Ist Entbürokratisierung möglich?

Ist Entbürokratisierung möglich? Vortrag im Rahmen der Mitgliederversammlung des Niedersächsischen Evangelischen Verbandes für Altenhilfe und Pflege e.v. Hannover, 15. August 2013 Elisabeth Beikirch Ombudsfrau zur Entbürokratisierung der Pflege (OBF) im BMG

Gliederung I. Arbeitsweise und Prozess der Entbürokratisierung II. III. IV. Handlungsfelder - konkret Das Dauerthema Pflegedokumentation Pflegedokumentation und Messung Erfüllungsaufwand V. Ausblick OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

I. Arbeitsweise und Prozess der Entbürokratisierung

Vorgehensweise der Ombudsfrau Befunderhebung Bürokratieabbau Priorisierung der Themen Zuordnung von Handlungsebenen Rückkopplung der Befunde (zentrale Akteure/ Pflegepraxis/ BMG) Empfehlungen an den Gesetzgeber Empfehlungen an die Selbstverwaltung und Fachverbände

Handlungsfelder der Entbürokratisierung 1. Pflegedokumentation im Kontext externer Qualitätssicherung gemäß SGB XI und landesrechtlicher Regelungen (Heimaufsicht) 2. Parallele Prüfverfahren vom Medizinischen Dienst der Krankenkassen/ Prüfdienst der PKV und den Heimaufsichten 3. Verordnungs-, Bewilligungs- und Abrechnungsverfahren in der Häuslichen Krankenpflege 4. Vertragsgestaltung und Verfahren im Kontext Hilfsmittel gemäß SGB V 5. Aufwand durch weitere ordnungsrechtliche Prüfinstanzen in den Ländern 6. Schnittstellenproblematik zu Leistungen aus den Sozialgesetzbüchern SGB V, SGB XI und SGB XII

Erkenntnisse der Ombudsfrau Trotz Entbürokratisierungsbemühungen, Verdichtung der Problemlagen in bekannten Themenfeldern Entbürokratisierung muss unterschiedliche Versorgungsrealitäten berücksichtigen Misstrauenskultur durch erhöhten Regelungsbedarf und Kontrollen auf allen Ebenen Entbürokratisierung nicht nur eine Verantwortung des Bundesgesetzgebers OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

II. Handlungsfelder - konkret

Handlungsfeld 1 Pflegedokumentation im Kontext der Qualitätsprüfungen gemäß SGB XI und der Heimaufsicht, u. a. derzeitiges Verfahrens der Qualitätsprüfung (SGB XI) i.v.m. Transparenzkriterien landesspezifische Vorgehensweisen bei Qualitätsprüfungen durch Heimaufsichten und MDK/Prüfdienst der PKV Instrument zur Rechtssicherheit zeitliche und finanzielle Auswirkungen auf den Pflegealltag pflegefachliche Aspekte z. B. Implementierung von Expertenstandards des DNQP und Pflegeprozess

Maßnahmen zur Entbürokratisierung (PNG) Gesetzbuch SGB XI Ziel Förderung des kollegialen Dialogs, Veränderung der ausschließlichen Beurteilung von Pflegequalität durch die Dokumentation Optimierung der Instrumente (stationär) zur internen und externen Qualitätssicherung, u. a. auch der Funktion der Pflegedokumentation Fokussierung auf Ergebnisqualität Paragraph 114a Abs. 3 (Durchführung der Qualitätsprüfungen) 113 Abs. 1 S. 4 Nr. 4 (Maßstäbe und Grundsätze zur Sicherung und Weiterentwicklung der Pflegequalität) Ankündigung der externen Qualitätsprüfung im ambulanten Sektor am Tag zuvor 114a S. 2 (Durchführung der Qualitätsprüfungen) ambulant stationär ambulant & stationär

Handlungsfeld 2 Parallele Prüfverfahren von Medizinischem Dienst der Krankenkassen/Prüfdienst der PKV und Heimaufsicht, u. a. Inhaltliche und zeitliche Abstimmung des Prüfgeschehens der jährlichen Regelprüfung Überschneidende Prüfinhalte (Aussage Träger: 60-80%) Erschwerte Zusammenarbeit durch unterschiedliche rechtliche Grundlagen (Bund/Länder) Flexibilisierung der zeitlichen Vorgaben für die Regelprüfung

Maßnahmen zur Entbürokratisierung (PNG) Gesetzbuch SGB XI Ziel Erfragung von Prüfinhalten/-ergebnissen bei der Heimaufsicht durch Landesverbände der Pflegekassen vor deren Beauftragung zur Regelprüfung, Vereinbarungen auf Landesebene Modellvorhaben und Möglichkeit der konzeptionellen Abweichung von Vorgaben bei Qualitätsprüfungen gemäß SGB XI Paragraph 114 Abs. 3 (Effizienzsteigerung von Qualitätsprüfungen) 117 Abs. 2 (Erprobung von Konzepten zur Zusammenarbeit mit der Heimaufsicht) ambulant stationär ambulant & stationär

Häusliche Krankenpflege - Rückmeldungen aus der Praxis Verordnungs-, Bewilligungs- und Abrechnungsverfahren in der Häuslichen Krankenpflege (HKP) das fehlerhafte Ausfüllen des Musterformulars durch Arztpraxen das Verfahren der Beantragung von HKP und die VO durch Krankenhaus- Ärzte die Forderungen der Krankenkassen zu Nachweispflichten (Datenschutz) Regelungen von Fristen in der HKP-Richtlinie bei Krankenhaus- Entlassung, der Erst- und FolgeVO, dem Zeitraum einer VO bei dauerhaftem Behandlungsbedarf die Abrechnungspraxis (Zeitraum, Verfahren, Leistungsnachweise) die Anwendung des Datenträgeraustausches (DTA) bei parallelem Versand von Unterlagen in Papierform die Forcierung der Übernahme von behandlungspflegerischen Anordnungen durch Angehörige/Nachbarn

Bundesrahmenempfehlung gem. 132a SGB V Durch drei Steuerungselemente wird mehreren Aspekten im PNG (Artikel 3 Nr. 18) begegnet: größere Verbindlichkeit zur Abgabe der Bundesrahmenempfehlung durch eine Veränderung des Wortlauts im Gesetzestext ("haben abzugeben") und Fristsetzung (31. Juli 2013) Konkretisierung des Absatzes 1 um den Punkt 7: Vereinbarung von Grundsätzen zum Prüfverfahren der Leistungspflicht, zum Abrechnungsverfahren und der Datenübermittlung Rechtsgrundlage zur Aufnahme von Verhandlungen zum Datenträgeraustausch (DTA) auch für die HKP

Handlungsfeld 4 Vertragsgestaltung und Verfahren im Kontext Hilfsmittel SGB XI/SGB V, u. a. Diverse unterschiedliche Verträge mit Kostenträgern für die Beantragung, Beschaffung und Abrechnung von Hilfsmitteln, z. B. Inkontinenzmaterialien, Antidekubitusmatratze Management der Hilfsmittelversorgung bei Wechsel von Vertragspartnern der Krankenkassen (ambulant) Dauerverordnung vs. Häufigkeit der Vorlage von Rezepten

Maßnahmen zur Entbürokratisierung (PNG, Artikel 3 Nr. 8) Gesetzbuch SGB V Ziel Klarstellung zur Abweichung der Notwendigkeit von vertragsärztlichen Verordnungen für Hilfsmittel Paragraph 33 Abs. 5a (Hilfsmittel) ambulant stationär ambulant & stationär

Maßnahmen zur Entbürokratisierung bereits im GKV-VStG 127 Abs. 6 SGB V Rahmenempfehlung auf Bundesebene zur Vereinfachung und Vereinheitlichung der Durchführung und Abrechnung der Versorgung mit Hilfsmitteln sowie der Vereinfachung zum Datenträgeraustausch 40 Abs. 5 SGB XI Richtlinie in Abstimmung Vereinfachung der Leistungsbewilligung von doppelfunktionalen Hilfsmitteln für pflegebedürftige Menschen in der ambulanten Versorgung

Handlungsfeld 5 Aufwand durch weitere ordnungsrechtliche Prüfinstanzen in den Ländern, u. a. Koordinierung diverser ordnungsrechtlicher Prüfinstanzen ( kooperatives Aufsichtshandeln ) z. B. Gesundheitsamt, Brandschutz- und Bauaufsicht, Berufsgenossenschaft, Gewerbeaufsicht Vereinfachung von Verfahren (Selbstbewertung, z. B. BGW-Online- Modell ) Reduzierung und Anpassung von Vorschriften, insb. Baurecht

Maßnahmen zur Entbürokratisierung (PNG) Gesetzbuch SGB XI Ziel Erfragung von Prüfinhalten/-ergebnissen von landesrechtlichen Prüfverfahren vor der Regelprüfung durch Landesverbände der Pflegekasse, Vereinbarungen auf Landesebene Berücksichtigung weiterer ordnungsrechtlicher Prüfverfahren bei der Konzeption von Modellvorhaben Paragraph 114 Abs. 3 (Einbezug weiterer Prüfinstanzen in die Abstimmung von Qualitätsprüfungen) 117 Abs. 2 (Berücksichtigung weiter Aspekte bei Modellvorhaben) ambulant stationär ambulant & stationär OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Entbürokratisierung oder Professionalisierung? Themenfeld Wundmanagement Verordnung von Hilfsmitteln Folgeverordnung von HKP Vorschläge zur Entbürokratisierung Übernahme durch geschultes Fachpersonal Feststellung des Bedarfs und Verordnung durch Pflegefachkräfte Übernahme durch speziell verantwortliche Pflegefachkräfte OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

III. Das Dauerthema Pflegedokumentation OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Gesetzliche Vorgaben und Auswirkungen auf die Pflegedokumentation Elemente des Pflege-Weiterentwicklungsgesetz (PfWG; 2008) Grundsätze und Maßstäbe 113 SGB XI u. a. zur Pflegedokumentation und dem Pflegeprozess Jährlicher Prüfrhythmus und Qualitätsprüfungsrichtlinien (QPR n) Transparenzkriterien und Notenbildung (PTV n) Verpflichtende Veröffentlichung von Qualitätsberichten Fokussierung der Prüfung auf Ergebnisqualität Darstellung (individueller) Lebensqualität Indirekte Verpflichtung zum Nachweis der Umsetzung der Empfehlungen der Nationalen Expertenstandards des DNQP Hygienemanagement OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Dimensionen der Pflegedokumentation Rechtssicherheit für Streitfälle (insb. Haftungsrecht) pflegefachliche/ pflegewissenschaftliche Instrumente Regelungen im SGB XI und den Heimgesetzen sowie den Prüfungsrichtlinien Personalmix und Qualifikation der Pflegenden, zeitlicher, personeller und kostenmäßiger Aufwand spezielle Aspekte der einzelnen Versorgungssegmente OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Pflegedokumentation - Rückmeldungen aus der Praxis allgemein Themenfelder: Anforderungen im Kontext der externen QS gem. SGB XI (QPR n, PVT n und QS gem. SGB V) Unterschiedliche fachliche Sichtweisen durch Heimaufsichten und MDK/Prüfdienst der Privaten; landesspezifische Vorgehensweisen Messung von Ergebnisqualität und individueller Lebensqualität Implementierung von Expertenstandards des DNQP Umfang der Dokumentation im Hinblick auf Rechtssicherheit Detailgrad der Verschriftung des Pflegeprozesses Zeitliche und finanzielle Auswirkungen auf den Pflegealltag Einordnung der Relevanz EDV-gestützter Dokumentation

Aktivitäten zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Bayern, 2003 Schleswig-Holstein, 2004 MDS, 2005 AG III Runder Tisch Pflege, 2005 Bartholomyzik, 2005 Reduktion durch Tages- und Nachtstrukturierung, Zusammenfassung in Leistungskomplexen, Festlegung Arbeitszeit für Evaluation, Rechtsgutachten Keine zentrale Forderung, Umsetzung diverser Ergebnisse, Rechtsgutachten Grundsatzstellungnahme, Arbeitshilfe ( praxisverbessernd, entbürokratisierend ) Forderung nach einer Leitlinie oder Expertenstandard Pflegedokumentation Entbürokratisierung mit dem Fokus auf die Primärfunktion der Pflegedokumentation als Informationsmedium OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Aktivitäten zur Entbürokratisierung der Pflegedokumentation Studie BMFSFJ, 2006 Arbeitsgruppe NRW, 2006 Referenzmodell NRW, 2007 Hamburg, 2007 Rheinland Pfalz, 2011 Erstellung von Handlungsleitlinien im Zusammenhang mit Qualifizierungsangeboten Aufforderung zur Verständigung zwischen den zentralen Akteuren auf ein vereinfachtes Pflegedokumentationssystem unter Berücksichtigung von drei Kernpunkten Grundsätze zur Ausgestaltung verbesserter Dokumentationsformen anhand von vier Schwerpunkten Erstellung eines Pflegedokumentationsmodells (ähnlich wie Bayern, 2003) Musterdokumentation (amb./stat.) Grundlagen AEDL Modell OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

IV. Pflegedokumentation und Messung Erfüllungsaufwand OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Kostenzuordnung einzelner Aspekte der Pflegedokumentation Gesamt: 2,7 Mrd. (Wirtschaft) Quelle: Präsentation des Statistischen Bundesamtes, 2013 Einrichten Pflegedokumentation Ausfüllen Leistungsnachweise 48 * 1856 Meldungen zum Pflegebericht 290 Ergänzung Pflegebericht 364 Nicht anlassbezogene Evaluierung Pflegeplanung 121 Übermittlung Leistungsnachweise 25 Archivierung Unterlagen 29 0 200 400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.600 1.800 in Mio. Euro * Ergebnis bedingt durch hohe Häufigkeit OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Zeitaufwand zum Einrichten der Pflegedokumentation Wirtschaft Quelle: Präsentation des Statistischen Bundesamtes, 2012, korr. 2013 vollstationäre Pflege 45 60 82,5 198 385,5 Tagespflege 30 30 60 37,5 157,5 Sachberarbeitung Interner Kontakt Tagespflege Demenzkranke 30 30 60 90 210,0 Externer Kontakt Ausfüllen v. Formularen ambulante Pflege 47,5 26,3 62,5 60 196,3 0 50 100 150 200 250 300 350 400 Minuten pro Fall

Zeitaufwand für Leistungsnachweise - ambulant Ausfüllen Leistungsnachweise (manuell) 0,5 7,5 Quelle: Präsentation des Statistischen Bundesamtes, 2013 8,0 Ausfüllen Leistungsnachweise (teilw. elektronisch) 0,2 5 5,2 Ausfüllen Leistungsnachweise (elektronisch) 1,1 5 6,1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Minuten pro Tag externe Kommunikation Ausfüllen v. Formularen

Ausfüllen Leistungsnachweise (manuell) 0,3 10 Quelle: Präsentation des Statistischen Bundesamtes, 2013 10,3 Ausfüllen Leistungsnachweise (teilw. elektronisch) 0,3 10 10,3 Ausfüllen Leistungsnachweise (elektronisch) 0,1 12,5 12,6 0 2 4 6 8 10 12 14 Minuten pro Tag externe Kommunikation Ausfüllen v. Formularen OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Zeitaufwand pro Tag/pro pflegebedürftiger Person Quelle: Präsentation des Statistischen Bundesamtes, 2013 vollstationäre Pflege 11 1,9 2 0,7 0,2 15,8 Minuten 0,6 0,1 ambulante Pflege 6,8 0,9 1,7 10,4 Minuten 0,3 0 5 10 15 Leistungsnachweise Ergänzung des Pflegeberichts Übermittlung Minuten Meldungen zum Pflegebericht Evaluation Archivierung OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Berichtsergebnisse und Eingaben an die Ombudsfrau Ergebnisse des Abschlussberichts Statistisches Bundesamts (2013) in Korrelation mit den Eingaben an die Ombudsfrau (OBF): Ergebnisse aus dem Bericht 2,7 Mrd. Euro jährliche Kosten für die Wirtschaft (davon 1,5 Mio. für Ärztinnen/Ärzte) davon 1,9 Mrd. für Ausfüllen von Leistungsnachweisen (70,4% stationär, 28,7% ambulant*, 0,9% Tagespflege) * Nur Häusliche Pflege mit Inanspruchnahme von Pflegediensten, auch Empfänger von Kombinationsleistungen Einrichtung der Pflegedokumentation Stationär: rund 6,5 h (386 min) Ambulant: rund 3,25 h (196 min) ca. 13 % der Arbeitszeit der PFK pro Schicht (7,7 min pro Stunde) für Pflegedokumentation (ambulant/stationär; Standardprozess, nur SGB XI) Eingaben an die Ombudsfrau (OBF) Thema mit absoluter Priorität, da die meisten Eingaben an die OBF, erweitertes Spektrum Stationär: Einzelleistungsnachweise bei Pauschalvergütung?, Dokumentationsaufwand für sonstige administrative Aufgaben Ambulant: Einzelleistungsnachweise obligat für Abrechnung Nur Ambulant: Aufwand für Risikoeinschätzung und Beratung im Verhältnis zum späteren Versorgungsumfang Aufwand für (Pflege) Dokumentation liegt bei 20-30% der täglichen Arbeitszeit (Bezugsgrößen sehr unterschiedlich, keine validen Daten)

Berichtsergebnisse und Eingaben an die Ombudsfrau Ergebnisse des Abschlussberichts Statistisches Bundesamt (2013) einmalige Kosten Einrichten der Pflegedokumentation: Ergebnisse aus dem Bericht Differenzierung nach Einrichtungsart Insgesamt rund 48 Mio. Euro jährliche Kosten für die Wirtschaft (Pflegedienste) Stationär: 27,8 Mio. Euro (1,5% der einrichtungsspezifischen Gesamtbelastung) Ambulant: 19 Mio. Euro (2,3% der einrichtungsspezifischen Gesamtbelastung) Tagespflege: 0,6 Mio. Euro (2,7% der einrichtungsspezifischen Gesamtbelastung) Einrichtung der Pflegedokumentation pro Fall Stationär: rund 6,5 h (386 min) Ambulant: rund 3,25 h (196 min) Stationär: 50% = Ausfüllen von Formularen 22% = Kommunikation mit Externen 16% = interne Kommunikation 12% = Sachbearbeitung/Datenzusammenstellung Ambulant: 31% = Ausfüllen von Formularen 32% = Kommunikation mit Externen 13% = interne Kommunikation 24% = Sachbearbeitung/Datenzusammenstellung

Berichtsergebnisse und Eingaben an die Ombudsfrau Ergebnisse des Abschlussberichts Statistisches Bundesamts (2013) Laufende Kosten (Auszug) Ergänzungen Pflegebericht: Ergebnisse aus dem Bericht Differenzierung nach Einrichtungsart Insgesamt rund 1,9 Mrd. Euro jährliche Kosten für die Wirtschaft (Pflegedienste) durch das Ausfüllen von Leistungsnach weisen Stationär: 1,3 Mrd. Euro (70,4%) Ambulant: 532 Mio. Euro (28,7%) Tagespflege: 17,5 Mio. Euro (0,9%) Insgesamt rund 655 Mio. Euro jährliche Kosten für Meldungen zum und Ergänzun - gen des Pflegeberichts (Meldung besonderer Vorkommnisse, Aufbereitung der Information durch Pflegefachkraft ggf. Anpassung der Pflegedokumentationsunterlagen) Stationär: 455 Mio. Euro (69%) Ambulant: 198 Mio. Euro (30,2%) Tagespflege: 1,2 Mio. Euro (0,8%)

Erfüllungsaufwand Pfleges Grafik: Zimmermann. In: CAREkonkret, Nr. 20, 18.05.2012, 15. Jahrgang, Hannover: Vincentz-Verlag, S. 1 OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Weblink zum Abschlussbericht des Statischen Bundesamts/ GS Bürokratieabbau Bundeskanzleramt Abschlussbericht des Statistischen Bundesamtes zum Erfüllungsaufwand im Bereich Pflege über www.bundesregierung.de/buerokratieabbau, Link über Projektberichte OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Pflegedokumentation: Ein Handlungsfeld der Selbstverwaltung und/oder der Politik? Erarbeitung und Verabschiedung eines (/mehrerer) Expertenstandards durch ein Verfahren gem. 113a SGB XI? wird ein Leitfaden zur Pflegedokumentation für die Fachszene benötigt oder eine Rahmenempfehlung für Dokumentationserfordernissen bei Qualitätsprüfungen und Rechtsfragen oder eine Rechtliche Regelung im Gesetz selbst SGB XI/ SGB V oder eine Ermächtigungsgrundlage für eine RVO? OBF 2013 Entbürokratisierung der Pflege

Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Kontaktdaten: Elisabeth Beikirch Ombudsfrau zur Entbürokratisierung der Pflege Bundesministerium für Gesundheit Friedrichstraße 108 10117 Berlin E-Mail: ombudsfrau@bmg.bund.de Telefon: 030 18441-2375 Telefax: 030 18441-2379