Vorwort Präsentationen werden im beruflichen Alltag immer wichtiger: Projekte, Berichte, Versammlun gen werden mit Folien oder Präsentationen vom Laptop unterstützt. Es erstaunt deshalb nicht, dass bei der reformierten kaufmännischen Grundausbildung PowerPoint-Kenntnisse bereits im Basiskurs vermittelt werden sollen. Bei Eintritt in den Betrieb soll der Lehrling also bereits das Wissen mitbringen, wie Folien und Präsentationen erstellt werden können. Dass dabei PowerPoint das Mittel zum Zweck ist, weiss jeder, der einmal mit PowerPoint gearbeitet hat. In diesem Lehrmittel soll das PowerPoint-Grundwissen vermittelt werden es wird also nicht jede letzte Möglichkeit beispielsweise im Audio-Bereich erklärt, sondern das, was im Alltag sinnvoll und notwendig ist. Dafür werden zumindest Anhaltspunkte für gute Präsentationen genannt, denn auch bei PowerPoint ist nicht alles gut, was möglich ist. PowerPoint ist nicht eine Einstiegs-Software. Wer PowerPoint nutzt, kennt sich in der Regel mit Word und Excel bereits aus. Office-Grundwissen wird deshalb eher summarisch behandelt. Microsoft Office PowerPoint 2007 führt Sie Schritt für Schritt in die Grundlagen zum Erstellen einer Präsentation ein. Sie sollen mit einem minimalen Zeitaufwand möglichst viel aus dem Programm PowerPoint herausholen. Die benötigten Informationen und Anleitungen möchten wir dabei in einer leicht verständlichen Sprache vermitteln, ohne viele technische Fachausdrücke. Wir haben bewusst darauf verzichtet, alle Möglichkeiten von PowerPoint aufzuzeigen, sondern haben eine Auswahl der wichtigsten Funktionen getroffen. Eine zusätzliche Reduktion auf das Wesentliche erfolgt dadurch, dass nicht immer alle Wege, die zum Ziel führen, aufgelistet werden. Microsoft Office PowerPoint 2007 hat eine völlig neue Struktur erhalten. Das Aussehen und die Funktionsweise weichen von den früheren Versionen ab. Eine der Neuerungen ist auf den ersten Blick zu sehen: die Multifunktionsleiste. Die Menüs und die Symbolleisten sind neu in diese Multifunktionsleiste integriert. Der beste Weg, etwas zu lernen, ist, es auszuprobieren! Dieses Buch soll Sie dabei unterstützen. Das Lehr- und Lernmittel eignet sich als Begleitbuch für Kurse, für den Unterricht in der Aus- und Weiterbildung und zum Selbststudium. Die praxisbezogenen, gut strukturierten Übungen ermöglichen ungeübten und erfahrenen Anwenderinnen und Anwendern, die weiterentwickelten Möglichkeiten von PowerPoint 2007 voll auszuschöpfen. Wenn Sie das ECDL-Modul 6 absolvieren wollen, decken diese Unterlagen den gesamten Umfang gemäss Syllabus 5 ab (ohne Approbation). Sie können auf dem Internet einen Leitfaden herunterladen, der Ihnen angibt, welcher Punkt des ECDL auf welcher Seite bearbeitet wird. Nun wünschen wir Ihnen viel Spass und Erfolg beim Durcharbeiten dieses Lehrmittels. Murten, Februar 2011 Brigitte Marthaler und Manfred Kaderli PowerPoint 2007 3
Inhaltsverzeichnis Absatzabstände 48 Absätze ausrichten 47 Absatzeinzüge 49 Alles markieren 41 An Folie ausrichten 81 Animationspfade 117 Animation für Platzhalter 114 Ansichten 15 Aufzählung 42, 58 Ausrichten 80 Ausrichten und verteilen 80 Ausrichtung von Absätzen 47 Ausschneiden 94 Auswahlbereich 41 AutoKorrektur-Optionen 19 Beenden 7 Benutzerdefinierte Animation 115 Bewegen in Präsentationen 33 Bilder komprimieren 74 Bildlaufleisten 33 Bildschirm 8 Bildschirmpräsentation 132 ClipArt einfügen 71 Dateieigenschaften 126 Design 102 Design zuweisen/anpassen 32 Designeffekte 104 Designfarben anpassen 103 Designschriftarten 104 Diagramme 92 Dokumentdesigns speichern 105 Drehen 73 Drucken 121 Effekt hinzufügen (Animation) 115 Einfügen Grafik/ClipArt 71 Einfügen-Optionen 94 Einzüge 49 Ersetzen 100 Farbenlehre 130 Farbwirkungen 131 Filme 141 Folie ausblenden 133 Folie löschen/sortieren/kopieren 36 37 Folien aus anderer Präsentation 96 Folienformat 138 Folienlayout anpassen 108 Folienlayout erstellen 109 Folienlayout zuweisen 38 Folienmaster 56, 106 Foliensortierungsansicht 37 Folienübergang 113 Format übertragen 89 Formen einfügen 78 Formen verbinden 82 Fotoalbum 140 Freihandzeichnungen 135 Führungslinie 85 Fusszeile 54, 125 Gliederungen 43 Grafik einfügen 70 Grafiken formatieren 75 Grösse ändern (Objekte) 72 Gruppieren 81 Handzettel in Word 123 Handzettelmaster anpassen 122 Hängender Einzug 49 Hilfe 17 Hyperlinks 143 Inhalte einfügen 95 Interaktion 142 Kontextmenü 10 Kopf- und Fusszeilen 54, 125 Kopieren 94 Kopieren von Folien 36 37 Korrekturen 30 Linker Einzug 49 Löschen von Folien 36 37 Markieren 40 Markieren mehrerer Objekte 80 Masterfolien 56, 106, 111, 122, 125 Mehrere Vorlagen in einer Präsentation 111 Minisymbolleiste 11 Multifunktionsleiste 9 Navigationsschaltflächen 142 Neue Präsentation 21 Normalansicht 16 Notizansicht während Präsentation 136 Notizen 124 Notizenmaster anpassen 125 Nummerierung 42, 58 Objekte bearbeiten 72 Öffnen einer Präsentation 26 Optionen 18 Organigramm 88 Pfeilspitzen 82 Platzhalter einfügen 107 4 PowerPoint 2007
Übungen Platzhalter markieren 40 Präsentation starten 134 Präsentationsgrundregeln 129 Rahmen von Tabellen 67 Rechtschreibprüfung 19, 31 Rückgängig 55 Schattierung in Tabellen 67 Schnellzugriff 12 Schwarze Folie beim Start 133 Seite einrichten 138 Seitenansicht 120 SmartArt-Grafiken 86 Sonderzeichen 99 Sortieren von Folien 36 37 Sound 141 Speichern einer Präsentation 22 Speichern eines Dokumentdesigns 105 Speichern in anderen Formaten 25 Speicheroptionen 20 Sprache bestimmen 98 Springen zu einer Folie (Präsentation) 135 Starten 6 Suche 100 Symbole einfügen 99 Symbolleiste für den Schnellzugriff 12 Tabellen 62 Tabellenformatvorlagen 66 Tabulatoren 50 Tastenkombinationen (Präsentation) 134 Text an Platzhalter anpassen 48 Text hinzufügen (Formen) 83 Texteingabe 28 Textfeld 84 THMX-Datei 105 Tipps zur Erstellung 128 132 Ton 141 Umschalten zwischen Präsentationen 25 Verbindungen 82 Verpacken für USB-Stick/CD 139 Verschieben (Folien) 73 Verschieben (Objekte) 93 Verteilen und Ausrichten 80 Vollbildansicht 61 Vorder-/Hintergrund 74 Vorführung 134 Vorlagen 102 Vorlage erstellen 106 Weitergabe an Word 123 01 Kurzvorstellung 34 02 Gemeindevorstellung 35 03 Folien sortieren 44 04 Schweiz Folienlayout und Aufzählungen 45 05 Schweiz Einzüge 52 06 Murten Einzüge 53 07 Software Folienmaster 60 08 Schweiz Tabellen 68 09 Vergleich Kontinente 69 10 Schweiz Bilder 76 11 Bilderreise durch die Schweiz 77 12 Formen 90 13 SmartArt 91 14 Schweiz Diagramme 97 15 Suchen und Ersetzen 101 16 Vorlage 112 17 Schweiz Animation 119 18 Leuchtstift 119 19 Schweiz Notizseiten 127 Wiederherstellen 55 Wiederholen 55 WordArt 83 Zeichen formatieren 46 Zeichnungsraster 85 Zeilenabstände 48 Zeitachse (Animation) 118 Zielgruppenorientierte Präsentation 137 Zoom 16 Zuletzt verwendete Dokumente öffnen 27 Zusammenstellung vorführen 138 Zuschneiden 73 PowerPoint 2007 5
PowerPoint starten PowerPoint kann auf verschiedene Arten gestartet werden. v Drücken Sie auf der Tastatur die -Taste. v Tippen Sie powerpoint ein. v Drücken Sie die Return-Taste. Beim Starten von PowerPoint öffnet sich automatisch eine neue leere Präsentation. oder v Klicken Sie in der Taskleiste auf die Schaltfläche. v Klicken Sie im geöffneten Startmenü auf den Befehl Microsoft Office PowerPoint 2007. E Doppelklicken Sie auf dem Desktop auf das Programmsymbol. E Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf das Symbol von Microsoft Office PowerPoint 2007. 6 PowerPoint 2007
PowerPoint beenden bzw. schliessen Powerpoint kann auf verschiedene Arten beendet werden. v Klicken Sie auf die Schaltfläche Schliessen. Diese Schaltfläche schliesst die aktuelle Präsentation auf dem Bildschirm. Nur wenn es sich um die letzte PowerPoint-Präsentation handelt, wird auch das Programm PowerPoint beendet. E Klicken Sie auf die Schaltfläche Office ganz oben links. Klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche PowerPoint beenden resp. auf den Befehl Schliessen. E Drücken Sie die Tastenkombination Alt + F4. Diese Tastenkombination schliesst das aktuelle Dokument auf dem Bildschirm. Nur wenn es sich um die letzte PowerPoint-Präsentation handelt, wird auch das Programm Microsoft Office PowerPoint beendet. E Wenn Sie Windows herunterfahren, wird PowerPoint automatisch beendet. E Drücken Sie die Tastenkombination Ctrl + W. Diese Tastenkombination schliesst die letzte Präsentation auf dem Bildschirm, ohne das Programm Microsoft Office PowerPoint zu beenden. Nicht gespeicherte Präsentationen PowerPoint macht Sie darauf aufmerksam, wenn Sie eine Präsentation nicht gespeichert haben. Das Dialogfenster Microsoft Office PowerPoint erscheint auf dem Bildschirm. Klicken Sie hier, um die Präsentation zu speichern. Klicken Sie hier, um zur Präsentation zurückzukehren. Klicken Sie hier, um die Präsentation nicht zu speichern. PowerPoint 2007 7
Der PowerPoint-Bildschirm Schaltfläche Office Symbolleiste für den Schnellzugriff Registerkarte der Multifunktionsleiste Präsentationsname Schaltflächen: Schliessen Maximieren Minimieren Registerkarte Gliederung Registerkarte Folien Notizenbereich Folienbereich Statusleiste Ansichten Zoom: Schnelles Vergrössern oder Verkleinern der Dokumentansicht E Eine der wichtigsten Neuerungen von Microsoft Office PowerPoint 2007 ist auf den ersten Blick zu sehen: Die Multifunktionsleiste. Die Menüs und Symbolleisten sind neu in diese Multifunktionsleiste integriert. Diese soll Ihnen helfen, die für eine Aufgabe notwendigen Befehle schnell zu finden. 8 PowerPoint 2007
Multifunktionsleiste Die Multifunktionsleiste enthält mehrere Registerkarten, auf denen die Schaltflächen in Gruppen zusammengefasst sind. Einige Registerkarten werden nur angezeigt, wenn die entsprechenden Funktionen überhaupt eingesetzt werden können. Die Registerkarte Folienmaster ist beispielsweise nur sichtbar, wenn der Folienmaster aktiviert ist. Registerkarte Schaltflächen, Auswahlfelder und Symbole Gruppen, hier die Gruppe Folien Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um das entsprechende Dialogfenster anzuzeigen. Je nach Bildschirmbreite passt sich die Multifunktionsleiste an, beachten Sie beispielsweise die unterschiedliche Darstellung in der Gruppe Zwischenablage, Folien oder Schriftart (Bild oben und unten). QuickInfos einblenden v Zeigen Sie mit der Maus auf eine Schaltfläche oder ein Symbol. Die QuickInfo mit einer kurzen Erklärung wird eingeblendet. Multifunktionsleiste minimieren/wiederherstellen v Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. v Klicken Sie auf den Befehl Multifunktionsleiste minimieren. oder v Doppelklicken Sie auf eine Registerkarte, um die Multifunktionsleiste zu minimieren bzw. um sie wiederherzustellen. PowerPoint 2007 9
Kontextmenü Mit der rechten Maustaste öffnen Sie ein Kontextmenü. Es handelt sich um ein Menü, das direkt neben dem Mauszeiger erscheint. Es zeigt unterschiedliche Befehle an, die sich auf das angeklickte Objekt beziehen. v Zeigen Sie mit der Maus auf ein Objekt: Text, Grafik, Statusleiste usw. v Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt. Ein kontextbezogenes (situationsbezogenes) Menü mit den wichtigsten Befehlen zur momentanen Arbeitssituation wird angezeigt. v Klicken Sie im geöffneten Kontextmenü mit der linken Maustaste auf den gewünschten Befehl. Kontextmenü auf einer Textbox Kontextmenü auf einer Folie Kontextmenü auf der Titelleiste Kontextmenü auf Foliennavigator Kontextmenü auf der Statusleiste 10 PowerPoint 2007
Minisymbolleiste Die Minisymbolleiste wird bei bestimmten Tätigkeiten automatisch eingeblendet. Sie stellt Ihnen die wichtigsten Werkzeuge und Befehle rasch zur Verfügung. Minisymbolleiste beim Markieren von Text v Markieren Sie die Textstelle. v Bewegen Sie die Maus nicht oder nur in Richtung Minisymbolleiste. Die Minisymbolleiste wird eingeblendet. v Klicken Sie in der Minisymbolleiste auf die gewünschte Schaltfläche. Minisymbolleiste beim Öffnen eines Kontextmenüs v Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Textstelle. Die Minisymbolleiste wird oberhalb vom Kontextmenü eingeblendet. v Klicken Sie in der Minisymbolleiste auf die gewünschte Schaltfläche. E Die Minisymbolleiste kann nicht angepasst werden. E Falls Sie die Minisymbolleiste bei Ihrer Arbeit behindert, können Sie diese über die Schaltfläche Office PowerPoint-Optionen Häufig verwendet mit dem Kontrollkästchen Minisymbolleiste für die Auswahl anzeigen ausschalten. PowerPoint 2007 11
Symbolleiste für den Schnellzugriff Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist eine anpassbare Symbolleiste, die eine Reihe von häufig benötigten Befehlen enthält wie z.b. Speichern, Rückgängig usw. Die angezeigten Befehle sind unabhängig von der gerade ausgewählten Registerkarte. Standardposition der Symbolleiste für den Schnellzugriff Standardmässig ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff über der Multifunktionsleiste platziert. Falls die Symbolleiste für den Schnellzugriff unter der Multifunktionsleiste angezeigt wird, können Sie diese wie folgt wieder an der Standardposition platzieren. v Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. v Klicken Sie auf den Befehl Über der Multifunktionsleiste anzeigen. Platzierung der Symbolleiste für den Schnellzugriff unterhalb der Multifunktionsleiste v Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. v Klicken Sie auf den Befehl Unter der Multifunktionsleiste anzeigen. 12 PowerPoint 2007
Schaltflächen hinzufügen oder entfernen v Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. v Klicken Sie auf einen nicht aktivierten Befehl. Die Schaltfläche des Befehls wird in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt. v Klicken Sie auf einen aktivierten Befehl. Die Schaltfläche des Befehls wird aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernt. v Aktivieren Sie die wichtigsten Befehle: Neu, Öffnen und Schnelldruck. Schaltflächen der Multifunktionsleiste hinzufügen v Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Multifunktionsleiste auf den gewünschten Befehl. v Klicken Sie auf den Befehl Zu Symbolleiste für Schnellzugriff hinzufügen. Die Schaltfläche des Befehls wird in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt. Schaltflächen aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen v Klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den gewünschten Befehl. v Klicken Sie auf den Befehl Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen. Die Schaltfläche des Befehls wird aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernt. PowerPoint 2007 13
Schaltflächen hinzufügen, anders sortieren oder entfernen v Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. v Klicken Sie auf Weitere Befehle. Das Dialogfenster PowerPoint-Optionen Register Anpassen wird geöffnet. Sie haben folgende Möglichkeiten: a b c Um der Symbolleiste einen bestimmten Befehl hinzuzufügen, können Sie zuerst die Kategorie a, dann im Listenfeld den Befehl b auswählen und anschliessend auf die Schaltfläche Hinzufügen c klicken. Es kann auch ein Trennzeichen hinzugefügt werden, um allenfalls Gruppen besser voneinander abtrennen zu können. Wählen Sie rechts einen Befehl aus, der gelöscht werden soll, und klicken Sie auf Entfernen. Mit diesen beiden Pfeilen können Sie die Position der einzelnen Schaltflächen steuern. Wählen Sie die gewünschte Schaltfläche und legen Sie die Position fest, indem Sie die Pfeile Nach oben (die Schaltfläche wird weiter nach links verschoben) oder Nach unten (die Schaltfläche wird weiter nach rechts verschoben) betätigen. 14 PowerPoint 2007