E-Government in OWL. Status Visionen Realisierungsszenarien

E-Government in OWL Status Visionen Realisierungsszenarien Stand: 10. Juli 2004

Mitwirkende an dem vorliegenden Statuspapier 2

I N H A L T S V E R Z E I C H N I S 1 Einleitung...5 2 Ausgangslage...6 3 Status in der Kommunalverwaltung...8 4 E-Government Ausrichtung für OWL...10 4.1 Bedarf aus der Sicht der Verwaltung...10 4.1.1 Kreise in OWL und Stadt Bielefeld...12 4.1.2 Städte und Gemeinden...14 4.2 Bedarf aus der Sicht der Wirtschaft...15 5 Organisatorische Aspekte...16 5.1 Verwaltungsprozessoptimierung...17 5.2 Phasenmodell und Modularität...18 5.3 Ressourcen und Aufgabenteilung...18 5.4 Information und Kommunikation...19 6 Technische Infrastruktur...20 6.1 Aktuelle Rahmenbedingungen...20 6.1.1 IT- Infrastruktur...20 6.1.2 Basis - Software...21 6.1.3 Einzelne Fachverfahren...22 6.1.4 Umfeldsituation...22 6.2 IT- Standards...24 6.3 Architektur des E-Government...24 7 Realisierungsszenarien...27 7.1 Alternative Vorgehensweisen...27 7.2 Betreibermodelle...28 7.3 Kosten- und Nutzenbetrachtung...28 7.4 Rechtliche Rahmenbedingungen...28 7.5 Hemmnisse und Risikopotentiale...30 3

8 Handlungsempfehlung...31 8.1 Projektempfehlung...31 8.2 Partner-Evaluation...31 8.3 Startphase...32 8.4 Marketingkonzept...33 8.5 Aufgaben und Maßnahmen...34 8.5.1 Organisation...35 8.5.2 Technik...37 8.5.3 Finanzen...38 9 Management- Summary...39 10 Anhang...40 10.1 Bauleitplanung...41 10.2 Digitale Signatur...44 10.3 Dokumentenservice...45 10.4 E-Learning...46 10.5 E-Payment...48 10.6 E-Procurement...50 10.7 GeoServer...53 10.8 Personenstandswesen...54 10.9 Redaktionssystem...56 10.10 Virtuelle Verwaltung...57 11 Dienstleistungsbasis...59 4

1 Einleitung Dieses Statuspapier zum E-Government in OWL (Ostwestfalen-Lippe) beschreibt die aktuelle Ausgangssituation und stellt die Bedarfe seitens der Kunden und Nutzer dar. Daraus werden Visionen abgeleitet und die weiteren Schritte und Realisierungsszenarien skizziert. E-Government ist eine Projekt, welches organisatorisch, technisch und wirtschaftlich anspruchsvoll ist. Es kann nur sinnvoll als Gemeinschaftsprojekt initiiert und betrieben werden. Große Nutzenpotentiale sind erkennbar. Die Anforderungen an eine weitsichtige Konzeption sind Bestandteil des vorliegenden Dokumentes. Somit stellt dieses Papier eine Informationsbasis für den daraus abzuleitenden verwaltungsübergreifenden Masterplan dar. Die Konzeption des E-Government in OWL ist auf dieser Grundlage weiter auszubauen. Die Bündelung der kommunalen Kräfte hat eine organisatorische und politische Dimension. Nur so kann Verwaltung dem Leitmotiv für Verwaltungsmodernisierung wirtschaftlich gerecht werden. Erstellt wurde dieses Dokument von Mitarbeitern der Kooperationsgemeinschaft Koop-OWL (Datenzentralen in Ostwestfalen-Lippe und dem Kreis Höxter). 5

2 Ausgangslage Unter E-Government verstehen wir die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien. Auf Grund der technischen Entwicklung nehmen wir an, dass diese Prozesse künftig sogar vollständig elektronisch durchgeführt werden können.! (Deutsche Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer) Im Sommer 2003 lud die Koop-OWL (Zusammenschluss der Datenzentralen in Ostwestfalen-Lippe) die Chefs ihrer Mitgliedsverwaltungen nach Marienfeld (Kreis Gütersloh) ein. Das Thema lautete E-Government und NKF: Herausforderungen gemeinsam lösen. Aus der Vorlage zu der Veranstaltung war zu entnehmen: Die Kooperationsgemeinschaft der ostwestfälischen Datenzentralen sieht es als ihre Aufgabe an, der Verwaltungsführung, der Politik und ggf. auch der Wirtschaft (Public Private Partnership) Möglichkeiten der Kooperation darzustellen. Das gemeinsame Ziel lautet: Kostenteilige und effiziente technikinduzierte Verwaltungsreform (KGSt) zur Prozessunterstützung und zur Servicesteigerung. Vorträge und Podiumsdiskussion ergaben ein deutliches Votum für die Einführung von abgestimmten E-Government-Lösungen in OWL. Die auf dem Podium diskutierenden Frau Landrätin Curländer (Kreis Herford), die Herren Landräte Heuwinkel (Kreis Lippe), Krömer (Kreis Minden-Lübbecke) und Adenauer (Kreis Gütersloh) sowie der Paderborner Bürgermeister Paus und Herr Stadtkämmerer Löseke (Stadt Bielefeld) begrüßten die Initiative E-Government einhellig, da die synergieorientierte Koop-OWL in Verbindung mit der Modellregion OWL hierfür eine ideale Plattform böten. In Deutschland gibt es bereits ca. 7000 Internet-Portale. Die Bundesrepublik Deutschland versucht mit E-Government-Aktivitäten wie BundOnline, DeutschandOnline2005 und MEDIA@Komm-Transfer eine deutliche Position im internationalen Ranking zu erreichen. Das Thema E-Government ist aktuell, zeigt hohe mögliche Nutzenpotentiale und ist ein komplexes Organisationsprojekt. In OWL gibt es bereits diverse einzelne erfolgreiche Lösungen aus dem breiten Spektrum des E-Government (s. Anhang). Das Ziel ist es, diese unter Berücksichtigung weitsichtiger 6

Perspektiven und fixierter Standards zu einer OWL-Strategie zusammenzuführen und auszubauen. E-Government ist ein Reformprojekt und die Fortsetzung des Konzeptes Neues Steuerungsmodell. Leitmotive sind die Modernisierung der Verwaltung, der Ausbau der wirtschaftsnahen Verwaltung und die Stärkung der Bürgergesellschaft. Im Mittelpunkt des Handelns stehen Wirtschaftlichkeit und Kundennutzen. Aus den nachfolgenden Seiten können sowohl der aktuelle Status, der differenzierte Bedarf und daraus resultierende Handlungsanweisungen entnommen werden. Die abgeleitete Vision lautet: Aufbau und Realisierung einer gemeinsamen E-Government Strategie für OWL! Daraus werden nachfolgend konkrete strategische und operative Arbeitsschritte aufgezeigt. 7

3 Status in der Kommunalverwaltung Die öffentliche Verwaltung hat das Thema Kundenorientierung bereits seit einigen Jahren in ihre Leitbilder aufgenommen. Das aktuellere Stichwort zu einem Teilaspekt daraus heißt Multi-Channel-Management und umschreibt die Eröffnung von mehreren parallelen Zugängen zur Verwaltung. Neben den geübten Zugängen des persönlichen Erscheinens und dem konventionellen Schriftverkehr haben sich fernmündliche Kontakte weiter etabliert. Die Servicequalität wurde durch die Einrichtung von Bürgerbüros und den Betrieb von Call Centern optimiert. Die insgesamt mobilere Gesellschaft fordert auch mobile Kommunen, denn Menschen nehmen Leistungen nicht mehr nur an ihrem Wohnort in Anspruch. Eine wesentliche Rolle in den Diskussionen der Politik und der Verwaltung spielt auch die Frage der Standortwahl. Alle Kommunen befinden sich in einem wachsenden Wettbewerb in ihrer Region, in Deutschland, Europa und weltweit. Eine leistungsfähige und flexible Verwaltung ist, so haben wissenschaftliche Untersuchungen ergeben, ein wichtiges Kriterium bei der Standortwahl von Wirtschaftsunternehmen. In diesen Kontext ist E-Government einzuordnen. Die heute verfügbare Technik schafft die Möglichkeit, Kommunikation und Leistungserstellung zu verbessern, sogar alternativ zu denken. Zunächst entsteht mit E-Government ein weiterer Zugangsweg in der bereits bestehenden Multi-Channel-Umgebung, der dem Mobilitätsgedanken und dem Wunsch vieler Verwaltungskunden nach Unabhängigkeit von Servicezeiten Rechnung trägt. Aus der Sicht der Bürger verbessert sich durch die Öffnung dieses Tores der Kundenservice. Mit dem Blick der Verwaltung lassen sich daneben ebenfalls Vorteile erkennen. Via Internet zur Verfügung gestellte Dienstleistungen binden die Verwaltungskunden in den Herstellungsprozess, die Wertschöpfung der Verwaltung ein. Teile der von den Verwaltungen zu erledigenden Aufgaben werden zum Bürger und Kunden vorverlagert. Das elektronische Tor zum Kunden öffnet den Weg zur weiteren Nutzung der dann digital zur Verfügung stehenden Daten ohne Medienbruch. Diese Chance zur Leistungssteigerung sollte genutzt werden, zumal die interne elektronische Weiterverarbeitung bis hin zur automatisierten Abwicklung kompletter Verwaltungsvorgänge die Aufwände zur Entwicklung im E-Government rechtfertigen. Diese Betrachtung führt zu einem Blick auf die bestehenden jeweiligen Organisationsstrukturen und letztendlich wohl nahezu alle bestehenden Geschäftsprozesse. Denkt man E-Government verwaltungsübergreifend, so bietet die aktuell zur Verfügung stehende Technik neue Chancen für interkommunale Zusammenarbeit. Die Vernetzung von Produktions- und Leistungsprozessen über Verwaltungsgrenzen hinweg ist realisierbar. Daraus resultieren Möglichkeiten, die von Kommunalverwaltungen zu erledigenden Aufgaben auf der Basis entsprechender Kooperationsübereinkommen untereinander zu verteilen. Vorstellbar ist, dass ein Antrag (wie bisher) bei der sachlich und örtlich zuständigen Gemeinde A eingereicht wird. Er wird dort entgegengenommen und hinsichtlich seiner Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft. Die eigentliche Bearbeitung erfolgt dann jedoch im 8

Auftrag der Gemeinde A durch die Gemeinde B, die in der Umgebung (Kreis, Region, o.ä.) als Dienstleister auf dem Gebiet tätig ist. Im Gegenzug lässt die Gemeinde B andere Aufgaben durch andere Kommunen erledigen. Aufgaben und Prozesse lassen sich im Raum neu gliedern. E-Government macht es möglich, Verantwortung besser zu bündeln und fachliches Know-how zu konzentrieren. Ein wichtiger Aspekt ist, dass sich (interne) Leistungsprozesse straffen lassen. Nutzt man den Motor E-Government zum Aufbau und zum Management vernetzter Leistungsprozesse, zur Gestaltung neuer Vertriebsformen primär in der kommunalen wie in der gesamten öffentlichen Verwaltung, lässt sich ein Teil der Handlungsfähigkeit der Kommunen erhalten bzw. wiedergewinnen. Der besondere Charme solcher technikgetriebenen, organisatorischen Lösungen liegt darin, dass die Verwaltungen Qualität und Effizienz steigern können, ohne dass Bürger, Unternehmen und Beschäftigte Orientierungsprobleme oder Qualitätseinbußen hinzunehmen haben. Der Ort der Produktion ist für den Nachfrager nicht entscheidend. Er wird seine Verwaltung daran messen, dass er seine Leistung, sein Produkt an gewohnter Stelle bekommt. Bekannte Stellen sind Bürgerbüros, Call Center und mit steigender Tendenz auch das Internet. Die Qualität der Dienstleistungen dürfte sich allenfalls positiv verändern. Die KGST vertritt nachdrücklich die Auffassung, dass E-Government die immer wieder prognostizierten Effekte für Qualität und Effizienz nur dann entfalten wird, wenn die öffentliche Verwaltung die heute unter Nutzung der Informationstechnik möglichen Formen des veränderten Miteinanders im Raum realisiert. Dabei hat sie durchaus die kommunale Selbstverwaltung und die Eigenständigkeit der Kommunen im Blick. Ein weiteres Argument für den Ausbau des E-Government-Angebotes besteht in der Möglichkeit, durch Nutzung des Internet neue Chancen für die Bürgerbeteiligung zu eröffnen, also die lokale Demokratie zu stärken. Der Bogen der Beteiligungsmöglichkeiten lässt sich von der informellen Befragung bis hin zur formellen Beteiligung spätestens dann spannen, wenn in Kürze die verwaltungsverfahrensrechtlichen Vorschriften die elektronische Form zulassen. (siehe Bertelsmann Stiftung; www.begix.de). 9

4 E-Government Ausrichtung für OWL Die Leitziele für das E-Government in OWL lassen sich ableiten aus den strategischen und wirtschaftlichen Zielen der Kommunen und dem konzeptionellen Ansatz der Modellregion OWL. Es gibt bislang keinen behördenübergreifenden abgestimmten Orientierungsrahmen für E-Government in OWL. 4.1 Bedarf aus der Sicht der Verwaltung Die Koop-OWL recherchierte die aktuellen Bedarfe bei seinen kommunalen Kunden (Kreise, Städte und Gemeinden) in OWL (Gebiet des Regierungsbezirkes Detmold). Daraus lassen sich folgende Inhalte ableiten (s. nachfolgende Tabelle): Realisierung der Dienste mit hohem Nutzen Realisierung der Dienste, die einen verbesserten Service bieten Tabelle auf der Folgeseite: Darstellung und Priorisierung der E-Government-Bedarfe in OWL 10

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4.1.1 Kreise in OWL und Stadt Bielefeld In OWL gibt es die folgenden Kreise und kreisfreien Städte: Die Kreise in OWL und die Stadt Bielefeld haben sich zu einer Kooperationsgemeinschaft zusammengeschlossen, um gemeinsam Anforderungen für E-Government zusammenzutragen und Lösungsszenarien zu konzipieren. Es wird seitens der Verwaltungen von tiefgreifenden Veränderungen bedingt durch E-Government ausgegangen. Das Ziel sind durchgängige elektronische Geschäftsprozesse und die Optimierung des Verwaltungshandelns. Kundenzufriedenheit und Wirtschaftlichkeit stehen für die OWL-Kreise als oberste Maxime. Weitere Ziele lauten: Mitarbeiterzufriedenheit, Private-Public-Partnership, Imagegewinn und Partizipation. Die Vision der interkommunalen Zusammenarbeit soll Berücksichtigung finden. An die Lösung werden u.a. folgende Anforderungen gestellt: Eine moderne, homogene und investitionssichere Infrastruktur Automatisierung administrativer Tätigkeiten Homogenisierung der bestehenden IT-Landschaft Vermeidung von Insellösungen Schrittweiser Ausbau Neue Zugangsmöglichkeiten für Bürger Einheitliche, ergonomische Arbeitsplattformen für alle Mitarbeiter Personalentwicklungsmaßnahmen 12

Ziel ist es, unter Beachtung noch zu definierender Standards, die jeweiligen Verwaltungsprozesse allgemeingültig zu optimieren, medienbruchfrei abzubilden, Automatisierungen vorzunehmen und eine vorgangsgestützte Sachbearbeitung zu erreichen. Dabei sind Gesichtspunkte wie Übertragbarkeit der Projektergebnisse und Arbeitsteilung zu prüfen. (Auszug aus dem Verfahrensablauf Projektarbeit der Kreise) Es handelt sich um folgende neun Teilprojekte (in der in Kap. 4.1; Bedarfe dargestellten Tabelle mit k gekennzeichnet): 1. BAföG 2. Baugenehmigung 3. Elektronische Einkaufsgemeinschaften / E-Vergabe 4. Einwohnerwesen (EWO) 5. Formularwesen 6. Interne Arbeitsabläufe 7. Geographische Informationssysteme (GIS / KRIS) 8. (Facility Management FM) nicht mehr Bestandteil des Gesamtprojektes 9. Straßenverkehrsangelegenheiten Diese Themen sind jeweils speziellen Verwaltungen verantwortlich zugeordnet. Zur Zeit erfolgt die IST-Analyse. Die Koop-OWL begleitet und unterstützt die Teilprojekte aus ITund Prozesssicht. Deutliches Ziel der Kreise und der kreisfreien Stadt als auch der Koop- OWL ist die Einbeziehung der Städte und Gemeinden bei der Bedarfsermittlung, der Konzeption und der Realisierung.! 13

4.1.2 Städte und Gemeinden Die Struktur der Städte und Gemeinden in OWL sieht wie folgt aus: Aus der Bedarfsrecherche bei den Städten und Gemeinden in OWL ergaben sich im Wesentlichen folgende Faktoren und Anforderungen: E-Government ist unausweichlich Der Nutzen des E-Government wird als hoch eingeschätzt - Stärkung der Leistungsfähigkeit - Reduktion der Bürokratie und Senkung der Kosten - Hoher Nutzen bei G2G (Austausch zwischen Verwaltung Verwaltung) - Wirtschaftsnahe Verwaltung und Unterstützung der Wirtschaftsförderung (Stärkung der wirtschaftlichen Entwicklung) - Erhöhung des Serviceangebotes der Verwaltung Prozessoptimierung als primäres Ziel Zusammenarbeit ist erforderlich - Gemeinsame Leitbildentwicklung - Vermeidung von zu großem Individualaufwand Unterstützung und Chance durch Modellregion OWL Einzelne sehr innovative Lösungen wurden bereits durch die Städte in der Region realisiert. Die Kommunen haben ein sehr großes Interesse, diese Lösungen weiter auszubauen. Beispielhaft seien hier folgende Projekte genannt: Mitwirkung an diversen Projekten mit dem Städte- und Gemeindebund NRW Nutzung von Microsoft- Lösungen (Starter Kit) Angebote der virtuellen Verwaltung auf der jeweiligen Homepage 14

Die große Herausforderung ist die Koordination der Bedarfe und die Lösungsabstimmung im Umfeld der 70 Verwaltungen.! 4.2 Bedarf aus der Sicht der Wirtschaft Die Interessen der Wirtschaft am E-Government sind groß. Hier stehen Faktoren wie Wirtschaftsförderung Elektronische Bezahlfunktionen Verfügbarkeit von Planungs- und Katasterdaten Elektronische Marktplätze schlanke und transparente Prozesse in der Verwaltung Bürokratieabbau Formularservice, Ausschreibungsunterlagen Effizienzgewinne durch Reduktion von Behördengängen Unterstützung und Transparenz bei Genehmigungsverfahren Behördenwegweiser im Vordergrund. Die potentiellen Kunden sind zum Beispiel: KFZ- Händler ÖbVI (Öffentlich bestellte Vermessungsingenieure) Notare Planungsbüros Immobilienunternehmen u.a. Die IHK Lippe zu Detmold führt einen Arbeitskreis Telekommunikation, der sich mit dem Thema E-Government auseinandergesetzt hat und entsprechende Anforderungen fixierte (siehe Tabelle; Kapitel 4.1; Bedarfe). Mit der Optimierung der Geschäftsprozesse auf der Seite der Verwaltungen geht gleichzeitig auch der Wunsch der Wirtschaft einher, ebenfalls die Prozesse weiter zu digitalisieren und die Schnittstellen zur Verwaltung kostensparender zu ermöglichen. Bei den klassischen Behördenkontakten der Wirtschaft (Arbeitsamt, Sozialkasse, Finanzverwaltung, Umweltamt u.a.) sieht diese große Einsparpotentiale und Entlastungen. 15

5 Organisatorische Aspekte Die Datenzentralen in OWL haben sich zu der Kooperationsgemeinschaft Koop-OWL zusammengeschlossen, um durch Synergie (Arbeits- und Kostenteilung) ihren Kunden einen zeitgemäßen und ganzheitlichen Service zu ermöglichen. Das Servicespektrum : Kaufmännische, technische und Verwaltungsapplikationen Analyse, Konzeption, Realisierung Bereitstellung und Betrieb Durch die Bündelung von Verwaltungswissen, IT-Know-how und regionalem Bezug stellen die kommunalen Datenzentralen einen idealen IT-Partner in OWL dar. Nachfolgend die Kennzahlen der Koop-OWL-Partner: 16

Neben den Mitarbeitern der Datenzentralen haben speziell die Kreisverwaltungen und einige Städte eigene IT-Abteilungen, deren Ressourcen in die Gesamtstrategie einzubeziehen ist. Aus der Sicht der Kunden der Koop-OWL sind Prozessoptimierung und Verwaltungsreform die aktuellen zentralen Herausforderungen. Die Notwendigkeit von Neuer Erreichbarkeit (Menschen, Informationen, Prozesse) setzen die professionelle Vernetzung der Verwaltung voraus. Die angestrebte und zum Teil schon praktizierte Aufgabenteilung (Competence Center) hat die Ziele der Kostensenkung und der deutliche Ausbau der Professionalität. 5.1 Verwaltungsprozessoptimierung Die Reform der Verwaltungsprozesse soll sowohl neue Informations- und Serviceknoten bieten als auch Medienbrüche und Bearbeitungszeiten reduzieren. Ganzheitlichkeit statt Patchwork: Eine wesentliche Ressource für mehr Bürgerengagement bilden themenorientierte Online- Communities, die sich über Gemeindegrenzen hinweg bilden. (E-Democracy und bürgerfreundliches Engagement; Franz-Reinhard Habbel). Das Zusammenwirken von Strategie, Organisation, Service und Technologie soll Problemlöser, Wachstumstreiber und Entbürokratisierer sein. Verwaltungsprozessoptimierung ist der wesentliche Motor für E-Government. Verdeutlicht wird dieser Zusammenhang in einer Graphik aus einer Publikation im Internet unter www.staat-modern.de (Modernes Verwaltungsmanagement).! 17

5.2 Phasenmodell und Modularität Bedingt durch die organisatorische, technische und wirtschaftliche Komplexität als auch durch die Notwendigkeit einer abgestimmten OWL - Vorgehensweise ist der Aufbau von E-Government nur in vertretbaren Ausbaustufen möglich. Durch ein technisches Baukastensystem soll Modularität und Aufwärtskompatibilität sichergestellt werden. 5.3 Ressourcen und Aufgabenteilung E-Government kostet Zeit und Geld. Ab einer angemessenen Projektgröße ergeben diese Investitionen einen hohen Nutzen für alle Beteiligten. Eine sinnvolle Organisationsbasis bietet die Region OWL (Kommunen im Regierungsbezirk Detmold und Koop-OWL). Eine wesentliche Herausforderung an das Projekt ist die organisatorische Koordination. Alle Verwaltungen befinden sich aus Kosten- und Kundenorientierung im stetigen Prozess der technikinduzierten Verwaltungsreform (KGSt). Diese Aktivitäten und deren Ressourcen sind zu bündeln. Ressourcen stehen für das Projekt nicht unmittelbar zur Verfügung. Jede Kommune hat ggf. einen Etat für innovative Themen und die Verpflichtung, einen angemessenen und wirtschaftlichen Grad an Service seinen Kunden anzubieten. Die Herausforderung besteht in folgendem: Bündelung der Ressourcen - Personal - Qualifizierung - Finanzen - Abgestimmte Beschaffungsprozesse - Aufbau von Competence Centern 18

Nutzung bereits verfügbarer Module und Lösungen; speziell: - DeutschlandOnline, BundOnline - Media@Komm-Transfer - Städte- und Gemeindebund - Ggf. aus EU: IDA, European Interoperability Framework Abstimmung und Koordination - Konzeption und Realisierung - Werbung für das Thema E-Government (Marketing) - Fixierung von Verantwortlichkeiten Weiterer Ausbau der Interessensgemeinschaft - Beispielsweise Möglichkeit der Einbeziehung der citeq (Datenzentrale in Münster / Münsterland) - Verfolgung der Aktivitäten innerhalb der KDN und AKD Die Notwendigkeit eines Gemeinschaftsprojektes (in sinnvoller Größe) ist unumstrittene Voraussetzung für E-Government in OWL. Der Ausbau bedarf einer zentralen Planung und Steuerung, um eine verwaltungsübergreifende Standardisierung der Verfahren und Abläufe zu erreichen. Hierzu ist es notwendig, behördenübergreifende technische Lösungen zu entwickeln, die untereinander kompatibel sind. (Friedrichs, Hart, Schmidt; E-Government, effizient verwalten demokratisch regieren; Verlag Bertelsmann Stiftung, 2002) 5.4 Information und Kommunikation Deutschland befindet sich im Zeitalter der Informations- und Kommunikationsgesellschaft. Noch nie gab es so viele technische Unterstützungsmöglichkeiten und trotzdem fühlen sich viele Menschen unverstanden, uninformiert und verwenden große Ressourcen, um die richtige Information zur richtigen Zeit zur Verfügung zu haben. Information und Kommunikation ist in Richtung der Kunden Motor des Projektes E- Government und gleichzeitig größtes Risikopotential bei den internen Strukturen. Entsprechende Infrastrukturen und Medien für den Austausch sind zwingend (siehe Kap. 8.5.1; Organisation). Zur Kommunikation gehört ebenfalls das Begeistern für das Projekt und die Vision einer OWL-Lösung innerhalb der Verwaltungen. Verwaltung selber ist größter Nutzer des E- Governments. Verwaltungsprozesse ändern sich, Strukturen sind anzupassen und daher ist eine differenzierte Auseinandersetzung mit dem Thema unausweichlich (Change Management). Die systematische Beobachtung konkurrierender und begleitender E-Government- Projekte und der Transfer der Erfahrungen in die Region OWL ist ein weiterer wichtiger Baustein der E-Government-Strategie in OWL. 19

6 Technische Infrastruktur Die technologische Basis ist das Fundament für eine ausbaufähige, zukunftssichere und übertragbare Lösung. Insellösungen sind zu vermeiden. 6.1 Aktuelle Rahmenbedingungen 6.1.1 IT- Infrastruktur Die Datenzentralen in OWL sind in der guten Situation, über eine hochverfügbare Infrastruktur zum sicheren Betrieb der für E-Government benötigten Technik und eine leistungsstarke Leitungsinfrastruktur (Richtfunk 150 MB) zu verfügen. Als weiterer Ausbau der Leitungsinfrastruktur zu den Kunden (Kreise, Städte und Gemeinden) existieren mindestens 2 MB-Leitungen. 20

6.1.2 Basis-Software Nachfolgend eine Zusammenstellung ausgewählter verfügbarer (für E-Government relevanter) IT-Basiskomponenten der Datenzentralen der Koop-OWL. In Einzelfällen sind weitere Produkte bei den kommunalen Kunden möglich. *) Die Datenzentralen der KDN haben sich für die Anwendung der Governikus-Software entschieden und eine entsprechende Erklärung innerhalb der KDN definiert. Durch Verträge des Landes NRW besteht die kostenfrei Nutzung des Governikus bis Ende 2005. Ebenso hat das KRZ aus dem Umfeld der AKD eine deutliche Position für die Software Governikus fixiert und steht künftig als Implementierungspartner zur Verfügung. 21

6.1.3 Einzelne Fachverfahren Nachfolgend eine Zusammenstellung ausgewählter verfügbarer (für E-Government relevanter) IT-Fachverfahren der Datenzentralen der Koop-OWL. In Einzelfällen sind weitere Produkte bei den kommunalen Kunden möglich. Die Tabelle zeigt die aktuelle Heterogenität in der Landschaft der kommunalen IT- Applikationen. Hier wird Optimierungspotential gesehen indem mittel- bis langfristig die Vielzahl der Lösungen reduziert wird. 6.1.4 Umfeldsituation Die Bundesregierung und das Land NRW treiben E-Government mit großen finanziellen Mitteln voran. Die Ergebnisse sind für Kommunen in Teilen nutzbar. So sind die Rahmenbedingungen bezüglich der digitalen Signatur und der virtuellen Poststelle über das 22

Produkt Governikus bereits zugunsten der Kommunen definiert (Wartungs- und Pflegeverträge für die Kommunen kostenfrei bis Ende 2005). Die Dienste, die bereits verfügbar sind, sollten in das OWL-Projekt integriert werden. Der sinnvolle Einsatz von Diensten aus dem Bereich von BundOnline2005 (s. Abbildung unten; Auszug aus www.bund.de ) wird bedarfsorientiert erwogen. 23

Bei BundOnline2005 sind bereits 261 der 449 Dienstleistungen der Bundesverwaltung online. Das Projekt soll bis 2005 abgeschlossen sein. Für OWL ist neben einzelnen technischen Ansätzen (z.b. Datensicherheit) vor allem auch die Organisationsstruktur (Kompetenzzentren, zentrale Koordination) modifiziert übertragbar. 6.2 IT- Standards Die bereits für E-Government definierten Standards sind unausweichliche Mindestkriterien und stellen den technischen Orientierungsrahmen dar. Dazu gehören u.a.: SAGA (Standards und Architekturen in E-Government Anwendungen) - Festlegung von technischen Normen, Standard und Architekturen - Prozessmodellierung - Datenmodellierung - Entwicklung von Basiskomponenten OSCI (Online Services Computer Interfaces) X-Meld für den Datenaustausch zwischen Meldebehörden (sowie X-Bau, X-...) Das E-Government-Handbuch des BSI gibt hier sinnvolle Hinweise (s. www.bsi.de). Die open source -Entwicklungen sind kein Widerspruch zu Lösungen vom Markt sondern können eine sinnvolle Ergänzung für kostenbewusstes E-Government darstellen. E- Business wird z.b. seitens Arvato Systems (IT- Dienstleister aus dem Bertelsmann- Konzern) umfangreich auf Basis von open source entwickelt. 6.3 Architektur des E-Government Der Aufbau eines interkommunalen E-Governments setzt eine angemessene IT- Architektur sowie professionelle Strukturen für den Betrieb und den Support voraus. Dazu gehören u.a.: Interkommunale E-Government-Dienstearchitektur Komponenten - E-Payment - E-Signatur - E-Procurement - E-Learning - GIS - Workflow-Komponenten Portal und Backoffice-Infrastruktur - Differenzierung von Benutzergruppen - (Wirtschaft / Verwaltung / Politik / Bürger) - Berechtigungskonzept - Single Sign-On - Mandantenfähigkeit, Modularität 24

Differenziert wird in drei Kategorien: Module zur Information - CMS - Formulare - Linkverwaltung Module zur Kommunikation - Chat - Foren Module zur Transaktion - Shop-Funktionen - Payment - Komponenten zur Fachverfahrens-Integration (ggf. ASP) Transparente, verteilte und integrierte Dienstenutzung ist über ein Portal sinnvoll. Dieses kann sich ggf. auch auf die Integration und Bereitstellung von Diensten für lokale Internetauftritte anbieten. Die Zielsetzung und die Aspekte der Integration stehen dabei ganz in Vordergrund: Integration der vorhanden, unterschiedlichen, in OWL im Einsatz befindlichen CMS- Systeme (Information und Kommunikation im www) Integration des bereits bei einigen Kommunen im Einsatz befindlichen Microsoft Starter Kits Aufbau der Infrastruktur zur digitalen Signatur (Governikus) Integrationsfähigkeit und Interoperabilität der vielfältigen Fachapplikationen (z.b. Realisierung von Lebenslagen ) Integration, Abbildung, Modellierung und Unterstützung der Prozesse (B2G, G2G, C2G, E2G) Nachfolgend eine Abbildung zur möglichen Architektur des E-Government mit entsprechender Infrastruktur und Querschnittsmodulen, die die Fachanwendungen unterstützen. 25

Die Vision des E-Government in OWL ist in nachfolgendem Schaubild verdeutlicht. Unter Berücksichtigung der bereits verfügbaren Internet-Präsenz fast aller Kommunen (links im Bild) und den bereits im Einsatz befindlichen Fachverfahren (rechts im Bild), ist eine IT- Infrastruktur (Bildmitte) einzubringen, die entsprechende E-Government-Services ermöglicht (Bild-Quelle: City&Bits + Fraunhofer Focus; Marco Brunzel, Dr. Michael Tschichholz).! Daraus folgt eine Differenzierung in drei Ebenen: 26

7 Realisierungsszenarien Der Aufbau des E-Government in OWL kann in unterschiedlicher Form erfolgen. Die seitens der Kunden und der Koop-OWL abgestimmten Ziele können operationalisiert werden und sollen einen schnellen Nutzen aufweisen. 7.1 Alternative Vorgehensweisen Folgende Szenarien sind denkbar: Der sicherlich einfachste Weg ist, das Thema E-Government unberührt zu lassen. Hier würde der Druck der Kunden der Kommunen irgendwann so groß werden, dass Individuallösungen die Folge wären. Der künftig erforderlich werdende Umgang mit der digitalen Signatur und die nachgewiesene Wirtschaftlichkeit von IT- Unterstützung bei ausgewählten kommunalen Prozessen würden vereinzelten Aktionismus hervorbringen und teuere Individuelllösungen verursachen. Daher scheidet dieses Szenario aus. Bereits heute verfügen wir in OWL über eine Vielzahl von Web-basierten Services. Diese werden aus den unterschiedlichsten Gründen (Nutzen, Image, Wettbewerb) weitergeführt (individuelle verwaltungsspezifische Alleingänge). Aus volkswirtschaftlicher Sicht ist der minimale Anspruch, diese Lösungen zu kommunizieren und in Einzelfällen (soweit übertragbar) ebenfalls weitergehend zur Anwendung zu bringen. In der Summe ein sicherlich eher kostenintensives Szenario. Der aktuelle Anlass zur intensiven Kommunikation und gemeinsamen Konzeption ist mit dem Ziel verknüpft, Kosten und Zeit zu sparen. Der Ansatz in OWL eine gemeinsame Lösung zu schaffen ist fixiert, allerdings noch nicht durchgängig praktiziert. Interkommunales E-Government ist unumstritten der sinnvolle Weg.! Zur Realisierung eines interkommunalen E-Government gibt es verschiedene Vorgehensmodelle, die auch in einer sinnvollen Kombination zur Anwendung kommen können: MAKE: Koop-OWL erstellt eigene E-Government-Lösungen auf der Basis der verfügbaren Fachapplikationen. BUY Koop-OWL beschafft Lösungen vom Markt. RENT Koop-OWL definiert die Leistung gemeinsam mit dem Nutzer und überträgt diese einem Dienstleister (Outsourcing) oder mietet /least die erforderliche Infrastruktur. Bei allen drei Varianten steht der Ansatz einer gemeinsamen möglichst wirtschaftlichen Strategie im Vordergrund. 27

7.2 Betreibermodelle E-Government ist primär eine organisatorische Herausforderung. Die Koop-OWL ist eine ideale Voraussetzung, um entsprechende Rahmenbedingungen zu definieren und die benötigten Produkte und Services vorzuhalten. Dabei sind das über Jahrzehnte aufgebaute Know-how der IT, der kommunalen Aufgaben und Strukturen sowie die nicht gewinnorientierte Arbeitsweise der Organisationen sehr gute Ausgangsbedingungen. Die jetzige Organisationsform der Koop-OWL ist sicherlich zu überdenken und auszubauen (siehe Kap 8.5.1; Organisation). Möglichkeiten der Einbeziehung und Mitgestaltung privater Gesellschaften (Public Private Partnership PPP) ist ein mögliches sinnvolles Szenario. Die relevanten Akteure müssen identifiziert und mit abgestimmten Teilaufgaben versehen werden. Der Aufbau eines sinnvollen Betreibermodells ist eine zentrale kurzfristig einzuleitende Aufgabe. 7.3 Kosten- und Nutzenbetrachtung Es gibt bereits unterschiedliche Untersuchungen zur Abschätzung des Return on Invest (ROI). Der Kreis Gütersloh hat zum Beispiel die Prozesse um das BAföG untersucht und Lösungen auf der Basis von E-Government-Technologien gegenübergestellt. Aufgrund der deutlichen Fehlerreduktion, der technischen Prüfung von Plausibilitäten und Vollständigkeit der Anträge ist alleine im Bereich BAföG schon ein Nutzen der Investition nachweisbar. Die Bundesregierung hat ebenfalls das Ziel, einen Grossteil seiner Services über das Internet anzubieten, um Kosten zu senken und den Service zu erhöhen. Konzepte aus den Projekten BundOnline2005 und DeutschlandOnline können übernommen werden. Kommerzielle Anbieter von Dienstleistungen (E-Services) im Internet beweisen den Nutzen und die Kundenfreundlichkeit. Den höchsten Nutzen erwarten Verwaltungen bei internen Kommunikations- und Datenströmen (Meldungen an Landesbehörden, Bezirksregierung, Beteiligungsprozesse, Mitarbeiterportale). Nutzen ist im Bereich der Organisation zu sehen und ist mittel- bis langfristig zu kalkulieren. 7.4 Rechtliche Rahmenbedingungen Derzeit lassen einzelne Rechtsvorschriften aufgrund ihrer spezifischen Regelungen E- Government Lösungen nicht uneingeschränkt zu. Initiativen auf Bundes- und Landesebene beschäftigen sich mit der Novellierung der gesetzlichen Grundlagen in verschiedenen Bereichen. 28

Mit der Verabschiedung des Signaturgesetzes ist bereits eine wichtige Grundlage für die Einführung elektronischer Bürgerdienste geschaffen worden. Ein umfassendes E- Government-Angebot ist also realisierbar, wenn ein sicheres Signaturverfahren nach diesem Signaturgesetz (qualifizierte Signatur mit akkreditiertem Trust Center) zur Verfügung steht, das für den rechtssicheren Austausch von elektronischen Dokumenten geeignet ist und leicht in E-Government-Lösungen integriert werden kann. Allerdings muss die Interoperabilität mit dem Bund, anderen Bundesländern und dem kommunalen Bereich gewährleistet sein. Die Einführung elektronischer Bürgerdienste hängt weiterhin wesentlich von der Ausgestaltung des Verwaltungsverfahrensrechts ab. Das Verwaltungsverfahren ist in Nordrhein- Westfalen allgemein geregelt im Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein- Westfalen (VwVfG NRW). Die Anpassung des Verwaltungsverfahrensgesetzes und zahlreicher Fachgesetze des Landes werden zur Zeit vorbereitet. Darüber hinaus wirkt sich die Einführung von E-Government z. B. auch auf das Privatrecht und datenschutzrechtliche Regelungen aus. E-Government-Verfahren werden schließlich nur dann Akzeptanz finden, wenn sichergestellt ist, dass die Authentizität, Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit gewährleistet ist. Öffentliche Stellen sind daher verpflichtet, dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende Maßnahmen zur Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit zu treffen. Zu berücksichtigen sind auch die umfassenden Mitbestimmungsrechte der Interessenvertretungen bei der Einführung von E-Government nach dem Personalvertretungsgesetz und die Bedürfnisse von Personen mit Behinderungen bei der Gestaltung von Online- Angeboten (Barrierefreies E-Government). Seit dem Frühjahr 2004 gilt für die Modellregion OWL das Gesetz zum Bürokratieabbau (Bürokratieabbaugesetz OWL vom 16.03.2004). Durch die Modellklausel soll über einen Zeitraum von drei Jahren unternehmerisches Handeln erleichtert, Existenzgründungen gefördert und die wirtschaftliche Entwicklung voran getrieben werden. Die konkreten Ansätze und Lösungsmöglichkeiten mittels E-Government sind gemeinsam mit der OWL Marketing GmbH zu fixieren. Hier besteht großes beiderseitiges Interesse an einer engen Zusammenarbeit. Der Datenschutz (Bundes- und Landesdatenschutz) und die Datensicherheit sind besonders zu berücksichtigen (speziell auch personenbezogener Datenschutz). www.bundesdatenschutz.de www.bsi.de www.lfd.nrw.de 29

7.5 Hemmnisse und Risikopotentiale Das Ziel einer E-Government-OWL-Lösung ist sinnvoll aber auch hoch. Die primären potentiellen Hemmnisse und Risikopotentiale liegen in folgenden Faktoren: Mangelnde Kooperationsbereitschaft bei gleichzeitig garantierter Organisationshoheit jeder einzelnen Kommune profilierungsorientierte Alleingänge, keine flächendeckende Nutzung und dadurch Verzicht auf Einsparmöglichkeiten Mangelnde Projektdefinitionen / unklare Zuständigkeiten und Ziele Fehlende Bereitschaft zur Erstinvestitionen Fehlendes Personal Unzureichende Information und Kommunikation 30

8 Handlungsempfehlung 8.1 Projektempfehlung Die Notwendigkeit und der Nutzen von E-Government sind unumstritten. Für die Region OWL sind der Ausbau und der weitere Aufbau des Themas bereits mehrfach gefordert. Einzelne Kommunen haben erste Lösungen implementiert. Aus dem ermittelten Bedarf bei den Verwaltungen und den möglichen Rahmenbedingungen ergibt sich folgende Projektempfehlung: Die Verwaltungsprozesse sind technikunterstützt durch E-Government zu optimieren. Dem Projekt angemessene Organisations- und Kommunikationsstrukturen sind einzurichten. E-Government ist koordiniert und verwaltungsübergreifend aufzubauen. Die Wirkung und der Nutzen der Lösung sind differenziert mit der technischen Machbarkeit und dem erforderlichen Aufwand abzugleichen. Die erforderliche technische Infrastruktur ist seitens der Koop-OWL übergreifend aufzubauen und zu implementieren. 8.2 Partner-Evaluation Erfolgreiches E-Government ist das sinnvolle Zusammenwirken verschiedenster Disziplinen. In Deutschland werden zur Zeit diverse Projekte ähnlicher Größenordnung realisiert. Für OWL ist es wichtig, gezielt Kompetenz und Produkte einzukaufen, um wirtschaftlich das Ziel zu erreichen. Lösungsanbieter aus folgenden Bereichen sind zu evaluieren: Portale Basisdienste Querschnittsmodule Schnittstellen zu Fachverfahren Konzeptionelle Begleitung und Qualitätssicherung Unterstützung bei der Modellierung und Reorganisation der Geschäftsprozesse Support und Callcenter 31

Die Einbindung Externer und die Nutzung deren Kompetenz ist unumgänglich, um Kosten und Zeit (eigene Ressourcen) zu sparen und das Erfahrungspotential aus Vergleichsprojekten kurzfristig aufzunehmen. Public Private Partnership als Variante zur Kostenteilung und Risikominimierung (win-win Situation) ist noch zu erwägen; siehe dazu www.begix.de (Studie der Bertelsmann Stiftung). Zu den Partnern auf kommunaler Ebene gehören die nachfolgen dargestellten Institutionen. 8.3 Startphase Ein Projekt in der hier beschriebenen Größenordnung bedarf weitsichtiger Konzeption. Um trotzdem in einem frühen Stadium Erfahrungen sammeln zu können, einen frühen Nutzen aufzeigen zu können und alle Beteiligten zu motivieren, sind erste praktische Einsätze wichtig. So werden bereits zum jetzigen Zeitpunkt z. Bsp. folgende E-Government- Lösungen genutzt und weiter optimiert. Weiterer Einsatz des Microsoft Starter Kits Digitale Bauakte Bezahlfunktionen im Straßenverkehrsamt (E-Payment) Wunschkennzeichen Behördenwegweiser Ratsinformationssystem Wahlunterstützung E-Procurement (Beschaffung) Formularservice 32

Im weiteren Ausbau werden Themen ausgewählt, die digitalisierbare Massenprozesse mit einem hohen Nutzen darstellen. Zum Beispiel: Gewerberegisterauskunft Melderegisterauskunft Personenstandswesen Themen der wirtschaftsnahen Verwaltung Dabei erfolgt die Orientierung an Best-Practice Beispielen, der Übertragbarkeit auf weitere OWL-Kommunen und an der Integrationsfähigkeit in die Gesamtkonzeption. Ein wesentlicher Bestandteil der Startphase ist die Ist-Analyse auf der Seite der OWL- Kreise und der Stadt Bielefeld. In diesem Zusammenhang werden wichtige Erkenntnisse für den weiteren Ausbau der E-Government-Infrastruktur in OWL gewonnen. Eine Herausforderung für die Kreise, die kreisfreie Stadt Bielefeld und die Koop-OWL ist die Sicherstellung der Einbeziehung und Interessenberücksichtigung der 70 Städte und Gemeinden in diesen Prozess.! 8.4 Marketingkonzept Die Maßnahmen des E-Governments orientieren sich an dem Nutzen für seine Kunden. Wichtig ist, dass die Vielzahl der potentiellen Kunden die Möglichkeiten des E- Governments kennen und nutzen. Dazu ist es erforderlich, die Lösungen und den damit verbunden Vorteil für die potentiellen Beteiligten zu kommunizieren. Entsprechende Erfahrungen wurden sowohl in den skandinavischen Ländern gemacht, in denen E- Government einen hohen Verbreitungsgrad hat als auch im Projekt DeutschandOnline und BundOnline2005. 33

Der Erfolg hängt wesentlich ab von der Akzeptanz, dem Vertrauen und dem Wissen bezüglich verfügbarer Lösungen (Marktsuche und Markterschließung). Folgende Maßnahmen sind erforderlich: Definition der Zielgruppe (Bsp.: Verwaltung, Wirtschaft, Politik, Bürger) Ziele, Success-Storys, Ausbaustufen und Nutzen kommunizieren - Sicherstellung der Aktualität und des Inhaltes von www.koop-owl.net. (erste Ergebnisse stehen bereits zur Verfügung). - Homepage der Kommunen und Datenzentralen - Presse - Fachvorträge und Mitwirkung bei Diskussionsforen - Kontakte zur Politik, Wirtschaft und IHK Zusammenwirken und Synergie mit der OWL-Marketing GmbH Einbeziehung der Verwaltungsspitze Nutzung der Außenwirkung des Projektes für das Image der Kommunen und der Datenzentralen Aufbau von Newslettern Auf diese Weise lassen sich auch weitere Beteiligungen (Kostenteilung) ermöglichen und die Serviceorientierung leben! 8.5 Aufgaben und Maßnahmen Aus der Situation und dem Bedarf in OWL lassen sich die nachfolgend beschriebenen Maßnahmen ableiten. 34

8.5.1 Organisation E-Government ist primär ein organisatorisches Thema. Folgende Maßnahmen sind erforderlich:! Ableitung eines pragmatischen OWL-Masterplanes aus diesem Papier - Ausbaustufen und Phasen Planung und Prüfung einer verbindlichen Rechtsform der Koop-OWL - Definition der Ziele - Konkrete Aufgabenteilung in Competence Center (CC) - Zentrales Projektmanagement - Neuordnung der regionalen IT Aufbau des Projektmanagements Die Basiskomponenten des Projektmanagements sind in angemessener Form zu strukturieren: - Definition der Ziele und der Leistungen - Definition einer wirksamen Projektorganisation und Projektsteuerung - Transparenz bezüglich der Kosten - Fixierung eines Phasenmodells und definierter Termine Fixierung einer verbindlichen Organisations- und Kommunikationsstruktur in dem Zusammenwirken folgender Organisationseinheiten: - Datenzentralen und IT des Kreises Höxter (Koop-OWL) - Kreise in OWL (Lenkungsgruppe mit zur Zeit 8 Teilprojekten) - Städte und Gemeinden - OWL Marketing GmbH - ggf. IHK - ggf. externe Partner Die Kreise und die kreisfreie Stadt Bielefeld erwarten eine enge interne Abstimmung der Projektmitglieder der Koop-OWL, die als IT-Berater in den Teilprojekten mitwirken. Die Inhalte sind zu synchronisieren und bezüglich der technischen Machbarkeit und Übertragbarkeit abzustimmen. Die Kommunikation zwischen den Datenzentralen ist eine existenzielle Dienstleistungskomponente. Aufgrund der Vielzahl der Städte und Gemeinden in OWL (ca. 70) hat auch der Dialog zu diesem besonders wichtigen Kundenkreis eine enorm große Bedeutung (Ermittlung der Bedarfe und Konzeption der Lösungen). In diesem Sinne ist eine Informations-, Berichts- und Dokumentationspflicht unausweichlich. Ziel ist es auch, auf diese Weise Doppelentwicklungen zu vermeiden. Da in Deutschland diverse nützliche E-Government-Projekte (Bsp. MEDIA@Komm-Transfer) initiiert sind, ist die Kommunikation und der Austausch aus dem Gesichtspunkt des Know-how-Transfers ebenso relevant. 35

Die OWL Marketing GmbH ist aufgrund ihrer Themen wie Verwaltungsmodernisierung, Bürokratieabbau und wirtschaftsnahe Verwaltung ein wichtiger Kommunikationspartner. (siehe Kap. 5.4; Information und Kommunikation und Kap. 8.4; Marketingkonzept) Aufbau eines E-Government-Betreibermodells (ggf. unter Beteiligung externer IT- Dienstleister) (siehe Kap. 7; Realisierungsszenarien und Kap. 8.2; Partner-Evaluation) Aufbau und Vernetzung von Kompetenz - Prozess-Know-how Geschäftsprozesse sind das wesentliche Verbesserungspotential im E- Government. Die Qualität der Analyse, der Verbesserung (Soll- Prozesse) und der Dokumentation sind entscheidend für den Projekterfolg. - Komponenten-Know-how (Digitale Signatur, Payment, Procurement etc.) Aufbau der Marketing- Aktivitäten (unterschiedliche Zielgruppen); (s. Kap. 8.4; Marketingkonzept) Definition von Arbeitspakten für Unterstützungsdienstleistungen des Consulting - Mitgestaltung übergreifender E-Government-Infrastrukturen - Integration von EU- und Deutschlandweiten Lösungen / z.b. RISER - Berücksichtigung von Standards - Coaching bei wesentlichen Entscheidungsprozessen 36

8.5.2 Technik E-Government zeichnet sich aus durch teilweise hohe technische Komplexität. Folgende Maßnahmen sind erforderlich (alle zusammen als Bestandteile für einen E-Government- Masterplan für OWL; IT-Strategie und E-Government-Strategie können bei der voraussichtlichen Entwicklung von E-Government nicht getrennt voneinander gesehen werden):! Aufbau einer IT- Strategie OWL - Reduktion der IT-Vielfalt, Systemkonsolidierung - Abgestimmter Ausbau der Querschnittsmodule - Systemauswahl und Beschaffung - Homogenisierung der Backend-Verfahren - Abstimmung der IT gemäß Vorgabe der Lenkungsgruppe der Kreise Konzeption der E-Government Gesamtarchitektur - Verteiler Diensteservice - Identifikation der Basisdienste - Evaluation einer einheitlichen Portaltechnik u. E-Government Plattform - Integration der digitalen Signatur - Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit - Netzinfrastruktur - u.a. Die OWL-Kreise und die kreisfreie Stadt Bielefeld haben die Erwartung, dass sich Koop-OWL aktiv um den Ausbau und die Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur kümmern soll. Dieser Auftrag ist eine Herausforderung an die Dienstleistungsorientierung und Kooperationsbereitschaft der Datenzentralen. Ausbau der bereits begonnen Aktivitäten - Umfangreiche Nutzung des Microsoft-Starterkits - Verbreitung bereits individuell eingerichteter Lösungen (Beispiel: Ratsinformationssysteme) - Intensive Nutzung der verfügbaren Richtfunkleitungen Realisierung der hoch priorisierten und intensiv nutzenorientierten Themen - Personenstandswesen - Gewerberegisterauskunft - Melderegisterauskunft - Geodaten und Planungsdaten - Themen der wirtschaftsnahen Verwaltung Als Grundlage für alle technischen Komponenten sind die Faktoren Kompatibilität, Homogenisierung der IT, Interoperabilität und Geschäftsprozessunterstützung zu berücksichtigen. 37

8.5.3 Finanzen Durch die technische und organisatorische Komplexität von E-Government sind entsprechende finanzielle Mittel erforderlich. Im Einzelnen sind folgende Maßnahmen im Sinne des optimalen Einsatzes öffentlicher Mittel erforderlich:! Definition von Produkten und Services - Erstellen einheitlicher, abgestimmter Angebote für die Verwaltungen - Aufbau von Leistungsverzeichnissen - Prüfung der Vergütungsmöglichkeiten von E-Services der Verwaltung Erstellen eines Finanzierungs- und Mandantenmodells Zentrale Beschaffung - Zentrale Koordination der Ausschreibung und Beschaffung von Leistungen für OWL - Vertragswesen Weitere Evaluation von Fördermitteln Ggf. Recherche von Public-Private-Patnership, Joint Ventures mit anderen DZ, um die Kosten zu teilen und das Risiko zu minimieren (win-win Situation); siehe www.begix.de (Studie der Bertelsmann Stiftung) Fixierung von Lösungen zum Umgang mit entstandenen und in Zukunft entstehenden Kosten auf der Seite der Koop-OWL. Ermittlung des Gesamtfinanzmittelbedarfs (kurz-, mittel- und langfristig) - im OWL-Masterplan (siehe Kap. 8.5.1; Organisation) 38

9 Management-Summary E-Government ist die aktuelle Herausforderung sowohl für die Kommunen als auch für die Datenzentralen in Ostwestfalen-Lippe. Ein breiter Nutzen wie nachweisbare Einsparpotentiale und Kundenzufriedenheit sind realisierbar. E-Government ist primär ein Organisationsthema. So ist intensives Zusammenwirken der Anwender und der Betreiber der Infrastruktur maßgebliche Voraussetzung für den Erfolg.! Die Stärken liegen in der Aufbruchstimmung der Modellregion OWL, der professionellen verfügbaren Leitungsinfrastruktur und der Möglichkeiten der Synchronisation der Anforderungen und Lösungen. Die Schwächen ergeben sich aus einem bislang fehlenden klaren Ziel und Auftrag, einer fehlenden Organisationsstruktur und dem potentiellen Wachsen von teuren Einzellösungen. Die Chancen liegen in der Konsolidierung der IT-Landschaft, dem Aufbau von arbeitsteiligen Competence Centern und dem Nachweis wirtschaftlicher Lösungen (IT-gestützte Vorgangsbearbeitung). Die Risiken lassen sich im Umfeld der fehlenden Organisationsstrukturen, ggf. mangelnder Investitionsbereitschaft und dem Unterschätzen der Projektkomplexität fixieren. Die politische und strategische Dimension des Projektes ist nicht zu verachten. Ein verbindlicher Orientierungsrahmen (OWL-Masterplan) muss auf der Grundlage dieses Statuspapieres erstellt werden. Der Reformprozess hat begonnen. Die Rahmenbedingungen für die Realisierung und die technische Machbarkeit sind sehr gut. Eine konsequente abgestimmte Realisierung des E-Government stärkt die Region OWL. E-Government ist ein notwendiger Schritt zur Modernisierung und Effizienzsteigerung der öffentlichen Verwaltung. Wann endlich, wenn nicht jetzt (Albert Einstein) 39

10 Anhang Im Anhang sind einzelne regionale Themen aus dem Spektrum des E-Government in OWL aufgegriffen. Sie dienen dazu, die Begriffe näher zu erläutern und auch den bereits in OWL aktuell praktizierten Einsatz exemplarisch zu schildern. Es handelt sich dabei um einzelne Lösungen und Produkte, die auch teilweise in den anderen Datenzentralen oder bei Kommunen auf der Basis verschiedener Produkte bereits heute verfügbar sind und einen hohen Nutzen erbringen. Die nachfolgend dargestellten Lösungen sollen zeigen, dass OWL bereits einen großen Schritt in die Richtung moderner Verwaltung gemacht hat. Ebenso soll auch die Notwendigkeit des weiteren abgestimmten Ausbaus mit dem Ziel der Vereinheitlichung transparent werden. Die Weiterentwicklung dieser Lösungen zu einer integrierten OWL - E-Government- Strategie ist das erklärte Ziel. 40

10.1 Bauleitplanung Die Städte Gütersloh und Paderborn nahmen am Projekt des Städte- und Gemeindebundes NRW teil und realisierten das Thema Bauleitplanung im Internet. Die Abstimmungsprozesse der Bauleitplanung (Bürgerbeteiligung, Beteiligung der Träger Öffentlicher Belange: TöB) sind mittels E-Government-Technologie deutliche verbessert worden. Die Planung von Flächen und die Bereitstellung für Wohn- und Gewerbebebauung, Gemeinbedarfsnutzungen usw. sind Kernaufgaben der Kommune. Dabei hat diese erhebliche Freiräume im Rahmen des gemeindlichen Gestaltungsrahmens, denn hier besteht die Möglichkeit der eigenen Steuerung und flexiblen Planung. Bedingt durch das Baurecht und die vielfältigen planungsrelevanten Aspekte finden bis zur Rechtskraft eines Bauleitplanes zahlreiche Abwägungsprozesse zwischen Kommune, Bürgerinnen und Bürgern, anderen Behörden und auch Unternehmen der Wirtschaft statt. Intensive Diskussion und ein Dialog mit dem Bürger ermöglichen nach Verarbeitung und Bewertung aller Informationen eine selbständige Abwägung und Anpassung der Pläne durch die Kommune. Da es sich bei dem Gesamtprozess insgesamt im Wesentlichen um die Bewertung und Verarbeitung weicher Informationen handelt (Stellungnahmen, Berichte, Abwägungen usw.) besteht ein großer Informations- und Kommunikationsbedarf für alle Beteiligten. Deshalb stellt die Unterstützung der Planungsinformation und der Beteiligung im Planungsprozess für die Städte Gütersloh und Paderborn einen Schwerpunkt in den E- Government-Strategien der Verwaltungen dar. Im Rahmen des Projektes E-Government des Städte- und Gemeindebundes Nordrhein-Westfalen wurde eine entsprechende Arbeitsgruppe gebildet. Wesentlicher Schwerpunkt bzw. Aufgabe des Projektes ist die Integration aller vorhandenen EDV-Welten und die Definition einheitlicher Schnittstellen, um eine Integration aller erforderlichen Informationen zu erreichen. Es kann zwischen drei verschiedenen Bereichen unterschieden werden: dem System zur Darstellung der grafischen Pläne der Internet-Darstellungs- und Kommunikationsplattform der Software für die Bearbeitung der Bauleitpläne Anforderungen an die Lösung Bauleitplanung für den Bürger waren u.a. eine umfassende und klare Information über den Status der einzelnen Bauleitpläne im Verfahren, eine Bereitstellung der zum Plan begleitenden Informationen wie Grünordnungspläne, Luftbilder, Broschüren, Gutachten usw., allgemeine Planungsinformationen über die Aufgaben und Ziele eines Bauleitplanes, Erläuterung der Verfahrensschritte wie z.b. Was bedeutet öffentliche Auslegung. Ein wesentliches Ziel im Hinblick auf den Partizipationsprozess war auch die Möglichkeit der Abgabe von Stellungnahmen durch den Bürger an die Verwaltung via Internet. Insbesondere soll hier auch eine Lösung für einen beschränkten Benutzerkreis geschaffen werden, in dem die TöB Ihre Stellungnahmen abgeben können, diese auf dem Portal gespeichert werden und bereits vor Ablauf der Frist die Stellungnahmen anderer TöB ein- 41