Infoniqa IT Solutions Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Umfeld von SAP
Übersicht Ausgangssituation & Aufgabenstellung Ziele und Anforderungen automatisierter Rechnungsverarbeitung BP Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow
Ausgangssituation und Aufgabenstellung Typischer grober Ist-Prozess einer Belegverarbeitung Niederlassungen Posteingang (Niederlassung) mittleres Einsparungspotential Zentrale Posteingang (Zentrale) Belegvorbereitung (sortieren, zuordnen) hohes Einsparungspotential Belegvorbereitung (sortieren, ggf. vorerfassen) Rechnungsprüfung (Kst/Kto, abzeichnen) Hauspost (öffnen, sortieren) Rechnungsprüfung (Kst/Kto, abzeichnen) Genehmigung (Leiter FA, abzeichnen) Genehmigung (NL- Leiter, abzeichnen) Sachbearbeitung Kreditorenbuchhaltung (man. Erfassung, Buchung, Erstellung Zahlungsvorschlag) Versand (Rechnung, Laufzettel) Leiter Kreditorenbuchhaltung (Prüfung Einzelfälle, Stichproben, Zahllauf erstellen) Fehlerbehandlung (Korrekturen) Archiv / Scannen (Ablage, ggf. sortiert) Abschluss (Zahllauf, Hausbank)
Ziele und Anforderungen autom. Rechnungsverarbeitung Hoher Automatisierungsgrad Reduzierung manueller Tätigkeiten Verkürzung der Rechnungsdurchlaufzeiten Fehlerreduzierung durch automatische Validierung mit Stamm- und Bestelldaten Schnellere Verfügbarkeit und Auskunftsfähigkeit Dezentralität / Mandantenfähigkeit Einbindung dezentraler Standorte und Unternehmen Führen von Unternehmen als logische Einheit Kosteneinsparung durch zentrale Verarbeitung Geringvolumige Rechnungseingänge werden wirtschaftlich Verbesserte Transparenz und Qualität Erzeugung der bestmöglichen Bildqualität beim Scannen Überblick über den Verarbeitungsstatus Frühzeitige Identifizierung von Fehlern Auswertung und Reporting eingehender Rechnungen Höhere Daten- und Prozessqualität Infinqa IT Solutions GmbH, Berlin Stralauer Allee 2 10245 Berlin Tel.:+49(0) 30 2900 8639 Fax.:+49(0) 30 2900 8695
Szenarienlandschaft OCR Belegvorer- fassung Genehmigungen Automatisch FI/MM Rechnungsanlage
Komponentenübersicht Scanning OCR Engine SAP Business Workflow Belegvorerfassung SAP FI / MM
Integriert in SAP ERP sowohl klassisch mit SAP GUI als auch über Portal und WebDynpro Datenaustausch mit OCR und Archivsystemen über Standard-Verfahren und Schnittstellen SAP Business Workflow gesteuert: kein Beleg geht verloren
State of the Art Benutzeroberfläche mit WebDynpro für ABAP Integriert in klassischem SAP Business Workflow und Portal E-Mail-Benachrichtigung mit direktem Absprung auf Rechnungserfassung Unterstützung von Single-SignOn
Standard SAP Business Workflow zum automatischen Verteilen von Aufgaben im Unternehmen Automatische Verteilung an Personengruppen, automatische Terminüberwachung, Weiterleitung, etc. Genehmigungen im Browser: kein SAP GUI Aufruf erforderlich
Archivintegration via ArchiveLink Beleg aus dem Archiv ist direkt im Webbrowser aufrufbar
Archivintegration Verknüpfung Archivbeleg und gescannte Rechnungsdaten mit gebuchtem FI-Beleg
Ablauf 1 Fehlerbehandlung Anpassen von ungültigen Daten aus dem Scannprozess (optional) 2 Rechnungsprüfung Erfassen von Positionen / Kontierung / Prüfung durch Anforderer 3 4 Genehmigung Weitere Prüfungen / Genehmigung (optional) Automatische Buchung Automatische Buchung im Hintergrund als FI-Beleg
Fehlerbehebung
Rechnungsprüfung
Benachrichtigung via E-Mail
Genehmigung
Komfortfunktionen Kommentar anfordern: Rechnung an Dritte schicken mit der Bitte um einen Kommentar zum Sachverhalt / Vorgang
Komfortfunktionen Weiterleiten einer Rechnung an einen Dritten zur Bearbeitung / Genehmigung
Komfortfunktionen Erfassen von zusätzlichen Notizen bei jedem Arbeitsschritt
Komfortfunktionen Erfassen von Dateianlagen in jedem Bearbeitungsschritt
Rechnungsprüfung im Detail 1 Kontierung von Positionen auf Aufträge, Kostenstellen und Verkaufsbelege 2 3 4 Erfassungsassistent für Kontierung Vorerfassung von Anlagendaten für die automatische Erzeugung von FI-Anlagen Zusatzprüfungen pro Sachkonto wie Positionstext und besondere Formulare
Rechnungsprüfung im Detail (Erfassungsassistent)
Rechnungsprüfung im Detail (Vorerfassung von Anlagen)
Rechnungsprüfung im Detail (zusätzliche Formulare)
Beispiel für Systemlandschaft Getrennte Netzwerke für Archiv und Benutzer Archiv OCR - System ERP OCR - System OCR - System
Vielen Dank für Ihr Interesse! Infoniqa IT Solutions GmbH Berlin Stralauer Allee 2 D-10245 Berlin Tel. +49 30 / 2900 8639 Fax +49 30 / 2900 8695 Email Web info-berlin@infoniqa.com http://www.infoniqa.com/business/