Rechtliche Rahmenbedingungen im Bereich der elektronischen Rechnung und Archivierung Vortrag im Rahmen der Abendveranstaltung Datensicherung und Archivierung 4. Februar 2015, 19.00 21.00 Uhr in der Handwerkskammer Bremen
Rechtliche Rahmenbedingungen der elektronischen Rechnung
Rechnung = jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird, 14 Abs.1 S.1 UStG.
Elektronische Rechnung = eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird, 14 Abs.1 S.7 UStG. Für das Format und den Übermittlungsweg der elektronischen Rechnung gilt Wahlfreiheit. Übermittlung möglich z.b. per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang), De-Mail, Computer-Fax, Faxserver, Web- Download oder Datenträgeraustausch (EDI).
Eine von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer- Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrechnung.
Sämtliche Rechnungen (Papierrechnung und elektronische Rechnungen) müssen die Vorgaben des Umsatzsteuergesetztes erfüllen: Pflichtangaben des 14 Abs.4 und 14 a UStG müssen vollständig und richtig enthalten sein. Ferner müssen gemäß 14 Abs.1 S.2 UStG gewährleistet sein die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts der Rechnung und die Lesbarkeit der Rechnung.
Sämtliche Rechnungen (Papierrechnung und elektronische Rechnungen) müssen die Vorgaben des Umsatzsteuergesetztes erfüllen: Pflichtangaben des 14 Abs.4 und 14 a UStG müssen vollständig und richtig enthalten sein. Ferner müssen gemäß 14 Abs.1 S.2 UStG gewährleistet sein die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts der Rechnung und die Lesbarkeit der Rechnung.
Pflichtangaben gemäß 14 Abs.4 UStG sind insbesondere: Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des LU das Ausstellungsdatum und die Rechnungsnummer die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
Sämtliche Rechnungen (Papierrechnung und elektronische Rechnungen) müssen die Vorgaben des Umsatzsteuergesetztes erfüllen: Pflichtangaben des 14 Abs.4 und 14 a UStG müssen vollständig und richtig enthalten sein. Ferner müssen gemäß 14 Abs.1 S.2 UStG gewährleistet sein die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts der Rechnung und die Lesbarkeit der Rechnung.
Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers, 14 Abs.1 S.3 UStG. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden, 14 Abs.1 S.4 UStG. Lesbarkeit der Rechnung bedeutet, dass die Pflichtangaben der Rechnung für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden müssen. Für elektronische Rechnungen muss daher ein geeignetes Anzeigeprogramm eingesetzt werden und für den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht vorgehalten werden.
Echtheit und Unversehrtheit elektronischer Rechnungen können gem. 14 Abs.3 UStG gewährleistet werden durch: eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 in der jeweils geltenden Fassung elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten.
Seit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetz 2011 können die Authentizität und Integrität der Rechnung auch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können, 14 Abs.1 S.5 f. UStG.
BMF-Schreiben zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011: Mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen sichergestellt werden. Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. D. h. die Rechnung wurde weder ge- noch verfälscht oder auf andere Weise verändert; die Rechnung entspricht der erbrachten Leistung. Die Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren haben sich an dieser Zielrichtung zu orientieren.
Prüfung, ob Zahlungsverpflichtung besteht. Die Prüfung umfasst insbesondere, ob Rechnungssteller und Rechnungsempfänger richtig sind, ob die Leistung in richtiger Art und Menge erbracht und der Preis richtig berechnet wurde. Ferner sollte die Kontoverbindung des Rechnungsausstellers überprüft werden. Als Prüfpfad können dabei sämtliche weiteren zur Verfügung stehenden Unterlagen (z.b. Verträge, Bestellunterlagen, Lieferscheine) dienen. Das Kontrollverfahren kann EDV-unterstützt oder manuell erfolgen. Der Prüfpfad selbst unterliegt keiner Dokumentationspflicht. Jedoch muss nach wie vor das das Vorliegen der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug belegt werden können.
Für die elektronische Rechnungsstellung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers bedarf keiner bestimmten Form. Sie kann ausdrücklich oder durch tatsächliches Praktizieren auch stillschweigend erklärt werden. Sie kann ferner nachträglich erteilt werden.
Aufbewahrungspflicht / Archivierung Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst erstellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, 10 Jahre aufzubewahren. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen während des gesamten Zeitraums gewährleistet sein. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 müssen eingehalten werden. Empfangene elektronischen Rechnungen müssen zwingend im Originalformat aufbewahrt werden. Papierrechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert aufbewahrt werden.
Aufbewahrungspflicht / Archivierung Die Aufbewahrung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der keine Änderungen mehr zulässt. Während der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet sein, dass die Rechnungen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau hat der Amtsträger u.a. das Recht, die eingesetzten DV-Anlagen zu nutzen.
Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen der elektronischen Archivierung
Buchführungs-und Aufzeichnungspflichten Steuerliche Buchführungs-und Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus der Abgabenordnung (z.b. 90 Absatz 3, 141 bis 144 AO) und aus Einzelsteuergesetzen (z. B. UStG, EStG). Außersteuerliche Buchführungs-und Aufzeichnungspflichten ergeben sich insb. aus den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs ( 238 ff. HGB), aus den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie aus Vorschriften für einzelne Gesellschaftsformen (z.b. Aktiengesetz, GmbH- Gesetz) oder aus spezifischen gewerberechtlichen oder branchenspezifische Aufzeichnungsvorschriften (z. B. Apothekenbetriebsordnung, Fahrlehrergesetz, Gewerbeordnung). Sie sind gemäß 140 AO auch für das Steuerrecht zu erfüllen.
Daneben sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Das sind neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und ihre Einhaltung überwacht wurde.
Bei der elektronischen Archivierung sind insbesondere zu beachten: Vorschriften der Abgabenordnung (AO) Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 Die GoBD ersetzen die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS ) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Allgemeine Anforderungen an die Führung von Büchern und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung : o Vollständigkeit o Richtigkeit o Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen o Ordnung o Unveränderbarkeit Diese Grundsätze müssen während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben. 22
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Datensicherheit Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen. Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig. 23
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. 24
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Aufbewahrung 1 Der sachliche Umfang der Aufbewahrungspflicht besteht grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht. Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben. 25
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Aufbewahrung 2 Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. (z.b. sind E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.) Dient eine E-Mail nur als Transportmittel, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag). 26
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Aufbewahrung 3 Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein 27
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Weitere in den GoBD geregelte Punkte: Maschinelle Auswertbarkeit Elektronische Aufbewahrung Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang) Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel Verfahrensdokumentation Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen Datenzugriff 28
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt es nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden. Die zur Vermeidung einer solchen Gefährdung erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt. 29
zur Orientierung können z.b. herangezogen werden: Merksätze der revisionssicheren elektronischen Archivierung des Verband Organisations- und Informationssysteme e.v. (VOI) 30
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! RECHTSANWALTSKANZLEI ROHNER Medien-, Urheber-, Internet-, Arbeitsrecht Rechtsanwältin Anna Verena Rohner Waller Heerstraße 152 28219 Bremen Tel.: 0421-985 99 333 Fax: 0421-985 99 334 www.kanzlei-rohner.de mail@kanzlei-rohner.de 31