Bieterfragen und Antworten zur Ausschreibung Erstellen und Liefern von Druckerzeugnissen und Vervielfältigungen für das Umweltbundesamt Projektnr. 37842 Stand: 18.07.2014 1. Frage: Wir verfügen über den Nachweis der Zertifizierung nach ISO 27001. Diese Zertifizierung basiert nicht auf den Grundlagen des IT-Grundschutzes. Bitte informieren Sie uns, inwiefern der Nachweis über die Zertifizierung nach ISO 27001 im Zuge der gestellten Anforderungen als ausreichend erachtet wird. Der Nachweis über die Zertifizierung nach ISO 27001 im Zuge der gestellten Anforderungen ist ausreichend. 2. Frage: Auf Seite 3 und 6 der Leistungsbeschreibung ist davon die Rede, dass die Lieferfrist 24 (48) Stunden beträgt und laut Fußnote 4, es sich hierbei um Arbeitsstunden handelt. Bedeutet dies, dass Sie von 3 (6) Arbeitstagen Lieferfrist ausgehen? Die in der Frage formulierte Aussage kann so bestätigt werden. 24h bedeutet 24h/8h pro Arbeitstag = 3 Arbeitstage und 48h/8h pro Arbeitstag = 6 Arbeitstage. 3. Frage: Welche Arten von Falzungen werden benötigt? Es werden folgende Falzungen benötigt: - Zick-Zack Falz; - Wickel Falz; - Kreuzbruch Falz; - Einbruch Falz; - Altar Falz
4. Frage: Bitte nennen sie die max. Anzahl Blatt für die Erstellung von Sattelheftungen und Bindungen? - Bei einer Sattelheftung max. 30 Blatt in DIN A3 Größe - Bei einer Offline Heißklebemaschine max. 500 Blatt in DIN A4 Größe - Bei einem Fälzelband max. 500 Blatt in DIN A4 Größe 5. Frage: Bitte nennen sie Anzahl der Bindungen je Blattzahlklasse, falls verschiedene Varianten existieren, Bsp. Bis 50 Blatt, bis 100 Blatt etc.. Nachfolgend erhalten Sie eine Übersicht der jährlichen durchschnittlichen Abnahmemengen: - maschinelle Eckheftung - 12.600 pro Jahr - maschinell Doppelheftung - 7300 pro Jahr - Drahtspiralbindung - 200 pro Jahr - Plastikspiralbindung - 100 pro Jahr - Fälzelband - 3300 pro Jahr - Offline Klebemaschine - 28000 pro Jahr 6. Frage: Bitte spezifizieren sie die Weiterverarbeitung von Poster (max. A0), Banner. Postkarten, - Poster (max. A0) schneiden und bei Bedarf (wenn es ein Plan ist) falten - Postkarten sind in Größe A6 und C6 anzufertigen, schneiden ist die Weiterverarbeitung - Banner sollen aufstellbar oder abhängbar, je nach Kundenwunsch sein. Auf Folie drucken wir Banner nicht. 7. Frage: Werden Druckerzeugnisse aus anderen Formaten hergestellt, darf der bedingte Mehraufwand für Schneidearbeiten nicht gesondert berechnet werden. Auch die Leistung des Scannens darf nicht berechnet werden. Bitte grenzen Sie die eventuell anfallenden nicht fakturierbaren Arbeiten mengen- und zeitmäßig ein. Bei den Druckerzeugnissen ist in den Preis das Scannen und Schneiden dieser Erzeugnisse einzukalkulieren. Wir gehen davon aus, dass hieraus kein Mehraufwand entsteht, da die Druckmaschinen die vorgenannten Arbeiten eigenständig und
nahezu in einem Arbeitsgang übernehmen. Das Scannen erfolgt nach Bedarf und nicht bei jedem Druckerzeugnis. 8. Frage: Welche Anforderungen in Bezug auf Scannen stellen Sie? Je nach Bedarf sind Farb- und SW-Scanns in der Größe von A5 A0 zu fertigen. 9. Frage: Müssen zwingend immer 2 Mitarbeiter von 7-17 Uhr von Mo. bis Fr. anwesend sein? Gemäß den Bestimmungen aus dem Arbeitsschutz sollen zwei Personen in dem angegeben Zeitraum vor Ort sein. Wie Ihre hausinterne Organisation dazu genau aussieht, liegt in Ihrer Verantwortung. 10. Frage: Punkt 5.) der Leistungsbeschreibung bitte spezifizieren Sie die zu erbringenden Leistungen im graphischen und technischen Satz. Es sind z.b. Visitenkarten zu setzen und zu erstellen. 11. Frage: Punkt 6e.) der Leistungsbeschreibung ist davon auszugehen, dass bei den genannten 4 Mio. Blatt, welche grundsätzlich Duplex bedruckt werden sollen, mit entsprechenden 8 Mio. Druckseiten zu kalkulieren ist? Nein. Mit 4 Mio Blatt sind 4 Mio Seiten, die auf 2 Mio Blättern zum Teil doppelseitig bedruck sind, gemeint. 1 Blatt A4 hat maximal 2 Druckseiten A4 - Vorderseite und Rückseite. Die zu erwartende Anzahl Blätter A4 beträgt: 2 Mio. Die zu erwartende Anzahl Seiten A4 beträgt: 4 Mio. (Da Vorder- und Rückseite der Blätter zu berücksichtigen sind.) Die zu erwartende Anzahl Druckseiten A4 beträgt: 3 Mio. (Da nicht bei allen Blättern beide Seiten bedruckt werden. 2 Mio. Seiten sind auf jeden Fall auf der Vorderseite bedruckt und die anderen 2 Mio. Rückseiten sind etwa zu 50% bedruckt, daher ergibt sich eine Zahl von 3 Mio.)
12. Frage: Bitte spezifizieren Sie die von dem Format A4 abweichenden Druckformate hinsichtlich der zu erwartenden Mengen je Druckformat. Hier sind die etwaigen Abfragemengen im Durchschnitt der letzten drei Jahre. - A3 ca. 200.000 Seiten - A5 ca. 50.000 Seiten 13. Frage: Bitte spezifizieren Sie ihre Anforderungen der Kopie Volltonfarbe und Kopie Halbtonfarbe. Ein Halbtonbild zeigt ineinander verlaufende Farben in jeder möglichen Tonabstufung, also vom tiefsten Schwarz zum hellsten Grau, vom hellsten Farbton zum dunkelsten. Hochdruck und Offsetdruck können verfahrensbedingt keine echten Halbtöne wie der Tiefdruck darstellen. Wird mit diesen Druckverfahren eine Halbtonabbildung reproduziert, muss die Vorlage bei der Bildreproduktion mittels eines Rasters in Rasterpunkte zerlegt (gerastert) werden, d. h. ein gerastertes Bild ist im Prinzip ein Strichbild, das ein Halbtonbild vortäuscht. Ein Volltonbild ist das Gegenteil. Bei einem Halbtonbild gibt es im Gegensatz zum Strichbild bzw. zur Volltonabbildung Helligkeitsabstufungen des Motivs in einer Tonwertskala von Weiß bis Schwarz (Graustufenbild). Das (logarithmische) Maß für den Helligkeitsunterschied des hellsten und des dunkelsten (schwärzesten) Tonwerts (Lichter zu Schatten) nennt man Gradation, gemessen in Gamma (γ). Ist die Gradation gering, nennt man das Bild weich, im extremen Fall flau, ist sie hoch, wirkt das Bild hart (also sehr kontrastreich). 14. Frage: Zur ersten Bieterfrage/Antwort: Die ISO Zertifizierung nach 27.001 ist immer Standort bezogen (nicht Unternehmens-bezogen). Der neue, zu vergebende Standort in Dessau kann für einen neuen Bieter daher nicht ISO 27.001 zertifiziert sein. Es können nur andere Standorte (wie bei uns der Fall) zertifiziert sein. Was wird hier erwartet? Ja, wir bitten die Zertifizierung der anderen vorhanden Standorte nachzuweisen. Darüber hinaus soll nach einer noch festzulegenden Zeit auch der Standort bei uns zertifiziert werden.
15. Frage: Zu Punkt j.2: Es sind von 7 bis 17.00 Uhr zwei Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen zu stellen. Ist es ausreichend, wenn diese in den Produktionsräumen des AN sind oder müssen diese vor Ort in den Räumen des AG sein? Sofern der zukünftige Auftragnehmer die Räumlichkeiten im UBA mietet, müssen sich die zwei Personen in den Räumen des Auftraggebers aufhalten. 16. Frage: Zu Punkt j.2.: Nachweis der Eignung der zwei Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen durch Vorlage der Mitarbeiterprofile: Bedeutet das, dass hier nur Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen eingesetzt werden dürfen, die heute schon beim AN beschäftigt sind? Wenn die Produktion in den Räumen des UBA stattfindet, kann dieses Kriterium nur vom heutigen Dienstleister erfüllt werden. Sollen hier die Namen genannt werden (aus Gründen des Datenschutzes problematisch)? Namen müssen nicht benannt werden. Wichtig ist für uns der Bildungsweg und die Qualifikationen der Personen. 17. Frage: Zum Kriterienkatalog Punkt g: 2 Personen ständig Vor Ort. Was bedeutet Vor Ort? In den Produktionsräumen des AN (im oder außerhalb des UBA)? Mit vor Ort meinen wir, dass sich 2 Personen in den Produktionsräumen des AN befinden. Sofern der zukünftige Auftragnehmer die Räumlichkeiten im UBA mietet, müssen sich die zwei Personen in den Räumen des Auftraggebers befinden. 18. Frage: Die Vergabeunterlagen beinhalten die Teile mit den Nummern 2 bis 6, 14 bis 22 und 24. Fehlen uns die Nummern 1, 7 bis 13 und 23 oder gibt es diese Teile in der Ausschreibung nicht? Die Nummerierung der Vergabeunterlagen (im Dateinamen) ist eine reine interne Information und hat grundsätzlich nichts mit der Vollständigkeit der Unterlagen zu tun. Von der Nummerierung her sind die Ihnen vorliegenden Vergabeunterlagen vollständig.
19. Frage: Betreff Druckauftrag mit Endverarbeitung (Heißleimbindung, Spiralbindung/Bindung mit Fälzelband): Mit welcher Auflage an Bindungen ist in der Regel pro Druckauftrag zu rechnen? Pro Druckauftrag können bei einer Spiralbindung/ Fälzelbindung etwa 10 Stück sein. Bei der Variante offline Klebemaschine von 25 bis 1500 Bücher. 20. Frage: wir haben nun doch noch eine Frage, die sich auf die Antwort zur Frage 4 der zusätzlichen Informationen bezieht: - Bei einer Sattelheftung max. 30 Blatt in DIN A3 Größe - Bei einer Offline Heißklebemaschine max. 500 Blatt in DIN A3 Größe - Bei einem Fälzelband max. 500 Blatt in DIN A3 Größe Ist es richtig, dass wir hier von einem offenen Format A3 ausgehen und das Endformat der Produkte A4 ist? Nein, hier ist ein Fehler unterlaufen. Wir korrigieren unsere erste Antwort. - Bei einer Sattelheftung max. 30 Blatt in DIN A3 Größe - Bei einer Offline Heißklebemaschine max. 500 Blatt in DIN A4 Größe - Bei einem Fälzelband max. 500 Blatt in DIN A4 Größe 21. Frage: Eine Umluft-Anlage ist vorhanden gilt dies auch für eine Klimaanlage, da ein Klebebinder und Digitaldrucker etc. nennenswerte Wärme erzeugen? Es ist nur eine Lüftungsanlage in der Druckerei vorhanden, da die Notwendigkeit einer Klimaanlage bislang nicht bestand. 22. Frage: Ist eine Brandmelder- & Sprinkler-Anlage vorhanden (Papierlager)? Eine Brandmeldeanlage mit Rauchmeldern ist flächendeckend im Gebäude und auch in der Druckerei installiert. Eine Sprinkleranlage ist in der Druckerei nicht vorhanden, da bislang nicht notwendig.
23. Frage: Ist ein Zugang zu unserem LAN mit Email und SFTP Benutzung möglich (oder muss dies selbst umgesetzt werden)? Bislang wurde ein USB-Stick und ein Handy von den bisherigen Dienstleistern benutzt. Darüber hinaus ist vom Auftraggeber nichts geplant. 24. Frage: Ist ein Telefonanschluss gegen bezahlen der Gebühren erhältlich? Oder muss ein eigener installiert werden? Ein Telefonanschluss ist nicht vorhanden und die Installation ist bei den günstigen Mobilnetzpreisen aus unserer Sicht nicht wirtschaftlich. 25. Frage: Ist eine LAN Verkabelung vorhanden? Welche LAN-Kabel sind installiert (Cat 7 oder 5)? Eine LAN-Verkabelung ist vorhanden. Es ist Cat 5 installiert. 26. Frage: Werden die Poster für In- oder Outdoor genutzt? Es gibt beide Fälle - Poster werden sowohl innen als auch außen genutzt. Die konkrete Anforderung wird jeweils mit dem Druckauftrag gestellt. 27. Frage: Wenn eine Falzung der Poster gewünscht ist, welche Falzart soll hier angewendet werden? In diesem Fall soll die Kreuz-Falzung zur Anwendung kommen. 28. Frage: Mit welcher Auflage rechnen Sie bei den Postern bzw. welche Auflagen hatten Sie in den letzten Jahren? Wir rechnen anhand der Erfahrungen aus den letzten Jahren mit 1.500 Stück.
29. Frage: Soll für die Postkarten ein spezieller Postkartenkarton oder Bilderdruck-Papier verwendet werden? Es soll auf 350g Karton gedruckt werden. Dieser Karton muss den blauen Engel als Zertifizierung besitzen. 30. Frage: Mit welcher Auflage rechnen Sie bei den Postkarten bzw. welche Auflagen hatten Sie in den letzten Jahren? Wir rechnen anhand der Erfahrungen aus den letzten Jahren mit 3.000 Stück. 31. Frage: Können Sie bitte die Maße der aufstellbaren bzw. abhängbaren Banner spezifizieren bzw. ist hierbei ein RollUp gemeint? Die Banner bzw. die Roll-Up s besitzen in der Regel eine Breite von ca. 90 cm. Die Länge wird unterschiedlich sein und voraussichtlich zwischen 100 cm und 400 cm liegen. 32. Frage: Laut Ihrer Antwort zur Bieterfragen werden die Banner nicht auf Folie gedruckt. Auf welchem Material sollen diese dann stattdessen gedruckt werden? Für unsere Druckaufträge ist ausschließlich Papier zu verwenden, was die Zertifizierung des blauen Engel besitzt. Bei Bedarf können Sie uns Alternativen für die Banner vorschlagen, diese müssen jedoch von uns (AG) frei gegeben werden. 33. Frage: Können Sie die Scan-Leistung spezifizieren? Was kann zum Scannen anfallen? Häufig sind Bücher zu scannen. Aber auch verschiedene andere Dokumente müssen gescannt werden. 34. Frage: a. Zum Web-Tool - Ist eine Kopplung der Benutzer-Anmeldung an ein vorhandenes Authentifizierungsystem des Auftraggebers nötig? b. Zum Web-Tool- -Sollen die Kosten der Bestellung angezeigt werden? c. Zum Web-Tool - Sind die Besteller Kostenstellen zugeordnet?
d. Zum Web-Tool - Wird eine Budget-Prüfung des Bestellers/der Kostenstelle des Bestellers gewünscht? Es wird nur einen geben, der seitens des UBA mit diesem Web-Tool arbeitet. Dies wird der UBA-Koordinator sein. Wir wollen ein Web-Tool, damit nichts ins UBA- Netzwerk eingebunden werden muss. Der AN stellt uns dies zur Verfügung und wir wählen uns über eine Internetverbindung ein. Eine Bepreisung im Web-Tool nicht erforderlich. Wir gehen davon aus, dass wenn wir in diesem Tool etwas erzeugen, was dann gedruckt werden muss, genau für dieses Produkt bereits der Preis in der Preisliste des Angebotes einhalten ist. Die Budget-Prüfung erfolgt beim AG, dies braucht der Druckdienstleister nicht zu übernehmen. Allerdings die Kostenstellen dürfen nicht außer Acht gelassen werden, was aber nicht direkt mit dem Web-Tool zusammenhängt, denn die Kostenstellen werden bei Auftragsübergabe dem Anbieter mitgeteilt. 35. Frage: Wird es wiederkehrende Aufträge geben bzw. werden Druckdaten oder Layouts mehrmals verwendet? Falls ja, müssen wir die Layouts/Druckdaten speichern oder erfolgt pro Auftrag die Übermittlung von Druckdaten und Layouts? Ja, es wird wiederkehrende Aufträge geben, jedoch können wir keine Prognose abgegeben, wie häufig das der Fall ist, denn dies ist sehr unterschiedlich. Die Layouts/Druckdaten müssen Sie nicht gespeichert werden. Sie werden pro Auftrag übermittelt. Die Dokumente können nach dem Druckauftrag gelöscht werden.