E-Mail-Management Ein Muss für mehr Effizienz und Rechtssicherheit Daniel Mikeleit, ELO Digital Office GmbH Leiter CC Information Systems
Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?* @ GDPdU + GOBS = GOBD @ HGB @ AO @ EHUG @ Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 2
E-Mail-Archivierung Die technische Grundlage für E-Mail-Management Clientseitig (Mailbox) Serverseitig (Mailbox) Journaling Lokale Mailboxkopie Mailboxen Gateway ELO Archiv Mailserver 3
Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?* @ GDPdU + GoBS = GoBD @ HGB @ AO @ EHUG @ Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. @ BDSG @ TKG LLL *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 4
Empfehlungen für die Organisation Zusammenfassung abgeleitet aus den rechtlichen Rahmenbedingungen @ Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Clientarchivierung @ Untersagung des Versendens privater E-Mails @ Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung eingehender privater E-Mails @ Einbeziehung Betriebsrat @ Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante E-Mails >= 10 Jahre @ Löschfristen personenbezogener Daten, z.b. Bewerbungen <= 6 Monate @ Archivierungsformat für E-Mails: EML @ Anhänge immer im Originalformat aufbewahren @ (Halb-)automatisierte, vorgangsbezogene Ablagestruktur im Archiv 6
Zentrales E-Mail-Management Blick auf die Realität: Folgerung Mit der steigenden Menge an geschäftlich relevanten E-Mails steigen auch die Anforderungen an die Organisation, Informationssysteme und Benutzer! 2014 D.Mikeleit 7
ELO-Standardlösungen Für geschäftlich relevante E-Mailsysteme @ Basisintegration in ELO @ ELO Java Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung) @ ELO Windows Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung) @ ELO Automation Services (IMAP/POP3 über Java Mail API) @ Plattformspezifische ELO-Produkte @ ELOxc for Microsoft EWS @ ELO Client for Microsoft Outlook @ ELO SAND Server Archiving for IBM Notes/Domino @ ELO Client for IBM Notes @ ELO-Middleware: Business Logic Provider 8
ELOxc for Microsoft EWS und Office 365 ELO-Power für Ihr E-Mail-System Office 365 Mailboxen ELOxc Client for Microsoft Outlook Online Exchange Server lokal Exchange Journalserver ELOxc EWS & ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssysteme z.b. ERP, CRM, PPS, etc. Geschäftsprozess ELO Workflow 9
ELOxc for Microsoft EWS Funktionale Highlights im Überblick @ Konfiguration über Weboberfläche @ Für Exchange on-premise, online (Office 365) und hybride Umgebungen @ Aktionsbäume statt Profile mehr Flexibilität @ Erweiterte Attachmentbehandlung @ Archivierungsformat EML @ Verwendung (fast) aller Exchange-Attribute (PidTags) @ Aktionen innerhalb der Postfächer auch ohne Archivierung @ Unterstützung von Shared Mailboxes @ Sehr gute Skalierung durch mehrere Instanzen @ Beliebige Verarbeitungszustände @ Reguläre Ausdrücke für Vergleiche und Ersetzungen @ Flexibler Pfadaufbau @ Neue Zeitsteuerung @ Viele nützliche Vorlagen (Templates) für Aktionsbäume 10
E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Geschäftsprozess ELO Workflow ELO Archiv ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssystem z.b. ERP 11
E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Live-Demo Automatische E-Mail-Verarbeitung mit ELOxc for Microsoft EWS 12
ELOxc for Microsoft EWS Live-Demo 13
ELOxc for Microsoft EWS Live-Demo 14
Neues Paket: ELO E-Mail-Management Bestandteile ELOxc for Microsoft EWS und alle weiteren benötigten ELO-Serverkomponenten ELOxc Client for Microsoft Outlook zur Anzeige und manuellen Ablage von Outlook-Objekten Lizenzierung 85,-- pro Benutzer (zzgl. 19% USt.) inklusive Verarbeitung von öffentlichen Ordnern, Journal und Shared Mailboxes Einfacher Umtausch bestehender Lizenzen von ELOxc MAPI 15
ELOxc for Microsoft EWS Nützliche Links ELO-Webseite: https://www.elo.com/wcm/de/produkte/erweiterungen/schnittstellen/eloxc-for-microsoft-ews https://www.elo.com/wcm/de/loesungen/e-mail-management https://pages.elo.com/e-mail-management/business-facts https://pages.elo.com/e-mail-management/technologie RegEx-Tool: http://www.txt2re.com/ Informationen zu PidTags: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee178172(v=exchg.80).aspx 16
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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