LageB LANDESARBEITSGEMEINSCHAFT EVANGELISCHER BILDUNGSWERKE IN WÜRTTEMBERG

Evangelische Erwachsenen- und Familienbildung in Württemberg LageB LANDESARBEITSGEMEINSCHAFT EVANGELISCHER BILDUNGSWERKE IN WÜRTTEMBERG Ecklenstraße 20 70184 Stuttgart fon 0711/480725 fax 0711/4807270 mail: k.mueller@eaew.de Sekretariat mail: p.schmidt@eaew.de Reisen bildet wirtschaftliche, steuerliche und rechtliche Aspekte Empfehlungen zum Reiserecht QVB ( Qualitätsentwicklung im Verbund der Evangelischen Bildungswerke ) Stand 2001/2004

Inhalt Reisen bildet Seite 3 Erforderliche Kenntnisse zur wirtschaftlichen, rechtlichen und steuerlichen Relevanz Seite 3 Unsere Empfehlung - werden Sie nicht zum Reiseveranstalter Seite 4 Tipps und Empfehlungen Seite 4 1. Tipps zur Vorbereitung Ihrer Gruppenreise Seite 5 2. Rechtliche Aspekte Seite 5 3. Steuerliche Aspekte Seite 6 5. Unsere generelle Empfehlung Seite 7 6. Prospektangaben - Ausschreibungen überprüfen Seite 7 7. Was verlangt die Informationspflichtverordnung? Seite 8 8. Checkliste Informationspflichten gem. 651 a Abs. 3 BGB Seite 9 Diese Handreichung ist für Mitgliedseinrichtungen der LageB über die Website der LageB: www.lageb.de closed area > Qualitätsentwicklung > Ressourcenmanagement auch als PDF-Datei erhältlich. 2

Reisen bildet Studienreisen, Bildungsfreizeiten, Kursangebote mit Übernachtung und Verpflegung im In- und Ausland, Bildungsfreizeiten, internationale Begegnungstagungen etc. gehören zum Angebot Evangelischer Erwachsenenbildung. Reisen ist heute nicht nur eine vielgefragte Freizeitunternehmung, vielmehr eine tief anthropologisch verwurzelte Sehnsucht nach Horizonterweiterung. Die Reiseangebote der Evangelischen Bildungswerke sprechen diese Sehnsucht nach Veränderung und Erweiterung an. Wer reist, tritt aus dem Alltag heraus. Die religiöse, christliche Grunderfahrung der Unterbrechung durch Gott ähnelt dem Wunsch des Menschen, seine Alltagswelt zu transzendieren. So findet sich in der Bibel von Abraham bis zu den Missionsreisen des Paulus viele Reisetraditionen. Die Reisen der Bildungswerke sind in der Regel in einen Bildungskontext eingebunden und verfolgen Bildungsziele. Dabei geht es weniger um Wissenserwerb, sondern auch um die Begegnung, um Erfahrungsarbeit, Seelsorge, biografisches Lernen im Kontakt und in der Wahrnehmung anderer (Kulturen). Zu den Angeboten gehören auch Urlaubsund Freizeitangebote für bestimmte Zielgruppen oder Maßnahmen zur Familienbildung. Erforderliche Kenntnisse zur wirtschaftlichen, rechtlichen und steuerlichen Relevanz Diese erfreuliche Vielgestaltigkeit von Reise- und Bildungsaktivitäten, die sich nicht allein in den Bildungswerken, sondern auch bei einer Vielzahl von Kirchengemeinden, gemeindlichen Gruppen und anderen kirchlichen Organisationen und Diensten, die zum größten Teil nur ganz wenige Reiseveranstaltungen mit engem Bezug zu ihren sonstigen Aufgaben anbieten, bewirkt jedoch auch, dass vielen verantwortlichen Mitarbeiter/innen und Kolleg/innen die wirtschaftliche, rechtliche und steuerliche Relevanz ihrer Aktivitäten unklar bleibt. Kirchengemeinden, Bildungswerke und andere kirchliche Kleinanbieter sind sich oft nicht darüber im klaren, dass sie nach dem Reiseverkehrsgesetz sehr schnell echte Reiseveranstalter sind und entsprechende rechtliche Verpflichtungen haben. Auch für Körperschaften des öffentlichen Rechts ( und dazu gehören neben den Kirchengemeinden auch Bildungswerke als Teilorganisationen von Kirchenbezirken ), sind in diesem Falle steuerliche und versicherungsrechtliche Bedingungen zu beachten. Im Schadensfall kann ein Veranstalter umfassend haftbar gemacht werden. Wer viele Reisen anbietet, wird zum Teil ein Wirtschaftsunternehmen,muss Steuern abführen und eine Vielzahl versicherungsrechtlicher Bestimmungen berücksichtigen. Klaus Müller Geschäftsführer der LageB 3

Unsere Empfehlung - Werden Sie nicht zum Reiseveranstalter! Wer nicht als kommerzielles Reiseunternehmen ausgestattet ist, dem sei deshalb dringend empfohlen auch nicht zum Reiseveranstalter im Sinne des Reiserechts zu werden. Dies kann vermieden werden, indem ein Reiseangebot in Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen und professionellen Reiseveranstalter durchgeführt wird. Dabei kann durchaus die eigene Tätigkeit diesem Veranstalter gegenüber in Rechnung gestellt werden. Die pädagogische Konzeption und Durchführung kann also beim Bildungswerk oder bei der Kirchengemeinde bleiben, der eigentliche Reiseveranstalter ist jedoch nicht der kirchliche Partner, sondern die Agentur oder das Busunternehmen, mit denen die Kooperationen und Vermittlungsarbeiten vertraglich gesichert sind. Dies muss auch bei der Ausschreibung und Buchung für die Teilnehmenden klar ersichtlich werden. Die nachfolgenden Empfehlungen gehören heute zu den Grundlagen für die Reise(vermittlungs)angebote in den Bildungswerken Die Evangelischen Kreis- Bildungswerke in Württemberg haben sich mehrmals mit der rechtlichen, steuerlichen und wirtschaftlichen Thematik ihrer Reiseangebote beschäftigt. Wir verweisen deshalb auf die nachfolgenden Arbeitsgrundlagen, Tipps und Anregungen, die bei unseren internen Fortbildungen entwickelt wurden. Wer sich ausführlich über allgemeine Geschäftsbedingungen für Reiseverträge, über die Auswirkungen des zweiten Reiserechtsänderungsgesetzes auf Reiseveranstalter und Reisebüros sowie über das Deutsche Reisevertragsrecht informieren möchte, dem empfehlen wir die Reiserechtsbroschüre des DRV, ISBN 3-929835-24-x Hrsg.: Deutscher Reisebüro und Reiseveranstalter Verband (DRV). Sie ist erhältlich über DRV-Service GmbH, Mannheimer Strasse 15, 60329 Frankfurt/Main, Preis: 24 Dort sind auch weitere hilfreiche Handbücher z.b. zur Aufsichtspflicht, Haftung und Versicherung für Jugendgruppenleiter erhältlich. Tipps und Empfehlungen Die nachfolgenden Tipps und Empfehlungen haben wir bei einem Studientag für Hauptamtliche Pädagogische Mitarbeiter/innen in den Bildungswerken im Jahr 2001 in Zusammenarbeit mit MBR Bildungsreisen GmbH, Egerländer Str. 43, 95737 Ismaning, Tel. 089/96201848, Fax 089/964451, Email: michael-petery@mbr-reisen.de zu den Grundlagen unserer Reiseangebote gemacht. 4

1. Tipps zur Vorbereitung Ihrer Gruppenreise Reisen macht Spaß! Reisen anzubieten, kann ein hervorragender Bestandteil jedes Bildungsprogrammes sein, die die Kurse und Veranstaltungen vor Ort vertiefen und neue Teilnehmer/innen auf das eigene Programm aufmerksam machen. Gerade in unserer Gesellschaft, in der sich die Menschen vielfach über Freizeit definieren, sind Reisen ein unverzichtbarer Bestandteil der Erwachsenenbildung. Wer eine Gruppenreise vorzubereiten hat, sollte sich schon vor der Ausschreibung um drei wesentliche Punkte kümmern: 1. Rechtliche Aspekte 2. Steuerliche Aspekte 3. Organisatorische Aspekte Auf diesem Merkblatt können wir die Themen nur anreißen und keineswegs erschöpfend darstellen. Sie sollten daher unbedingt ergänzende Erkundungen bei Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt einholen bzw. die Rechtsberatung in Ihrer kirchlichen Organisation in Anspruch nehmen. Eine professionelle Agentur, wie MBR-Bildungsreisen, die zugleich im Evangelischen Bildungswerk München über eine hohe erwachsenenbildnerische Kompetenz und die Kenntnis kirchlicher Angebotsstrukturen im Bildungsbereich verfügt, bietet sich Ihnen als Beratungs - und Veranstaltungspartner an. 2. Rechtliche Aspekte Wer ist Reiseveranstalter? Wer zwei oder mehr Reisevorleistungen miteinander verbindet ( auch ohne Preisaufschlag) oder den Preis auch nur einer einzigen anderswo eingekauften Vorleistung (z.b. fremdes Reiseveranstaltungspaket) zusammen mit einem selbstkalkulierten Zuschlag bei den Reiseteilnehmern in Rechnung stellt, ist nach geltendem Recht Reiseveranstalter. Auch nichtgewerbliche Anbieter von Reisen wie Volkshochschulen, Bildungswerke, Kirchengemeinden, Verein etc., die Reisepakete in eigenem Namen anbieten, sind Reiseveranstalter. Reiseveranstalter zu sein, zieht zahlreiche rechtliche Verpflichtungen nach sich, denen Sie nur genügen können, wenn Sie sich gewerblich als Reiseveranstalter selbstständig machen. Beispiele: 1. Wer die Übernachtungen bei einem Freizeitheim zusammen mit einer Kursgebühr in Rechnung stellt, ist Reiseveranstalter. 2. Wer ein Reisepaket einkauft und bei den Reiseteilnehmern zusätzlich zum Paketpreis auch noch die eigenen Spesen im Büro oder für die Reiseleitung in Rechnung stellt, ist Reiseveranstalter, selbst dann, wenn man in der Ausschreibung den Namen des Paketverkäufers nennt und diesen als Reiseveranstalter bezeichnet. 5

Deshalb: Als Privatperson oder Verein müssen Sie es unbedingt vermeiden, zum Reiseveranstalter zu werden. Für Geschäftsführung und Vorstand besteht die Gefahr, auch mit persönlichem Eigentum im Schadensfall haftbar zu sein. 3. Steuerliche Aspekte Umsatzsteuer aus Reiseveranstaltungen ist an das Finanzamt abzuführen, sobald der Umsatz (nicht etwa die Marge oder der Gewinn) aus allen umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen in einem Kalenderjahr eine gewisse Summe übersteigt. ( Bitte erkundigen Sie sich beim Finanzamt, Ihrer Kirchenpflege oder Ihrer kirchlichen Verwaltungsstelle über die derzeit gültigen Sätze). Nichtabführung der Umsatzsteuer ist Steuerhinterziehung. Bei Umsatzsteuerpflichtigkeit besteht die Gefahr, die Gemeinnützigkeit zu verlieren. Die Umsatzsteuer wird auch dann fällig, wenn bei der Reise kein Gewinn entstanden ist. Der Gewinn ist in jedem Fall zusätzlich zu versteuern. Bei Steuerhinterziehung haften im Falle einer Betriebsprüfung Geschäftsführung und Vorstand auch mit persönlichem Eigentum. Der Evangelische Oberkirchenrat/ Fachreferat Steuern hat auf eine Anfrage zur Umsatzsteuerpflicht mit Schreiben vom 08.06.2001 folgende Stellungnahme abgegeben: Nach 2 Abs. 3 USTG sind die juristischen Personen des öffentlichen Rechts nur im Rahmen ihrer Betriebe gewerblicher Art gewerblich oder beruflich tätig und damit Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Die Durchführung von Reisen stellt grundsätzlich einen Betrieb gewerblicher Art und somit eine unternehmerische Tätigkeit dar, weil sie zu anderen Unternehmen unmittelbar in Wettbewerb tritt. Soweit im Einzelfall keine Steuerbefreiung nach 4 USTG (z.b. 4 Nr. 25 USTG, Leistungen der Träger der Jugendhilfe) in Frage kommt, besteht für die unternehmerische Tätigkeit Umsatzsteuerpflicht. Die Umsatzsteuer wird nicht erhoben, wenn der Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 32.500 DM nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 100 000 DM nicht übersteigen wird. ( sog. Kleinunternehmerregelung, 19 USTG) Falls aus dem Betrieb gewerblicher Art Gewinn erzielt wird und dieser den Freibetrag von 7.500 DM jährlich übersteigt, besteht auch Körperschaftssteuerpflicht und unter Umständen Gewerbesteuerpflicht. Bitte informieren Sie sich über die aktuellen Bemessungsgrundlagen in Euro ab 2004. 6

Unsere generelle Empfehlung Planen Sie Ihre Reisen immer nur in Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Reiseveranstalter, der möglichst auch das Inkasso für Sie bei den Teilnehmer/innen übernimmt und bei dem Sie Ihre Unkosten direkt in Rechnung stellen. Wer lediglich Reiseleistungen in fremdem Namen und auf fremde Rechnung vermittelt, ist Reisemittler und kein Reiseveranstalter. Prospektangaben - Ausschreibungen überprüfen Stellt ein Reiseveranstalter ein Prospekt zur Verfügung, so muss dieser mindesten nachfolgende Angaben enthalten. Auch dann, wenn ein Bildungswerk oder eine Kirchengemeinde nicht als eigentlicher Reiseveranstalter auftritt, in der Kooperation und Vermittlung mit einem kommerziellen Unternehmen jedoch die Werbung und Ausschreibung für die Reise übernimmt, sollten bei der Eigenwerbung des Bildungswerkes/ der Kirchengemeinde folgende mit dem Reiseveranstalter abgesprochenen Prospektangaben gewährleistet sein: Name und Sitz des Bildungswerkes/ der Kirchengemeinde - in Zusammenarbeit mit Name und Sitz des Reiseveranstalters mit Hinweis auf dessen allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) 1. Reisetermin 2. Reisepreis 3. Die Höhe einer zu leistenden Anzahlung 4. Die Fälligkeit des Restbetrages 5. Rücktrittsbedingungen 6. Reiseleitung 7. Bestimmungsort 8. Transportmittel (Merkmale und Klasse) 9. Unterbringung ( Art, Lage, Kategorie oder Komfort und Hauptmerkmale sowie - soweit vorhandenihre Zulassung und touristische Einstufung) 10. Mahlzeiten 11. Reiseroute 12. Pass- und Visumserfordernisse für Angehörige des Mitgliedsstaates, in dem die Reise angeboten wird, sowie über gesundheitspolizeiliche Formalitäten, die für die Reise und den Aufenthalt erforderlich sind. 13. Eine für die Durchführung der Reise erforderliche Mindestteilnehmerzahl sowie die Angabe, bis zu welchem Zeitpunkt von dem vertraglich vereinbarten Reisebeginn dem Reisenden die Erklärung spätestens zugegangen sein muss, dass die Teilnehmerzahl nicht erreicht und die Reise nicht durchgeführt wird. 7

Was verlangt die Informationspflichtverordnung? Die erste Verordnung zur Änderung der BGB-Informationspflichten- Verordnung, die am 13. März 2002 in Kraft getreten ist, verlangt vom Reiseveranstalter, dass er den Kunden in vier Stufen aufklären muss. 1. im Prospekt und in der Ausschreibung 2. vor Vertragsschluss bei Buchung 3. in der Reisebestätigung ( neu: stets in schriftlicher Form auszuhändigen) 4. Rechtzeitig vor Beginn der Reise Wir empfehlen deshalb bei Ihren Kooperationsbeziehungen mit einem Reiseunternehmen auf die Gewährleistung dieser Voraussetzungen auch im Interesse der Qualität Ihres Reise- Vorhabens mit zu achten und vor allem dann, wenn Sie bei der Werbung und Buchung vermittelnd tätig werden, die Checkliste der DVR-Reiserechtsbroschüre zu verwenden. Die nachfolgende Checkliste ist der DRV-Reiserechtsbroschüre, 2004, Seite 11,entnommen Viel Erfolg bei Ihren Planungen und Durchführungen! Alle Angaben dieser Handreichung erfolgen unter Haftungsausschluss der Verfasser. Klaus Müller, Stuttgart 15. 11.04 8

Informationspflichten gem. 651 a Abs. 3 BGB Im Prospekt stets: deutlich lesbare klare und genaue Angaben über 1. Reisepreis 2. Höhe der Anzahlung 3. Fälligkeit d. Restzahlung Soweit für die Reise von Bedeutung a) Bestimmungsort b) Transportmittel (Merkmale u. Klasse) c) Unterbringung (Beschreibung und Einstufung) d) Mahlzeiten e) Reiseroute f) Einreise- und Gesundheitserfordernisse für Inländer g) Evtl. Mindestteilnehmerzahl und Datum, bis wann diese erreicht sein muss. ABER: Änderungsvorbehalt möglich: z.: Änderungen vorbehalten, maßgeblich für die Reisebestätigung Bei Buchung stets: Übermittlung von allgemeinen Reisebedingungen (sofern vorhanden) Einreisebestimmungen und gesundheitspolizeiliche Formalitäten In der Reisebestätigung stets: schriftliche Reisebestätigung 1. Reisepreis 2. Höhe der Anzahlung 3. Fälligkeit der Restzahlung Rechtzeitig vor Reisebeginn Verweisungsmöglichkeit (soweit zwischenzeitlich keine Änderungen) a) Endgültiger Bestimmungsort, ggf. Dauer d. Einzelaufenthalte b) Transportmittel (Merkmale und Klassen) c) Unterbringung (Beschreibung und Einstufung) d) Mahlzeiten e) Reiseroute f) Tag, voraussichtliche Tageszeit, Ort von Abreise und Rückkehr g) Mindestteilnehmerzahl h) Besuche, Ausflüge und sonst. Leistungen i) Preisänderungsvorbehalt: Berechnungsfaktoren j) Zusätzliche Gebühren z. B. Airport-tax k) Sonderwünsche der Reisenden l) Name und Anschrift d. RVA u. ggf. des Versicherers m) Möglichkeit des Abschlusses einer Reiserücktritts- sowie Rückführungsversicherung bei Unfall oder Krankheit sowie Name und Anschrift des Versicherers n) Obliegenheiten des Reisenden zu Mängelrüge u. Abhilfe-Verlangen m. Fristsetzung vor evtl. Selbsthilfe u. Recht zur Kündigung des Reisevertrages, Ausschluss- u. Verjährungsfristen gem. 651 g BGB o) Angabe der Stelle gegenüber der Ansprüche geltend gemacht werden müssen. Last-minute-Buchungen Bei Last-Mínute-Buchungen (weniger als 7 Werktage zwischen Buchung u. Reisebeginn) entfallen sämtliche in dieser Spalte aufgeführten Angaben für die Reisebestätigung, außer den mit n) u. o) gekennzeichneten Info s über Fristen und Adressaten a) Abfahrts- und Ankunftszeiten, Zwischenstationen und Anschlussverbindungen b) Sitzplatz (nur bei vorab festgelegten Plätzen) c) Name, Anschrift u. Telefonnummer der örtlichen Vertretung d. RVA s falls nicht vorhanden, andere Hilfe vor Ort bzw. Notrufnummer des RVA s d) (nur bei Auslandsreisen erkennbarer Minderjähriger) Unterrichtung der bei Buchung angegebenen Person, wie unmittelbare Verbindung mit dem Kind bzw. dem vor Ort Verantwortlichen hergestellt werden kann. 9