1 wikima4 mesaforte licenceoptimisation for SAP Applications Zusammenfassung: SAP Lizenznutzung analysieren, SAP Investitionen optimieren und gleichzeitig die Compliance sicherstellen In vielen Unternehmen zählen SAP Applikationen zu den besonders häufig genutzten Anwendungen. Ihre Nutzung hat aber seinen Preis. Wer nicht genau weiss, wie seine SAP Systeme genutzt werden, riskiert hohe und unvorhergesehene Ausgaben, auch nach Einreichen des LAW-Berichts ( License Administration Workbench ). Die Softwareausgaben nehmen ebenso zu wie die lizenzrechtliche Komplexität. Wenn Organisationen sich verändern, wirkt sich das auf den Lizenzbedarf aus. Bislang wurden die Lizenzen anhand von SAP Rollen o- der Bestellungen von den Fachabteilungen zugeteilt, die effektive Nutzung lag nicht im Fokus. Unternehmen waren in der Folge zu manuellen, fehleranfälligen Massnahmen gezwungen. Der Lizenzbedarf und das dafür erforderliche Budget konnten bestenfalls geschätzt werden. Doch wie kann diese Analyse so durchgeführt werden, dass daraus tatsächlich eine Optimierung der SAP Investitionen möglich wird bei gleichzeitiger Beibehaltung der Compliance?
2 6 Analysebereiche sind zur Lizenzoptimierung zu berücksichtigen: 1. Optimierte Klassifizierung der Named-User-Lizenzen 2. Doppelte Benutzer und unbenutzte Lizenzen minimieren 3. Wandlung von nicht mehr benötigten Lizenz Typen 4. Vereinfachte Anpassungen bestehender Einträge 5. Was-wäre-wenn Szenarien 6. Fortlaufende Einhaltung der Lizenz-bestimmungen und Planung des Budgets 1. Optimierte Klassifizierung der Named-User- Lizenzen SAP-Named-User-Lizenzen sind recht vage definiert und werden im Verlaufe der Nutzungszeit auch immer komplexer. Es gibt hier auch Interessensgruppen der Softwarehersteller, die sich ausschliesslich mit diesem Thema befassen. Oft bleibt es den Administratoren überlassen, welchen Lizenztyp sie den jeweiligen Benutzern zuweisen. Informationen, auf denen eine solche Entscheidung beruhen sollte, stehen nicht oder nur unzureichend zur Verfügung. 2. Doppelte Benutzer und unbenutzte Lizenzen minimieren Master Data Management ist in vielen Unternehmen ein Thema. Besonders bei den Benutzern, die über verschiedene Standorte, Regionen oder HR Systeme erfasst werden, herrscht nicht immer Klarheit. Das gilt auch für die Benutzernamen. Weitere Inkonsistenzen werden bei Unternehmen und Organisationen festgestellt, bei denen es zu Fusionen oder Übernahmen gekommen ist. Ein anderes, weit verbreitetes Problem ist die Nachverfolgung von Benutzern, die innerhalb des Unternehmens mit anderen Aufgaben betraut wurden und daher mit einer kostengünstigeren SAP-Benutzerlizenz arbeiten könnten. Das gilt auch für Benutzer, die aus dem Unternehmen ausscheiden und ungenutzte Lizenzen zurücklassen. 3. Wandlung von nicht mehr benötigten Lizenz Typen SAP Applikationen haben in den letzten Jahren grosse Änderungen in der Art der Nutzung erlebt. Waren es vor ein paar Jahren die fast ausschliessliche Nutzung der ERP Komponenten, so haben die mobilen Lösungen an Wichtigkeit dazu gewonnen. Die Unternehmen stehen nun vor der Tatsache, dass gewisse Lizenztypen nicht mehr vollumfänglich genutzt werden und sie andere im Mobility oder Self- Service Bereich einkaufen. 4. Vereinfachte Anpassungen bestehender Einträge Die Vorbereitung von SAP-Systemvermessungen und anpassungen, also die Erstellung von LAW-Berichten und deren Weitergabe an SAP, können sehr aufwendig sein. Meist wird diese Arbeit durch die SAP CCC persönlich durchgeführt. 5. Was-wäre-wenn -Szenarien Besonders im Hinblick auf die Kostenoptimierung von Prozessen sind waswäre-wenn Szenarien in Unternehmen sehr wichtig, da das Angebot von SAP und auch bei anderen Applikationen verschiedene Variationen zulassen.
3 6. Fortlaufende Einhaltung der Lizenzbestimmungen und Planung des Budgets Unternehmen verändern sich dynamisch. Das macht die Einhaltung der Lizenzbestimmungen nicht einfacher, insbesondere nach Fusionen oder Übernahmen. Services und Lösungen für die Softwarelizenzoptimierung Der Service von wikima4 zur Softwarelizenzoptimierung liefert wichtige Daten und geschäftliche Erkenntnisse, für das Software Asset Management ebenso wie für die Lizenzoptimierung. Gleiches gilt für die Prozesse und Roadmaps, die für eine erfolgreiche Implementierung nötig sind. wikima4 mesaforte licence- Optimisation bringt Klarheit in der Nutzung von SAP Applikationen. Die Lösung unterstützt die optimale Nutzung der bereits gekauften SAP Benutzer Lizenzen, vermeidet unnötig hohe Ausgaben für nicht genutzte Lizenzen und reduziert die Gesamtbetriebskosten der SAP Software. Da diese Applikation vor allem für die Finanzprozesse genutzt werden, sind sie immer Bestandteil eines internen Kontroll Systems ( IKS ). Viele Compliance Prüfungen beschränken sich auf die Segregation of Duty ( SOD ) Thematik. Doch auch hier ist es für Unternehmen wichtig, compliant im Bereich der gekauften Lizenzen zu werden und zu bleiben. Die optimale Nutzung beschränkt sich jedoch nicht nur auf den IST-Zustand. Sie zeigt auf, welche Module/Bereiche wie genutzt werden und lassen hier Rückschlüsse auf eine optimale Portfoliogestaltung der Applikation zu. Die SAP-Nutzungserhebung bildet eine solide Grundlage für die Planung und Budgetierung künftiger SAP Beschaffungen. Der Kauf unnötiger Benutzerlizenzen wird damit vermieden. wikima4 mesaforte licenceoptimisation für SAP Applications trägt dazu bei, die Softwarekosten anhand der tatsächlichen Nutzung intern nach Kostenstellen oder Abteilungsbezeichnungen zu verrechnen und die Einhaltung der Lizenzvorschriften jederzeit zu dokumentieren. Die Lizenzoptimierungsdienste zeigen den genauen Lizenzstatus. Sie liefern damit die Basis zur Senkung der laufenden Kosten und Risiken und beschleunigen die Wertschöpfung. wikima4 mesaforte LicenceOptimisation bildet zusammen mit den Compliance Modulen die optimale Ausgangslage und Beweis dafür, dass Compliance auch Kosten für Lizenzen, Wartung, Internes Kontroll System und externes Audit nachhaltig zu senken vermag. Der Nutzen für Unternehmen Präzise Dokumentation, wer welche SAP-Lizenzen in welchem Umfang nutzt Optimierung der laufenden SAP-Lizenzkosten Garantierte Compliance jedem Benutzer wird die sinnvollste Named-User-Lizenz zugewiesen Minimierung doppelter Benutzer und unbenutzter Lizenzen Genaue Budgetierung des künftigen SAP-Lizenzbedarfs Design von zukünftigen Unternehmensindividuellen Lizenztypen Simulationen was wenn - Szenarien
4 Analyse 1: Optimierte Klassifizierung der Named-User- Lizenzen stellt die SAP-Lizenzklassifizierung auf eine verlässliche Grundlage: Für jeden Benutzer wird der optimale Lizenztyp anhand des tatsächlichen Nutzungsverhaltens ermittelt. Der Vorgang läuft monatlich vollautomatisch und nach Wunsch wiederholt ab und steht im Einklang mit den SAP Vertragsbedingungen. Lizenzadministratoren, welche die empfohlenen Änderungen an ihren SAP Systemen vornehmen, können sicher sein, dass Beschaffungen in Zukunft genau geplant werden und die Kosten künftig optimiert werden. Analyse 2: Doppelte Benutzer und unbenutzte Lizenzen minimieren Mit Hilfe von werden diese Inkonsistenzen erkannt und beseitigt. Es lässt sich automatisiert leicht feststellen, ob mehrere Benutzerkonten auf einen einzigen Benutzer zurückgehen. Somit wird vermieden, dass derselbe Benutzer mehrmals lizenziert wird. wikima4 mesaforte licenceoptimisation erkennt auch Benutzer, die neue Aufgaben übernommen haben oder aus dem Unternehmen ausgeschieden sind und empfiehlt die kostengünstigsten Lizenzen, die den Anforderungen der jeweiligen Benutzer gerecht werden. Unbenutzte Lizenzen werden aufgespürt und können im Lizenzpool wieder zur Verfügung gestellt werden. Analyse 3: Wandlung von nicht mehr benötigten Lizenz Typen Um bei den Verhandlungen mit SAP auch den effektiven Nutzen und somit die Grundlage für einen Lizenzpreis zu berechnen, sind Nutzungsmodelle von neuen Nutzungsgruppen notwendig. Diese beziehen sich oft auf die limitierte Nutzung, einhergehend mit unternehmensspezifischen Lizenztypen. Analyse 4: Vereinfachte Anpassungen bestehender Einträge minimiert diesen Aufwand. Erhebung und Verarbeitung von Lizenzierungsdaten für Named User und Lizenzpakete werden automatisiert. Files können direkt wieder eingelesen werden. Unternehmen können ihre Benutzer anhand der tatsächlichen Systemnutzung neu-klassifizieren, doppelte Benutzer entfernen und unbenutzte Lizenzen wieder zur Verfügung stellen. So ist sichergestellt, dass der SAP-LAW-Bericht auf tatsächlichen Nutzungsdaten beruht, die mit dem Ziel analysiert wurden, die kostengünstigsten Lizenztypen zuzuweisen. Analyse 5: Was-wärewenn -Szenarien Mit lässt sich vorhersagen, welche Kosten in einer Organisation anfallen, wenn die Lizenzklassifizierung von Benutzern geändert wird. Auf diese Weise sind Was-wäre-wenn -Szenarien simulierbar beispielsweise mit Best- und Worst-Case-Simulationen. Für die Simulationen können benutzerdefinierte Regeln herangezogen und für spätere Zwecke archiviert werden.
5 Analyse 6: Fortlaufende Einhaltung der Lizenzbestimmungen und Planung des Budgets sorgt für die fortlaufende Überwachung des Lizenzstatus und bringt diesen anhand der aktuellen Informationen regelmässig auf den neuesten Stand. Anhand von Trends lassen sich zukünftige Lizenzkäufe besser planen. Ein Executive-Dashboard informiert über die wichtigsten Compliance-Parameter und weist unternehmensweit auf Optimierungsmöglichkeiten hin. Lizenzmanagement für SAP- Systeme sammelt Lizenzparameter für die auf SAP-Systemen eingetragenen Lizenztypen, ohne dass hierzu eine Systemvermessung durchgeführt werden muss. Das bedeutet, dass diese Parameter regelmässig erhoben werden können. Anhand von Lizenzregeln werden verschiedene Rohdaten für jede Lizenztyp aussagekräftig in effektive Nutzungszahlen umgewandelt. Die Erhebung der benötigten Lizenztypen erfolgt monatlich. Der Verbrauch wird somit fortlaufend transparent gemacht. Diese fortlaufende Betrachtung reduziert Zeit und Aufwand für die jährlichen Systemvermessungen und Anpassungen. Die monatliche Erhebung erlaubt zudem, eine Trendanalyse des Verbrauchs zu erstellen und zukünftige Lizenzen zu budgetieren. Erweiterte Funktionen für das IT-Compliance- und Risk- Management setzt auf der wikima4 mesaforte Compliance Suite auf, die Grundlage für effiziente Berechtigungssysteme in SAP. Die Plattform stellt den ganzen Lifecycle der SAP Benutzer compliant gerecht dar. Weitere Module können einfach nach der Installation hinzugenommen werden dies auf temporären Projektnutzung bis hin zu Realtime Kontrolle und Verwaltung von Compliance und Risikofragen in SAP. Die Lösung verfügt über Management Reports, die sich einfach und nachhaltig in die Planung zur Umsetzung von Internen Kontroll Systemen integrieren lassen. SAP-Administration Die Administrationskonsole (siehe Grafik oben) von wikima4 mesaforte licenceoptimisation dient SAP Administratoren dazu, empfohlene Änderungen an ihren SAP Systemen zu prüfen und über die vertraute SAP-Bedienoberfläche anzuwenden. Die Konsole ist das Kontrollzentrum mit Verwaltungsfunktionen für sämtliche SAP Systeme beispielsweise für Systemvermessungen, Paketvermessungen (Engine) und Aktivitätsprüfungen. Nächste Schritte: Gerne beraten wir Sie individuell, welche Schritte zur Optimierung Ihrer SAP Investitionen gemacht werden können. Hierzu stehen Ihnen unsere Spezialisten von wikima4 jederzeit gerne zur Verfügung.
6 Über wikima4 AG wikima4 AG ist ein Schweizer Software- und Beratungsunternehmen. Es unterstützt und begleitet Unternehmen mit innovativen Produkten bei der Umsetzung und im Betrieb eines effizienten Sicherheitsund Compliance-Managements. Die betriebswirtschaftliche Optimierung bestehender ERP-Systeme und ein für den Kunden messbarer Nutzen stehen im Fokus. Manager, Projektmitarbeitende und Nutzer schätzen die vernetzte Sichtweise und langjährige Erfahrung in den 4 Bereichen Informationssysteme, Sicherheit, Qualitäts- und Prozess- Management. Die Softwareprodukte werden ausschliesslich in der Schweiz entwickelt. Weitere Informationen erhalten Sie unter: www.wikima4.com