Das Excel * -Tool zur Planung von regionalen Prozessen & Projekten. kommunare Institut für die Nachhaltige Regional- & Organisationsentwicklung Dorle & Stefan Gothe GbR Sebastianstr. 24 53115 Bonn Tel.: 0228/9212352 Fax: 0228/9212375 email: stefan.gothe@kommunare.de web: www.kommunare.de Vorraussetzungen... 2 Der erste Start... 2 Neues Projekt einfügen... 3 Arbeitspakete/Aufgaben... 4 Spaltenbelegung... 4 Min/Max berechnen... 4 Zeitaufwand berechnen... 4 Summe berechnen... 5 Nettoarbeitstage berechnen... 5 Gremien & Termine... 5 Balkendarstellung... 6 Drucken... 6 Darstellungsoptionen... 7 Zu beachten... 7 Feiertage... 8 Anmerkungen... 8 Microsoft Common Controls-2... 8 Fehlermeldung beim Beenden... 8 Startprobleme... 8 * Excel ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation. Alle anderen Firmen- und Produktnamen können Warenzeichen der jeweiligen Firmen sein, mit denen sie in Verbindung gebracht werden.
Vorraussetzungen Sicherheitsstufe für Makroausführung auf Mittel stellen Analyse-Funktionen installieren»»extras > Add-Inns-Manager»»Analysefunktionen - VBA anklicken Evtl. Service Packs für Office installieren Es werden die Microsoft Windows Common Controls-2 Version 6.0 benötigt, die sich auf dem Installationsmedium befinden. Informationen zu Installation finden Sie unter Anmerkungen Der erste Start Nach dem Öffnen der Arbeitsmappe werden Sie in der Regel gefragt ob die Makros der Arbeitsmappe aktiviert werden sollen, wählen Sie in diesem Fall Makros aktivieren. Diese Abfrage ermöglicht es Ihnen die Ausführung von Makros zu verhindern, daher ist es empfehlenswert diese Abfrage nicht abzuschalten. Bei Office Versionen ab Office XP (Version > 9.0) ist die Sicherheitsstufe für die Makroausführung standardmäßig auf Hoch gesetzt. Wenn Sie keine Aufforderung zur Aktivierung der Makros beim Öffnen angezeigt bekommen und Funktionen des Regio- Planers wie die Symbolleiste und das Update der Prozessübersicht nicht zur Verfügung stehen überprüfen Sie die Einstellung unter dem Menüpunkt: Extras > Makro > Sicherheit und stellen Sie die Sicherheitsstufe auf Mittel ein. Hier wählen Wenn Sie zum ersten Mal den Regio-Planer öffnen befinden sich drei Arbeitsblätter in der Mappe. Das Blatt Feiertage enthält Datum und Namen aller berücksichtigten Feiertage, diese werden in der Tagesansicht entsprechend markiert. Prozessübersicht gibt einen Überblick über alle laufenden Projekte. Sie werden beim Wechsel auf dieses Blatt gefragt, ob Sie die Ansicht Aktualisieren möchten. Dabei werden alle Projektblätter indieziert und die Übersicht initiiert. Eine Aktualisierung ist notwendig, wenn Sie Blätter in der Regio-Planer Mappe verschoben, gelöscht oder dazu hinzugefügt haben. Die Vorlage dient als Vorlage für neue Projekte. 2
Neues Projekt einfügen mit Rechts klicken danach hier wählen Legen Sie dazu eine Kopie vom Blatt Vorlage an. Mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsblatt Vorlage klicken Verschieben/Kopieren wählen Kopie erstellen aktivieren und Vor Vorlage einfügen wählen. Anschließend mit der rechten Maustaste auf das neue Arbeitsblatt klicken, Umbenennen wählen und den Projekttitel eintragen. Den Namen des Projektes in die Zelle A1 eintragen. Der Name und die Farbe der Zelle A1 werden für die Darstellung in der Prozessübersicht übernommen. In die Zelle B2 den Verantwortlichen bzw. Leiter des Projektes eintragen. Dieser wird ebenfalls automatisch in die Prozessübersicht übernommen. Es ist gewünscht das Sie sich eine Vorlage nach ihren Wünschen gestalten. Gehen Sie dabei wie folgt vor: Erstellen Sie eine Kopie des Blattes Vorlage oder eines aktuellen Projektes und passen diese an Ihre Wünsche an fertig. Wichtig ist nur, daß es sich bei der neuen Vorlage um eine ursprüngliche Regio-Planer Vorlage handelt. Kontrollieren kann man dies indem man zwischen den Blättern der Arbeitsmappe wechselt. Die Regio-Planer Symbolleiste wird ausgeblendet sobald man sich auf einem Blatt befindet, daß nicht als Projekt Blatt erkannt wird. aktivieren Regio-Planer Symbolleiste (Ausschnitt) Vorgang bestätigen 3
Arbeitspakete/Aufgaben Für jedes neue Arbeitspaket legen Sie eine neue Zeile in dem betreffenden Projekt-Blatt an. Um eine neue Zeile für Arbeitspakete bzw. Aufgaben einzufügen, wählen Sie die Zeile in die das neue Arbeitspaket bzw. die Aufgabe eingefügt werden soll aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die der Zeile voranstehenden Nummer, im Beispiel ist dies die sechs, und wählen aus dem Menu Zellen einfügen aus. Neben diese Möglichkeit gibt es noch eine Vielzahl anderer Wege eine neue Zeilen einzufügen. Am Komfortabelsten geht dies über die Tastatur. Wählen Sie den Bereich, ab dem Sie neue Zeilen einfügen möchten, aus. Halten Sie nun die STRG Taste und drücken die + Taste für jede neue Zeile die Sie einfügen möchten. Mit STRG und entfernen Sie ganze Zeilen. Hier wählen Spaltenbelegung Spalte A Spalte B Spalte C Spalte D Namen der Arbeitspakete und Aufgaben Anfangsdatum Enddatum Meilensteine mit einem M markieren (siehe auch Balkendarstellung) Spalte F Wer? Dies ist der Ansprechpartner, Leiter o. ä. Spalte G Zeitaufwand für die Aufgaben! Min/Max berechnen Die Zelle der Arbeitspakete anklicken. Anschließend in der Symbolleiste das Icon [F]MIN/MAX anklicken. Dadurch kann der Anfang und das Ende des Arbeitspakets durch Angabe der letzten Zeile des Arbeitspakets berechnet werden. Werden anschließend neue Aufgaben eingefügt oder das Datum von Aufgaben verändert, so werden das Anfang und Ende des Arbeitspaketes automatisch berechnet. Werden neue Aufgaben am Ende des Arbeitspakete/Aufgaben-Bereich eingefügt, muss das Arbeitspaket oberhalb neu berechnet werden (s.o.) MIN/MAX Zeitaufwand berechnen In der Spalte E kann die Summe der Arbeitspakete berechnet werden. Dazu benutzen Sie bitte die Autosummen-Funktion von Excel. Wählen Sie die Zelle aus in der die Summe angezeigt werden soll, klicken Sie Auf das Symbol (Einfügen der Summenfunktion, zu finden auf der Standardsymbolleiste) und wählen anschließend den Bereich, der summiert werden soll, aus. Autosumme 4
Summe berechnen In den Spalten G und H in der Zelle unterhalb der letzen Aufgaben werden die Summen der Aufgaben bzw. der Arbeitspakete berechnet. Beide Summen müssen identisch sein. Ansonsten müssen die Summen der Arbeitspakete neu berechnet werden. Auch hierfür benutzen Sie bitte die Autosummen Funktion (siehe Zeitaufwand berechnen). Die Summe in Spalte G wird in die Prozessübersicht übernommen. Nettoarbeitstage berechnen NETTO In der Spalte I können Nettoarbeitstage berechnet werden. Dazu die Zelle (in der Spalte I) anklicken und anschließend das Icon Netto in der Symbolleiste drücken. Wenn das Feld nach dem Einfügen der Funktion nur #NAME anzeigt müssen Sie durch Anwählen des Arbeitsblattes Feiertage den Bereich Feiertage neu erfassen lassen. Dies ist notwendig, wenn Sie neue Feiertage in das Arbeitsblatt Feiertage eingefügt haben. Sie können auch weitere Feiertage hinzufügen. Dabei können auch Zeilen ausgelassen werden. Wenn nun immer noch #NAME in den Zellen angezeigt wird überprüfen Sie ob die Analysefunktionen für VBA, zu finden im Excel Menu Extras Addins, installiert sind. Siehe auch Vorraussetzungen am Anfang des Dokumentes. Termine hinzufügen Gremien & Termine Um einen neuen Termin oder ein neues Gremium anzulegen gehen Sie zunächst genau so vor, wie auch bei den Arbeitspaketen und Aufgaben wobei die Termine unterhalb der Zelle Gremien und Termine engefügt werden müssen. Die Terminverwaltung finden Sie in der Symbolleiste. In der Terminverwaltung das Gremium oder den Termin auswählen, dann das Datum eingeben oder mit dem Kalender auswählen. Anschließend mit * den Termin hinzufügen. Zum Entfernen eines Termindatums erst den Namen, dann das Datum selektieren und auf Löschen klicken. Um einen neuen Termin zwischen zwei bereits bestehende einzufügen, legen Sie ihn neu an und ändern im Termineditor die Reihenfolge entsprechend. Reihenfolge Die Reihenfolge der Gremien und Termine kann nur über die Terminverwaltung geändert werden. Dazu das Gremium bzw. den Termin markieren und dann mit den Pfeiltasten nach oben oder unten verschieben. Ebenso dürfen die Gremien und die Termine nur über die Terminverwaltung gelöscht werden. Dort Gremium, Termin oder Datum markieren und durch Drücken des Papierkorbsymbols löschen.! 5
Balkendarstellung Die Balkendarstellung wird durch Drücken der Symbolleiste Aktualisierung: Monate, Wochen oder nach Tagen aktualisiert. Die Farbe der Zellen von Arbeitspakete und Aufgaben wird als Farbe für die Balken übernommen. In die Zelle C2 wird das Startdatum der Balkendarstellung eingetragen. In der Spalte D können Arbeitspakete und Aufgaben als Meilensteine gekennzeichnet werden. Dazu in der Spalte D ein M eintragen. Dieses M wird in die Balkendarstellung übernommen. Darstellung Prozessübersicht In der Prozessübersicht werden die einzelnen Projekte mit Anfang, Ende, Summe des Zeitaufwandes. Meilensteine dargestellt. Handelt es sich um ein Leitprojekt so kann dieses durch ein LP in der Projekt-Arbeitsmappe in der Zelle C1 markiert werden. Die Farbe der Zelle A1 wird als Farbe für die Darstellung des Projektes in die Prozessübersicht übernommen. Ebenso wird der Projektverantwortliche/Leiter aus den Projekten in die Prozessübersicht übernommen. Außerdem können in der Prozessübersicht Prozessaufgaben eingegeben werden. Die Eingabe funktioniert wie die Eingabe von Arbeitspaketen und Aufgaben der Projektebene (siehe Arbeitspakete/ Aufgaben) Drucken Um den Druckbereich festzulegen, um z. B. nur die ersten 14 Monate auszudrucken, nutzen Sie die Excel interne Funktion des Druckbereiches. Markieren Sie die Auswahl über die Spalten A bis zur gewünschten Spalte und legen Sie über das Menu Datei Druckbereich den Druckbereich fest. Kontrollieren Sie nun die Druckvorschau über das Menu Datei Seitenansicht. Sie können über den Button Layout die Seite einrichten und auch die Skalierung für die Ausgabe einstellen. Wenn Sie Ihre Einstellungen bestätigen, sehen Sie direkt auf wie viele Seiten sich der Ausdruck erstrecken wird. Ausdruck A4 Querformat: In der Monatsansicht Jahresweise ausdrucken In der Wochenansicht Quartalsweise ausdrucken > Mit dem Startdatum die Balkendarstellung festlegen. 6
Darstellungsoptionen In der Darstellungsoptionen können die Spaltenbreiten für die Darstellung in der Monats-, Wochen oder Tagesansicht festgelegt werden. Ebenso kann gewählt werden, ob ein Gitter in der Balkendarstellung generiert werden soll, es stehen zwei Designs zu Auswahl, Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben, die außerhalb der Balkendarstellung liegen, ausgeblendet werden sollen, Projektdetails (Arbeitspakete und Aufgaben) in der Prozessübersicht angezeigt werden sollen, die Termine und Gremien der einzelnen Projekte in die Übersicht übernommen werden sollen, in der Tagesansicht der heutige Tag hervorgehoben wird, die Woche Sonntags oder Montags beginnt. Zu beachten Manuelle Änderungen an den Inhalten oder dem Layout ab der Spalte N (Bereich der Balkendarstellung), werden verworfen sobald die Ansicht über die Symbolleiste (Monate, Wochen, Tage) aktualisiert wird. Die Namen in Spalte A können frei gewählt werden. Eine Ausnahme stellt die Zeile Gremien & Termine, der Regio-Planer orientiert sich daran und akzeptiert Termine bzw. Gremien nur, wenn Sie unterhalb dieser Zeile eingetragen werden. Farben im Dokument können frei gewählt werden. In Zelle B2 wird das Startdatum zur Darstellung der Balken und Termine eingetragen. Wenn Sie mit den Mauszeiger ca. 2 Sekunden über einer Schaltfläche der Regio-Planer Symbolleiste verharren wird Ihnen die Kurzbeschreibung der Schaltfläche angezeigt. Wenn in einer Zelle unterhalb des Bereiches Arbeitspaket/Aufgabe in der Spalte A nichts eingetragen wird, werden für die danach folgenden Arbeitspakete bzw. Aufgaben keine Balken dargestellt.! 7
Feiertage Mit dem Tool FeiertageBRD können die Feiertage entsprechen dem Bundesland und für einen Zeitraum zwischen 1 und 4 Jahren ausgewählt werden. 1. Schritt: Startjahr eingeben 2. Schritt: Bundesland auswählen 3. Schritt: Zeitrahmen zum Kopieren in den Regio-Planer auswählen 4. Schritt: Auswahl kopieren (STRG + C) 5. Schritt: Im Regio-Planer die Feiertage löschen und in der Zelle A2 mit der rechten Maustaste -> Inhalte einfügen (nur Werte anklicken) Anmerkungen Microsoft Common Controls-2 Die Dateien die notwendig zur Installation der Common Controls-2 sind finden Sie auf Ihrem Installationsmedium im Ordner resources/ mscomct2. Es befinden sich zwei Dateien in diesem Ordner, MSCOMCT2.INF und MSCOMCT2.DLL. Klicken Sie mit Rechts auf die Datei MSCOMCT2.INF und wählen Sie installieren aus dem Menu. Die Datei MSCOMCT2.DLL wird in Ihre Windows Installation kopiert und ist spätestens nach einem Neustart von Excel auch für den Regio-Planer verfügbar. Fehlermeldung beim Beenden Dann hier wählen Rechtsklick Falls Windows nach Beenden von Excel eine Fehlermeldungen produziert, gehen keine Daten verloren. Es wird empfohlen die Fehlerberichterstattung auszuschalten. Falls dies noch nicht geschehen ist rufen Sie hierzu im Startmenu die Systemsteuerung auf. Zu den Systemeigenschaften kommt man über einen Doppelklick auf das System Icon. Dort wählen Sie den Reiter Erweitert und drücken die Schaltfläche Fehlerberichterstattung. Im nun folgenden Fenster wählen sie Fehlerberichterstattung deaktivieren und bestätigen Ihre Einstellung durch Betätigen von OK. Sie können die Systemeigenschaften nun schließen. Startprobleme Sollte es bei der Ausführung auf einem Computersystem zu Problemen mit dem Regio-Planer kommen, starten Sie bitte die Systemanalyse und schicken den Bericht an unseren Entwickler Goddart Gothe. Die aktuelle Email findet sich im Bericht. Zur Erstellung des Berichtes müssen die Makros der Arbeitsmappe aktiviert sein. Öffnen Sie den Regio-Planer und drücken Sie ALT+F8, wählen Sie nun das Makro: RegioPlanerAbhängigkeiten und dann die Schaltfläche Ausführen. hier wählen 8