Microsoft Access Doku Grundlegende Funktionen Eine Datenbank besteht aus einzelnen Datensätzen. Grundlegend besteht eine Datenbank immer aus einer Tabelle. Microsoft Access ähnelt im Aufbau stark den anderen Microsoft-Programmen wie Word oder Excel. Jedoch gibt es in Access nur vier Register: Start, Erstellen, Externe Daten und Datenbanktools. Aus dieser Tabelle (tab), kann man eine Abfrage (Query, abk. gry) oder Formulare (frm) erstellen. Aus der Abfrage wiederum kann man Berichte (rep) erstellen. Praktisch jeder Schritt muss in Microsoft Access gespeichert werden. Man wird praktisch immer von Access aufgefordert zu speichern, sonst könnte es sein, das einige Dinge nicht funktionieren. Wenn man eine Tabelle erstellen will, erstellt man sie, indem man zuerst eine Tabelle über das Register Erstellen erstellt, und dann die gewünschten Daten in der Entwurfsansicht eingibt. Zu jedem Datensatz wird automatisch eine ID erstellt. Mit dieser kann man verschiedene Beziehungen erstellen. In der Leiste am linken Rand hat man immer eine Übersicht über die erstellten Tabellen. Filter Ähnlich wie in Excel kann man jede Tabelle in Access ganz einfach Filtern. Man kann beispielsweise von A bis Z, oder von Z bis A sortieren. Zudem kann man auch Zahlen oder andere Kennzeichen ordnen, wobei das Programm alles in Sekundenbruchteilen berechnet, egal ob sich 5 oder 50 000 Datensätze in der Tabelle befinden. Zudem hat man im Filter die Möglichkeit, nur einzelne Bereiche auszuwählen. Man kann beispielsweise bestimmen ob nur männliche oder weibliche Personen angezeigt werden, sofern dies in der Tabelle erfasst ist. Falls man eine Personenliste samt den Berufen eingerichtet hat, kann man beispielsweise die Tabelle nur nach einem gewissen Beruf filtern.
Abfragen und Abfrageentwurf Wenn man grosse Tabellen hat kann man mithilfe des Abfrageentwurfs nur die Spalten einblenden die man wirklich auch verwenden will. Zudem kann man auch die Reihenfolge der Spalten ändern. Diese Bedingungen die man dort erstellt werden auch Abfragen genannt. Auch hier kann man noch einzelne Sortierungen anwenden. Datenimport und export In Microsoft Access hat man auch wunderbar die Möglichkeit, Daten, beispielsweise aus einer Excel - Datei zu importieren oder auch zu exportieren. Bei Excel-Dateien hat man verschiedene Möglichkeiten Daten zu importieren. Einerseits hat man die Möglichkeit, die Tabelle ganz einfach zu importieren. Man kann jedoch auch eine Verknüpfung der Tabelle erstellen. Wenn man nun in der Excel-Tabelle Änderungen vornimmt werden diese automatisch in der Access-Tabelle aktualisiert. Auch beim Export hat man verschiedene Möglichkeiten. Man kann die Access -Tabelle beispielsweise in eine Excel-Datei oder in ein eine PDF-Datei exportieren. Die Import- und Exportmöglichkeiten findet man im Register Externe Daten. Tabellen verbinden Wenn man das Beziehungen-Symbol betätigt, gelangt man auf eine leere Arbeitsfläche, auf der man per Rechtsklick verschiedene Tabellen platzieren kann. Mit der Drag& Drop-Funktion kann man nun die einzelnen Tabellen miteinander verbinden und verknüpfen. Durch komplexe Verbindungen kann man nun verschiedene Beziehungen erstellen die sich immer wieder automatisch aktualisieren.
Im Abfrageentwurf kann man nun verschiedene weitere Einstellungen und Bedingungen treffen. Bei grossen Datenbänken mit vielen verschiedenen Tabellen kann man schnell die Übersicht zwischen den einzelnen Tabellen und Beziehungen verlieren. Formulare erstellen Im Register Erstellen, kann man mithilfe des Formularassistenten ganz einfach aus einer Tabelle ein Formular mit verschiedenen Werten erstellen. In der Entwurfsansicht kann man das Formular später noch bearbeiten.
Mithilfe der Navigation an der unteren Steuerleiste kann man zwischen den einzelnen Namen, sprich den Datensätzen navigieren. Zudem kann man natürlich auch alle Schriftarten, Schriftgrössen und Farben frei formatieren. Berichtsassistent Mit dem Berichtsassistenten lassen sich Bericht, Auswertungen, Formulare etc. erstellen. Den Berichtsassistenten findet man in der Gruppe Berichte, im Register Erstellen. Im Berichtsassistenten muss man nun die entsprechende Tabelle mit den gewünschten Spaltentiteln wählen. Wenn man auf Fertig stellen klickt wird von Access ein Bericht erstellt der jedoch meistens grafisch nicht sehr ansprechend aussieht. Wenn man nun in die Entwurfsansicht wechselt kann man hier noch alle Bereiche formatieren. Auch die Abstände und die Hintergrundfarben kann man formatie ren. Die Hintergrundfarben findet man in den Eigenschaften des jeweiligen Bereiches. Abfragen von Parameter Durch Abfragen von Parametern kann man beim Öffnen eines Parameters auch direkt eine Filterung vornehmen. Wenn man beispielsweise eine Tabelle öffnet kann man
durch einen Parameter direkt Fragen welches Geschlecht man wählen möchte. Dadurch kann man sich also eine Filterung zum vorne herein sparen da man direkt beim Öffnen eine Filterung vornimmt. Abfragen Wie wir schon wissen kann man in der Entwurfsansicht der Abfragen verschiedene Spaltentitel einer Tabelle in die Untenstehende Tabelle ziehen oder mit einem Doppelklick auf das entsprechende Objekt nach unten versetzen. Wie man es im Beispiel sehen kann, kann man auch Spaltennamen von versch iedenen Tabellen in die einzelnen Spalten ziehen. (oben tab_adresse und tab_hobby) Bei grossen Datenmengen ist es sinnvoll einzelne Kriterien in die Zeile der Kriterien zu schreiben. Dabei sind Kriterien die auf einer Zeile stehen und-kriterien und Kriterien die auf auch noch auf der oder-spalte stehen oder-kriterien. Wenn man nun nach einem bestimmten Nachnamen suchen will, jedoch nicht auf einen zurückgreifen will, sondern auf mehrere die beispielsweise mit Bo beginnen schreibt man bei den Kriterien bei der Spalte Nachnamen folgende Formel : Wie Bo*. Will man nun alle Nachnamen beginnend mit Bo angezeigt bekommen die jedoch beispielsweise genau vier Buchstaben haben soll, schreibt man anstatt des Sternchens (*) ein Fragezeichen für jeden weiteren Buchstaben. In diesem Fall muss man Bo noch mit zwei weiteren Bu chstaben ergänzen und schreibt daher Wie Bo?? denn für jeden Buchstaben muss ein Fragezeichen als Platzhalter stehen. Hat man nun eine grosse Liste von Leuten, in der manche eine Telefonnummer angegeben haben und andere nicht, kann man mit der Formel Ist Null ganz genau nach denjenigen suchen, die keine Telefonnummer aufgeführt haben. Will man jedoch genau das Umgekehrte, also nur die anzeigen, die eine Telefonnummer im System haben schreibt man die Formel Ist Nicht Null in die Kriterien der betreffenden Spalte. Mit den Pfeilsymbol (> <) kann man zusätzlich bei Geldbeträgen oder Geburtsdaten ganz genau nach denjenigen suchen die beispielsweise älter als 30 sind oder für mehr als 10 000 Fr. eingekauft haben. Man muss in der Kriterien-Zeile nur das entsprechende Pfeilsymbol und die Daten dahinter eintragen. Access fügt dann noch automatisch Rauten (#) hinzu.
Unterschiedliche Sichten von Access Ein normaler Benutzer von Access trägt Daten in Tabellen ein und exportiert Daten. Er beschäftigt sich also mit der physikalischen Anordnung der Daten. Manchmal wir er Einblick in die Beziehungen und in den Abfrageentwurf erhalten. Er arbeitet also meistens in der internen Sicht, jedoch setzt er sich nicht genau mit der logischen Sicht auseinander. Die logische Sicht wird vor allem vom Ersteller der Datenbank gut verstanden, da er die einzelnen Tabellen miteinander in Beziehungen bringt. Spätere Benutzer die beispielsweise auch Kunden sind erhalten nur eine externe Sicht der Datenbank. Diese wird meist in Formularen und Berichten auf Papier gebracht. Vorbereitungen zum Erstellen einer Datenbank Wie man es praktisch vor allen grösseren Arbeiten am Computer macht, muss man auch hier bevor man mit einer leeren Datenbank startet einen genauen Plan oder Entwurf der Datenbank erstellen. Es reicht nicht wenn man nur die Inhalte der Datensätze bereitgestellt hat, sondern man muss sich Gedanken machen, wie viele und welche Tabellen man erstellt und sie durch Abfragungen miteinander verknüpft. Erst wenn man alles genau durchgeplant hat, kann man Schritt für Schritt mit der Erstellung einer Datenbank anfangen.
Objekte der Access Datenbank In Microsoft Access gibt es 7 Hauptobjekte: Tabellen Sammeln die Daten in Datensätzen Abfragen Werten die Daten aus Formulare Ermöglichen den Datenzugriff Berichte Ermöglichen die Darstellung und den Ausdruck der Daten Seiten Ermöglichen die Darstellung im Webbereich Makros Automatisieren die Datenbanken Module Programmierung von MS Access Aufbau einer Tabelle Primärschlüssel Jeder Datensatz braucht ein Attribut oder eine Atrributkombination, damit man ihn genau identifizieren kann. Oft werden auch noch zusätzliche Attribute definiert, welche die Datensätze laufend durchnummeriert.
Sekundärschlüssel (Index) Um den Zugriff auf die Daten zu beschleunigen, werden oft auch noch zusätzliche Primärschlüssel, auch Sekundärschlüssel genannt, erstellt. Access bezeichnet diese als Index. Fremdschlüssel Ein Fremdschlüssel ist ein Feld in der Tabelle, welches eine Beziehung zu einem Schlüsselfeld einer anderen Tabelle herstellt. Normalisierung Bei der Normalisierung werden fehlerhaften Daten in der Datenbank vermieden. Man vermeidet also widersprüchliche Inhalte (gleiche Inhalte mehrmals) und spart dadurch Speicherplatz. Bei der Normalisierung gibt es drei verschiedene Normalformen: Unteilbarkeit Redundanz Historie Unteilbarkeit Bei der Unteilbarkeit handelt es sich um zusammengesetzte Inhalte die dadurch unbrauchbar sind. Redundanz Bei der Redundanz werden Daten nachgeschlagen und nicht in der gleichen Tabelle angezeigt. Auch Berechnungen werden in einer anderen Tabelle ausgeführt. Historie Bei der Historie werden zeitlich abhängige Daten berücksichtig. Zudem werden auch inhaltlich e Veränderungen berücksichtigt. ER-Modell ER heisst ausgeschrieben Entity-Relationship.
Wenn man eine Datenbank erstellt sollte man sich das ER-Modell zur Hilfe nehmen. Es hilft vor allem in den Bereichen Darstellung und Übersicht. Mithilfe des ER-Modells kann man Abschnitte aus der realen Welt, die in der Datenbank beschrieben werden sollen, grafisch abbilden. Entitäten Unterscheidbare Dinge aus der realen Welt, werden Entitäten genannt. Diese sogenannten Entitäten können Personen, Gegenstände, Firmen oder ähnliches beinhalten. Eine Entität wird als Objekt bezeichnet und unterscheidet sich durch die jeweiligen Eigenschaften von einer anderen Entität. Der Übersicht halber werden Entitäten genauer durchsucht und in übergeordnete Entitätstypen eingeordnet. Ein Entitätstyp ist also eine Zusammenfassung aller Entitäten. Da ein solches ER -Modell
so übersichtlich als möglich dargestellt werden sollte, werden in der Planung nur die Entitätstypen aufgeführt. Zusammengefasst werden Entitäten und Entitätstypen in sogenannten Entitätsmengen. Eine Entitätsmenge entspricht im Datenmodell einer ganz einfachen Tabelle. Entitätstypen werden in einem ER-Modell als Rechtecke dargestellt: