Leistungsbeschreibung: zur Ausschreibung VL-160246 vom 31.08.2016 Ausführungsort: Auskünfte: LOTTO Hamburg GmbH Überseering 4 22297 Hamburg Frau Elisabeth Lampe - Einkauf Fax: 040/63205-8410; Mail: Einkauf@lotto-hh.de 1. Ziel des Auftrags Das Ziel des Auftrags ist der Abschluss eines Rahmenvertrags mit einem einzigen Auftragnehmer (nachfolgend AN). 2. Ausgangssituation Die LOTTO Hamburg GmbH (nachfolgend AG) ist eine 100%-ige Tochtergesellschaft der Freien und Hansestadt Hamburg und staatlicher Veranstalter von Lotterien und Wetten. Die AG plant die Vergabe über die Herstellung und Lieferung von Plakaten für City-Light-Poster, City-Light-Säulen und City- Light-Boards/ Mega-Lights gemäß der Leistungsbeschreibung. Um die Themen der AG nach außen und nach innen einheitlich zu kommunizieren und dadurch ihre Wiedererkennbarkeit zu erhöhen und um sich gleichzeitig von Wettbewerbern besser zu differenzieren, ist eine gleichbleibend hohe Druckqualität aller eigenen Druckerzeugnisse unerlässlich. 3. Leistungsumfang Druck von City-Light-Postern (nachfolgend: CLP), City-Light-Säule (nachfolgend: CLS) und City-Light-Board / Mega-Light (nachfolgend: CLB) für die Kampagnen der AG. Die AG belegt in der Regel Werbeflächen für City-Light-Poster, City-Light-Säulen und City-Light- Board / Mega-Light um ihre Kampagnen zu präsentieren. Die Anzahl der zu produzierenden Plakate hängt von der Anzahl der Aushänge und Motive ab. Für das Jahr 2017 stehen die Termine, die Anzahl der Aushänge und die Motive noch nicht fest. Derzeit geht die AG von 8 x CLP, 26 x CLS und 8 x CLB Aushänge im Jahr 2017 aus (s. näheres Ziffer 6 der Leistungsbeschreibung). Anzahl und Termine für die Aushänge 2018, 2019 und 2020 werden kurzfristig mit dem AN abgestimmt und beauftragt. Die möglichen Auflagen sind den Tabellen 8.1, 8.2 und 8.3 zu entnehmen. 4. Abnahmemengen, Mindestbestellwert Als Anhaltspunkt für die jährlichen Abnahmemengen der einzelnen Positionen wurde das Jahresaufkommen 2016 zugrunde gelegt. Grundsätzlich kann nicht davon ausgegangen werden, dass die in der Leistungsbeschreibung angegebene Jahresmenge durchgängig gedruckt werden kann. Eine Abnahmeverpflichtung besteht für die AG nicht. Außerdem ist davon auszugehen, dass sich die Anzahl der Plakate über die Laufzeit des Rahmenvertrages verändern kann. LOTTO Hamburg kann den Auftragnehmer mit weiteren CLP, CLS und CLB über die in Ziffer 6 der Leistungsbeschreibung angegebenen Mengen hinaus beauftragen, wenn a) dies für den Auftragnehmer zumutbar ist und b) der weitere Auftrag/die weiteren Aufträge 10 % des Wertes des ursprünglichen Gesamtauftrages nicht übersteigt/übersteigen. 31.08.2016 Seite1/7
Der Gesamtcharakter des Vertrages darf sich allerdings aufgrund der weiteren Aufträge nicht verändern. Eine Änderung des Gesamtcharakters des Vertrages liegt insbesondere dann vor, wenn sie dazu führt, dass sich der Auftrag erheblich von dem ursprünglichen vergebenen Auftrag unterscheidet, oder wenn Bedingungen eingeführt werden, die, wenn sie für das ursprüngliche Vergabeverfahren gegolten hätten, die Zulassung anderer als der ursprünglichen ausgewählten Bewerber oder die Annahme eines anderen als des ursprünglich angenommenen Angebots ermöglicht hätte oder das Interesse weiterer Teilnehmer am Vergabeverfahren geweckt hätte, oder dass mit der Änderung das wirtschaftliche Gleichgewicht des Vertrages zugunsten des Auftragnehmers in einer Weise verschoben wird, die im ursprünglichen Auftrag nicht vorgesehen war. Im Falle von mehreren aufeinander folgenden Aufträgen wird die 10%-Grenze anhand der kumulierten Nettowerte der jeweiligen Aufträge bestimmt. Die von der AG abgerufene Menge ist durch den AN zu liefern. Mindermengen werden von der AG nicht akzeptiert. Sollten Plakate aufgrund des Druckvorgangs über die abgerufene Menge hinaus durch den AN hergestellt werden, so geht diese Mehrproduktion grundsätzlich zu Lasten des AN und wird nicht durch die AG zusätzlich vergütet. Sollte es sich dabei um wiederkehrende Leistungen handeln, also Plakate die in regelmäßigen Abständen beim AN durch die AG abgerufen werden, werden sich die AG und der AN hinsichtlich der Mehrproduktion und deren ggf. möglichen Verwendung durch die AG verständigen. 5. Druckspezifikationen Der AN erstellt einen Korrekturabzug für jede Druckvorlage und lässt ihn der AG zur Druckfreigabe zukommen. Dabei teilt der AN der AG mit, welche Ausführung des FSC-zertifizierten Papiers der AN bei dem Druckerzeugnis zu verwenden beabsichtigt. Nach der Prüfung des Korrekturabzuges erteilt die AG die Druckfreigabe oder sie teilt dem AN Beanstandungen mit. Im Falle von Beanstandungen ist vom AN kostenfrei ein korrigierter Korrekturabzug innerhalb von 2 Tagen zu erstellen und der AG zu übermitteln. Nach erneuter Prüfung der Korrekturabzüge durch die AG erteilt diese dem AN die schriftliche Freigabe. Die Plakate dürfen nur produziert und ausgeliefert werden, wenn vorher eine schriftliche Freigabe durch die AG erfolgt ist. Druckspezifikation für CLP gemäß Anlage 1 Vorlage: endgeprüfte und belichtungsfertige Daten inkl. Proof werden nach Vorgaben des AN von der vom AG beauftragten Werbeagentur erstellt und dem AN zur Verfügung gestellt. Druckspezifikation für CLS gemäß Anlage 2 Vorlage: endgeprüfte und belichtungsfertige Daten inkl. Proof werden nach Vorgaben des AN von der vom AG beauftragten Werbeagentur erstellt und dem AN zur Verfügung gestellt. Druckspezifikation für CLB gemäß Anlage 3 Vorlage: endgeprüfte und belichtungsfertige Daten inkl. Proof werden nach Vorgaben des AN von der vom AG beauftragten Werbeagentur erstellt und dem AN zur Verfügung gestellt. 31.08.2016 Seite2/7
5.1 FSC zertifiziertes Papier Für die Produktion aller der in den Anlagen Nr. 1 und Nr. 2 zur Leistungsbeschreibung aufgeführten Druckerzeugnisse muss FSC (Forest Stewardship Counsil) zertifiziertes Papier in den Ausführungen FSC Mix und FSC Recycling verwende-n. Die AG wird die Verwendung von Papier mit einem anderen zertifizierten Gütezeichen akzeptieren, dass gleichwertige Anforderungen an das Papier stellt und der AN dies entsprechend nachweist. Ein Nachweis für das vom AN verwendete zertifizierte FSC-Papier in den genannten Ausführungen oder für ein anderes zertifiziertes Gütezeichen mit gleichwertigen Anforderungen an das Papier ist mit dem Angebot einzureichen. 6. Übersicht der geschätzten Auflagen der zu druckenden CLP, CLS und CLB a) Geschätzte Gesamtauflagen CLP für das Jahr 2017 Die Gesamtauflagen für die Jahre 2018, 2019 und 2020 werden gemäß Punkt 8.1, 8.2 und 8.3 in Rücksprache mit dem AN bestellt und abgerufen. Anzahl der Aushänge Anzahl Flächen zuzüglich. 10 % Ersatz Pro Aushang für 8 Aushänge 8 420 42 462 3.696 b) Mögliche Gesamtauflagen CLS für das Jahr 2017 Anzahl der Aushänge Anzahl Flächen zuzüglich. 10 % Ersatz Pro Aushang für 8 Aushänge 26 250 25 275 7.150 c) Mögliche Gesamtlauflagen CLB für das Jahr 2017 Anzahl der Aushänge Anzahl Flächen zuzüglich. 10 % Ersatz Pro Aushang für 8 Aushänge 8 53 5 58 464 31.08.2016 Seite3/7
7. Liefertermine Anlieferung der CLP Plakate: 1-teilig, auf Format geschnitten, plano auf Palette, CLS: 2-teilig, auf Format geschnitten, plano auf Palette, CLB (auch MLS = Mega Light Select): konfektioniert, laminiert und horizontal aufgerollt. Die fertigen Plakate müssen vor der Auslieferung zwischengelagert werden, wenn z. B. zwei Aushang-Flights gleichzeitig produzieret werden, diese jedoch zeitversetzt dem Anbieter der Werbeflächen zu liefern sind. Die fertigen Druckvorlagen inkl. Proof werden spätestens 4 Wochen vor Beginn des geplanten Aushanges der Plakate von der AG beauftragten Werbeagentur an den AN geliefert. Die Lieferung der fertigen Plakate hat spätestens 2 Wochen vor dem geplanten Aushangtermin an den jeweiligen Anbieter der Werbeflächen zu erfolgen, der sich jedoch in einem Umkreis von bis zu 300 km vom Geschäftssitz der AG entfernt befinden kann. Die Anlieferadressen werden jedesmal individuell von der AG dem AN bekannt gegeben: Den Aushangtermin, das Motiv und die Anzahl der zu produzierenden und auszuliefernden Plakate werden dem AN von der AG spätestens 1 Woche vor Zusendung der Druckunterlagen (s. Absatz 1) schriftlich mitgeteilt. 3 Stück kostenlose Muster jedes Motivs werden vom AN an die AG frei Haus ausgeliefert. Die Auslieferung erfolgt parallel mit der Auslieferung der Plakate an Werbeflächenanbieter. Wenn der derzeitige Werbeflächenanbieter seine Terminvorgaben ändert, sind diese entsprechend durch den AN einzuhalten. Die Änderungen werden dem AN unverzüglich von der AG schriftlich mitgeteilt, sobald die AG hiervon Kenntnis erhält. 8. Preise Die genaue Anzahl der Aushänge ist momentan der AG nicht bekannt. Die einzelnen Aushänge können jeweils mehrere Motive beinhalten. Daher müssen in den Preistabellen Preise für die von der AG vorgegebenen Mengen, sowie Preise für den jeweiligen Motivwechsel vom AN eingetragen werden. Die gedruckten Plakate werden an die angegebene Adresse des jeweiligen Anbieters ausgeliefert. Die Kosten für die Lieferung an die jeweiligen Anbieter sind in den unten angegebenen Preisen enthalten. Plakatproduktionen von mehr als einem Aushang, werden unbegrenzt und auf Kosten des AN auf das Lager des AN genommen und nach Abruf an die angegebene Adresse des Anbieters ausgeliefert. Die Kosten für die Lieferung an die jeweiligen Anbieter sind in den unten angegebenen Preisen enthalten. Das gilt nur für die Produktion von Plakaten für mehr als einen Aushang. Die Plakatproduktion für die AG erfolgt an Werktagen zu üblichen Geschäftszeiten. Eventuelle Feiertags- und Wochenend- bzw. Nachtarbeiten dürfen daher nicht der AG in Rechnung gestellt werden, es sei denn, die AG hat es zu vertreten oder diese Arbeiten sind mit der AG schriftlich vereinbart worden. 31.08.2016 Seite4/7
8.1 CLP - Plakate Leistungsmerkmal Netto-Preis 1. 462 Stück pro Aushang, (Bewertungsposition) 2. 3. Mehrpreis pro Stück > 462 Stück, Minderpreis pro Stück < 462 Stück 4. Zusatzkosten pro Motivwechsel 8.2 CLS - Plakate Nr. Leistungsmerkmal Netto-Preis 1. 275 Stück pro Aushang, (Bewertungspostion) 2. 3. Mehrpreis pro Stück > 275 Stück, Minderpreis pro Stück < 275 Stück 4. Zusatzkosten pro Motivwechsel 31.08.2016 Seite5/7
8.3 CLB - Plakate Nr. Leistungsmerkmal Netto-Preis 1. 58 Stück pro Aushang, (Bewertungsposition) 2. 3. Mehrpreis pro Stück > 58 Stück, Minderpreis pro Stück < 58 Stück 4. Zusatzkosten pro Motivwechsel Die vereinbarten Netto-Preise sind Festpreise einschließlich aller Nebenkosten zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Durch die angebotenen Preise sind sämtliche Leistungen des AN einschließlich Layout, Repro, Lagerung, Fracht, Verpackung, sowie alle im Rahmen der Auslieferung innerhalb der Freien und Hansestadt Hamburg und im Umkreis von 300 km vom Geschäftssitz der AG anfallenden Kosten abgegolten. Die angegebene Preise gelten für die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrages einschließlich etwaiger Verlängerungen. 9. Gefahrübergang Die Gefahr des zufälligen Untergangs oder der zufälligen Verschlechterung geht mit der Ablieferung der Plakate bei der AG bzw. bei der von ihr benannten Lieferadresse über. 10. Abrufe Die vom AN zu liefernden Plakate werden jeweils durch Einzel- oder Sammelabrufe der AG in unregelmäßigen Abständen bestellt. Die Bestellungen der AG erfolgen immer schriftlich. Sofern es in Ausnahmefällen wie zum Beispiel bei kurzfristig angesetzten Sonderaktionen erforderlich ist, die Lieferfristen nicht nur unerheblich zu verkürzen, werden sich die Parteien bemühen, einvernehmlich eine kürzere Lieferfrist für alle Druckerzeugnisse festzulegen. Hierfür werden keine zusätzliche Kosten für die AG entstehen. 11. Gewährleistung/Haftung Der AN gewährleistet, dass die gelieferten Plakate der vereinbarten Qualität gemäß der Leistungsbeschreibung und deren Anlagen 1, 2 und 3 entsprechen und einwandfrei gedruckt, gelagert und ausgeliefert werden. Die Plakate, die nicht der vereinbarten Qualität der AG entsprechen, müssen unverzüglich nach Meldung der AG durch den AN zurückgenommen werden. Anschließend hat der AN unverzüglich auf 31.08.2016 Seite6/7
seine Kosten eine Ursachenanalyse durchzuführen und innerhalb einer angemessenen Frist auf seine Kosten die Fehler zu beseitigen oder nachzubessern. Mit Abschluss der Mängelbeseitigung hat der AN auf seine Kosten eine Neuproduktion und den Austausch der Plakate innerhalb einer Woche durchzuführen. Sollte durch die erneute Produktion der vorgegebene Liefertermin nicht eingehalten werden und dem AG dadurch zusätzliche Kosten entstehen, sind diese vom AN zu übernehmen Der AN ist verpflichtet, die nach Bezahlung und somit im Eigentum der AG stehenden, aber noch nicht gelieferten, Plakate zu lagern. Die eingelagerten Plakate sind auf Kosten des AN zu versichern. Die Versicherung muss mindestens folgende Risiken abdecken: Feuer, Leitungswasser, Elementarschäden wie Wasser und Sturm, Abhandenkommen durch Mitarbeiter des AN oder durch Dritte (Diebstahl, Raub, Unterschlagung etc.) sowie Vandalismus. Die von der AG abgerufenen Plakate sind darüber hinaus auf Kosten des AN versichert an die AG, Überseering 4, 22297 Hamburg oder eine andere von der AG vorgegebene Lieferadresse zu liefern. Auf Verlangen hat der AN der AG einen Nachweis über die jeweilige Versicherung vorzulegen. Weitergehende gesetzliche Ansprüche der AG bleiben unberührt. 12. Rechnung Die Rechnungslegung durch den AN erfolgt jeweils nach Fertigstellung, Einlagerung oder sofortiger Lieferung der bestellten Druckerzeugnisse. Die Rechnungsstellung erfolgt unter Abzug von 2 % Skonto innerhalb von 14 Tagen, im Übrigen 30 Tage netto. 13. Laufzeit des Vertrages Der Vertrag kommt durch Zuschlagserteilung auf das durch den AN im Rahmen des Vergabeverfahrens schriftlich abgegebene Angebot zu Stande. Leistungsbeginn ist der 01.01.2017. Der Vertrag hat eine Laufzeit von 1 Jahr. Er verlängert sich jeweils um 1 Jahr, wenn nicht 6 Monate vor Ablauf des jeweiligen Jahres schriftlich die Kündigung erklärt wird. Der Vertrag kann nur dreimal um 1 Jahr verlängert werden. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre. Der Vertrag endet automatisch am 31.12.2020 ohne dass es einer Kündigung bedarf. Das Recht zur Kündigung des Rahmenvertrages und ggf. der bereits in Auftrag gegebenen Einzelbzw. Sammelabrufe aus wichtigem Grund bleibt von dieser Regelung unberührt. Ort, Datum Name des Unterzeichners Unterschrift, Firmenstempel (in Druckbuchstaben) 31.08.2016 Seite7/7