Vorbereiten und Durchführen der Umstellung auf das neue Reisekostenrecht ab 01.01.2014

Vorbereiten und Durchführen der Umstellung auf das neue Reisekostenrecht ab 01.01.2014 Durch das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20.02.2013 (Bundesgesetzblatt 2013 Teil I Nr. 9 vom 25.02.2013, Seiten 285 291) treten mit Wirkung ab 01.01.2014 umfangreiche Änderungen in Kraft in Verbindung mit der Erstattung von Reisekosten und Kosten der doppelten Haushaltsführung ( 8 und 9 EStG). Weichen die arbeitsrechtlich (z.b. gemäß Bundesreisekostengesetz, lt. Tarifvertrag, firmeninterner Reisekostenordnung oder einzelvertraglicher Vereinbarung) zu zahlenden Reisekosten von den neuen Regeln zur Steuerfreiheit ab, müssen die steuerpflichtigen Differenzbeträge in den monatlichen Entgeltabrechnungen der einzelnen Arbeitnehmer wie ein Sachbezug versteuert und verbeitragt werden steuerfreien Restbeträge in der so ausgewiesen werden, dass der Arbeitnehmer dies als Nachweis für die Geltendmachung von Werbungskosten in seiner Einkommensteuerveranlagung verwenden kann. Soll das vermieden werden, ist es notwendig, noch in 2013 die bisherigen betrieblichen Reisekostenregeln soweit möglich an die neuen steuerlichen Reisekostenregeln anzupassen. Doch auch wenn die arbeitsrechtlichen Regelungen zu Reisekosten nicht geändert werden sollen (z.b. aus Kostengründen), sind allein schon aufgrund der gesetzlichen Änderungen Anpassungen durchzuführen. Also muss jeder Arbeitgeber seine hauseigene Reisekostenordnung sowie einzelvertragliche Regelungen zu Reisekosten prüfen und ggf. ändern das Reisekostenprogramm ändern bzw. Änderungen des Softwareherstellers einspielen, testen und ggf. anpassen eine Schnittstelle zwischen Reisekostenprogramm und Entgeltabrechnung erweitern bzw. neu implementieren das Entgeltabrechnungsprogramm so einrichten, dass die Daten aus dem sprogramm richtig verarbeitet werden die Schnittstellen anpassen zwischen und Rechnungswesen Entgeltabrechnung und Rechnungswesen interne Formulare zu Dienstreisen anpassen die für die Reisekosten und die Entgeltabrechnung zuständigen Sachbearbeiter entsprechend schulen die Mitarbeiter darüber informieren, welche Regeln ab 01.01.2014 gelten und welche Änderungen sich dadurch in der und Entgeltabrechnung ergeben 3

Vorbereiten und Durchführen der Umstellung auf das neue Reisekostenrecht ab 01.01.2014 Damit dieses Projekt gelingt, müssen rechtzeitig ins Boot geholt werden die Unternehmensleitung das Referat Grundsatzfragen der Betriebs- bzw. Personalrat der Datenschutzbeauftragte die Personalabteilung (Personalbetreuung, Entgeltabrechnung) die Reisekosten-Abrechnungsstelle die Stelle für die Abrechnung von Zahlungen im Rahmen doppelter Haushaltsführung das Rechnungswesen die IT-Abteilung das Softwarehaus, ggf. externe Berater Als Arbeitshilfen werden im Folgenden dargestellt eine Übersicht der zum 01.01.2014 im steuerlichen Reisekostenrecht in Kraft tretenden Änderungen eine Tabelle zur Durchführung der Projektarbeit für die Vorbereitung und Realisierung dieser Änderungen im Unternehmen einige Beispiele mit Vergleich bis 31.12.2013 / ab 01.01.2014 zur Verdeutlichung der Auswirkungen der Änderungen Diese Informationen helfen allen Beteiligten zu erkennen, welcher Regelungsbedarf besteht, damit die Anpassungen rechtzeitig zum 01.01.2014 umgesetzt werden können. 4

Arbeits- bzw. Tätigkeitsstätte 1.1 1 Übersicht der Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht Die steuerlichen Änderungen betreffen insbesondere die Definition der Arbeitsstätte und damit die Unterscheidung zwischen Fahrt Wohnung/Arbeit und Dienstreise die Versteuerung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit bei privater Nutzung eines Firmenfahrzeugs die Möglichkeit der Gewährung von steuerfreien bzw. pauschal versteuerbaren Arbeitgeberleistungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit die Höhe der Verpflegungspauschalen, also die Möglichkeit, steuerfreie Beträge zu bezahlen zusätzliche Beträge mit 25 % pauschal zu versteuern vom Arbeitgeber nicht erhaltene Beträge als Werbungskosten geltend zu machen die steuerliche Behandlung von Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer während einer Dienstreise erhält und dadurch die Berücksichtigung in der durch entsprechende Kürzungen in der Entgeltabrechnung durch entsprechende Versteuerung und Verbeitragung die steuerfrei erstattungsfähigen Unterkunftskosten während Dienstreisen im Rahmen der doppelten Haushaltsführung Dazu sind schwerpunktmäßig folgende Änderungen zu beachten: 1.1 Arbeits- bzw. Tätigkeitsstätte Der bis 2013 angewendete Begriff regelmäßige Arbeitsstätte wird ab 2014 durch den neuen Begriff erste Tätigkeitsstätte ersetzt. Das ist 1. die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der ein Arbeitnehmer 2. dauerhaft (unbefristet) zugeordnet ist. Im Detail sind dazu folgende neuen Regelungen zu beachten: Zu 1.: Die ortsfeste betriebliche Einrichtung, die ab 01.01.2014 als erste Tätigkeitsstätte gilt, kann sein bei dem sich aufgrund des Arbeitsvertrags ergebenden rechtlichen Arbeitgeber im Konzern des Arbeitgebers 7

1 Übersicht der Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht bei einem verbundenen Unternehmen bei einem Kunden ein Gebäude auf einem größeren zusammenhängenden Gelände des Arbeitgebers (z.b. ein zusammenhängendes großflächiges Werksgelände) Zu 2.: Einer Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist ein Arbeitnehmer, wenn er an dieser Tätigkeitsstätte beschäftigt ist unbefristet (z.b. bis auf weiteres ) oder länger als 48 Monate (als Prognose-Entscheidung), unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer unbefristet oder befristet beschäftigt ist, oder bei einer Befristung für die Dauer des Dienstverhältnisses, auch wenn die Befristung nicht mehr als 48 Monate dauert Die Zuordnung des Mitarbeiters erfolgt aufgrund einer Prognose zu diesen beiden Punkten (ortsfeste betriebliche Einrichtung und dauerhafte Zuordnung). Ändern sich die tatsächlichen Verhältnisse, ist die Änderung ab diesem Zeitpunkt zu berücksichtigen. Eine rückwirkende Korrektur ist nicht notwendig. Eine Kettenabordnung führt nicht zu einer dauerhaften Zuordnung. Wenn aber das erste Mal eine Zuordnung für eine Zeit von mehr als 48 Monaten prognostiziert wird, ist ab diesem Zeitpunkt eine erste Tätigkeitsstätte gegeben. Beispiele: (1) Die Abordnung eines Arbeitnehmers im Rahmen einer Projektarbeit erfolgt zunächst für 36 Monate. Danach wird diese Abordnung um 24 Monate verlängert. Der Einsatzort der Abordnung wird nicht zur ersten Tätigkeitsstätte. (2) Die Abordnung eines Arbeitnehmers im Rahmen einer Projektarbeit erfolgt zunächst für 42 Monate. Danach wird diese Abordnung um 54 Monate verlängert. Ab dem Zeitpunkt dieser Verlängerung wird der Einsatzort der Abordnung zur ersten Tätigkeitsstätte. Erste Tätigkeitstätte kann auch sein eine dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer Tätigkeitsstätte, die keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist (z.b. bei einem Kunden, im Rahmen einer Versetzung innerhalb des Konzerns oder eines Outsourcings) bei Vollzeitstudium bzw. vollzeitiger Bildungsmaßnahme die Bildungseinrichtung. Als vollzeitig gilt eine Bildungsmaßnahme, die neben einer Arbeit durchgeführt wird, wenn diese andere Tätigkeit nicht mehr als 20 Stunden wöchentlich dauert. In diesem Fall kann doppelte Haushaltsführung vorliegen. Erste Tätigkeitstätte ist nicht ein Homeoffice (= Wohnung) ein Fahrzeug (z.b. LKW), Schiff oder Flugzeug (= nicht ortsfest) ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit regelmäßig (d. h. auf Dauer und mit einer gewissen Nachhaltigkeit) ausübt (z.b. Großbaustelle, Flughafengelände, Klinikgelände, Wald, Hafengebiet), wenn die Tätigkeit dort nicht in einer ortsfesten Einrichtung ausgeübt wird (also unter freiem Himmel ). Wenn der Arbeitnehmer das weiträumige Tätigkeitsgebiet dauerhaft aufzusuchen hat, gilt die kürzeste Strecke zwischen der Wohnung und der äußeren Grenze dieses Tätigkeitsgebiets als Fahrt zwischen Wohnung und Arbeit. Ansonsten gilt die Arbeit innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets als Dienstreise. 8

Arbeits- bzw. Tätigkeitsstätte 1.1 ein Sammelpunkt oder ein dauerhaft gleichbleibender Treffpunkt (z.b. gemeinsame Weiterfahrt mehrerer Arbeitnehmer zum Einsatzort). Wenn der Arbeitnehmer den Sammelpunkt dauerhaft aufzusuchen hat (z.b. für Rüstzeiten oder einen Sammeltransport), sind die Fahrten zwischen der Wohnung und diesem Sammelpunkt Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit. eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer tatsächlich nicht tätig werden soll. Das gilt z.b. bei einer rein organisatorischen oder abrechnungstechnischen Zuordnung (lohnsteuerliche Betriebsstätte) Zuordnung nur zu Zwecken der Gewerbesteuerzerlegung Festlegung einer für die DEÜV-Meldungen erforderlichen Betriebsnummer der Agentur für Arbeit Ein Leiharbeitnehmer hat regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte. Wenn der Einsatz bei einer Firma jedoch von vornherein auf länger als 48 Monate geplant ist oder mit einer Übernahmezusage verbunden ist oder bis auf Weiteres (also unbefristet) erfolgt wird der Kunde für den Leiharbeitnehmer zur ersten Tätigkeitsstätte. Bei einer Entsendung von einer im Inland ansässigen Konzernmutter zu einer im Ausland ansässigen Konzerntochter ist folgendes zu beachten: Wird auch während der Entsendung weiter der mit der Konzernmutter abgeschlossene Arbeitsvertrag angewendet und ist die Entsendung auf maximal 48 Monate befristet, gilt die Konzernmutter im Inland weiter als erste Tätigkeitsstätte. Die Tätigkeit bei der Konzerntochter im Ausland ist dann Dienstreise. Ruht der mit der Konzernmutter abgeschlossene Arbeitsvertrag während der Entsendung und es wird ein befristeter Arbeitsvertrag mit der Konzerntochter abgeschlossen, wird die Konzerntochter im Ausland zur ersten Tätigkeitsstätte. Fahrten zur Konzernmutter in das Inland sind dann Dienstreisen. Das gilt auch, wenn die Befristung mit der Konzerntochter im Ausland nicht mehr als 48 Monate dauert. Die erste Tätigkeitsstätte wird mit Wirkung ab 01.01.2014 wie folgt festgelegt: 1. Stufe: Arbeitsrechtliche Zuordnung Primär maßgeblich ist die dienst- oder arbeitsrechtlich durch den Arbeitgeber als dauerhafte Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers festgelegte ortsfeste betriebliche Einrichtung. Dabei sind weder qualitative noch quantitative Merkmale ausschlaggebend, sondern allein die arbeitsrechtliche Regelung. Als dauerhaft gilt ein zusammenhängender Zeitraum von mehr als 48 Monaten, bei einer auf weniger als 48 Monate befristeten Beschäftigung der Zeitraum dieser Befristung. Dauerhaft heißt nicht zwingend regelmäßig. Die Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte muss arbeitsrechtlich zulässig sein und den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen. Eine missbräuchliche Regelung wird steuerrechtlich nicht anerkannt ( 42 AO). Der Arbeitgeber kann arbeitsrechtlich eine erste Tätigkeitsstätte festlegen, muss dies aber nicht. Jedoch kann der Arbeitgeber lohnsteuerrechtlich wirksam nicht vereinbaren, dass der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat. Ist arbeitsrechtlich keine erste Tätigkeitsstätte festgelegt, sind die quantitativen Merkmale der 2. Stufe anzuwenden. Ergibt sich hierdurch ebenfalls keine erste Tätigkeitsstätte, hat der Arbeitnehmer im Ergebnis keine erste Tätigkeitsstätte. 9

1 Übersicht der Änderungen im steuerlichen Reisekostenrecht 2. Stufe: Quantitative Zuordnung Ist der Arbeitnehmer einer Tätigkeitsstätte arbeitsrechtlich nicht oder nicht eindeutig (z.b. wenn der Betriebsprüfer eine andere Auffassung vertritt als der Arbeitgeber) dauerhaft zugeordnet, sind die gesetzlich vorgegebenen quantitativen Merkmale anzuwenden. Dabei gilt die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte, wo der Arbeitnehmer (ggf. aufgrund der Daten einer Prognose) wie folgt seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausübt: typischerweise arbeitstäglich (die Anzahl der Stunden pro Tag ist unerheblich) oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage (bis 2013 = 1 x pro Woche) oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten (wöchentlichen, monatlichen oder jährlichen) regelmäßigen Arbeitszeit (bis 2013 = 20 %) Als dauerhafte Ausübung der beruflichen Tätigkeit gilt nicht, wenn z.b. regelmäßig nur Material abgeholt wird oder Berichte gebracht werden, sondern z.b. eine ständige Beschäftigung in der Werkstatt. Ergeben sich aufgrund dieser Kriterien für einen Arbeitnehmer mehrere gleichwertige Tätigkeitsstätten (z.b. Tätigkeit jeweils zwei Tage in zwei betrieblichen Einrichtungen oder zu je 1/3 der Arbeitszeit in drei betrieblichen Einrichtungen) und der Arbeitgeber hat für diesen Arbeitnehmer arbeitsrechtlich keine erste Tätigkeitsstätte festgelegt, gilt der Arbeitsplatz als erste Tätigkeitsstätte, der am nächsten zur Wohnung des Arbeitnehmers liegt. 3. Stufe: Keine Zuordnung Hat der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte festgelegt und führen die quantitativen Kriterien der zweiten Stufe ebenfalls nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte, liegt eine solche nicht vor. Praxistipp Es empfiehlt sich, zuerst zu prüfen, ob sich bei den einzelnen Arbeitnehmern aufgrund der quantitativen Merkmale (siehe Stufe 2) eine erste Tätigkeitsstätte ergibt. Wenn das Ergebnis dieser Prüfung verwendet wird, sind keine weiteren Schritte notwendig. Nur wenn eine andere erste Tätigkeitsstätte festgelegt werden soll oder sich aufgrund der quantitativen Merkmale keine erste Tätigkeitsstätte ergibt, eine solche aber festgelegt werden soll, ist diese arbeitsrechtliche Zuordnung (siehe Stufe 1) schriftlich festzulegen. Ggf. muss die dem Arbeitnehmer zugeordnete Betriebsnummer geändert werden, wodurch entsprechende DEÜV-Meldungen ausgelöst werden. Die arbeitsrechtliche Zuordnung eines Arbeitnehmers zur ersten Tätigkeitsstätte ergibt sich aufgrund einer entsprechenden Dokumentation, z.b. aufgrund einer Regelung im Tarifvertrag im Arbeitsvertrag oder durch eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag anhand einer Protokollnotiz (z.b. zu vor dem 01.01.2014 begonnenen Projekten, deren Dauer bisher nicht dokumentiert wurde) 10

To-do -Tabelle zur Vorbereitung der Änderungen im Reisekostenrecht ab 2014 2 2 To-do -Tabelle zur Vorbereitung der Änderungen im Reisekostenrecht ab 2014 Hinweis Die Tabelle in Kapitel 2 soll die generellen Änderungen der steuerrechtlichen Regelungen darstellen, die sich daraus ergebenden notwendigen Aktivitäten im Rahmen der Projektarbeit zur Einführung des neuen steuerlichen Reisekostenrechts aufzeigen und die zu beteiligenden organisatorischen Bereiche nennen. Beispiele dazu mit zahlenmäßigen Auswirkungen sind in Kapitel 3 dargestellt. Regelung bis 31.12.2013 Regelung ab 01.01.2014 Betroffene Fälle Notwendige Aktion U.a. beteiligte Bereiche Vorliegen und Abgrenzen von Fahrten Wohnung/Arbeit bzw. Dienstreisen Begriff Regelmäßige Arbeitsstätte Begriff Erste Tätigkeitsstätte Abgrenzung Dienstreise / Fahrt Wohnung-Arbeit Private Firmenwagennutzung mit Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit Begriff anpassen in Reisekostenordnung neuen Arbeitsverträgen Versetzungs-Vereinbarungen internen Formularen Referat Grundsatzfragen Personalbetreuung Entgeltabrechnung Fahrtstrecke für Jobticket bzw. Zuschuss zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit Arbeitsrechtliche Vereinbarung zur Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte Alle Arbeitnehmer, insbesondere Außendienstmitarbeiter Mitarbeiter mit Homeoffice Mitarbeiter mit Firmenfahrzeug zur privaten Nutzung Bestehende Verträge prüfen und ggf. ändern (Zusatzvereinbarung) Bei Neueintritten grundsätzlich im Arbeitsvertrag regeln Nutzungsvereinbarungen für Firmenfahrzeuge prüfen Referat Grundsatzfragen Personalbetreuung Entgeltabrechnung 27

2 To-do -Tabelle zur Vorbereitung der Änderungen im Reisekostenrecht ab 2014 Regelung bis 31.12.2013 Regelung ab 01.01.2014 Betroffene Fälle Notwendige Aktion U.a. beteiligte Bereiche Arbeitstäglich in der Firma Arbeitstäglich in der Firma Wenn keine arbeitsrechtliche Tätigkeitsstätte vorliegt In der Regel keine Änderung 1 x pro Woche in der Firma = regelmäßige Arbeitsstätte 1 x pro Woche in der Firma = keine erste Tätigkeitsstätte Wenn keine arbeitsrechtliche Tätigkeitsstätte vorliegt, insbesondere Außendienstmitarbeiter Prognose der Anwesenheiten Entgeltabrechnung Ggf. Änderungen in der bzw. Entgeltab- rechnung 2 ganze Tage pro Woche in der Firma = regelmäßige Arbeitsstätte 2 ganze Tage pro Woche in der Firma = erste Tätigkeitsstätte Wenn keine arbeitsrechtliche Tätigkeitsstätte vorliegt In der Regel keine Änderung 20 % der Arbeitszeit in der Firma = regelmäßige Arbeitsstätte 20 % der Arbeitszeit in der Firma = keine erste Tätigkeitsstätte Wenn keine arbeitsrechtliche Tätigkeitsstätte vorliegt, insbesondere Außendienstmitarbeiter Prognose der Anwesenheiten Entgeltabrechnung Ggf. Änderungen in der bzw. Entgeltab- rechnung 1/3 der Arbeitszeit in der Firma = regelmäßige Arbeitsstätte 1/3 der Arbeitszeit in der Firma = erste Tätigkeitsstätte Wenn keine arbeitsrechtliche Tätigkeitsstätte vorliegt In der Regel keine Änderung Homeoffice als regelmäßige Arbeitsstätte Homeoffice ist keine erste Tätigkeitsstätte Mitarbeiter mit einem Homeoffice ohne erste Tätigkeitsstätte Ggf. Änderungen in der bzw. Entgeltabrechnung Entgeltabrechnung Homeoffice und eine (andere) regelmäßige Arbeitsstätte Homeoffice und eine erste Tätigkeitsstätte Mitarbeiter mit einem Homeoffice und zusätzlich einer ersten Tätigkeitsstätte In der Regel keine Änderung 28