Finance Automation Unser Ansatz Ralf Paschen
Sie sind in der Verantwortung, aber haben Sie auch.. die Kontrolle? 2
Haben Sie Die volle Kontrolle all Ihrer Finanzprozesse Mehr als nur die manuelle Kontrolle über die Fehler Die komplette Kontrolle über alle Datenquellen Die intelligente Kontrolle über das Reporting Die totale Kontrolle über die Compliance innerhalb Ihrer Prozesse 3
Warum Finance Automation? Pünktlicher Abschluss Jedes Mal Akkurater und konsistenter Abschluss Mehr Zeit für die Finanzanalyse Reduziert den Stress innerhalb der Finanzabteilung 4
Finance Automation Bereiche Accounting Close Financial Process Automation Automic Finance Automation Financial Consolidation Planning & Reporting Interface Management & Accounting Reconciliation 5
ACCOUNTING CLOSE WARUM? Schnelleres Feedback zum Vorstand oder zu Analysten Höhere Genauigkeit, höhere Aktualität und konforme Prozesses Mehr Zeit für die finanzielle Analyse und für Entscheidungen Erhöhte Genauigkeit von Q1 zu Q4 um einen schnelleren Jahresabschluss zu gewährleisten 6 Genauere Audit Statements
FINANCIAL PROCESS AUTOMATION WARUM? Reduzierung manueller Schritte Sichtbarkeit vom Anfang bis Ende Reduzierung der Reduzierung der Fehlerbehandlung operativen Kosten Reduzierung der Laufzeit Höhere Skalierbarkeit 7
Financial Consolidation, Planning and Reporting WARUM? Planungszyklus einhalten Reduzierung der Kosten Genaue Daten Reduzierte Fehlerbehandlung Reduzierte Prozesszeiten 8 Reduzierte Fehlerraten Genaue Reports Sichtbarkeit der Prozesse
Automic Finance Automation Kontrollieren und überwachen Sie Ihre Finanzprozesse vom Anfang bis Ende Proaktive Ermittlung von Risiken Befreien Sie Ihr Buchhaltungspersonal von der Problemerkennung und Behebung Konsistente Finanzprozesse (Für alle Einheiten und alle Perioden) Zeitliche Einschätzung des finanziellen Abschlusses Integrierte persönliche Genehmigungsworkflows Konforme und überprüfbare Prozesse
Automatisierung ermöglicht wichtige geschäftliche Initiativen Optimierung des Entscheidungsprozesses Gewinnung & Bindung von Kunden Förderung der geschäftlichen Agilität Outsourcing von nicht zum Kerngeschäft gehörenden Funktionen Fusionen, Übernahmen, Verkäufe Effizienzsteigerung & Kostensenkung Modernisierung des Geschäfts Governance, Risiko & Compliance Service Orchestration Release Automation ONE Automation Platform Workload Automation Cloud (SaaS) Applikationen Datenbanken Unstrukturiert Cloud (Iaas, PaaS)
Automic Request Management Genehmigungsprozesse für Finance Automation 11
Lösungsübersicht Die Methoden heutzutage (email, Telefon, Projektplan, Excel) sind oft nicht auditierbar Sehen was beantragt wurde und welche Änderungen gemacht wurden Automic Request Management bietet Workflows für die Finanzabteilung innerhalb einer GUI Speichert die Workflows inklusive der zugehörigen Dokumente in eine zentrale Datenbank Erstellen Sie Ihre Workflows mit Drag und Drop innerhalb des integrierten BPMN 2.0 Designer Integriert in Automatisierungsprozesse 1 2
Automic Service Bus JMS Integration Erhöhen Sie die Transparenz Ihrer Finanzprozesse 13
Solution Overview Integriert Enterprise Service Bus Prozesse mit Automic Workflows Vereinfacht die Integration in unternehmensweite Prozesse Vereinfacht die Verbindung zu Applikationen Entfernt Verzögerungen durch Polling für Nachrichten Keine Probleme mit Verlorenen Nachrichten Kommuniziert Meilensteine innerhalb von Prozessen Erhöht die Agilität durch die Integration von lose gekoppelten Applikationen und Systeme Erhöht die Transparenz von Finanzprozessen 1 4
Oracle Hyperion Financial Management Automatisierung des Finanzabschlusses 15
Herausforderungen mit Hyperion Kein koordinierter Finanzabschluss Kein koordiniertes Prozessing Keine End-to-End Sicht der Prozesse Zuviele Skripte Zuviele manuelle Übergaben Langsames Reporting 16
Lösungsübersicht Bietet Sichtbarkeit, Management und Kontrolle von Finanzprozessen Automatisierung ist effizient, reduziert die Latenzzeit und erhöht die IT Transparenz Integriert Hyperion Financial Management, Essbase, und Hyperion Planning Automatisierte Fehlerbehandlung 1 7
SAP Financial Close Genauere und schnellere Finanzabschlüsse 18
SAP Systeme mit verbundenen Workflows AUTOMIC SAP und Nicht-SAP Automation Import Accounts Receivable Email Notification Sub ready to close Initiate Data Move Import Accounts Payable Run Reconcilliation Transfer & Post to General Ledger Import to Data Warehouse Run Reports Distribute Reports Import Expenses Financial Closing cockpit Interface App. Order Entry Travel & Expenses Interface Client. Server SAP O/S App App Data App. App App App Data App. App. App. Sw Sw Sw App. Sw App. Other Data Sources Finance Applications Virtual Apps Cloud Services / SAP On Demand
Integration mit SAP Financial Closing Cockpit Erhöhen der Effizienz durch Integration mit SAP Financial Closing Cockpit mit Automic Herausforderungen Lösung Vorteile Zeitraubende manuelle Aufgaben wie z.b. Journal Eingaben Schwierigkeiten mit der Reihenfolge von Aufgaben Koordination der Arbeit verschiedener Personen über verschiedene Einheiten und Zeitzonen hinweg Wenig Informationen über den Zustand von Abschlüssen typischerweise mit Excel Sheets gehandhabt SAP FCC Produkt nutzt Best Practices über Organisationen hinweg um einen Standardabschluss zu ermöglichen Die Automic Integration erlaubt der Finanzabteilung sich mit einem Automationstool zu verbinden und Prozesse zu starten (Dateien anfordern, Start von Prozessen, Infos anfordern) Den Monatsabschluss innerhalb und ausserhalb von SAP zu prozessieren Ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Teams Überwachen des gesamten Abschlusses 20
Lösungsübersicht Bietet die Übersicht, die Sichtbarkeit, das Management und die Kontrolle für Finanzabschlüsse Automatisierung ermöglicht Finanzabschlüsse effizienter zu sein mit weniger Latenz und mehr IT Transparenz Abschlussprozesse sind im Regelfall in Silos mit Abhängigkeiten zu emails, Telefon und Excel Sheets Unterstützt native ERP Scheduler Limitiertes Scheduling, limitierte Stabilität, limitierte Prüfung von Konditionen Integriert Abschlussprozesse in die unternehmensweiten Prozesse Reduziert manuelle Aufwände Eliminiert Excel Sheets / Betriebshandbücher um Prozesse zu verwalten Reduziert und/oder eliminiert Fehler Kein Rip and Replace. Der Abschlussprozess ändert sich nicht. 2 1
SAP Industry Solutions (IS-x) Mass Invoicing and Dunning Genauere und schnellere Massenverarbeitung von Rechnungen und Mahnungen 22
Probleme mit SAP Industry Solutions (IS-x) Rechnungen und Mahnungen SAP bietet nur eine Möglichkeit für die Massenverarbeitung, welches aber manuelles Scheduling und Monitoring benötigt. Diese Vorgehensweise hat folgende Nachteile: Online Transaktionen müssen manuell mit Ressourcen ausgeführt werden Parameter müssen manuell mit Ressourcen für jeden Prozesslauf angepasst werden Keine zentrale Sicht der Prozesse und der Laufzeit Fehler resultieren nicht in Alarmmeldungen was bedeutet dass Ressourcen benötigt werden den Fehler zu finden Prozesse müssen manuell analysiert werden 23
Wie kann Automic mit SAP IS-x Rechnungen und Mahnungen helfen Automic Workload Automation für SAP ermöglicht Unternehmen SAP IS-U, FI-CA, FSCD, PSCD und RMCA Module zu beschleunigen. Hohes Volumen mit voller Sichtbarkeit der Prozesse Verwaltet die Abhängigkeiten aller anderen Systeme und Applikationen Schnellere Rechnungs- und Mahnungsprozesse durch Parallelverarbeitung Eliminiert Fehler und Verzögerungen durch Automatisierung und Kontrolle Überwachen und Analysieren von SAP Massenverarbeitungsprozessen in Echtzeit und direkte Alarmierung im Fehlerfall. 24
SAP Reporting mit Business Objects Genauere Datenverarbeitung und Reporting 25
Herausforderungen Kein koordinierter Datentransfer zu Data Warehouses und Datenbanken Kein koordinierter Extract, Transform und Ladeprozess Kein koordiniertes Prozessing Keine End-to-End Sicht der Prozesse Zuviele Skripte Zuviele manuelle Übergaben Langsames Reporting 26
Lösungsübersicht Bietet Sichtbarkeit, Management, Dateitransfer Kontrolle, Datenverarbeitung (SAP Data Services) und Reporting Automatisierung ist effizienter, reduziert Latenzzeit und erzeugt IT Transparenz Integratiert Business Objects Reporting zur Automatisierung von Reports nach dem Datentransfer und nach dem Hochladen von Daten (SAP Data Services) Automatisierte Fehlerbehandlung 2 7