Persönliche Weiterentwicklung zum Fachwirt Facility Management (GEFMA) im Gesundheitswesen H. Zehrer, Dr. S. Odin, Hamburg Ausgangssituation Die Anforderungen an die Führung von Krankenhäusern haben sich seit Beginn der Gesundheitsstrukturreform revolutionär verändert. Das Gesundheitswesen steht augenblicklich vor der Herausforderung, die Finanzierbarkeit seines Versorgungsauftrages zu sichern. Die aktuelle Umstellung auf die Fallkostenpauschale verlangt noch einmal umfassende Anstrengungen, den wirtschaftlichen Bedingungen auch in der Zukunft gerecht zu werden. Dafür können Erfahrungen aus der Wirtschaft genutzt werden. Grundprinzip Unternehmensführung Kernprodukt Firmenleitung Facility Management Diese Erfahrungen zeigen, dass es nicht ausreicht, die Kernprozesse von Unternehmen immer effektiver zu gestalten. Mit einer ganzheitlichen Betrachtung aller Sekundärprozesse des Betriebes Krankenhaus, die nicht zum Kernprodukt gehören, sollen alle kostenrelevanten Vorgänge optimiert und damit Wertschöpfungsprozesse generiert werden. Diese Unterstützungsprozesse müssen auf den Prüfstand. Insbesondere diejenigen, die bedeuten- TK 2003 Hannover 1
de Teile des Kapitals und des Unternehmenswertes binden- die facilitären Prozesse in der und um die Immobilie Krankenhaus. Aufgaben der Unternehmensführung: Krankenhaus Kurative Tätigkeit Klinikum GmbH Alle anderen Management Aufgaben Krankenhaus Service Im Mittelpunkt dieser Bemühungen stehen die Optimierung aller facilitären Prozesse in den Häusern und eine noch intensivere Orientierung an den Bedürfnissen und Wünschen der Kunden des Hauses. Deshalb war und ist Facility Management im Krankenhaus- Service-Management als Methode der professionellen Anlagenbewirtschaftung in aller Munde. Facility Management als Methode der Prozessoptimierung ist ein geistiges Problem und eine intellektuelle Herausforderung, die Köpfe verlangt, die eine neue Methodenkompetenz entwickeln und beherrschen. Der Erfolg verlangt darüber hinaus treibende Kräfte in der Leitung des Hauses, die über das notwendige Know How für das Management im Gesundheitswesen verfügen und qualifizierte Fachkräfte an den Schaltstellen des operativen Geschäftes mit den notwendigen Kompetenzen im Dienstleistungsmanagement des Krankenhauses. TK 2003 Hannover 2
Die Idee des FM Professionelle Bewirtschaftung: Einzelne Prozesse werden nicht isoliert betrachtet, sondern als Teil eines umfassenden Prozesses behandelt Das Prozessdenken ersetzt die bisher isolierte Betrachtung einzelner, meist kostenträchtiger Ereignisse. Die für diese Tätigkeit notwendige Methodenkompetenz erreicht man nicht durch learning by doing oder die Methode muddling through. FM beginnt also im Kopf... Facility Management verlangt das Denken über den eigenen Tellerrand hinaus, weil es nach intelligenten Lösungen sucht, die kostenträchtige Anlagenbewirtschaftung durch kluge arbeitsteilige Prozesse ersetzt. Die Erfolge sind um so größer, je besser die beteiligten Disziplinen kooperieren. Diese Zusammenarbeit erfordert jedoch geschulte, einsichtige Beteiligte. Facility Management professionelle Unterstützungsleistung für das Gesundheitswesen? Facility Management stellt für den Kernprozess von Unternehmen facilitäre Unterstützungsprozesse optimiert bereit. TK 2003 Hannover 3
Philosophie GEFMA nach der GEFMA- Richtlinie (Deutscher Verband für Facility Management) Facility Management ist das Prozessmanagement aller Prozesse, die nicht zum Kerngeschäft gehören. Deutscher Verband für Facility Management e.v. Dabei werden ähnliche Anforderungen an die Produktivität aber in besonderem Maße auch im Gesundheitswesen erhoben, wie sie die Industrie für Maschinen und Ausrüstungen bereits realisiert hat. Die Maschine Gebäude Krankenhaus verkörpert sämtliche Leistungen, die mit der Immobilie direkt verbunden sind oder die mit dem Arbeitsplatz in dieser Immobilie z.b. abrechnungstechnisch oder logistisch etc. verknüpft werden können. Die Anforderung an die Optimierung dieser Maschine Gebäude über ihren gesamten Lebenszyklus zugeschnitten auf die Anforderungen im Kernprozess des Unternehmens ist dann erfüllt, wenn FM als ganzheitliches System und komplexer Unterstützungsprozess für den Nutzer des Arbeitsplatzes Krankenhaus verstanden und entwickelt wird. Die Maschine Gebäude Krankenhaus wird so konzipiert, dass sie im Kerngeschäft bezahlbar und funktionierend einsetzbar ist. In diesem Sinne stellt die Maschine Gebäude einen in sich geschlossenen Teil der Unterstützungsprozesse eines Unternehmens dar. Sein Beitrag zum Gesamtergebnis des Unternehmens hängt in hohem Maße davon ab, wie es gelingt, alle Möglichkeiten der Prozessoptimierung für die Maschine Gebäude auszuschöpfen. Dieser betriebswirtschaftliche Grundsatz gilt auch und in immer steigenderem Maße für Krankenhäuser. TK 2003 Hannover 4
Service Immobilie Krankenhaus Es liegt auf der Hand, dass der FM-Prozess für das Krankenhaus die spezfischen Nutzeranforderungen des Krankenhauses berücksichtigen muss. Das erfordert entsprechende Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter im Unterstützungsprozess. Darüber hinaus bedarf es ganz bestimmter organisatorischer und struktureller Voraussetzungen, um die Forderungen nach Optimierung, Effizienz und Effektivität erfüllen zu können: die Maschine Gebäude für das Gesundheitswesen ist die Service-Immobilie Krankenhaus. Facility Management im Krankenhaus neben dem Kernprozess Heilung und Pflege Konsequent zu Ende gedacht, heißt Facility Management im Krankenhaus: Dem Krankenhausmanagement wird die Service Immobilie Krankenhaus oder zumindest ein komplexes Paket an Unterstützungsleistungen zur Verfügung gestellt. Idealerweise kann jeder Fallpauschale ein Kostenblock für die Unterstützungsleistungen verursachungsgerecht zugeordnet werden. Dazu beschreibt das Krankenhausmanagement sein Erwartungsbild an die facilitären Unterstützungleistungen, um die Kernleistung wirtschaftlich zu erfüllen. Das Kranken- hausmanagement und der FM-Dienstleister erarbeiten auf dieser Grundlage gemeinsam das Anforderungs-B.I.L.D.: TK 2003 Hannover 5
Der interne oder externe FM-Dienstleister leitet sein Leistungs-B.I.L.D. bestehend aus Betriebsführung einschließlich Instandhaltung, Lieferung und Dokumentation, aus dem Anforderungs-B.I.L.D. des Krankenhauses ab. Die Gestaltung der Unterstützungsprozesse orientiert sich dabei am Bedarf der Kernleistung. Nach eindeutiger Bedarfsermittlung können die einzelnen Unterstützungsleistungen krankenhausspezifisch oder auch abteilungsindividuell angepasst und die Prozesse optimiert werden. So entwickelt sich eine partnerschaftliche Kunden-Dienstleister-Beziehung, von der beide Seite profitieren. Durch die bewußte Trennung von Kern- und Unterstützungsleistung liegen erstmals die Verantwortung, Handlungs- und Entscheidungskompetenz für die Unterstützungsleistungen losgelöst von der kurativen Leistung in einer Hand. Der Verantwortliche für den Krankenhausteilprozess Facility Management steht nun für die Funktion, Qualität und Finanzierbarkeit der facilitären Bestandteile der Fallpauschalen gerade. Er besitzt alle notwendigen Befugnisse und die Verantwortung, um die Unterstützungsprozesse konsequent auszurichten, marktwirtschaftlich zu steuern und zu optimieren. Durch moderne Managementmethoden, Führungskompetenz und krankhausspezifisches Know-how des qualifizierten Personals kann das gegenwärtige Aufwandsvolumen von ca. 27 Mrd. für Unterstützungsleistungen im Krankenhauswesen um 3 bis 8Mrd. gesenkt werden. TK 2003 Hannover 6
Die Zielsetzung der Weiterentwicklung der FM Methodenkompetenz: Die Akademie für Facility Management im Gesundheitswesen GmbH (A.FM.G )wurde 2002 als Netzwerk von erfahrenen Praktikern, Spezialisten, Ausbildungsträgern sowie Sponsoren von Dienstleistungsunternehmen aus dem Bereich des Gesundheitswesens gegründet. Das Netzwerk der Akademie für Facility Management im Gesundheitswesen Die A.FM.G steht für höchste Qualität auf dem Gebiet der Neustrukturierung von FM- Leistungen im Gesundheitswesen und garantiert den unmittelbaren Knowhow- Transfer von Erfahrungen und Erkenntnissen direkt aus der Praxis in die Lehre. A.FM.G entwickelt und vermittelt Grundlagen für Einsparungen im Gesundheitswesen durch die Nutzung der bewussten Trennung von Kern- und Sekundäraufgaben. Dabei wird der Kernprozess als ärztliche und pflegerische Leistung unmittelbar am Patienten verstanden. Die sekundären Aufgaben umfassen sämtliche Leistungen zur Absicherung und Unterstützung dieser Pflegeprozesse. Durch konsequent ausgerichtete Sekundärprozesse intern und/oder extern die marktwirtschaftlich gesteuert und optimiert werden, ist dieses Einsparpotential zu realisieren. Allerdings müssen traditionell geläufige Abläufe hinterfragt und unter ganzheitlicher Betrachtung wirtschaftlich und verlässlich neu und mit höherer Qualität zur Verfügung gestellt werden. Das Potential für diese Effizienzsteigerung liegt bei 15 bis 30 % pro Jahr bezogen auf die heutigen Aufwendungen im Bereich der sekundären Aufgaben. TK 2003 Hannover 7
Betriebskosten Einsparpotentiale der Betriebskosten in % der Baukosten Produktion > 10 % Verwaltung 4-10 % Schulen 5-30 % Krankenhäuser 15-35 % Hallenbäder > 20 % Kläranlagen > 20 % Sportplätze > 10 % Voraussetzung für die Erzielung dieser Effekte ist die konsequente Umsetzung der Veränderungsprozesse. Die Mitarbeiter sowohl im Kernprozess als auch im Sekundärbereich müssen die veränderten Prozesse beherrschen lernen. Managementmethoden, Krankenhausprozessoptimierung und neueste Erkenntnisse im Facility Management sind die Kernfelder einer notwendigen persönlichen Weiterentwicklung, um den Anforderungen an das Klinik Service Management in Gegenwart und Zukunft gerecht zu werden. Das verlangt Aus- und Weiterbildung, die sich in der Regel erst einmal als eine Investition in die Zukunft und damit als Kostenfaktor darstellt. In Deutschland hat sich die Ausbildungsphilosophie der GEFMA weitestgehend durchgesetzt. TK 2003 Hannover 8
GEFMA Konzept (Deutscher Verband für Facility Management) Leitender Angestellter Richtlinie 600 Dipl.Ing. (FM)/Bachelor of FM Richtlinie 610 Fachwirt FM (GEFMA) Richtlinie 620 Fachkraft FM (GEFMA) Richtlinie 630 Facility Management will Wertschöpfungsprozesse generieren und dabei win to win Situationen der Beteiligten schaffen. Dieses muß auch für die Aus- und Weiterbildung gelten. Bei dieser Ausbildung kommt der Anfertigung einer Projektarbeit, die im Mittelpunkt auch der Prüfung steht, eine zentrale Bedeutung zu. Mit der Projektarbeit soll der Auszubildende an einem praktischen Beispiel eines Facility Management Projektes aus seinem Arbeitsumfeld den Nachweis erbringen, dass Facility Management als eine Managementmethode verstanden und beherrscht wird. Kostenrelevante Prozesse im Krankenhaus- Service-Management werden unter ganzheitlicher Betrachtungsweise auch des Lebenszyklus einer facility unter Anwendung der Leitbegriffe des Facility Management optimiert Im Mittelpunkt der Projektarbeit sollen Lösungsansätze für eine Prozessoptimierung oder auch Kundenorientierung stehen, die zur Kostenreduzierung und / oder zur Gewinnoptimierung unter Berücksichtigung der DRG führen. Die vorgestellten Optimierungskonzepte sollen nahtlos am Arbeitsplatz realisiert werden. Diese Projektarbeiten sind damit echte Unternehmensberatungsleistungen, da sie die Kosten für die Ausbildung in der Regel mindestens wieder einspielen. Damit haben wir mit der Ausbildung ebenfalls eine win-to-win Situation geschaffen. TK 2003 Hannover 9
Projektarbeit Anfertigung einer Projektarbeit zum Umsetzen von FM im Krankenhaus eine qualifizierte Unternehmensberatungsleistung zur Amortisierung der Ausbildungskosten Die Inhalte der Ausbildung orientieren sich zuallererst an den besonderen Bedürfnissen des Krankenhaus-Service-Managements mit den Lernfeldern: Medizinische Grundlagen für FM im Krankenhaus, Grundlagen der Medizintechnik und Gebäudetechnik im Gesundheitswesen. Die übrigen 8 Lernfelder decken die Module ab, die nach den Richtlinien des Deutschen Verbandes für Facility Management (GEFMA) für eine Führungstätigkeit im Facility Management auf der operativen Ebene notwendig sind. Dieses sind neben den Grundlagen des Fm, die Lebenszyklusorientierung, die Informationstechnologie, das Datenbankmanagement und das Flächenmanagement sowie die Prozesse der technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudedienstleistungen. TK 2003 Hannover 10
Inhalte der Ausbildung zum Fachwirt Facility Management (GEFMA- zertifiziert) im Allgemeinen: Teil A: Kernfächer des Facility Management Grundlagen des Facility Management Lebenszyklus Informationstechnik Flächenmanagement Teil B: Kernfächer des Gebäudemanagement Technisches Gebäudemanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement Kaufmännisches Gebäudemanagement Teil C: Fallbeispiele und Projektarbeit (Modul 8) Zielgruppe dieser Fachwirtausbildung ist Personal aus dem Krankenhaus-Service- Management, was über eine abgeschlossene Ausbildung mindestens auf der Gesellenebene im Pflegebereich, im ärztlichen Bereich oder auch dem kaufmännischen, bautechnischen oder technischen, auch medizintechnischen Bereich verfügt. Das zukünftige Arbeitsfeld ist die Prozessoptimierung aller sekundären Prozesse im Krankenhaus in der Nutzungs-, aber auch der Planungsphase bei Um- und Neubauten. Auf lange Sicht haben Facility Management Projekte im Krankenhaus-Service- Management nur dann eine profitable Zukunft, wenn das Personal die neue Denke beherrscht und in praktisches Tun umsetzen kann. Nur wenn ein Team von den gemeinsamen Zielvorstellungen überzeugt ist und getragen wird, lassen sich Prozesse optimieren und notwendige Kundenbindungen aufbauen. Facility Management im Krankenhaus- Service-Management als geistige Herausforderung an seine Macher wird helfen, die betriebswirtschaftlichen Zwänge der neuen Herausforderung zu bestehen. TK 2003 Hannover 11