PERSONALENTWICKLUNG POTENTIALBEURTEILUNG DURCHFÜHRUNG VON BEURTEILUNGS GESPRÄCHEN Beurteilung 5. Beurteilungsgespräch 1
Die 6 Phasen des Beurteilungsvorganges 1. Bewertungskriterien festlegen und bekannt geben Die Bewertungskriterien sollten allen Mitarbeitern am Beginn ihrer Beschäftigung mitgeteilt werden und Änderungen rechtzeitig bekannt gegeben werden. Dieses soll den Mitarbeitern ein Zielgerichtetes Verhalten ermöglichen. 2. Beobachtung Die Beobachtung sollte möglichst objektiv und unter Vermeidung bekannter Beurteilungsfehler erfolgen. Ein angemessener Zeitraum sollte zur Verfügung stehen. 3. Beschreibung Beschreibung des Beobachteten weitgehend wertfrei ohne bereits eine Vorbewertung vorzunehmen. Hier kann eine möglichst kurzer Zeitraum zwischen Beobachtung und Beschreibung (auch Momentbeschreibungen) das Filtern von Beobachtungen vermeiden. Beurteilung 5. Beurteilungsgespräch 2
4. Bewertung Die Bewertung sollte nach festen Kriterien stattfinden. Eine Überprüfung der Bewirtung auf bekannte Fehlerquellen sollte ein möglichst objektives Bild liefern. Hierbei ist auch auf Tendenzen des Mitarbeiters zu achten. Wichtig ist die Leistungen beurteilen, nicht die Person. Man sollte die Bewertung auch nicht durch andere Tätigkeiten unterbrechen und einen genügen großen Zeitraum einplanen. 5. Beurteilungsgespräch Das Hauptziel des Potentialbeurteilungsgespräches ist es, bestehende Stärken und Potentiale des Mitarbeiters herauszuarbeiten. Das Gespräch sollte gut vorbereitet sein und in einem angemessenen Rahmen stattfinden. Mit den Details werden Sie in dieser Mappe vertraut gemacht. 6. Auswertung Hier werden alle Informationen der Beurteilungsphasen unter Berücksichtigung noch laufender Maßnahmen strukturiert. Danach sollte eine möglichst objektive Auswertung erfolgen. Beurteilung 5. Beurteilungsgespräch 3
Das Beurteilungsgespräch In der Potentialbeurteilung Im Beurteilungsgespräch treffen zwei scheinbar objektive Meinungen aufeinander. Hier zeigt sich, inwieweit die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters und die Einschätzung durch seinen Vorgesetzten abweichen. Während des Gespräches sind Fingerspitzengefühl und Menschenkenntnis und ein besonderes Maß von Aufmerksamkeit von äußerster Wichtigkeit. Der Vorgesetzte gibt dem Mitarbeiter seine Erwartungen in bezug auf Fähigkeiten und Leistungen bekannt und beschreibt die Zukunftschancen des Mitarbeiters im Unternehmen. Andererseits hat auch der Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Pläne, Erwartungen und Einschätzungen seinem Vorgesetzten mitzuteilen. Der Vorgesetzte wiederum kann das Selbstwertgefühl und die Erwartungshaltung des Mitarbeiters bei zukünftigen Personalplanungen besser berücksichtigen. Das Hauptziel des Beurteilungsgespräches ist es, bestehende Stärken und Potentiale des Mitarbeiters herauszuarbeiten und diese im Interesse beider einzusetzen. Festgestellte Schwachstellen sind zu analysieren, Ursachen zu ermitteln und gemeinsame Maßnahmen ergreifen, diese zu beseitigen. Beurteilung 5. Beurteilungsgespräch 4
Damit gewinnt das Beurteilungsgespräch in Rahmen der Leistungsbeurteilung an Bedeutung. Im Vordergrund steht nicht das Lamentieren / wiederholte Diskutieren über Schwächen und Fehler in Vergangenheit und Gegenwart, sondern die zukunftsorientierte Verbesserung und Erweiterung bestehender und noch zu erlernender Fähigkeiten. Außerdem bildet das Gespräch in Verbindung mit der Leistungsbeurteilung eine erste Grundlage für die weitergehende Potentialerfassung. Das Thema Beurteilung ist mehr als andere Themen dazu geeignet, bei den Gesprächspartnern innere Spannungen, Hemmungen, Angriffs- oder Abwehrverhalten, Missverständnisse oder Misstrauen abzubauen, sofern ein positiver Verlauf erzielt wurde. Bei negativem Verlauf des Gespräches können diese Empfindungen in besonderem Maße hervorgerufen werden. Um diesem Ausgang vorzubeugen, sollte sich die Führungsperson bewusst darüber sein, dass sich Fragen der Beurteilung nicht nur mit Verstandes- und Vernunftargumenten behandeln lassen. Die Gesprächsführung sollte sich auch an dem Verhalten des Beurteilten orientieren. Ein emotional geführtes Gespräch sollte in jedem Fall vermieden werden, weil die Objektivität darunter leidet. Beurteilungsgespräche müssen, wenn sie erfolgreich verlaufen sollen, sorgfältig vorbereitet werden. Beurteilung 5. Beurteilungsgespräch 5
Die Vorbereitung Termin - Termin festlegen Mitarbeiter informieren - Mitarbeiter über Termin informieren - Mitarbeiter bitten sich auf das Gespräch vorzubereiten Rahmen festlegen - geeignete Räumlichkeiten - ausreichend Zeit bereitstellen - Störungen durch dritte vermeiden - 4 Augen- Gespräch - Unterlagen bereitlegen Informationen Informationen sammeln und strukturieren - Wann war die letzte Leistungsbeurteilung und mit welchem Ergebnis? - Was ist seitdem geschehen? - Welche positiven / negative Aspekte lassen sich erkennen? - Sind erweiterte Unterlagen erforderlich - Was ist das Gesprächsziel - Mit welchen Argumenten kann es einen negativen Verlauf bekommen - Was könnte der Mitarbeiter vorbringen Beurteilung 5. Beurteilungsgespräch 6
Der Ablauf des Beurteilungsgespräches 1. Eröffnung - sich auf den Gesprächspartner einstellen - eine zwanglose Atmosphäre schaffen 2. positive Punkte - nicht nach der Reihenfolge des Beurteilungsbogens gehen - positive Bewertungen und Veränderungen hervorheben - Bewertung konkret belegen - nur wesentliche Punkte ansprechen - die Leistungen beurteilen, nicht die Person 3. negative Punkte - nicht nach der Reihenfolge des Beurteilungsbogens gehen - negative Bewertungen zukunftsorientiert darstellen, wenn möglich und verlangt auch Lösungsmöglichkeiten anbieten / vorschlagen - Bewertung konkret belegen - nur wesentliche Punkte ansprechen - die Leistungen beurteilen, nicht die Person Beurteilung 5. Beurteilungsgespräch 7
4. Bewertung durch Mitarbeiter - zu Wort kommen lassen - interessierter und aufmerksamer Zuhörer sein (auch wirklich sein und nicht heucheln) - ggf. Nachfragen 5. Diskussion der Maßnahmen - es sollte eine konstruktive Diskussion stattfinden - Hilfestellungen nach dem Prinzip Hilfe zur Selbsthilfe leisten - ggf. konkrete Hinweise geben - Unterstützungsbereitschaft zeigen - Abschluss mit Ergebnis 6. Gesprächsabschluss - wesentliche Gesichtspunkte zusammenfassen - Gemeinsamkeiten und Unterschiede klarstellen - ggf. zeigen das die Beurteilung überdacht wird - gemeinsame Zielvereinbarung - Was unternimmt der Mitarbeiter? - Was unternimmt der Vorgesetzte? Beurteilung 5. Beurteilungsgespräch 8
Die Grundsätze des Beurteilungsgespräches mindestens einmal pro Jahr unter vier Augen ungestört kooperativ individuell beratend ziel- und leistungsbezogen Beurteilung 5. Beurteilungsgespräch 9