Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014 Kategorie: ECM-Lösung des Jahres 2014 Bitte beachten Sie: Sie müssen sich bei der Einreichung der Lösung entscheiden, für welches Produkt Sie die Einreichung vornehmen. Pro ECM-Lösungsanbieter kann nur ein Antrag in dieser Kategorie eingereicht werden. Beachten Sie, dass es hier um kein einzelnes Kundenprojekt geht, sondern um eine Software-/Hardware-Lösung/Business Paket aus Ihrem Portfolio, die zum Beispiel für einen Business Case oder mit einem konkreten Zusatznutzen für Anwender oder unter Einsatz neuester Technologien entwickelt wurde. Einreicher des Projekts ist ein Software-Hersteller, der ein entsprechendes ECM-Lösungspaket, - produkt, -modul bzw. Suite (nachstehend kurz ECM-Lösung genannt) innerhalb der vergangenen zwei Jahre entwickelt hat und das als hochinnovativ anzusehen ist. Die Beurteilung erfolgt über eine Fachjury aus IT-Experten, CIOs und Vertretern der Wissenschaft. Die ausgefüllten Teilnahme- Unterlagen und Beilagen sind an die Mailadresse ecm-award@pentadoc.com zu senden. Die Einreichungsunterlagen sind bis zum 30.09.2014 einzureichen. Einreichender ECM-Lösungsanbieter Name ECM-Lösungsanbieter M-Files Corporation
Einzureichende ECM-Lösung 1. Bezeichnung der ECM-Lösung Name/Titel für das einzureichende Software-/Hardwarepaket/Modul. Dieser Name/Titel dient der deutlichen Kennung der ECM- Lösung und wird automatisch der Einreichung zugeordnet, auch in den Veröffentlichungen. M-Files DMS 10.0 2. Entwicklungszeitraum Wann haben Sie mit der Entwicklung der ECM-Lösung begonnen, wann wurde diese abgeschlossen? Die Entwicklung von M-Files DMS 1.0 begann im Jahr 2002 und wurde in 2005 auf den Markt gebracht. Aktuell bringt M-Files eine Major-Version seiner ECM-Lösung pro Jahr heraus. M-Files 11.0 wird Ende des 1. Quartals 2015 erscheinen. 3. Produktverantwortlicher beim ECM-Lösungsanbieter Wer war für das Entwicklungs-Projekt verantwortlich? Mika Javanainen ist als Leiter des M-Files Produktmanagement-Teams verantwortlich für das Produktportfolio, langfristige Roadmaps und die weltweite Preisgestaltung. Als Senior Director der M-Files Product Management Abteilung leitet Mika die M-Files Product Manager und arbeitet eng mit der Produktentwicklung sowie der Marketingabteilung zusammen, um die ECM-Lösung von M-Files stetig weiterzuentwickeln, neue Produkte zu konzipieren und neue Features einzuführen. Mika verfügt über langjährige Erfahrung im weltweiten ECM-Markt und ist maßgeblich mitverantwortlich für die herausragende Technologieplattform, die M-Files DMS 10.0 seinen Nutzern bietet. 4. Unternehmensdaten Bitte geben Sie weiterführende Daten zum Unternehmen an, in dem diese ECM-Lösung entwickelt wurde (Unternehmenszweck, Angebot, eventuell Kennzahlen). Gründungsjahr: 1989 ECM-Lösung mit M-Files DMS im Portfolio seit 2005 Firmensitz in Tampere, Finnland Weitere Standorte in Deutschland (Ratingen), Schweden (Solna) und in den USA (Dallas, TX) 250 Mitarbeiter 360 Partner weltweit (25 Partner in D/A/CH, 13 Partner in Deutschland) Umsatz in 2013: 12,6 Mio. EUR PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt Seite 2/7
5. Lösungsbeschreibung Beschreiben Sie hier die eingereichte ECM-Lösung im Überblick (max. 4.000 Zeichen inkl. Leerzeichen). Die dynamischen Content-Management-Lösungen von M-Files spalten den ECM-Markt durch die Veränderung der Art und Weise, wie Unternehmen Informationen verwalten, sichern und teilen. M-Files verfügt über einen neuen und einzigartigen Ansatz, der anhand von Metadaten Unternehmens-Content nach WAS etwas ist anstelle von WO etwas sich befindet, organisiert. Zahlreiche Unternehmen, vom KMU zur Enterprise, in über 100 Ländern setzen M-Files entweder in der On-Premise-Variante, in der Cloud oder in einer hybriden Umgebung ein, um die eigene Produktivität und Qualität zu steigern und industrie- und branchenspezifische Standards und Regularien konform einzuhalten. Bei M-Files handelt es sich um ein komplettes Enterprise Content Management (ECM) System, welches eine flexible Plattform bietet, um die weitreichenden Geschäftsanforderungen in unterschiedlichen Branchen zu erfüllen. Die Funktionsfähigkeiten von M-Files enthalten: Dokumenten-Management & Library Services Records Management und Digital Asset Management Bildverarbeitungsanwendungen Access Control Management Ausgereifte Suchfunktionalitäten Metadaten-Management Workflow & BPM-Verwaltung Anbindung an externe Datenbanken und Systeme (wie z.b. MS Dynamics, SAP, Intrexx und andere Systeme wie SalesForce) Collaboration / Social Content Email-Benachrichtigungen Veröffentlichung von Unternehmens-Content via Intranet und Extranet Anbindung an SharePoint für Abteilungsseiten mit Kalender-, Blog- und Wikifunktionen und Diskussionsforen, all das wird mit dem Unternehmens-Content in M-Files verlinkt Windows Client, Web Access, and Mobile Access (iphone, ipad, Android, Windows Phone usw.) Email-Verwaltung und -archivierung (POP3, IMAP, Exchange) Suche, Navigation und Dynamische Ansichten Im Vergleich zu traditionellen, ordnerbasierten ECM-Lösungen, bieten die metadaten-basierten Such- und Navigationsfähigkeiten dem Nutzer von M-Files eine einfachere und bessere Möglichkeit, Content anhand von "Dynamischen Ansichten" herauszufiltern. Auf diese Weise kann ein einzelnes Dokument selbst an unterschiedlichen Standorten sofort ausfindig gemacht werden, ohne auf Duplikate zu stoßen. Verwaltung von Berechtigungen und Kontrolle des Zugriffs Im Gegensatz zu traditionellen ECM-Systemen mit einem strengen Sicherheitsmodell basierend auf Ordnern und entsprechenden Berechtigungseinstellungen, verwaltet und kontrolliert M-Files diese Informationen über die eigentlichen Metadaten. Dieser Ansatz ermöglicht ein dynamisches verwalten von Änderungen in Berechtigungen von Dokumenten, und dies sofort und automatisch. Workflow Management Mit dem M-Files Workflow-Feature können standartisierte Routineaufgaben innerhalb eines PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt Seite 3/7
Unternehmens automatisiert und über ein Aufgabenmanagement dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden - und das ohne Programmierkenntnisse. Bei der Erstellung einer neuen Aufgabe, wird die Information und Verantwortung dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen. Workflows innerhalb von M-Files können beispielsweise eingeleitet werden, um Verträge zu genehmigen, Eingangsrechnungen zuzuweisen, Bewerbungen zu bearbeiten und für unzählige andere Anwendungsfälle. Replikation und Langzeitarchivierung Selbst die Replikation von Dokumentenverwaltungen ist in M-Files metadatenbasiert. Die Archivierung von Content in M-Files erfolgt ebenfalls über die Vergabe von Metadaten, so dass anstatt einer Archivierung in entsprechende Ordner auf einem externen Speicherort dynamische Archivierungsregeln erstellt werden können, um zu kontrollieren, welche Dokumente und Informationen archiviert werden (z.b. alle Dokumente klassifiziert als Rechnungen, älter als 3 Jahre). 6. Video / Screenshots über Ihre eingereichte ECM-Lösung Damit sich die Jury ein umfassendes Bild Ihrer ECM-Lösung machen kann, haben Sie auch die Möglichkeit, neben der Kurzbeschreibung ein Video einzureichen. Sollten Sie kein Video einreichen bitten wir Sie zumindest einige Screenshots einzureichen, damit sich die Jury ein besseres Bild von der Lösung machen kann. Anforderungen an das Video: Länge: max. 2 Minuten Format: möglichst hohe Auflösung (720p), flash-codec am besten H.264, Container AVI, MOV oder m4v Inhalt: Screenshots bzw. Screencams, einige Sätze des Produktverantwortlichen, Darstellung der Kreativität Ihrer ECM-Lösung, was macht Ihre ECM-Lösung so innovativ und außergewöhnlich? Videos Allgemeine Übersicht über M-Files (Englisch, 4:24 Minuten, YouTube): M-Files: A Fresh Approach to Enterprise Information Management Dokumente finden in M-Files (Deutsch, 1:53 Minuten, MOV): Suchen in M-Files PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt Seite 4/7
7. Warum sollte Ihre ECM-Lösung den ECM-Award 2014 erhalten? Beschreiben Sie hier warum ihre ECM-Lösung einen ECM-Award erhalten sollte! Was macht ihr Projekt so innovativ, kreativ und außergewöhnlich? Was sind die Alleinstellungsmerkmale? Content dynamisch organisieren durch "was" etwas ist anstelle von "wo" es sich befindet Obwohl viele andere ECM-Anbieter ebenfalls Metadaten einsetzen, wird der eigentliche Content häufig jedoch in Filestrukturen oder an festen Speicherorten abgelegt. In M-Files hat Content weder einen festen Speicherort noch eine feste Ordnerstruktur. Kunden können den entsprechenden Content über "dynamische Ansichten" mit "virtuellen Ordnern" darstellen, die sich aus Metadaten-Eigenschaften von Dokumenten und anderen Objekten zusammenstellen. Auf diese Weise kann ein einziges Dokument über unterschiedliche Wege an unterschiedlichen Standorten oder "virtuellen Ordnern" ohne Duplikate "gefunden" werden. Ein Angebot kann zum Beispiel in einer dynamischen Ansicht folgendermaßen dargestellt werden: alle Angebote, Angebote nach Jahr und Monat, Dokumente nach Kunde, zuletzt geöffnete Dokumente oder Markus Mustermanns Dokumente. Durch diesen Ansatz mit "Ordnern", oder besser "virtuellen Ordnern", zeigt sich die Dynamik der ECM-Lösung von M-Files. Die Vorteile für den Nutzer sind vielfältig und erlauben es, Dokumente mit gutem Gewissen "irgendwo" zu speichern, ohne sich intensive Gedanken darüber machen zu müssen, M-Files kümmert sich darum. Die metadaten-gesteuerte Navigation in M-Files (z.b. Dynamische Ansichten) löst ein hartnäckiges Problem traditioneller Ordner-basierter Ansätze, die begrenzte Funktionalitäten liefern in Bezug auf den Speicherort und das Ermitteln von Kopien von Dokumenten, die in anderen Ordnern abgelegt wurden. M-Files löst dieses Problem durch die dynamischen Content- Filter, egal wann und wo es notwendig ist. Die Definition einer "Ansicht" in M-Files besteht aus einem Filter, der festlegt was Content ist, und diesen entsprechend darstellt oder in virtuellen Ordnern klassifiziert. M-Files gibt es als On-Premise- und Cloud-Version. Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal ist die Übereinstimmung an Produktfeatures, die es sowohl On-Premise als auch in der Cloud gibt. Mit anderen Worten: alle Kern- und weiterführenden ECM-Features sind identisch in der On- Premise- und in der Cloud-Umgebung. Kunden können auch beide Umgebungen miteinander kombinieren und eine ECM-Lösung entwerfen,bei der Daten teilweise in der Cloud und teilweise On-Premise hinter einer Firewall gehostet werden. Diese hybride Architektur ermöglicht dem Kunden seine IT-Wartungs- und Speicherkosten zu optimieren. Eine M-Files Cloud Vault als Dokumentenverwaltung ist die erste ECM-Lösung, die vollständig auf Windows Azure läuft und dadurch Unternehmen die Vorteile der zuverlässigen Cloud-basierten Plattform von Microsoft ermöglicht, und das in weltweit operierenden Rechenzentren. Mit dem Windows Azure Virtual Network kann eine M-Files Cloud Vault an eine On-Premise-Domain eines Kunden angeschlossen werden, und gleichzeitig Single-Sign-on über Active Directory ermöglichen und eine sichere Verbindung von der Cloud Quelle zu Business Systemen wie ERP und CRM herstellen. Das daraus resultierende Hybrid -Model unterstützt eine flexible Rechnerumgebung und ermöglicht es Unternehmen, Investionen flexibler zu gestalten. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt Seite 5/7
Was möchten Sie uns abschließend mitteilen? Weitere Anmerkungen zur eingereichten ECM-Lösung In den letzten 18 Monaten wuchs das Geschäftsumfeld von M-Files rasant an. Der Umsatz von M- Files in 2013 stieg um mehr als 40% im Vergleich zum Vorjahr an, was zu einer Sechs-Jahres- Wachstumsrate von über 1.100% führte. Die Anzahl an verkauften M-Files Lizenzen in 2013 stieg um über 45% im Vergleich zu 2012 an. Zusätzlich wuchs auch das Geschäft von M-Files mit seinen Cloud-basierten ECM-Lösungen: über 50% Zuwachs bei Cloud-Kunden und mehr als 60% Zuwachs an Cloud-basiertem Umsatz in 2013 im Vergleich zu 2012. Das Partnernetzwerk von M-Files expandierte 2013 um fast 80% im Vergleich zu 2012: aktuell gibt es 340 Partner in über 70 Ländern, wobei über 110% Umsatzwachstum über Partner in 2014 im Vergleich zu 2013 zu erwarten ist. Tausende Organisationen in über 100 Ländern weltweit verwalten und bearbeiten ihre Dokumente und ihren Content mit M-Files ECM. Unser schnelles Wachstum zeigt den steigenden Anspruch von Unternehmen an eine ECM-Lösung wie von M-Files, die im Vergleich zu komplexen und unhandlichen Lösungen von traditionellen ECM-Anbietern dynamisch und flexibel einsetzbar ist. Weitere nennenswerte M-Files Errungenschaften und Meilensteine in den vergangenen 18 Monaten: In 2013 schloss M-Files eine Series A Finanzierung in Höhe von 7,7 Mio US$ ab, geleitet durch DFJ Esprit und Finnish Industry Investment. M-Files erhielt die ISO 9001:2008 Zertifizierung für Design, Entwicklung, Lieferung und Unterstützung seiner Enterprise Content Management Software und entsprechenden Dienstleistungen. M-Files auf Platz 402. der Deloitte Technology Fast 500 EMEA 2013 und 22. der Finland Deloitte Technology Fast 50 gelistet. M-Files wurde als Arbeitgeber des Jahres 2013 durch die Tammerkoski Handelskammer in Finnland ausgezeichnet. Das dritte Jahr in Folge wurde M-Files in Gartner's Magic Quadrant for ECM 2014 ausgezeichnet M-Files wurde als einer der einflussreichsten ECM-Anbieter im Forrester Research 2013 ECM Wave Report namentlich erwähnt. M-Files wurde auf der KMWorld-Liste als eines der 100 bedeutensten Unternehmen im Bereich Knowledge-Management für das Jahr 2013 benannt. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt Seite 6/7
Datum: 06.10.2014 Christian Habenstein Name/Unterschrift ECM-Anbieter Mit unserer Unterschrift nehmen wir die Teilnahmebedingungen für den ECM-Award 2014 an. Bitte senden Sie die Einreichungsunterlagen bis zum 30.09.2014 an: PENTADOC AG Herrn Maximilian Gantner Mobil +49 172 7427 497 E-Mail ecm-award@pentadoc.com www.ecm-award.com Herzlichen Dank für Ihre Einreichung. Selbstverständlich informieren wir Sie über die erfolgreiche Annahme und Vollständigkeit der Unterlagen. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, 60327 Frankfurt Seite 7/7