Koha-Benutzer Inhalt 1 Benutzerdatensätze suchen... 2 2 Benutzerdatensätze anlegen... 3 3 Benutzerdatensätze bearbeiten... 8 3.1 Passwort ändern... 9 3.2 Benutzerkonto verlängern... 9 3.3 Benutzerkonto sperren... 10 3.4 Ausweisverlust... 11 4 Benutzerdatensätze löschen... 11 1
1 Benutzerdatensätze suchen Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Benutzerdatensätze zu suchen. Man kann mit dem Barcodescanner die Ausweisnummer im Benutzerfeld eingeben, oder man gibt den Namen des Benutzers ein: Klickt man hinter dem Feld auf das [+]-Zeichen, öffnen sich weitere Suchoptionen. Man kann nach Suchfeldern eingrenzen, wie sortiert werden soll (z.bsp. Nachname, Vorname) bei mehreren Standorten ist es möglich die Bibliothek einzuschränken oder man kann auch nach dem Benutzertyp suchen: Wenn Sie einen Namensteil für die Suche eingeben, wird dieser automatisch rechts trunkiert. Es werden alle Benutzerdatensätze gefunden, deren Namen mit der eingegebenen Buchstabenfolge beginnen. Man kann zum Trunkieren aber auch ein * setzen. Auch die Suche nach Matrikelnummer oder Kursnummer ist möglich, sofern diese im Benutzerdatensatz im Feld Weitere Eigenschaften und Kennungen eingetragen sind: 2
War die Suche nach dem Benutzer erfolgreich, wird als Suchergebnis eine Trefferliste mit den wichtigsten Angaben aus dem jeweiligen Benutzerdatensatz angezeigt: Klickt man auf den Namen eines Benutzers, wird das Benutzerkonto geöffnet. 2 Benutzerdatensätze anlegen Um einen Benutzerdatensatz anzulegen, klickt man auf der Koha-Startseite auf den Schaltknopf Benutzer. Es öffnet sich die Maske für die Suche und Bearbeitung von Benutzerdatensätzen. Hier wird der Button Neuer Benutzer angeklickt: 3
Man bekommt eine Liste der im System definierten Benutzertypen angeboten. Diese kann man in den Systemparametern konfigurieren: Es wird ein Benutzertyp ausgewählt und dann öffnet sich die Benutzermaske. Die Benutzermaske ist in 10 Untergruppen gegliedert. Es ist auch möglich die Maske auf die Bedürfnisse der Bibliothek anzupassen, indem man verschiedene Felder in den Systemparametern ausblendet. Pflichtfelder sind mit rot gekennzeichnet. Diese können nicht rausgenommen werden. Auch die Pflichtfelder können bibliotheksspezifisch in den Systemparametern festgelegt werden. Sollte ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt sein, kann der Benutzerdatensatz nicht abgespeichert werden. Die 10 Untergruppen: Benutzer Identität : Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird hier das Feld Geburtsdatum nicht mehr aufgeführt und abgespeichert. Hauptadresse : Die Adressdaten sind wichtig, falls Mitteilungen oder Mahnungen per Post verschickt werden sollen. 4
Kontakt : In der Kontakt-Maske kann die Mailadresse eingetragen werden, über die die Bibliothek Mitteilungen und Benachrichtigungen an den betreffenden Benutzer schicken kann. Außerdem können auch verschiedene Telefonnummern hinterlegt werden. Alternative Adresse : Hier können weitere Adressdaten eingegeben haben, z.bsp. die Heimatadresse eines Studenten. Alternativer Kontakt : 5
In dieser Maske ist es für den Benutzer möglich eine weitere Kontaktperson anzugeben, falls der Benutzer selber schlecht erreichbar ist. Bibliotheksverwaltung : Die Ausweisnummer ist ein Pflichtfeld, da sie ein zentrales Identifikationsmerkmal für den Benutzerdatensatz im System ist. Im Regelfall wird der Benutzerbarcode mit dem Handscanner in das Feld eingelesen. Falls im System mehrere Bibliotheksstandorte definiert sind, kann der Benutzer hier im Feld Bibliothek einem bestimmten Standort zugeordnet werden. An dieser Stelle kann man auch die Zuordnung zum Benutzertyp ändern. Es gibt noch zwei Statistikfelder, die belegt werden können. Die Felder werden in der Administration unter Normierte Werte hinterlegt. Kontodaten : Im Feld Anmeldedatum wird das Datum der Anmeldung notiert. Das Ablaufdatum bleibt in der Regel frei. Hier wird automatisch die Gültigkeitsdauer eingetragen, die in der Systemkonfiguration für den jeweiligen Benutzertyp vordefiniert wurde. Es ist aber auch möglich manuell ein Ablaufdatum einzutragen. Es muss jedoch das vorgegebene Datumsformat eingegeben werden, sonst speichert Koha den Benutzerdatensatz nicht ab. Hier kann man auch für den Benutzer Nachrichten hinterlassen, die einerseits im Benutzerkonto im OPAC angezeigt werden, siehe OPAC-Notiz. Die Ausleihnotiz ist für den Benutzer nicht sichtbar. Sie erscheint beim Öffnen des Ausleihfensters für das Bibliothekspersonal. 6
OPAC/Dienst-Login : Für die Selbstbedienungsfunktionen im OPAC benötigen die Benutzer ein Login und ein entsprechendes Passwort. Beides wird in dieser Maske festgelegt. Der Benutzer hat die Möglichkeit, sein Passwort im OPAC selber zu ändern. Die Länge des Passwortes wird in den Systemparametern vordefiniert. Tipp: Koha generiert nicht automatisch ein Passwort, wenn Sie einen neuen Benutzer im System anlegen. Sie haben aber die Möglichkeit nach Abspeichern des Benutzers ein Passwort generieren zu lassen. Rufen Sie sich dazu den Benutzer auf und klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort ändern. Koha generiert nun ein Passwort, dass Sie dem Benutzer mitteilen können und verschlüsselt dieses dann mit dem Abspeichern. Bitten Sie den Benutzer auch in diesem Fall das Passwort selbst im Online-Katalog nochmals zu ändern. Weitere Eigenschaften und Kennungen : Koha bietet die Möglichkeit neben den Standardfeldern weitere Eigenschaften und Kennungen im Benutzerdatensatz zu definieren und einzutragen. Hier könnte man z.bsp. die Matrikelnummer oder den Kurs angeben. Diese Kategorien werden in der Administration unter Erweiterte Benutzerattribute konfiguriert. Benachrichtigungseinstellungen : Die Benachrichtigungseinstellungen werden in den Systemparametern für den jeweiligen Benutzertyp konfiguriert. Sollte ein Benutzer aber eine andere Einstellung benötigen, können diese hier noch manuell angepasst werden. 7
Dublettencheck: Ist ein Benutzer im System bereits vorhanden, gibt Koha eine Warnmeldung heraus, dass es sich um eine Dublette handeln könnte: Hier kann man entscheiden, ob der bereits bestehende Benutzerdatensatz bearbeitet werden, oder neu angelegt werden soll. 3 Benutzerdatensätze bearbeiten In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie bei einem bereits bestehenden Benutzerdatensatz Änderungen vornehmen können. Es wird ein Benutzerdatensatz gesucht (siehe Kapitel 1 Benutzerdatensätze suchen). Aus der Trefferliste wird ein Benutzer ausgewählt. Es öffnet sich das Benutzerkonto: 8
Klickt man auf die Option Bearbeiten wird der Benutzerdatensatz zur Bearbeitung geöffnet und angezeigt. Es können nun beliebige Änderungen bzw. Ergänzungen vorgenommen werden. 3.1 Passwort ändern Aus Datenschutzgründen sind die Benutzerpasswörter im System verschlüsselt gespeichert und können nach dem Abspeichern auch vom Bibliothekspersonal nicht mehr gelesen oder entschlüsselt werden. Hier kommt die Funktion Passwort ändern ins Spiel. Nach dem Anklicken dieser Option öffnet sich die Maske, in der das Passwort geändert werden kann: Hier kann der Benutzername geändert werden. Klickt man auf den Link, wird ein Zufallspasswort generiert. 3.2 Benutzerkonto verlängern Ist der Benutzerdatensatz zum Bearbeiten geöffnet, kann das Ablaufdatum unter Kontodaten geändert werden, indem man auf das Kalendersymbol klickt, oder das Datum im richtigen Format in das Feld einträgt. Es ist auch möglich, ein Benutzerkonto um den Gültigkeitszeitraum zu verlängern, der für den betreffenden Benutzertyp in der Systemkonfiguration definiert ist. Das Benutzerkonto wird aktiviert, die Schaltfläche Mehr angeklickt und Benutzer verlängern ausgewählt: 9
Koha bringt eine Meldung, ob der Benutzerdatensatz tatsächlich verlängert werden soll: Wählt man Ok aus, wird eine Meldung angezeigt, bis wann das Benutzerkonto verlängert wurde: 3.3 Benutzerkonto sperren Will man ein Benutzerkonto manuell sperren, kommt man über Bearbeiten zu der Untergruppe Sperren. Hier wird der Schaltknopf Ja angeklickt. Es wird nun auch ein Kalendersymbol angezeigt. Hier könnte ein Datum eingegeben werden, bis wann der Benutzer gesperrt sein soll. Das Feld Bis dann aber auch frei bleiben. Es ist auch möglich einen Kommentar hinzuzufügen: Versucht sich der betreffende Benutzer im OPAC anzumelden, erhält er die Meldung, dass sein Benutzerkonto gesperrt wurde. Er kann dann zwar noch die Kontoinformationen anschauen, aber keine Medien mehr ausleihen, verlängern oder vormerken. Wird in der Dienstoberfläche im Ausleihfenster das Konto eines gesperrten Benutzers geöffnet, kommt der Hinweis, dass die Ausleihe nicht möglich ist, mit Angabe des Grundes: Wenn Sie im Hinweisfenster die Option Sperre aufheben anklicken, ist das Benutzerkonto wieder freigegeben und es können sofort wieder Medien darauf ausgeliehen werden. 10
3.4 Ausweisverlust Wenn ein Ausweisverlust gemeldet wird kann diese Meldung auch im Benutzerdatensatz in der Untergruppe Sperren im Feld Karte verloren vermerkt werden. Beim Öffnen des Benutzerkontos im Ausleihfenster erscheint dann die Meldung Vermisst: Benutzerausweis verloren : Erst nach Bearbeiten des Benutzerdatensatzes ist dann die Ausleihe wieder möglich. 4 Benutzerdatensätze löschen Im Benutzerdatensatz wird die Schaltfläche Mehr geklickt. Hier wird die Option Löschen angezeigt: Koha liefert eine Meldung, ob der Benutzer wirklich gelöscht werden soll: Bestätigt man diesen Hinweis, wird der Benutzer gelöscht. Ist das Konto mit überfälligen Exemplaren, oder mit Gebühren belastet kann der Benutzer nicht aus Koha gelöscht werden und es wird eine Meldung angezeigt: 11