HANDI- Aktuell Zeitschrift für alle "HANDI-Fans" Ausgabe Nr. 37 August 2015 MCDS Nils Seidel GmbH Karlsbad "Ohne Fleiß kein Preis" Sehr geehrte Kunden! Wieder liegt ein arbeitsreiches Jahr hinter uns. Software-Systeme für Betriebe sind permanent vielfältigen Einflüssen aus unterschiedlichen Richtungen ausgesetzt: Wünsche und Vorschläge der Anwender, äußere Zwänge wie z.b. Vorgaben der Finanzverwaltung, Schnittstellennormen, technologische Entwicklungen wie Windows 10 uvm. müssen ständig in Einklang gebracht Aber wie heißt es schon immer: "ohne Fleiß kein Preis". Bekanntermaßen ist die Software ja so etwas wie das Nervensystem des Betriebes, das alle Bereiche optimal verbinden soll - woran wir beständig arbeiten. So können wir Ihnen auch in dieser Ausgabe von HANDI-Aktuell wieder über vielfältige Entwicklungen in vielen Bereichen berichten und dass dazu gleich zweimal die Qualität per Siegel bescheinigt wurde. Aber sehen Sie selbst wie fleißig wir wieder einmal waren Inhaltsverzeichnis 1. "Ohne Fleiß kein Preis " 2. Windows 10 3. Terminal-Server-Lizenz 4. E-POST-Schnittstelle 5. HANDICRAFT CSx4 6. Software-Pflege 2015 7. Tipps & Tricks 8. Neue Zertifikate 9. HANDICRAFT-Webserver 10. DATEV / GoBD 11. Neues von ELSTER 12. Das Ohr 13. Kunden werben Kunden Mit freundlichem Gruß Nils Seidel "Windows 10" Seit Ende Juli steht das neue "Windows 10" von Microsoft zur Verfügung. Windows 10 kombiniert laut Microsoft die Vorteile der Betriebssysteme Windows 7 und Windows 8.1. Insbesondere ist das bekannte und bewährte Startmenü von Windows 7 wieder enthalten und ermöglicht zudem das Einbinden von Apps. Für alle Anwender, die immer zu wenig Platz auf dem Bildschirm haben, gibt es jetzt "virtuelle" Desktops mit denen man seine Arbeitsfläche entsprechend vergrößern kann. Neu bei Windows 10 ist u.a. auch der Internet-Browser "Microsoft Edge" und der lernfähige Sprachassistentin "Cortana". Eine weitere wesentliche Neuerung von Windows 10 ist die Umstellung auf eine fortlaufende Entwicklung. Neue Funktionen spart Microsoft nicht mehr jahrelang für die nächste Windows-Version auf, sondern liefert sie umgehend als Funktions-Updates aus. Dafür ist natürlich auch eine kontinuierliche Software-Pflege für HANDICRAFT wichtig. Wenn Sie das neue Betriebssystem auf vorhandenen PC's installieren wollen, sollten Sie vorher den von Microsoft angebotenen Hardware-Check durchführen. Microsoft stellt das Betriebssystem in verschiedenen Editionen zur Verfügung. Für die Firmen-Nutzung mit HANDICRAFT ist die Verwendung der Pro-Version von Windows 10 zu empfehlen. Notwendige Anpassungen der HANDI-Programme für den derzeitigen Stand von Windows 10 sind zwischenzeitlich erfolgt und konnten erfolgreich getestet Die Anpassungen stehen via Patch 7/2015 auf unserer Internet-Seite bereit. Die Bereitstellung angepasster Installations-Routinen erfolgt im Rahmen der nächsten Software-Pflege mit dem neuen Datenträger.
HANDICRAFT - Terminal - Lizenz Mit der seit vielen Jahren bewährten HANDI-Terminal-Lizenz ist der einfache Zugriff auf alle HANDI-Programme via Internet von überall auf der Welt möglich - genauso wie daheim vom PC. Terminal-Lizenzen werden z.b. eingesetzt für Außendienst-Mitarbeiter, Filialen, Heim-Arbeitsplätze oder den mobilen Zugriff von der Baustelle. Der Anwender sieht dann aus der Ferne "den Bildschirm" des Büro-Rechners so, als ob er im Büro davor sitzen würde. Alle Eingaben, Mausbewegungen usw. werden entsprechend übertragen. Windows-seitig kann dabei auf einzelne "echte" lokale Rechner (ggf. auch eingebunden in ein lokales Netzwerk) oder mit einer Windows-Terminal-Lizenz auf virtuelle Rechner auf dem Server zugegriffen Neben der einfachen und transparenten Handhabung hat der Anwender bei einer Terminal-Installation die volle Kontrolle über alle seine Daten und Programme, ein Speichern von Daten auf fremden Rechnern "Irgendwo" ist nicht erforderlich. E-POST-Schnittstelle Im Rahmen der Software-Pflege erhalten Sie die neue E-POST-Schnittstelle. Diese wurde von der Deutschen Post im Rahmen eines aufwendigen Zertifizierungsverfahrens geprüft und für das E-POST-System zugelassen. Mit der neuen HANDI-Schnittstelle E-POST können die Vorteile des E-POST-Briefes aus Ihrem HANDICRAFT-System heraus genutzt So können Angebote oder Rechnungen in der Schnittstelle konvertiert und als E-POST-Brief versendet Voraussetzung ist lediglich, dass Sie als Kunde im E-POST-Portal registriert sind. Aus einer HANDICRAFT-Datei (*.ang) wie z.b. Angebot, Rechnung, Lieferschein oder einer beliebigen RTF-Datei wird eine entsprechende E-POST-Datei für den Versand erzeugt. Die Erzeugung besteht aus zwei Schritten: Auswahl der HANDI-Datei mit PDF-Konvertierung Zunächst wird das zu versendende Dokument ausgewählt. Daraus wird eine entsprechende PDF-Datei mit dem hinterlegten Firmenlogo erzeugt. Aus dem PDF-Dokument wird die Empfänger-Adresse extrahiert, in das E-POST-Format gewandelt und in der Maske angezeigt Wandlung in das E-POST-Format Die Empfänger-Adresse kann ggf. noch manuell angepasst bzw. korrigiert Anschließend kann die zugehörige E-POST-Datei für den Versand erzeugt Diese wird dann mittels Funktion "Versenden" an das E-POST-Portal übertragen. Für das Versenden des E-POST-Briefes müssen Sie sich im E-POST-Portal anmelden. Sie geben entsprechend ihre Anmeldedaten ein. Eine erfolgreiche durchgeführte Anmeldung ist Voraussetzung für das Versenden eines Briefes. Die erzeugte E-POST-Datei wird anschließend an das E-POST-Portal versendet, die dort zunächst als Entwurf angelegt wird. Nach dem erfolgreichen Abschluss dieses Vorgangs wird eine entsprechende Bestätigungsmeldung gesendet. Anschließend kann mit Klick auf [Ja] die Druckerstellung und der Versand an den Empfänger automatisch erfolgen. Bei [NEIN] erfolgt kein automatischer Versand aber die Datei steht im E-POST-Portal als Entwurf weiter zur Verfügung und kann dort bei Bedarf manuell versendet Sofern keine Fehler auftreten erfolgt der Versand im E-POST-System.
HANDICRAFT CSx4 Die neue HANDICRAFT CSX4-Version basiert auf neuen Versionen vieler zugrunde liegender Komponenten wie dem Datenbanksystem, der RTF-Textverwaltung, den Report-, XLS- und Access-Komponenten, Verschlüsselungsund PDF-Systemen, Termin-Komponenten und vieles mehr. Neben zahlreichen Modernisierungen "unter der Haube" sind damit für die Anwender auch diverse interessante neue Funktionen realisiert worden. Terminverwaltung: In der Terminverwaltung sind neue Ansichte ergänzt worden Monatsansicht im Querformat (hilfreich für den Überblick bei vielen Mitarbeitern) und die Multi-Ta gesansicht. Letztere ist besonders für Anzeige von Reparatur-Aufträgen zu einem gewählten Monteur von Vorteil. Vom ausgewählten Monteur werden die Termine für das gewählte Datum und die folgenden 7 Tage angezeigt. Weiterhin kann die Visualisierung der Projektplanung mithilfe des Terminkalenders erfolgen. Adress-Verwaltung In der Adress-Verwaltung ist eine neue Registerkarte "Kontakte" integriert - alternativ zu den derzeitigen "Ansprechpartnern". Dort können Sie dann ggf. alle Kommunikationsformen (wie Tel., Fax, Mail, Mobil, Serienbrief) zu einem Ansprechpartner in der erfassten Adresse zusammenfassen. Stilverwaltung In den RTF-Programmen (AngebotRTF, AufmassRTF, Handi Word) ist eine optionale "Stil-Verwaltung" (für selbst vordefinierte Absatzformate) integriert. Neue Volltext-Indizes Die neue Version des Datenbank-Systems ermöglicht u.a. das Anlegen von neuen Indizes, die eine Volltext-Suche in Textfeldern ermög lichen. Dazu wird im Datenbank-Explorer ein neuer Volltext-Index erzeugt, der mit den gewünschten Text-Feldern (in der Tabelle Artikel z.b. die Felder Bezeichnung1 und Bezeichnung2) verknüpft ist. Der Index wird anschließend im Browser (z.b. in der Übersicht der Artikel) in der Liste der Indizes als selbstdefinierter Index angezeigt. Ein Vorteil des Verfahrens ist, dass diese Volltext-Indizes vom Datenbank-Server fortlaufend aktualisiert werden Hinweis: Die Verwendung der herkömmlichen "Suche im Text" nach Anlage des Blitzindex bleibt davon unberührt. HANDICRAFT-Webserver Das neue Bonus-Programm HANDI-Webserver ermöglicht das Ausführen von Reports für die Anzeige in einem Internet-Browser (siehe eigener Artikel Seite 6). Verarbeitung neuer Excel-Formate In verschiedenen Handi-Programmen, wie z.b. in den Schnittstellen XLS- Handi und XLSAdress werden neuere Excel-Formate unterstützt. Neue Version der Schnittstelle Eximport Access Für die Nutzung der Schnittstelle ist die Installation der MS-DAO Schnittstelle von Microsoft nicht mehr erforderlich. Reports- QR-Barcode Mit unserem Report-Programm können Sie beliebige Daten-Felder als QR-Barcode ausgeben. Hinweis: Die Bereitstellung der CSX4-Version ist im Rahmen zukünftiger Software-Pflege geplant.
Softwarepflege 2015 Mit der Software-Pflege 2015 wurden wieder eine Vielzahl von Neuerungen ausgeliefert, die den Umgang mit den Programmen sowie die Benutzung erleichtern. Zahlreiche Ihrer Vorschläge an unser Ohr" im Internet wurden auch mit der SWP 2015 wieder realisiert. Windows 10 Microsoft hat schon die nächste Windows-Version Windows 10 bereitgestellt. Damit ist unter anderem das in Windows 8 entfallene Startmenü wieder eingeführt worden. (siehe Informationen auf Seite 1) In der HANDICRAFT Version 2015 wurden bereits entsprechend der derzeit verfügbaren Version Anpassungen vorgenommen. E-POST - Schnittstelle Im Rahmen der Software-Pflege wurde dieses Jahr unter anderem die neue E-POST-Schnittstelle. ausgeliefert. Diese wurde von der Deutschen Post im Rahmen eines aufwendigen Zertifizierungsverfahrens geprüft und für das E-POST-System zugelassen. Mit der neuen E-POST Schnittstelle können die Vorteile des E-POST-Briefes aus Ihrem HAN- DICRAFT-System heraus genutzt Lesen Sie ausführlich auf Seite 2. Außer den neuen Programmteilen wurden aber auch wieder eine Vielzahl von Detailverbesserungen in den einzelnen Handi-Modulen vorgenommen und mit der SWP bereit gestellt. Hier nun ein kleiner Auszug von interessanten Änderungen: Handi-ZeitApp für (Android)-Smartphones Mit der neuen Handi-Zeit-APP steht eine Möglichkeit zur Verfügung, zu einer Leistungsdatei eines Projektes oder alternativ direkt für ausgewählte Projekte mit dem Smartphone Zeiten zu erfassen und anschließend automatisch auf die jeweiligen Projekte zu buchen. Lesen Sie weiter auf Seite 3. Arbeitszeit-Dokumentation Die neue Gesetzgebung zum Mindestlohn 2015 bringt für alle Betriebe des Bauhandwerks neue gravierende bürokratische Pflichten mit sich. Für alle Mitarbeiter sind die Arbeitszeiten zu dokumentieren mit Arbeitsbeginn/ -ende und Dauer der Beschäftigung. Für Anwender die kein Zeiterfassungs-System wie die Handi-Zeiterfassung einsetzen, ist in der SWP 2015 ein Hilfsprogramm für die einfache Erstellung von Arbeitszeit - Dokumentationen enthalten. Im Zusammenhang mit der Sonderfunktion gibt es gleichfalls bei der Funktion Kalkulation/Stammposition die Option, dass für alle Positionen mit gleicher Leistungsnummer die Kalkulation übernommen wird. Grundpaket Allgemein Terminverwaltung In der Tagesansicht kann die Zeilenhöhe manuell eingestellt AngebotRTF Zwei neue Sonderfunktionen in AngebotRTF dienen der weiteren Erleichterung der Arbeit mit dem Programm: Für eine vereinfachte Bearbeitung großer GAEB- LV s mit identischen Positionen (z.b. bei Raumweiser Ausschreibung) ist die SF 621 ergänzt worden. Diese ermittelt alle Positionen mit identischer Beschreibung für die anschließend die einmal erzeugte Kalkulation übernommen werden kann. Die Sonderfunktion 612 ist ein Schalter für das Löschen der Textattribute vor dem Einfügen neuer Positionen. Wenn z.b. häufig in Positionen mit fett/kursiv usw. formatiert wird, so schaltet die SF 612 die Übernahme dieser Attribute (Voreinstellung ist Löschen=ja). Damit werden die Formatierungen aus der vorangegangenen Position ignoriert. Stammdaten-Sicherung In diesem Hilfsprogramm ist eine komplette Sicherung bzw. Rücksicherung der Daten der Baustellen-Verwaltung ergänzt worden. Zusatz Module Kundendienstverwaltung Auch in der KD ist eine Archivierung von Aufträgen integriert worden. Damit können nicht mehr aktuelle Verträge ausgelagert und bei Bedarf wieder reaktiviert Mit entsprechend gesetzten Parametern (^info#1, ^info#2, usw.) in der Anweisungsfolge Rechnungsende können die Angaben der Info-Felder zu einem Wartungsvertrag in der Rechnung ausgegeben
Zahlungsverkehr Erhalten Sie eine Rechnung von einem Lieferanten als PDF-Datei, die im Anhang die Rechnung als ZugFerd-Datei (im XML-Format) enthält, kann diese Rechnung im Zahlungsverkehr angezeigt und importiert Reparatur-Verwaltung Auch in der Reparatur-Verwaltung können nun RTF-Memos erfasst werden, ggf. auch mit Grafik. Ein entsprechendes Feld [RTF-Langtext] kann im Reparatur-Zettel eingefügt und mit ausgedruckt Wird das Feld [Artikeltabelle] in der Berichts-Maske mit einer Monospace Schrift (z.b. Consolas, Lucida, Courier New) formatiert wird die Artikelliste im Reparatur-Bericht tabellarisch ausgegeben. Finanzbuchhaltung Die notwendigen Anpassungen der USt-Vorameldung inklusive der Änderungen in der ELSTER- Schnittstelle für 2015 sind in die Handi-Fibu eingebunden worden. Schnittstellen Datanorm Die Verwaltung der Lieferanten-Daten wurde weiter optimiert. Diese werden nun auch in einer Datenbank-Tabelle gespeichert. So können in der Lieferantenpflege ebenfalls die neuen Auswahllisten verwendet Zudem kann nun via < oder > einfach in der Liste der Lieferanten geblättert Scanbuch Beim Import von Artikeln werden nun die Bezeichnungen der Artikel bzw. der Baustelle mit angezeigt. Barcode Für den Etikettendruck ist die Auswahl einzelner Artikel aus der Liste Ihrer Artikel-Stammdaten ergänzt worden. Wkoci Für die Lieferanten Unielektro und Kluxen wurden Anpassungen für die neuen Webshops vorgenommen. Client-Server Fastreport Auch in diesem Jahr werden einige neue interessante Reports in unserem Report-Pool für Sie bereitgestellt. So zum Beispiel: Das EFB-223-Preisblatt ist an das neue Formular angepasst. Für die Kundendienstverwaltung ist ein neuer Report hinzugekommen eine Telefonliste für fällige Wartungsverträge. Gruppiert nach Gebiet werden die zur Wartung fälligen Verträge aufgelistet und es kann ein vereinbarter Termin eingetragen Tipps & Tricks Dokument aus AngebotRTF / AufmassRTF als Email versenden Im HANDICRAFT-System stehen zahlreiche integrierte Funktionen zum Email-Versand zur Verfügung. Voraussetzung ist natürlich ein funktionsfähig im System installiertes und registriertes Mail-Programm. Beim Versand aus den Programmen Angebot / Rechnung oder Aufmaß ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen 1. dem Email mit der Datei als Anhang z.b. an Kollegen, Außendienst, usw. zwecks z.b. weitere Bearbeitung / Kontrolle und 2. dem Email mit dem Druckbild als Anhang z.b. an Kunden, Architekten, usw. Im Fall 1) erfolgt der Versand mit dem Menüpunkt Datei / Sende Mail. Für 2) haben neben der gewünschten Belegart (z.b. Angebot, LV, usw.) auch alle Druck-Einstellungen (z.b. Logos) und Druck-Optionen (z.b. Aufschlüsselung Lohn/ Material) entsprechende Bedeutung. Für die Erzeugung eines Emails mit dem Druckbild kann z.b. ein externer PDF-Druckertreiber wie edocprintpro verwendet werden oder das Druckbild aus der Druckvorschau mittels Menüpunkt "Mail senden" (unter Beachtung der Einstellungen in Extra/Mailoptionen) als PDF oder XPS erzeugt Eine weitere elegante Möglichkeit ist ein Druck-Formular mit einem speziellen Namen "@XPS-WM" verknüpft mit einem Windows XPS-Drucker. Beim Druck auf dieses Formular wird ein Druckbild im XPS-Format erzeugt, automatisch das Mailprogramm geöffnet mit einer neuen Mail und dem Druckbild im Anhang und dem eingetragenen Email-Empfänger aus der Dokument-Adresse. Voraussetzung ist natürlich, dass die Email-Adresse in den Ad ress-stammdaten hinterlegt ist.
Neue Zertifikate für HANDICRAFT-Programme Zwei erfolgreiche Zertifizierungen für HANDICRAFT-Module konnten kürzlich bei den jeweiligen Partnern durchgeführt werden: die MAREON-Schnittstelle für den kommenden neuen Mareon-Webservice Version 2.4. HANDICRAFT verfügt bereits seit mehr als einem Jahrzehnt über zertifizierte Schnittstellen zu diesem Dienstleister für die Wohnbau-Wirtschaft und damit über langjährige Erfahrung. die E-POST-Schnittstelle (ausführlich beschrieben in den SWP-Hinweisen 2015) HANDICRAFT-Webserver Das neue Bonus-Programm HANDI-Webserver ermöglicht das Ausführen von Reports für die Anzeige in einem Internet-Browser. Wenn der Webserver aktiv ist, müssen Sie im Internet-Browser lediglich die Adresse des Rechners eingeben, auf dem der Webserver läuft gefolgt vom Namen des gewünschten Reports z.b. localhost/muster.htm oder 192.168.0.1/muster.htm. Dabei ist "muster" der Name eines vorhandenen Reports, dessen Ergebnisse dann automatisch im Internet-Browser angezeigt Bei Bedarf kann man entsprechende Aufrufe z.b. auch in eigene Intranet-Seiten einbauen oder eine lokal gespeicherte htm-datei zum Aufruf verwenden. DATEV / GoBD Die DATEV hat für den Jahreswechsel 2015/2016 angepasste Definitionen Ihrer Schnittstellen-Formate im Hinblick auf die neue GoBD der Finanzverwaltung angekündigt. Insbesondere geht es um das Festschreibe-Kennzeichen, das bei einem Import aus dem Rechnungswesen nachträgliche Änderungen verhindert. Entsprechende Anpassungen der DATEV-Schnittstellen im HAN- DICRAFT-System sind im Rahmen der Software-Pflege geplant. Impressum HANDI-Aktuell ist eine Informationsbroschüre für alle Anwender und Fachhandelspartner von HANDICRAFT-Software. MCDS GmbH übernimmt für die Angaben in dieser Zeitschrift keine Haftung/Gewähr. Die Angaben erfolgen nach bestem Wissen, stellen aber keine Zusicherung dar. Anregungen, Leserbriefe, etc. senden Sie bitte an: MCDS Nils Seidel GmbH * Redaktion HANDI-Aktuell * Narzissenweg 14 76307 Karlsbad * Tel.: 07202 / 9303-0 * Fax.: 07202 / 9303-50 Internet: http://www.handicraft.de * EMail: support@handicraft.de Neues von ELSTER Neue Verschlüsslungsverfahren: Die Finanzverwaltung hat für das kommende Jahr einen umfangreichen Wechsel der Verschlüsselungs- und Signa tur-verfahren in der ELS- TER-Schnittstelle geplant. Wir haben die neuen Verfahren zwischenzeitlich realisiert und im ELSTER-System erfolgreich getestet. Die Auslie ferung erfolgt mit der Softwarepflege 2016. Ab Mai 2016 werden von ELSTER nur noch die neuen Verfahren unterstützt. Sofern Sie dann die aktuelle CSx-Version einsetzen, können Sie weiterhin problemlos Daten an ELSTER übermitteln. In der Handhabung ändert sich für Sie dabei nichts. Auch bei der Übertragung der Lohnsteuerbescheingungen wurde ein neues Verfahren für die Übertragung von Korrekturen und Stornierungen realisiert. Kunden werben Kunden Wie jedes Jahr führen wir wieder eine Aktion Kunden werben Kunden" durch. Für jeden Neukunden, der beim Kauf bestätigt, dass der Kauf durch Werbung eines Handi-Anwenders zustande kam, erhält der Werber einen Gutschein über 200.-Euro für die Softwarepflege. Das "OHR" Kennen Sie unsere elektronischen Ohren? Auf unserer Internet-Adresse finden Sie ein System für die Erfassung von Vorschlägen und Wünschen zur Software. Kein anderes Medium bietet derartig optimale Voraussetzungen für die Archivierung, Weiterleitung, Suche und Auswertung. Daher unsere Bitte an Sie: wenn Sie uns Wünsche/Vorschläge für künftige Software-Versionen mitteilen wollen, nutzen Sie deshalb dafür nach Möglichkeit nur diesen Weg. Fehlt Ihnen eine Ausgabe? Sollte Ihnen eine Ausgabe von "HANDI-Aktuell" fehlen, so können Sie diese bei MCDS kostenlos nachbestellen oder im Internet nachlesen.