Design-Client der Doxis4 iecm-suite Doxis4 cubedesigner Executive Summary Der Doxis4 cubedesigner ist der zentrale Client für Anwendungsdesign und Fachadministration der gesamten Doxis4 iecm-suite (Archiv, DMS, eakten, Postkörbe, Aufgaben, Vorgänge, Prozesse etc.). In ihm erfolgen Clientübergreifend (Windows, Web, Mobil) das Design, die Definition, die Konfiguration und das Customizing aller ECM- Anwendungen. Dabei macht er sich ein Design-Merkmal der Doxis4-Architektur zunutze: die einheitliche Metadatenbank und die universellen Fachdienste (Security, AuditTrail etc.) für alle ECM-Services. Einmal definiert, lassen sich so die Daten und Dienste in allen ECM-Anwendungen vernetzen und nutzen. Mit dem Doxis4 cubedesigner lassen sich Templates definieren, die einen späteren Roll-out der ECM-Anwendungen im Unternehmen vereinfachen. Der Doxis4 cubedesigner ist durch seine gute Usability und hohe Funktionalität ein Musterbeispiel für User- Experience und Software-Agilität. Mit ihm lassen sich neue Anforderungen flexibler, schneller und einfacher umsetzen. Flexibilität bedeutet dabei auch die Wahlfreiheit, die ECM-Anwendungen mit Doxis4 cubedesigner durch SER gestalten zu lassen und/oder selbst anzupassen ( Made-by-yourself ). Eine grafische Benutzeroberfläche á la Microsoft vereinfacht die Einarbeitung und den Umgang mit der Software, auch ohne Programmierkenntnisse. Kundenspezifische Anwendungen und Funktionen lassen sich über eine integrierte Script-Engine realisieren. Zur Lokalisierung der Software in unterschiedliche Sprachen bietet Doxis4 u.a. ein zentrales Wörterbuch.
Zusammenfassung Mit Doxis4 cubedesigner steht für die Doxis4 iecm-suite ein umfassender Design-Client für die Administration von Dialogen und Trefferlisten, von Dokumenttypen, Aktendefinitionen und Prozessmodellen sowie von Benutzern, Gruppen und Rechten zur Verfügung. Mit dem Doxis4 cubedesigner können Anwendungen erstellt werden, die anschließend auf verschiedenen Plattformen lauffähig sind: unter Windows mit dem Doxis4 wincube, im Web mit dem Doxis4 webcube und mobil mit dem Doxis4 mobilecube. Um diese Anwendungen zu konfigurieren, sind keine Programmierkenntnisse erforderlich. Die Konfiguration erfolgt weitgehend über eine grafische Benutzeroberfläche. Doxis4 cubedesigner bietet für alle Bereiche einer ECM- und BPM (Business Process Management)-Anwendung eine einheitliche Oberfläche zur Fachadministration. Neben den einzelnen Klassen und Objekten können auch unterschiedliche Funktionen eingerichtet, zugewiesen und entsprechend berechtigt Eine große Sammlung von Standardfunktionen steht bereit, um schnell Masken, Trefferlisten u.ä. zu erstellen. Das Design mit dem Doxis4 cubedesigner kann zur Laufzeit der DMS-/ECM-Benutzung durchgeführt Alle während der Änderung angemeldeten Nutzer können mit dem vorherigen Stand weiterarbeiten, bis eine neue Anmeldung am System erfolgt. So können Änderungen während des Betriebes durchgeführt oder über ein Transportpaket eingespielt werden, ohne dass die Nutzer davon eingeschränkt werden oder eine Downtime nötig wäre. Dokumentenmanagement Dokumenttypen und Deskriptoren nach Bedarf Ein Dokument kann nur dann in Doxis4 abgelegt werden, wenn die Möglichkeit besteht, dieses später wiederzufinden. Daher müssen alle Dokumente (sowie ebenfalls Akten, Vorgänge usw.) indiziert Dies bedeutet, dass den Dokumenten beschreibende Metadaten (Attribute/Deskriptoren/Indizierungskriterien) zugeordnet Es können sowohl vordefinierte als auch kundenspezifisch festgelegte Indizierungskriterien verwendet Unter Doxis4 werden Dokumente in Dokumentklassen bzw. -typen untergliedert. Eine Dokumentklasse repräsentiert eine Menge von Dokumenten mit ähnlichen Eigenschaften. Beispiele hierfür sind Rechnungen, Angebote, Lastenhefte, Lohnabrechnungen, Bewerbungsunterlagen usw. Für elektronische Akten werden in Doxis4 analog Aktenklassen gebil- Abb. 1: Doxis4 cubedesigner-oberfläche Seite 2
det (z.b. Kundenakte, Vertragsakte, Personalakte etc.). Dokumentklassen erlauben es, z.b. für jede Klasse einen oder mehrere Ablagedialoge zu verwenden, so dass z.b. je nach Anwendungsbereich (Einkauf/Verkauf/Personal/ Recht) verschiedene, auf den konkreten Bedarf angepasste Ablagedialoge verwendet werden können. Thematisch zusammengehörende Dialoge (sowohl Ablage- als auch Suchdialoge) können über Kategorien zusammengefasst Damit werden diese Dialoge im Endanwender-Client strukturiert dargestellt. dazu verwendet werden, Parameter für einen Verbindungsaufbau zu externen Systemen zentral zu hinterlegen. Um an verschiedenen Stellen das Customizing mit kundenspezifischen Icons ergänzen zu können, können diese in globalen Icon-Bibliotheken verwaltet Die Icons lassen sich dann z.b. auf Dialogen und für Menüfunktionen verwenden. Individuelle Dialoge Soll ein Benutzer im Rahmen einer Ablage oder Suche im DMS Werte eingeben, so erfolgt dies mit Hilfe von individuellen Dialogen bzw. Masken. Hierzu erhalten die Dialoge Steuerelemente, die im Doxis4 cubedesigner über die grafische Benutzeroberfläche konfiguriert Neben Standardelementen wie Eingabeund Datumsfeldern, Buttons, Labels und Auswahllisten stehen auch eine Reihe komplexer Steuerelemente zur Verfügung, die die Suche und Ablage erheblich vereinfachen. Hervorzuheben sind hier zum einen die Steuerelemente zur Festlegung von Mehrfachwerten (z.b. mehrere Projektnummern oder Kostenstellen zu einem Dokument). Zum anderen stehen Steuerelemente für hierarchische Wertebereiche (Taxonomien) sowie zur Einbindung von Datenquellen mit zahlreichen Optionen zur Verfügung. Dialoge kommen nicht nur bei der Ablage von und Suche nach Dokumenten zum Einsatz, sondern sind auch bei der Aktenverwaltung und in Prozessen (Workflows) von besonderer Bedeutung, um vielfältige Informationen auf dem Aktendeckel anzuzeigen oder vorgangsbezogene Formularangaben tätigen zu können. Aufbewahrungsregeln Für viele Dokumentarten (z.b. Verträge, Rechnungen etc.) existieren gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen. Diese können im Doxis4 cubedesigner administriert werden, so dass ein Dokument nicht vor dem Ablauf einer definierten Aufbewahrungsfrist gelöscht werden kann. Neben einer minimalen Aufbewahrungsfrist kann auch die maximale Aufbewahrung im Sinne einer Löschregel definiert Globale Wertelisten und Icon-Bibliotheken Globale Wertelisten sind vordefinierte Listen oder Tabellen, die mit Werten gefüllt werden können. Die Werte können an verschiedenen Stellen zur Indizierung oder Suche eingesetzt Eine weitere Anwendung der globalen Wertelisten ist die Verwaltung von Konfigurationseinstellungen. Sie können z.b. Abb. 2: Globale Wertelisten Annotationen & Stempelfunktionen Die Dokumentanzeige der Doxis4-Clients bietet dem Anwender die Möglichkeit, grafische Kommentare (Annotationen) auf das angezeigte Dokument aufzubringen. Für die meisten Annotationstypen (z.b. Freihandlinien, Texte, farbliche Markierungen etc.) ist hierzu keine Konfiguration erforderlich. Elektronische Stempel stehen dem Anwender jedoch erst zur Verfügung, wenn diese im Doxis4 cubedesigner konfiguriert wurden. Stempel sind eine besondere Art von Annotationen. Sie sind schreibgeschützt, sobald ein Dokument abgelegt/archiviert wurde, so dass der Stempel nicht mehr geändert/gelöscht werden kann. Somit ist z.b. auch eine einfache Dokument- Freigabe per Stempel möglich. Dokumentvorlagen Mit Doxis4 können neue Dokumente direkt über die Doxis4- Clients angelegt Als Basis für neue Dokumente dienen dabei Dokumentvorlagen. Indexwerte aus den Dialogen von Doxis4 können dabei mit der Vorlage verknüpft und diese so automatisch gefüllt Es können aber auch Werte aus der ausgefüllten Dokumentvorlage als Indexwerte in Doxis4 übernommen Die Zuordnung der Felder beispielsweise eines Word-Dokuments auf die Indexkriterien der Dokumentklasse wird dabei auch im Doxis4 cubedesigner definiert. Seite 3
Über die Dokumentvorlagen ist es so für den Anwender möglich, nicht nur bereits vorhandene Dokumente in Doxis4 (z.b. über Import, Drag & Drop, Scannen) zu erfassen, sondern direkt neue Dokumente innerhalb des DMS zu erzeugen. Werden Dokumente über diese Vorlagen erzeugt, ist es darüber hinaus möglich, Prozesse anzustoßen und ebenfalls über Workflows neue Dokumente über Dokumentvorlagen zu erzeugen. Notizen In Dokument-, Akten- und Vorgangsklassen ist das Hinzufügen von Notizen möglich. Dadurch kann zugelassen werden, dass der jeweiligen Klasse ein Notizfeld zugeordnet wird. Dieses kann vom Anwender zur Eingabe von zusätzlichen Informationen verwendet Im Gegensatz zu Annotationen werden diese Notizen nicht auf das Dokument selbst aufgebracht. Die während der Bearbeitung von Aufgaben gemachten Notizen können auf einer eigenen Registerkarte angezeigt Das Recht, Notizen einzugeben, zu editieren (eigen/fremd) oder zu löschen (eigen/fremd) kann über Berechtigungen eingeschränkt Die Eingabe einer Notiz kann für den Anwender im Textformat oder RTF zugelassen Suchen und Abonnements Frei definierbare Suchmasken Das zentrale Prinzip von Doxis4 ist die Ablage von Dokumenten über frei definierbare Indexkriterien. Eine Ablage und Navigation über hierarchische Ordnerstrukturen wie im Dateisystem oder in SharePoint ist chaotisch und unflexibel, sofern hierfür keine vordefinierten Aktenpläne verwendet Das Auffinden von Dokumenten erfolgt daher genauso flexibel über eine Suche nach Indexkriterien. Um für jeden Anwendungsfall einen schnellen Zugriff zu erlauben, können unterschiedliche Suchmasken definiert Diese werden typischerweise thematisch gegliedert, um z.b. eine Suche nach Kundenbelegen, Personaldokumenten oder Vertragsakten zu erlauben und in der Suchmaske die passenden Suchbegriffe vorschlagen zu können. In der Regel erfolgt die Suche über viele Dokumenttypen, sie kann aber auch pro Dokumenttyp definiert Trefferlisten Die meisten Clients der Doxis4 iecm-suite stellen die Ergebnisse einer Suche als Liste dar. Die Clients können diese Listen ohne spezielle Konfiguration dynamisch darstellen. des Layouts der Trefferlisten zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit, diese Trefferlisten global für alle User bereitzustellen oder auch dem Nutzer zu gestatten, individuell im Client angepasste Trefferlisten zu speichern. Schnellsuchen Schnellsuchen ermöglichen es, häufig benötigte Suchen auf sehr einfache Weise durchzuführen. Es existieren mehrere Varianten der Schnellsuche. Bei einer globalen Schnellsuche ist das Suchfeld in das Fenster der Doxis4-Clients integriert. Darüber hinaus sind Schnellsuchen auch in Akten, Aktenregistern und Verzeichnissen möglich. Highlight: Für die globale Schnellsuche können auch Suchbegriffe aus externen Applikationen übernommen und über konfigurierbare Tastenkombinationen für die Schnellsuche herangezogen Zu einer selektierten Kunden- oder Rechnungsnummer in einer Fremdanwendung gelangt man so mit einer Taste direkt zur Akte oder zum Beleg! Abb. 3: Beispiel einer Schnellsuche im Doxis4-Client (Anwendersicht) mit mehreren Suchbereichen (sog. Schnellsuchkürzel) Kalenderansicht für Trefferlisten In einer Kalenderansicht werden Treffer einer Suche als Termine in einem Kalender angezeigt. Mit einer Kalenderansicht erhält man z.b. einen schnellen Überblick, bei welchen Dokumenten in einem bestimmten Zeitraum oder zu einem bestimmten Termin Handlungsbedarf besteht. Typische Anwendungsfälle sind die Darstellung von Verträgen (Vertragslaufzeiten), Rechnungen (Fälligkeiten) oder Audit-Anwendungen (Qualitätsmanagement). Verdichtungsansicht für Trefferlisten Ähnlich wie in Pivot-Tabellen bei MS Excel können über eine Verdichtungsansicht einer Trefferliste zur Laufzeit statistische Informationen extrahiert Die Verdichtungskriterien können dabei frei gewählt Eine Verdichtung enthält spaltenweise berechnete Zwischenwerte sowie Summen und kann (z.b. für kritische Informationen) farblich eingefärbt Verdichtungen können z.b. sehr gut bei Vertragsrevisionen, der Prüfung von Fälligkeiten usw. eingesetzt Um das Aussehen der Trefferlisten ändern zu können, stellt der Doxis4 cubedesigner-client Funktionen zur Anpassung Seite 4
Benachrichtigung und Abonnements Über Abonnements können Anwender sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn z.b. an einem bestimmten Dokument oder einer bestimmten Akte eine Änderung vorgenommen wurde. Auch Ergebnisse einer Suche lassen sich abonnieren. Als Schablone dienen dabei Benachrichtigungsvorlagen für den Aufbau der versendeten E- Mail. Über diese lässt sich steuern, welche Deskriptoren oder Informationen zu den einzelnen Treffern oder Objekten in der Benachrichtigung enthalten sind. Abb. 4: Darstellung einer Trefferliste in einer Kalenderansicht im Doxis4 wincube-client (Anwendersicht) Dokumente) eines Unternehmens. Aktenpläne, Verzeichnisse und elektronische Akten Neben dem Customizing des Dokumentenmanagements können mit Hilfe des Doxis4 cubedesigner auch die Ablageund Navigationsstrukturen von Akten, Aktenplänen und Verzeichnissen administriert Aktenpläne Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung (Strukturdefinition) des gesamten Schriftgutes (Akten oder In den Clients der Doxis4 iecm-suite können Akten und Dokumente einem Aktenplan zugeordnet werden, um diese über eine Struktur ähnlich einem Inhaltsverzeichnis wiederfinden zu können. Die Zuordnung ist dabei eindeutig. Im Doxis4 cubedesigner-client können zum Aktenplan spezielle Rechte festgelegt werden, um den Zugriff auf Bereiche des Aktenplans einzuschränken. Fachadministratoren können so auch bestimmte Teile des Aktenplans direkt in Doxis4 wincube anpassen. Verzeichnisse Verzeichnisse stellen eine Möglichkeit dar, Dokumente ähnlich zu organisieren wie im Dateisystem (Windows Explorer). Hierzu kann das Verzeichnis mit Hilfe von Ordnern untergliedert Persönliche Verzeichnisse haben dabei Ähnlichkeit mit lokalen Festplatten, öffentliche Verzeichnisse mit Netzlaufwerken. Im Unterschied zu Aktenplänen dienen die Verzeichnisse mehr einer situativen als einer wohlgeordneten Ablage. Sie eignen sich vor allem, um Dokumente, Akten und Suchen als Favoriten in benutzerdefinierten Strukturen zu erstellen, da Dokumente und Akten in beliebig vielen Verzeichnissen verlinkt werden können. Der Administrator kann hierbei für alle Verzeichnisse eine Ordnerstruktur vordefinieren. Abb. 5: Beispiel eines Aktenplan-Steuerelements (Anwenderansicht) Werden Dokumente aus dem Dateisystem per Drag & Drop in ein Verzeichnis gezogen, können diese automatisch im DMS/ECM abgelegt Die Indizierung des Dokumentes erfolgt dabei unter Verwendung der Dateieigenschaften. Eine Schnellsuche über das gesamte Verzeichnis kann dem Anwender ebenfalls zur Verfügung gestellt Seite 5
Elektronische Akten Elektronische Akten sind eine Art Container-Dokument. Sie dienen dazu, inhaltlich verwandte Daten zusammen zu fassen. Akten werden in Aktenklassen, einer Menge von ähnlichen Akten (z.b. Kundenakte, Lieferantenakte, Personalakte etc.), untergliedert. Dokumente können dabei in verschiedenen Akten verlinkt sein (Mehrfachverknüpfung), auch wenn sie nur einmal abgelegt wurden. Hervorzuheben ist, dass Änderungen an der Strukturdefinition auch für Millionen von Akten möglich sind, da die Strukturen nicht einfach als Kopien bei den Akten angelegt werden, sondern von Doxis4 relational verwaltet Eine weitere Besonderheit ist, dass neben den globalen Registern, die durch die Strukturdefinition für eine Aktenklasse vorgegeben sind, parallel auch lokale Register möglich sind, die zusätzlich in einer speziellen Akte angelegt werden können. Um die Inhalte einer elektronischen Akte zu gliedern, hat diese eine interne Registerstruktur. Diese kann für eine Aktenklasse vordefiniert werden, so dass sichergestellt ist, dass auch hunderttausende von Akten immer die gleiche Struktur aufweisen im Unterschied zu chaotischen Ordnerstrukturen in Dateisystemen. Aktenklassen können mit spezifischen Aktenanzeigen verknüpft und so das Erscheinungsbild individuell im Doxis4 cubedesigner angepasst Sie steuern, welche Informationen unter welchen Umständen angeboten Sehr beliebt ist dabei die Anzeige der Anzahl Dokumente pro Register direkt in der Registerstruktur. Elektronische Akten verfügen schließlich über einen funktionalen Aktendeckel. Auf diesem lassen sich die Indexkriterien der Akte anzeigen und Funktionen realisieren. Funktionale Aktendeckblätter Elektronische Akten verfügen über einen Dialog, auf dem Indexkriterien der Akte und weitere Informationen angezeigt werden (Aktendeckblatt). Darüber hinaus lassen sich auf dem Aktendeckblatt oder in der Multifunktionsleiste des Clients Funktionen hinterlegen, z.b. standardmäßige Controls für Datenbankzugriffe oder über Scripting hinterlegte Aufrufe und Berechnungen (z.b. Summenbildung über Ausgangsrechnungen o. ä.). Registerstruktur Doxis4 cubedesigner bietet umfangreiche Möglichkeiten, die Struktur einer Akte zu definieren. Neben statischen Registern, in denen Dokumente fest verlinkt werden, können auch dynamische Register, die Dokumente per Abfrage aus der Datenbank abrufen, definiert Ebenso gibt es Registerarten, mit denen sich offene Vorgänge in Akten oder ActiveX-Controls bzw. Web-Ansichten als Register einblenden lassen. Abb. 6: Registerkonfiguration für Akten Rechte auf Akten und Registerebene Akten besitzen neben dem Zugriffsschutz, der sich auf die Aktenklasse bezieht, ebenfalls einen separaten Mechanismus, um Rechte auf Registerebene zu vergeben. So ist es möglich, z.b. je nach Benutzerrecht einzelne Register einoder auszublenden. Die Sichtbarkeitsrechte werden bei einer Suche in allen Registern einer Akte ebenfalls berücksichtigt. Zu diesen Rechtefestlegungen gehört ebenfalls das Anlegen lokaler Unterregister zu einem globalen Register. Wir empfehlen Ihnen zur weiteren Information das Fact Sheet: Doxis4 Records & Relationship Service Im Doxis4 cubedesigner wird diese Registerstruktur in eigenen Strukturdefinitionen vordefiniert und einer Aktenklasse zugeordnet, so dass alle Akten einer Aktenklasse dieser Strukturvorgabe folgen. Seite 6
Vorgänge und Aufgaben Die konsequente Fortführung der digitalen Dokumentenverwaltung ist die Steuerung der Vorgänge und Prozesse mit dem integrierten Business Process Management (BPM) der Doxis4 iecm Suite. Mit dem Doxis4 Business Process Management (BPM) lassen sich kombinierbar mit nur einer Software situative Aufgaben sowie standardisierte und automatisierte Geschäftsprozesse umsetzen. Doxis4 BPM erlaubt es, alle Informationsobjekte und Services im Kontext von ECM & BPM auf einer homogenen und zugleich serviceorientierten Plattform (SOA) mit einem gemeinsamen Metadaten-Kernel zu verwalten. Die Festlegung der Vorgangstypen, Prozessmodelle, der Dialoge und Vorgangssuchen sowie der Indexkriterien für Vorgänge erfolgt dabei ebenfalls direkt im Doxis4 cubedesigner. Prozesse definieren Abb. 7: Prozessdefinitionen im Design-Client Doxis4 ist als hybrides BPM-System ausgelegt. Beim klassischen oder normativen BPM wird zur Entwurfszeit der Prozessablauf mit allen Ausnahmen vordefiniert. Zur Laufzeit kann von diesem Prozessweg nicht oder nur schwerlich abgewichen Dieses auch als Doing by Design bezeichnete klassische Top-Down-Prozessmanagement für strukturierte Prozesse folgt bei der Einführung einem Wasserfall-Modell. Adaptives BPM hingegen ist dynamisch konzipiert, lässt zur Laufzeit flexible Wege zu, kann ähnliche Prozesswege adaptieren und lässt hierbei Anpassungen zu. Der Begriff Ad-Hoc bedeutet in diesem Zusammenhang, dass nicht nur Aufgaben, sondern ganze Prozesse spontan vom Anwender erstellt und ausgeführt werden können. Dieses der Praxis abgeschaute Designprinzip wird auch als Design by Doing bezeichnet. Kann ein System sowohl normatives als auch adaptives BPM in einem Prozess verarbeiten, wird es als hybrides BPM- System bezeichnet. Während in der Theorie von adaptivem und normativem BPM gesprochen wird, nennt SER die beiden Teildisziplinen der Doxis4 iecm-suite (integriertes Enterprise Content Management) praxisnah Doxis4 Task & Process Management und vereint beide Disziplinen - Doing by Design und Design by Doing - in einer Architektur. Mit dem Doxis4 cubedesigner können Geschäftsprozesse als Prozessdefinition mit einem entsprechenden Prozessdiagramm grafisch modelliert Es kann dabei zwischen manuellen und automatischen Aktivitäten unterschieden Die Prozessdiagramme setzen sich zusammen aus manuellen Aufgaben ( HumanTask ) automatischen Aufgaben ( ServiceTask ) komplexen Aufgaben / Sub-Prozessen, deren Ablauf wiederum mit verschiedenen Diagrammtypen definiert werden kann: o Zustandsübergangsdiagramme (StateCharts) mit bedingten Verzweigungen / Übergängen und Zyklen o Abhängigkeitsdiagramme mit parallelen Verzweigungen und Zusammenführungen (Splits / Joints), die ebenfalls für Ad-hoc-Prozesse verwendet werden o Verweise auf andere Prozessmodelle ( Call activity ) optionale Aufgaben, die im Rahmen von Abhängigkeitsdiagrammen genutzt werden können Entscheidungsdefinitionen (z.b. Budget freigeben ) Empfängerdefinitionen/-regeln zur Festlegung, wer eine Aufgabe ausführen soll oder darf. Entscheidungen wirken sich direkt auf die Benutzerführung in den Doxis4-Clients aus. Alle möglichen im Doxis4 cubedesigner festgelegten Entscheidungen an einer Aufgabe werden direkt in Schaltflächen im Menüband der Doxis4 Clients Seite 7
umgesetzt, inkl. eines grafischen Icons und ohne Programmierung. Ein Prozessmodell kann ebenfalls als Kopie instanziiert Zur Laufzeit kann dieses dann noch angepasst werden (für Abhängigkeitsgraphen) dies ist in klassischen BPM- Systemen undenkbar. So kann bereits vorhandenes Prozess- Know-how einfach adaptiert und wiederverwendet Der Komplexität der Prozessdefinition sind keine Grenzen gesetzt. Rechnungsprüfung, Vertragsrevision, Zulassungsverfahren oder auch nur einfaches Weiterleiten zwischen Postkörben sind typische Anwendungsfälle. Die Prozessmodelle werden im Doxis4 cubedesigner versioniert, so dass bestehende Vorgänge nicht negativ durch Änderungen und Erweiterungen an einem Modell beeinflusst Fristen definieren Die Prozesse und Aufgaben können mit Fristen versehen Dabei werden die Fristen automatisch überwacht und z.b. bei Zeitüberschreitung einer Aktivität (z.b. Rechnung zur Prüfung fällig) wird wie bei einer automatischen Aktivität ein zuvor definierter Agent angestoßen. Über diesen wird beispielsweise eine Erinnerungs-Mail versandt. Bearbeiter & Postkörbe definieren Eine wichtige Festlegung für manuelle Aktivitäten ist, wer die entsprechende Aufgabe erhalten soll. Hierbei können fest vordefinierte Postkörbe oder eine Menge erlaubter Empfänger definiert werden, so dass in diesem Rahmen ad hoc zur Laufzeit entschieden werden kann. Die Verwendung von Gruppenpostkörben ist genauso möglich. Ebenso lassen sich der Zugriff auf Gruppenpostkörbe sowie die Stellvertreter für persönliche Postkörbe, das Benachrichtigungsintervall sowie die Postkorbanzeige (z.b. die verwendete Trefferlistendefinition) verwalten. Aktivitäten definieren Neben den Bearbeitern und Fristen einer Aktivität können für diese weitere Eigenschaften festgelegt Für automatische Aktivitäten werden Agenten zugeordnet, die zuvor in einem Agent Repository definiert wurden, um bestimmte Automatismen auf dem Task- & Process Management-Server durchzuführen. Schließlich können Aktivitäten ihrerseits wieder Untervorgänge aufrufen, um komplexe Prozesse zu zerlegen. Wir empfehlen Ihnen zur weiteren Information das Fact Sheet: Doxis4 Task- & Process Management Benutzer, Gruppen und Rechte Aus Sicherheitsgründen ist der Zugriff auf Anwendungen der Doxis4 iecm-suite nur autorisierten Benutzern möglich. Diese können im Organisationsmodul des Doxis4 cubedesigner-clients angelegt Ein Abgleich mit einem Active- Directory ist dabei möglich. Die Benutzer können entweder Abb. 8: Organisationseinheiten im Doxis4 cubedesigner-client Seite 8
in einer (flachen) Gruppenstruktur oder in einem (hierarchischen) Organigramm mit Hilfe von Einheiten und Rollen eingeordnet Die einzelnen Funktionen und Klassen der Doxis4 iecm-suite können alle mit Berechtigungen versehen So kann festgelegt werden, was Usern, Gruppen oder Rollen je Bereich erlaubt ist und welche Elemente innerhalb der Clients sichtbar sind. Der Zugriff auf Funktionen des Doxis4 cubedesigner kann ebenfalls mit Rechten geregelt Attributbasierter / Regelbasierter Zugriffsschutz Darüber hinaus stellt Doxis4 cubedesigner attributbasierte Zugriffsrechte zur Verfügung. Unter diesen versteht man die Auswertung von Attributbelegungen eines Objekts, um hierüber die Zugriffsrechte auf das Objekt zu regeln. In Doxis4 cubedesigner werden diese Rechte über sogenannte Filterregeln erstellt und konfiguriert. Über die Regeln wird festgelegt, wer ein Objekt mit den konfigurierten Attributwerten suchen oder lesen darf. In Doxis4 können sich Attributwerte entweder auf Deskriptoren oder Objekteigenschaften beziehen. Die Prüfung der Filterregeln erfolgt immer dann, wenn ein Objekt vom Doxis4 Server angefordert wird. Um die attributbasierten Zugriffsrechte auch auf referenzierte oder als Link versendete Objekte auszuweiten, kann in jeder Objektklasse das Verhalten bei lesendem Zugriff festgelegt So lassen sich z.b. einfach über den Attributwert Vertraulichkeitsstufe Dokumente für unterschiedliche Rollen einfach such- bzw. lesbar machen. Wird also bei einer Dokumentablage ein Dokument als vertraulich eingestuft, so kann z.b. nur die Geschäftsleitung nach diesem Dokument recherchieren und es lesen. Übersetzung & Transport des Customizings Lokalisierung über Wörterbücher Die Pflege von unterschiedlichen Sprachen in den Dialogen erfolgt in Wörterbüchern, um die Anzahl der zu übersetzenden Texte und damit den Arbeitsaufwand zu minimieren. Das zentrale Wörterbuch des Doxis4 cubedesigner bietet den Vorteil, ein Wort nur einmalig übersetzen zu müssen. Zusätzlich wird die Möglichkeit geboten, Übersetzungen auch direkt an den einzelnen Objekten zu pflegen. Transportpakete erstellen Häufig werden bei der Einrichtung einer Doxis4-Installation kundenspezifische Anpassungen zunächst in einem Testsystem geprüft und dann in ein Produktivsystem übernommen. Dabei ist es von großem Vorteil, wenn Objekte von einem Quellsystem (=Testsystem) in ein Zielsystem (=Produktivsystem) übernommen werden können. Doxis4 cubedesigner verfügt über einen derartigen Transportmechanismus. Dieser beruht auf sogenannten Transportpaketen und bietet die Möglichkeit, z.b. Organisationsstrukturen, Dokumenten- und Workflowdeskriptoren, Aufbewahrungsregeln, Berechtigungen, Dialoge, Übersetzungen usw. über diese Pakete zu transportieren. Mehrsprachigkeit Doxis4 cubedesigner wird als mehrsprachige Anwendung installiert. Die Sprache der Benutzeroberfläche kann beim Start per Aufrufparameter oder per Registry-Eintrag gewählt Bei der Installation werden alle zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbaren Sprachvarianten des Programms gleichzeitig installiert. Doxis4 cubedesigner besteht aus der Anwendung selbst und aus von der Anwendung für bestimmte Funktionen geladenen Komponenten. Die sprachabhängigen Dateien von Doxis4 cubedesigner-übersetzungen werden in Unterverzeichnissen entsprechend des Windows- Gebietsschemas (LCID) gespeichert. Seite 9
Abb. 9: Einordnung innerhalb des Doxis4-Produktportfolios Zugehörige Produkte zu Doxis4 cubedesigner Folgende Services und Komponenten wurden im vorliegenden Fact Sheet behandelt: Doxis4 cubedesigner (CLI_DESIGNER) Product Scorecard Doxis4 cubedesigner Nutzen Sie unsere Product Scorecards, um Ihre Anforderungen einfach mit den Leistungsmerkmalen der Doxis4 iecm- Lösungen abzugleichen. Die Doxis4 iecm-suite stellt Stateof-the-Art-Leistungsmerkmale zur Verfügung, die im Folgenden aufgeführt sind. Zum Betrieb werden weitere Services benötigt. Einordnung im Produktportfolio Doxis4 cubedesigner ist ein Baustein der Doxis4-Plattform und zählt zu den (Windows)-Clients. Dem Baukasten-Prinzip folgend, lässt er sich jederzeit um weitere, additive Lösungen im Umfeld von ECM ergänzen. Systemvoraussetzungen Betriebssystem: Windows Vista, 7, 8.1 oder 10 Serverseitige Anforderungen Doxis4 CSB V02.03 oder höher (voller Funktionsumfang steht jedoch erst mit Doxis4 CSB V03.01 zur Verfügung; dies gilt insb. für die BPM-Funktionen) Hinweis: Die Beschreibung in diesem Fact Sheet basiert auf der jeweils aktuellen Version Doxis4 cubedesigner Ein zentraler Administrations- und Design-Client für die gesamte ECM-Anwendung Design und Änderungen am ECM/DMS während des laufenden Betriebes Mehrere Designer-Admin-Accounts mit definierbaren Rechten Doxis4 cubedesigner mit vermindertem Funktionsumfang verfügbar (z.b. für Fachabteilungen) Transportservice mit Selektion einzelner Klassen und Namensräume Benachrichtigungsvorlagen auf Basis von Velocity Templates für den NotificationService Globale Wertelisten für die Definition von nichtdatenbankgestützten Werten. Einbinden von eigenen ActiveX-Fenstern in Dialo- Seite 10
gen, Akten, Vorgängen sowie im Viewer Benutzer- und Rechteverwaltung Organisation mit Nutzern, Rollen, Einheiten und Gruppen aufbauen Freigeben einzelner Funktionen und Klassen durch umfangreiches Rechtemanagement Berichtserstellung über Organisation und Rechte im Doxis4 cubedesigner Festlegung von Passwortrichtlinien Regelbasierter (attributbasierter) Zugriffsschutz ECM Erstellen von Dokument- und Suchklassen für die unterschiedlichen Clients der Doxis4 iecm-suite. Trefferlisten für übersichtliche Treffermengen in Listen- und Kalenderansicht Definition von Deskriptoren (Indexkriterien) verschiedenen Typs (einfach/mehrfach/volltext/ ) Einzelne Dokumentanzeigen für unterschiedliche Anforderungen der Anzeige Definieren von elektronischen Stempeln mit unterschiedlichen Informationen und Darstellungen Dokumentvorlagen für MS Office (2007-2010) Aufbewahrungsregeln für Dokumente und Akten. Schnellsuchen für Register der Akte und global im Client Übersetzungen der Dialoge per Wörterbuch und Direktübersetzung einzelner Elemente Konfigurieren von Datenbankverbindungen und dazugehörigen SQL-Statements Akten (Auszug) Erstellen von Aktenklassen mit Metadaten- Deckblatt und frei definierbarer Registerstruktur Aktenpläne mit unterschiedlichen Strukturen entwerfen Private und globale Verzeichnisse erstellen BPM/Workflow (Auszug) Integrierter Prozess-Designer Zwei Process Engines: Statecharts/Flowcharts (Zustandsübergangsdiagramm) und Gantt Charts/DependencyGraph (Abhängigkeiten zwischen Aufgaben) Kombination und Wechsel der Process Engines ( modell-driven und Ad-hoc-Aufgaben ) auf jeder Verfeinerungsstufe An BPMN2 angelehnte Darstellung mit Unterstützung von HumanTask ServiceTask Sub-processes Call Activities Ad hoc sub-processes Unterstützung von automatischen Aktivitäten Vordefinition möglicher Entscheidungen Definition von: bedingten Verzweigungen Fristen Empfängern Festlegung von Regeln im Prozessmodell, z.b. wer soll welche Aufgabe erledigen Definition und Konfiguration der Postkörbe Versionierung der Prozessmodelle Triggern von Automatismen/Agents über Ereignisse im Workflow Unterstützung verschiedener BPM-Repositories Hinweis zum Dokument Das vorliegende Fact Sheet bezieht sich auf die Produktversion V07.00 des Doxis4 cubedesigner. Herausgeber SERgroup Holding International GmbH Joseph-Schumpeter-Allee 19 D-53227 Bonn Tel: +49 228 90896-0 www.ser.de info@ser.de Internet: Deutschland: www.ser.de info@ser.de Österreich: www.ser.at office@ser.at Schweiz: www.ser.ch info@ser.ch Technische Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Alle Warenzeichen sind eingetragene Warenzeichen ihrer Eigentümer. Aussagen über gesetzliche, rechtliche und steuerliche Vorschriften gelten als nicht verbindlich. Alle Angaben im Prospekt sind als annähernd zu betrachten. Änderungen in Konstruktion und Lieferumfang bleiben vorbehalten. (V07.00, D) SERgroup Holding International GmbH Seite 11