Rechnungen finden Sie Rechnungsvordrucke unter: http://www.uni-bielefeld.de/universitaet/ueberblick/organisation/verwaltung/dez_f/vordrucke/ 2.10. Rechnungskorrekturen Wird eine Korrektur der Rechnung (nach 14 UStG) vorgenommen, so muss ab dem 01.01.2014 zwingend das Wort Rechnungskorrektur verwendet werden und nicht mehr das Wort Gutschrift. Außerdem muss der zu korrigierende Betrag durch ein Minuszeichen gekennzeichnet sein. Seite 12 von 16

3. Unterschriftsbefugnisse 3.1. Allgemeines Die sachliche und rechnerische Richtigkeit muss grundsätzlich für jede Rechnungsunterlage bestätigt werden. Dies bedeutet, dass die entgegen zu nehmenden oder auch die zu leistenden Zahlungen vom Inhalt her sachlich und rechnerisch konform mit dem betreffenden Vertrag bzw. den Rechtsvorschriften sind. 3.2. Genehmigungsprozess SRM Mit dem Tool SRM werden sämtliche Beschaffungsvorgänge der Universität Bielefeld abgewickelt. Um den Bestellungs- und Genehmigungsprozess damit abwickeln zu können, muss im Vorfeld ein Anforderer und mindestens ein Genehmiger festgelegt werden. Die Rollen erhält man über die Zustimmung des Fakultäts- bzw. Abteilungsleiter und die anschließende Beantragung beim Service-Desk. Die Universität hat sich für alle Einrichtungen und Fakultäten für einen Genehmigungsworkflow nach Kontierungselementen entschieden (siehe auch Rundschreiben des Dezernat F vom 12.01.2011 zu Optimierung der workflowgesteuerten Prozesse von Beschaffung und Rechnungsbearbeitung ). 3.3. Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Sofern Buchungsunterlagen (Rechnungsbelege) eingescannt werden und die sachliche und rechnerische Richtigkeit nicht auf dem Papierbeleg bescheinigt wurden, gelten die folgenden Regelungen: Buchungsvorgänge mit Bestellbezug Bei den Buchungsvorgängen mit Bestellbezug wird die sachliche Richtigkeit bereits mit dem Genehmigungsprozess bei der Bestellung erteilt. (siehe Dienstanweisung der Zentralen Beschaffungsabteilung). Die rechnerische Richtigkeit wird durch das bestätigen mit OK in der Buchungsmaske des X-Flow erteilt. Buchungsvorgänge ohne Bestellbezug Bei den Buchungsvorgängen ohne Bestellbezug aufgrund der Ausnahmeliste (siehe Punkt 2.4 oder www.uni-bielefeld.de/sap/vorfaelle_ohne_srm) werden die Buchungsbelege in der Finanzbuchhaltung eingescannt (X-Flow) und an die zuständigen Fakultäten und Einrichtungen versendet. Durch das Bestätigen mit OK in der Buchungsmaske des X- Flow wird die sachliche und rechnerische Richtigkeit bescheinigt. Seite 13 von 16

Das X-Flow-Nutzerprofil ist über die Fakultätsleitung zu beantragen, welche die Berechtigung prüft. Sollten Personen einen X-Flow-Zugang bekommen, die nicht sachlich Richtig zeichnen dürfen, so müssen diese in einer Nebendokumentation die sachliche Richtigzeichnung des Verantwortlichen nachhalten. 3.4. Inhalt der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit Der Feststeller der sachlichen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung die Verantwortung dafür, dass die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war die für die Zahlung maßgebenden Angaben richtig sind nach den gelten Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren worden ist die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist Abschlagsauszahlungen und Vorauszahlungen vollständig und richtig berücksichtig worden sind 3.5. Inhalt der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit Der Feststeller der rechnerischen Richtigkeit übernimmt mit der Unterzeichnung die Verantwortung dafür, dass der für die Zahlung anzunehmende oder auszuzahlende Betrag richtig ist das alle Berechnungen richtig sind und mit den Berechnungsunterlagen (z.b. Bestimmungen, Verträge, Tarife etc.) übereinstimmen 3.6. Befugnis zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit Zur Feststellung der sachlichen Richtigkeit sind befugt der Rektor der Dienststelle (Präsident / Präsidentin) der Kanzler der Dienststelle (Vizepräsident/ Vizepräsidentin) andere Bedienstete, denen diese Befugnis für ihren Verantwortungsbereich schriftlich übertragen worden ist. Mit der Feststellung der sachlichen Richtigkeit darf nur beauftragt werden, wer dazu befähigt ist. Befähigt ist, wer alle Sachverhalte, deren Richtigkeit zu bescheinigen ist, zu überblicken und zu beurteilen vermag. Seite 14 von 16

3.7. Befugnis zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit Zur Feststellung der rechnerischen Richtigkeit sind befugt Beamte, die mindestens dem mittleren Dienst angehören Tarifbeschäftigte, die mindestens der Vergütungsgruppe E 3 angehören andere Bedienstete, denen diese Befugnis für ihren Verantwortungsbereich schriftlich übertragen worden ist. 3.8. Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit Die Bescheinigungen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit erfolgt über den Genehmigungsworkflow durch die entsprechenden Freigaben, bei papierhaften Belegen durch Unterschrift auf dem Beleg. Bedienstete dürfen Feststellungsbescheinigungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person betreffen, nicht abgeben. Das Vier-Augen-Prinzip muss eingehalten werden und ist in der Form von den Unterschriftsbeteiligten und / oder durch den X-Flow-Workflow sicherzustellen. 4. Leitung und Mitarbeiter der Finanzbuchabteilung Soweit die gesetzlichen Vorschriften und diese Dienstanweisung nichts anderes bestimmen, trifft die Leitung, gegebenenfalls die Vertretung, der Abteilung Finanzbuchhaltung (nachfolgende Bezeichnung: Leitung) die im Interesse einer ordnungsgemäßen Führung der Finanzbuchhaltung erforderlichen Anordnungen zur Durchführung der Maßnahmen, die eine höchstmögliche Sicherheit der Zahlungsabwicklung und Liquiditätssicherung gewährleisten. Die Leitung der Finanzbuchhaltung und der Dezernent des Dezernat Finanzmanagement sind für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verantwortlich. Sobald die Leitung die ordnungsgemäße Führung derselben gefährdet sieht, informiert dieser den Leiter des Dezernats für Finanzmanagement bzw. den Kanzler (Abs. 2 der VV zu 9 HWFVO bleibt hiervon unberührt). Seite 15 von 16

5. In-Kraft-Treten Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Alle Dienstanweisungen zum kameralen Buchungs- und Kassenwesen treten damit außer Kraft. Bielefeld, 2014 Universität Bielefeld Rektorat / Der Kanzler (Simm) Seite 16 von 16