Treasury-Management-System: So gelingt die Einführung Uwe Burkart, Stephanie Pörzgen / 9. Structured Finance 5.11.2013
Agenda Die Rücker AG IST-Zustand bei Projektstart Projektziele Meilensteinplanung Umsetzung Baustellen Empfehlungen 2
Die Rücker AG ist einer der führenden Ingenieurgesellschaften und Entwicklungsdienstleister. Unsere Kunden sind internationale, renommierte Unternehmen aus dem gesamten Umfeld der Mobilitätsindustrie: Automobil und Luftfahrt, den Bereichen Bahntechnik, Schiff- und Anlagenbau sowie Umwelt- und Medizintechnik. 1970 gegründet Mittelständisch geprägter Konzern Seit 2000 börsennotiert Umsatz 2012: 189,3 Mio. Mitarbeiter 2012: ca. 2.600 weltweit Ca. 25 Gesellschaften
Die Rücker AG weltweit in 18 Ländern an 40 Standorten USA Polen Brasilien Rumänien China Russland Frankreich Schweden Großbritannien Schweiz Italien Slowakei Mexiko Spanien Niederlande Österreich Tschechische Republik Deutschland Aachen Bremen Düsseldorf Gifhorn Hamburg Ingolstadt Köln Landshut Laupheim Magdeburg München Osnabrück Oberpfaffenhofen Rostock Stuttgart Ulm Weingarten Wiesbaden Wörth
IST-Zustand bei Projektstart Heterogene Konzernstrukturen Stark dezentrale Geschäftsverantwortung Heterogene Unternehmensgrößen der Tochtergesellschaften Zerklüftete Banken- und Kontenlandschaft Viele Darlehensverträge, v.a. zwischen Konzerngesellschaften Keine konzerneinheitliche Software zur Verwaltung der Finanzen Viele Excel-basierte Insellösungen
Projektziele Zentralisierung des Cash-Managements Knopfdruckreporting Finanzen Integrierte Finanzvorschau aller Gesellschaften mit allen Währungen Einbindung in bestehendes Planungs- und Forecastsystem Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen auf allen Konzernebenen Verwaltung aller Darlehensverträge mit integrierter Zins- und Tilgungsberechnung Schnelle Erstellung der Anhangangaben Optional: Cashpooling Schnelle Umsetzung
Meilensteinplanung Start Q3 2012, Toolauswahl Installation November 2012 Schulung der Mitarbeiter November 2012 Schaffung von Transparenz November/Dezember 2012 Dtld. / Ausland Q1 2013 Kontenanbindung Automatisiertes Einlesen aller Kontoauszüge Automatisierte Abstimmung Erfassen und Einbindung aller Verträge mit finanziellen Verpflichtungen Q2 2013 Rollierende Finanzplanung unter Einbindung aller Gesellschaften Q3 2013
Umsetzung (Schaffung Transparenz) Die Anbindung aller Konten an das zentrale System gestaltet sich deutlich schwieriger als erwartet. Die Konten deutscher Banken sind relativ einfach zu integrieren, da die Kontodaten deutlich strukturierter übertragen werden. Die Übernahme der Auslandskonten ist sehr zeitraubend: Abschluss Vielzahl von Vereinbarungen Keine konkreten Ansprechpartner Daten werden in wechselnden Strukturen übertragen Der Prozess zwischen Ansprache der Bank vor Ort bis zur Übertragung der Daten ist extrem intransparent! Der Faktor Mensch: Warum?, Wofür?, Wir müssen hier ein Geschäft führen!.
Umsetzung (Schaffung Transparenz) Für die Kontobewegungen werden Regeln hinterlegt, die automatisch alle Umsätze vordefinierten Cashflow-Kategorien zuweisen und eine automatisierte Abstimmung vornehmen. Dadurch wird die Kontenabstimmung nahezu vollständig durch das System durchgeführt. Nach kurzer Zeit reduziert sich der manuelle Abstimmbedarf deutscher Konten deutlich. Erfordert jedoch strukturierte Zahlungsläufe Änderungsbedarf, Faktor Mensch Manche Auslandsbanken stellen nur komprimierte und saldierte Tagesumsätze dar andere Auslandsbanken geben keine Umsatzbeschreibung mit. wieder andere variieren die Schreibweise der Kontonummern bzw. kürzen die Kontonummern und übertragen nur einen Teil.. Variieren ihre Datenübermittlung scheinbar nach Zufallsprinzip.
Cashflow-Kategorien)
Cashflow Status...
Erfassung Verträge finanzielle Verbindlichkeiten Alle finanziellen Verbindlichkeiten sollen zentral über das Tool erfasst und verwaltet werden. Die Zins- und Tilgungsberechnung übernimmt das System. Durch die vollständige Erfassung aller Vertragsstammdaten werden sämtliche Zahlungsverpflichtungen automatisch periodengenau in den Forecast disponiert. Für Intercompany-Verträge erfolgt die spiegelbildliche Berechnung und Disposition. Ca. 250 Verträge für. Darlehen Mieten Leasing Wartung
Erfassung Finanzverbindlichkeiten
Erreichtes Zwischenziel Automatisierte Abstimmung für deutsche Konten Täglicher Finanzstatus Tägliche Cash-Flow-Rechnung für deutsche Gesellschaften Sensibilisierung Mitarbeiter Einstieg in die Optimierung der Banken- und Kontenstruktur
Offene Baustellen Abschluss Anbindung Auslandskonten Automatisierte Abstimmung Kontoumsätze Auslandskonten Automatisierte Zuweisung Auslandsumsätze zu den definierten Cashflow-Kategorien Aufbau systemgestützte kurz- und mittelfristige Planung Optimierung Reporting
Empfehlungen Klare Vorstandsvorgabe an Tochtergesellschaften Gemeinsames Kick-Off aller Beteiligten mit Teilnahme Vorstand/Geschäftsführung Reduzierung der Konten Fokussierung auf wenige Banken Mindestmaß an verfügbaren Ressourcen Gefragt ist hohe zeitliche Flexibilität Kleine Teilabschnitte und deren schnelle Umsetzung Ausreichendes Knowhow in den Tochtergesellschaften Nicht die Software löst das Problem!
Vielen Dank!