Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines...2 1.1 Version...2 1.2 Funktionen...2 1.3 Anmeldung...3 2. Benutzer...3 2.1 Benutzer hinzufügen...3 2.2 Benutzer bearbeiten...8 2.2 Benutzer deaktivieren / Benutzer löschen...8 3. Gruppen...9 3.1 Gruppe anlegen...10 3.2 Gruppe löschen...10 4. Gemeinsame Mailboxen - Shared Folder...11 4.1 Gemeinsamen Ordner anlegen...11 4.2 Gruppenrechte einrichten...12 4.2.1 Spezial Recht vergeben...13 4.3 Optional: Benutzerrechte einrichten...14 4.4 Quota...14 4.5 Weiterleitung...14 5. Aliases...15 5.1 Alias anlegen...16 5.2 Wildcard-Alias anlegen...17 5.3 Alias bearbeiten...17 6. Quota...17 6.1 Quota Infostore...18 6.2 Quota gemeinsame Ordner...19 6.3 Details Quotaverteilung gemeinsame Ordner...19 6.4 Details Quotaverteilung User-Mailboxen...19 7. Lizenzen...20 8. Pinnwand...20 9. Glossar...21 pro-ite GmbH - Am Dumpf 4-86972 Altenstadt - http://www.pro-ite.de - Tel.: 08861 2554-0
1. Allgemeines OXadm ist das Administrationstool für die OX6 Serveredition (OX-SE). Mit Context wird eine Firma / ein Unternehmen bezeichnet. OXadm unterstützt den Systemadministrator bei der Verwaltung von Benutzern, Gruppen, Mailordnern und Rechteverwaltung. Mit dem Administrationstool können die Zugriffsrechte der Benutzer verwaltet und Benutzerrechte klassifizieren. Die Lizenzmodell-Rechte der Benutzer werden ebenfalls über OXadm verwaltet. 1.1 Version OXadm6 Version 1.2.4 1.2 Funktionen OXadm bietet Ihnen folgende Funktionen: - Benutzer hinzufügen / bearbeiten / aktivieren / deaktivieren - Gruppen anlegen / bearbeiten - Gemeinsame Ordner anlegen / bearbeiten - Benutzerrechte / Gruppenrechte einrichten - Aliases anlegen / bearbeiten - Quota (Speicherplatz) pro Benutzer festlegen - Lizenzmodelle der Benutzer festlegen und ändern - Übersicht über die Lizenzen OXadm Seite 2 von 24
1.3 Anmeldung Bis Version 1.2.4 lautet die URL https://<ihr-server>/oxadm, diese bringt Sie zu Ihrer Administrations-Seite. Melden Sie sich mit den Ihnen übermittelten Zugangsdaten context...admin@<ihre-hauptdomain> an. Bei Fragen zur Anmeldung wenden Sie sich bitte per Email an hilfe@pro-ite.de 2. Benutzer Um in die Benutzer Administration zu gelangen, klicken Sie bitte links in der Navigationsleiste auf 2.1 Benutzer hinzufügen Mittels Klick auf gelangen Sie zum Benutzer-Formular. OXadm Seite 3 von 24
Mit *Sternchen* gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder! 1. Benutzer Account aktiviert: Hier können Sie den Account (Benutzerkonto) aktivieren und deaktivieren. Das Deaktivieren wird empfohlen, wenn ein Benutzer keinen Zugriff mehr auf das System haben soll, aber die Benutzerdaten nicht gelöscht werden sollen. 2. Benutzername *: Geben Sie hier den Benutzername ein. Der Benutzername stellt zusammen mit der Hauptdomain den sogenannten Account eines Benutzers dar. Der Benutzername ist ein eindeutiger Name, der zur Identifizierung eines Benutzers in der Open-Xchange Groupware dient. OXadm Seite 4 von 24
Achten Sie darauf, dass im Benutzername keine Sonderzeichen und keine Umlaute verwendet werden dürfen, da aus Benutzername und Hauptdomain die erste Email-Adresse automatisch erstellt wird. Sonderzeichen:., ; : - _ < > # ' + * ~{ [ ] } \ ' ^! $ % & / ( ) =? ` @ µ Umlaute: ä ö ü ß 3. Passwort *: Hier geben Sie Ihr Passwort ein. Die *Sternchen* werden beim neuen laden der Seite entfernt, das Passwort bleibt aber erhalten und muss nicht neu eingegeben werden. Ein Benutzer sollte nach erster Anmeldung das vom Administrator gegebene Passwort auf ein eigenes ändern. 4. erste EMail-Adresse *: Hier sehen Sie die erste Email-Adresse. Diese wird automatisch erstellt und kann nicht geändert werden. 5. Aliases: Ein Alias ist eine weitere Mailadresse, die anstelle von der ersten Email-Adresse verwendet werden kann und im gleichen Postfach verwaltet wird. Z.B. ist die Hauptadresse von Benutzer Alan Smith Alan@Testcontext1480.de und ein Alias wäre A.Smith@Testcontext1480.de Aliases verwalten: Geben Sie hier weitere Aliases ein und klicken danach auf hinzufügen. Wenn Sie ein Alias löschen möchten wählen Sie dieses aus und klicken auf entfernen. 6. Nachname *: Geben Sie hier den Nachnamen ein. Sie können Leerzeichen und Umlaute verwenden. 7. Vorname *: Geben Sie hier den Vornamen ein. Sie können Leerzeichen und Umlaute verwenden. 8. Firma: Geben Sie hier den Firmennamen ein. 9. Angezeigter Name *: Der angezeigte Name wird automatisch erstellt. Beachten Sie das der angezeigte Name nur einmal pro Context verwendet werden darf. Den angezeigten Namen können Sie durch Eingabe ändern. 10. Ordner, gekennzeichneter HAM *: Vorschlag vom System: Bestaetigter-ham Ham ist als Synonym für "erwünschte Mails" zu verstehen. In diesen Ordner legt ein Benutzer Mails als Kopie ab, um dem Mailfilter anzuzeigen: diese Mails mit dieser Art Inhalt oder von diesem Absender sind erwünschte Mails. OXadm Seite 5 von 24
11. Ordner, gekennzeichneter SPAM *: Vorschlag vom System: Bestaetigter-spam In diesen Ordner legt ein Benutzer Mails ab, die vom Filter zukünftig als Spam behandelt werden sollen. Dieser Spam-Ordner ist für den noch zu lernenden Spam und sollte mit mind. 200 Spam-Mails gefüllt werden, damit der Mailfilter arbeiten kann. 12. SPAM-Ordner *: Ordner für bereits erkannten Spam. In diesem Ordner werden als Spam erkannte Mails abgelegt. 13. Spam-Filter GUI aktiviert?: GUI = Graphical User Interface / Grafische Benutzeroberfläche Aktiviert das Spam-zuweisen für einen Benutzer mittels Auswahlmenü. 14. Quota GB: Ein Benutzer hat einen begrenzten Speicherplatz für Mails verfügbar. Hier kann dem Benutzer der zur Verfügung stehende Speicherplatz (Quota) gegeben werden oder verringert werden. Einheit GB (Gigabyte), in manchen Systemen in MB angegeben (Megabyte). Bei Quota-Einstellungen für den maximalen Speicherplatz pro Benutzer kann dieser erst nach erstmaliger Anmeldung an der Groupware verändert werden. Vorher wird immer der Standardwert für Speichervolumen gesetzt. 15. Sprache: In diesem Dropdown Menü können Sie die Sprache für den jeweiligen Benutzer wählen. Die Voreinstellung ist Deutsch. Der Benutzer kann in seinen Einstellungen die Sprachauswahl jederzeit anpassen. 16. Zeitzone: In diesem Dropdown Menü können Sie die Zeitzone wählen. Die Voreinstellung ist Europe/Berlin. Der Benutzer kann in seinen Einstellungen Auswahl jederzeit anpassen. 17. Ressourcen Admin: Die Verwaltung der Ressourcen erfolgt über Benutzer in der Groupware. Mit entsprechender Berechtigung kann ein Benutzer über die Einstellungen Ressourcen hinzufügen oder entfernen. Die Berechtigung ist gebunden an die Lizenz Groupware oder Premium Groupware. Die Voreinstellung des Dropdowns ist Nein. Bitte beachten Sie, dass Änderungen erst nach ca. 5 Minuten und Neuanmeldung des Benutzers aktiv werden. 18. Abonnements: Mit dem Setzen der Einstellung auf Ja ermöglichen Sie dem Benutzer das Abonnieren von Kontakten aus Social Networks. Wie z.b.: Xing, Facebook, GoogleMail, LinkedId, gmx.de, web.de, yahoo.com, OXMF oder anderen Quellen. Die Berechtigung ist gebunden an die Lizenz Groupware oder höher. OXadm Seite 6 von 24
19. Veröffentlichungen: Die Voreinstellung des Dropdown-Menüs ist Ja. Mit dieser ermöglichen Sie dem Benutzer die gezielte Veröffentlichung von Dokumenten im Netz, so dass auch Nutzer ohne eigenen Open-Xchange Account diese lesen können. Die Berechtigung ist gebunden an die Lizenz Groupware oder höher. 20. Externe Mailaccounts: Die Einstellung ermöglicht dem Benutzer zusätzlich die Integration von externen E-MailAccounts. Somit können die privaten Emails mit in die Groupware eingebunden werden. Beispiel: Benutzer123@gmx.de. Die Berechtigung ist gebunden an die Lizenz Groupware oder höher. 21. Pinnwand: Die Voreinstellung des Dropdown-Menüs ist Nein. Hier können Sie die Pinnwand für den Benutzer mit den Rechten lesen, lesen und schreiben oder nein (keine Pinnwand) ausstatten. 22. Lizenzmodell *: In diesem Menü können Sie das Lizenzmodell für den Benutzer wählen. Die Voreinstellung ist premium-groupware. Folgende Lizenzmodelle mit folgenden Rechten und Modulen sind verfügbar: WebMail Kontakte, Webmail, Email Adressbuch, Passwort editierbar PIM Kontakte, Webmail, Email Adressbuch, Passwort editierbar, Kalender, Aufgaben, Aufgaben delegieren, Mail-Aliases, Indexierung, Veröffentlichungen PIM mit BMO Kontakte, Webmail, Email Adressbuch, Passwort editierbar, Kalender, Aufgaben, Aufgaben delegieren, Mail-Aliases, Indexierung, Veröffentlichungen, SyncML, ActiveSync, USM Groupware Kontakte, Webmail, Email Adressbuch, Passwort editierbar, Kalender, Aufgaben, Aufgaben delegieren, Mail-Aliases, Indexierung, Veröffentlichungen, Infostore, Öffentliche Ordner bearbeiten, auf öffentliche Ordner zugreifen, globales Adressbuch Premium Groupware Kontakte, Webmail, Email Adressbuch, Passwort editierbar, Kalender, Aufgaben, Aufgaben delegieren, Mail-Aliases, Indexierung, Veröffentlichungen, SyncML, ActiveSync, USM, Infostore, Öffentliche Ordner bearbeiten, auf öffentliche Ordner zugreifen, globales Adressbuch, WebDav, WebDavXML, vcard, ical, RSS Bookmarks, RSS Portal, OutlookOXtender OLOX OXadm Seite 7 von 24
2.2 Benutzer bearbeiten Benutzer bearbeiten beinhaltet das Editieren der Felder und Zuweisen neuer Werte. Nicht geändert werden kann der Benutzername selbst und die primäre Mailadresse. Bei Quota-Einstellungen für den maximalen Speicherplatz pro Benutzer kann dieser erst nach erstmaliger Anmeldung an der Groupware verändert werden. Vorher wird immer der Standardwert für Speichervolumen gesetzt. Lizenzmodell ändern: wenn das Lizenzmodell kleiner als Groupware gesetzt wird (z.b. auf Webmail oder PIM) werden dem Benutzer automatisch einige Rechte entzogen: Infostore, Ressourcen-Verwaltung, Aufgaben delegieren. Siehe dazu 2.1. Punkt 22 Lizenzen 2.2 Benutzer deaktivieren / Benutzer löschen Ein Benutzer kann deaktiviert werden. Um bei Deaktivierung sicher zu stellen, dass der Zugriff sofort und auch für Mail-Zugriff gesperrt ist, wird empfohlen, das Passwort zu ändern und den Benutzer zu deaktivieren. Der Benutzer kann jederzeit wieder aktiv gesetzt werden. Wenn ein Benutzer gelöscht wird, werden alle persönlichen Daten im PIM (= Personal Information Manager / persönlicher Informationsverwalter) Bereich gelöscht: Kontakte, Termine, Aufgaben. Hat ein Benutzer im Öffentlichen Bereich gemeinsame Ordner verwaltet und hier die alleinigen Administrationsrechte, so werden bei Löschen des Benutzers dem Systemadministrator (Contextadmin) die Rechte übertragen, um eine weitere Verwaltung von Ordnern und Daten zu ermöglichen. OXadm Seite 8 von 24
3. Gruppen Um in die Gruppen Administration zu gelangen, klicken Sie bitte links in der Navigationsleiste auf Sie können im OXadm beliebig einzelne Benutzer Gruppen zuweisen. Eine Zusammenfassung mehrerer Benutzer dient zur Vereinfachung der Verwaltung. Gruppen sind auch in der Groupware sichtbar und vereinfachen die Verwaltung: Eine Gruppe ist für die Benutzer als Gruppe sichtbar und kann z.b. für das Anlegen von gemeinsamen Terminen oder Aufgaben genutzt werden. Benutzer können auch gemeinsame Ordner anlegen und einzelnen Mitarbeitern oder einer ganzen Gruppe Rechte für die Ordner vergeben. Gruppen nutzen für vereinfachte Administration: Sie können z.b. im Bereich gemeinsame Mailboxen einem Ordner eine komplette Gruppe zuweisen, was die die Verwaltung der Ordner deutlich vereinfacht. Fassen Sie also nach Möglichkeit Ihre Benutzer in Gruppen zusammen und vergeben Sie dann Rechte für die Gruppen. Damit erleichtern Sie später den Verwaltungsaufwand, wenn Änderungen erforderlich sind. OXadm Seite 9 von 24
3.1 Gruppe anlegen Beim Anlegen einer Gruppe haben Sie die Möglichkeit einen Namen anzugeben. Dieser Name wird der Gruppe dann als "Identifikator" (eindeutiger Name: name@domain) mitgegeben. Des weiteren wird dieser Name auch als Gruppenbeschreibung verwendet, welche dann in der Groupware angezeigt wird. Über den Button Bearbeiten kann die Gruppenbeschreibung auch geändert werden. 3.2 Gruppe löschen Beim Löschen einer Gruppe werden alle zugewiesenen Benutzer aus der Gruppe entfernt und die Gruppe gelöscht. Die Benutzer selbst werden NICHT gelöscht. OXadm Seite 10 von 24
4. Gemeinsame Mailboxen - Shared Folder Gemeinsame Mailboxen, englisch Shared Folder, werden gerne eingesetzt, um mehreren Benutzern Zugriff zu ermöglichen oder z.b. Archive zu verwalten. So kann ein Shared Folder Mails archivieren und Benutzer mit Leseberechtigung können diesen Mailordner abonnieren. Mit Schreibberechtigung kann ein Benutzer Mails in diesen Ordner verschieben oder eine Mail als Kopie ablegen. Eine gemeinsame Mailbox kann zusätzlich eine eigene Email-Adresse haben, um Mails zu empfangen. Wird eine Mail an diese Adresse geschickt, wird sie automatisch in der gemeinsamen Mailbox gespeichert. Diese gemeinsame Mailbox können die Benutzer entsprechend der zugewiesenen Rechte im OX abonnieren. Eine zusätzliche Möglichkeit ist die Weiterleitungen an interne oder externe Email-Adressen: Die Email wird zuerst in der gemeinsamen Mailbox gespeichert und zusätzlich eine Kopie an die angegebene(n) Email-Adresse(n) geschickt. Mehr Informationen zu Shared Folders in unserem pro-ite News-BLOG. 4.1 Gemeinsamen Ordner anlegen Klicken Sie auf und dann weiter auf OXadm. Seite 11 von 24
Geben Sie einen Namen ein. In unserem Beispiel heißt der Ordner team. Unter Soll dieser Ordner Mails empfangen? können Sie Ja oder Nein auswählen. Ja Dieser Ordner kann von außerhalb/extern Mails empfangen. Nein Kein Empfang von externen Emails, nur verschieben und kopieren der Emails möglich. Danach klicken Sie auf Speichern und ihr Ordner wird erstellt. 4.2 Gruppenrechte einrichten Sie werden automatisch nach Einrichtung eines gemeinsamen Ordners zu den Gruppenrechten weiter geleitet. Wählen Sie nun eine Gruppe aus und klicken Sie auf den Button hinzufügen. OXadm Seite 12 von 24
Sie können nun der gewählten Gruppe Rechte für die gemeinsame Mailbox erteilen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche unter Vordefiniertes Recht und wählen Sie die Rechte für die Gruppe aus. Sie haben die Wahl zwischen den folgenden vorgegebenen Rechten: Anhängen, Schreiben, Posten und Lesen. Nachdem Sie einer Gruppe ihr Recht zugewiesen haben, klicken Sie unter Aktion auf Zuweisen Symbol: Bitte beachten Sie, dass jede Aktion pro Gruppe abgespeichert werden muss, damit diese gültig wird. 4.2.1 Spezial Recht vergeben Eine Access Control List, auch ACL, deutsch Zugriffssteuerungsliste, ist eine Software-Technik, mit der Betriebssysteme und Anwendungsprogramme Zugriffe auf Daten und Funktionen eingrenzen können. Eine ACL legt fest, welcher Benutzer welche Dienste und Dateien nutzen darf. Sie können im OXadm einzelne Benutzer oder auch einer ganzen Gruppe Rechte vergeben. Fassen Sie also nach Möglichkeit Ihre Benutzer in Gruppen zusammen und vergeben Sie dann Rechte für die Gruppen. Damit erleichtern Sie später den Verwaltungsaufwand, wenn Änderungen erforderlich sind. Folgende ACL-Rechte stehen zur Verfügung: (l)ookup Der Ordner ist sichtbar, d. h. er kann aufgelistet werden. (r)ead Der Ordner und dort abgelegte E-Mail kann eingesehen werden. (s)tore Bewahre den Status neu und gelesen über verschiedene Sitzungen. (w)rite Verändern von Nachrichten-Flags (neu, beantwortet oder Entwurf) ist gestattet. (i)nsert Einfügen von Nachrichten ist erlaubt. (p)ost Senden einer Nachricht an die Empfangsadresse des Ordners ist möglich. (c)reate oder auch (k) Löschen von Ordnern unterhalb dieses Ordners ist möglich. (d)elete oder auch (e)xpunge Löschen von Nachrichten ist möglich. (a)dminister Administrieren des Ordners ist erlaubt (Rechtevergabe). (x)delete Mailbox kann gelöscht werden. (t)write-deleted Eine gelöschte Nachrichten-Flag kann geändert werden. Weitere Informationen zu ACL's in unserem pro-ite News-BLOG. OXadm Seite 13 von 24
4.3 Optional: Benutzerrechte einrichten Um Benutzerrechte einzurichten markieren Sie die Gruppe, in der Sie dem Benutzer andere Rechte geben wollen. Klicken Sie anschließend auf Verfahren Sie hierzu wie oben bei den Gruppenrechten beschrieben. 4.4 Quota Per Klick auf den Button kann das maximale Speichervolumen einer gemeinsamen Mailbox geändert werden. Dazu klicken Sie auf das Eingabefeld und geben die neue Quota Größe in GB ein. Achtung: Bitte verwenden Sie ausschließlich ganze Zahlen! Beenden Sie ihre Eingabe mit Speichern. 4.5 Weiterleitung Markieren Sie unter Gemeinsame Mailboxen den Ordner, von dem Sie Emails weiterleiten wollen. Danach klicken Sie auf den Button OXadm Seite 14 von 24
Im Eingabefeld Externe Empfänger können Sie Email- Adressen eingeben, die nicht auf ihrem System vorhanden sind. Beispiel: ext.dienstleister@gmx.de oder dienstleister@hotmail.com Nachdem Sie dort eine gültige Email- Adresse eingegeben haben, klicken Sie auf hinzufügen. Für interne Weiterleitungen, wählen Sie aus der Liste einen Benutzer aus. Mit einem Doppelklick oder verschieben Sie den Nutzer in die rechte Auswahlliste. Anstelle eines Multiple Select wurde die Möglichkeit des "Doppelklick" realisiert. Durch simples doppelt anklicken von Benutzern, werden diese einem/r Alias/Gruppe hinzugefügt oder können entfernt werden. Alle Benutzer, die auf der rechten Seite aufgelistet sind, bekommen die Emails zusätzlich als Kopie in den Posteingang. Zuletzt klicken Sie zum Bestätigen Ihrer Eingabe auf den Button Speichern. 5. Aliases Aliases sind zusätzliche Mailadressen. zb. kann ein Benutzer den Namen David.Foo@ nutzen und zugleich David@, D.Foo@ usw. Auch für gemeinsame Adressen wird in Unternehmen gerne mit Aliases gearbeitet, z.b. Support@ oder Einkauf@. Diese Adressen werden für mehrere Benutzer angelegt. Mehr Informationen zu Shared Folders in unserem pro-ite News-BLOG. Mittels klicken auf gelangen Sie auf die Alias-Konfigurationsseite. OXadm Seite 15 von 24
Ein Alias ist eine Mailidentität / Pseudonym. Diese Mailidentität kann dazu verwendet werden um Mails zu versenden und zu empfangen. Um einem Benutzer eine weitere Mailidentität zuzuordnen, benutzen Sie bitte das Benutzermodul und bearbeiten Sie den gewünschten Benutzer. 5.1 Alias anlegen Um einen Alias anzulegen klicken Sie auf Um Mails über eine Mailidentität zu versenden und zu empfangen, fügen Sie zu Ihrem eingegebenen Alias die dazugehörigen Benutzer hinzu. Mit einem Doppelklick oder verschieben Sie den Nutzer in die rechte Auswahlliste. Ebenso ist es möglich, einen externen Empfänger zu dem Alias hinzuzufügen, hier im Screenshot Z.B.: adams.sandra@yahoo.com OXadm Seite 16 von 24
5.2 Wildcard-Alias anlegen Ein Wildcard-Alias greift das Prinzip des Platzhalters auf. Mit dem OXadmin ist es möglich sogenannte Wildcard-Aliases zu erstellen (auch "Catch-All" genannt). Beachten Sie hierzu den Hinweis in dem Menü Neuen Alias anlegen (WildcardAliases können angelegt werden, indem man als Alias einen "*" vergibt.) Beispiel Wildcard Alias: *@MeineDomain.de Mit einer solchen Adresse ist es möglich, alle Emails immer an Sie persönlich oder z.b. an einen gemeinsamen Ordner zu zustellen, egal welche Zeichenfolge vor dem @ der Mailadresse steht. Das bringt den Vorteil, dass auch Emails richtig ankommen, bei denen sich der Absender vertippt hat. Nachteil: Wildcard-Adressen sind anfälliger für Spam als "normale" Email-Adressen! 5.3 Alias bearbeiten Um einen Alias zu bearbeiten markieren Sie einen und klicken auf Alias bearbeiten. In dieser Liste wird zwischen den verschiedenen Aliases unterschieden: [U] = User bzw. Benutzer [A] = Benutzer-Alias [SF] = Shared Folder Auch das Löschen eines Aliases ist in diesem Menü möglich. Bitte beachten Sie hierbei, dass ein Alias, der mit einem [U] (User/Benutzer) gekennzeichnet ist, nicht gelöscht werden kann. Da dieser Alias ein Alias für eine Haupt-E-Mail Adresse ist. Es werden alle weiteren Empfänger außer der Hauptempfänger von diesem Alias entfernt! 6. Quota Mit Quota wird der zugewiesene Speicherplatz bezeichnet, den Sie unter diesem Menüpunkt einschränken können. OXadm Seite 17 von 24
die Quota des Infostore / Filestore die Quota der gemeinsamen Ordner die Quota der User-Mailboxen Ebenso haben Sie die Möglichkeit eine detaillierte Quota-Verteilung der gemeinsamen Ordner sich anzeigen zu lassen. 6.1 Quota Infostore Das Quota für den Filestore/InfoStore ist für den gesamten Context festgelegt. Diesen teilen sich alle Benutzer des jeweiligen Context. In diesem Bereich kann das aktuelle Quota eingesehen und auch erweitert werden. Des weiteren haben Sie auch einen Überblick über des verbrauchten Speicherplatzes. OXadm Seite 18 von 24
6.2 Quota gemeinsame Ordner Im Unterpunkt Quota gemeinsamer Ordner sehen Sie den gesamten Verbrauch. 6.3 Details Quotaverteilung gemeinsame Ordner Detaillierte Aufstellung des gesamten Verbrauchs. 6.4 Details Quotaverteilung User-Mailboxen In diesem Bereich sehen Sie die Quota der einzelnen Benutzer. OXadm Seite 19 von 24
7. Lizenzen In der Übersicht sehen Sie die einzelnen Lizenzmodelle aufgelistet inklusive der Anzahl der zugeordneten Benutzer. Eine detaillierte Ansicht erhalten Sie über die Detailübersicht. Folgende Lizenzmodelle können hier sichtbar sein: WebMail PIM PIM mit BMO Groupware Premium Groupware 8. Pinnwand Das schwarze Brett für schnelle Kommunikation und Infos für alle Mitarbeiter wird auf der Startseite angezeigt. Das Pinnwand-Modul wurde von pro-ite als Widget entwickelt. Kunden der Firma pro-ite können das Tool automatisch nutzen, ohne eine extra Installation vorzunehmen. In diesem Menü können Sie gleichzeitig allen Benutzern Lese-Rechte auf die Pinnwand geben. Eine einzelne Konfiguration der Benutzer ist nur in dem jeweiligem Benutzerprofil selbst möglich. OXadm Seite 20 von 24
9. Glossar Abonnement Mit dem Setzen der Einstellung auf Ja in der Benutzeradministration, ermöglichen Sie dem Benutzer das Abonnieren von Kontakten aus Social Networks (Soziale Netzwerke). Account/Benutzerkonto Ein Account bzw. ein Benutzerkonto ist eine Zugangsberechtigung/Zugriffsberechtigung zu einem gesicherten Kommunikationssystem. Bei der Anmeldung/Login muss sich der Anwender mit einem User-Namen und einem Passwort authentifizieren. ACL Access Control List - ist eine Software-Technik, mit der Betriebssysteme und Anwendungsprogramme Zugriffe auf Daten und Funktionen eingrenzen können. Eine ACL legt fest, welcher Benutzer welche Dienste und Dateien nutzen darf. Administrationstool Ein Administrationstool ist ein Programm, dass die Berechtigungen des Contents, der User und der Usergruppen verwaltet. Alias Ein Alias ist eine weitere Mailadresse/Mailidentität, die anstelle von der ersten Email-Adresse verwendet werden kann und im gleichen Postfach verwaltet wird. Z.B. ist die Hauptadresse von Benutzer Alan Smith Alan@Domain.tdl und ein Alias wäre A.Smith@Domain.tdl. Auch für gemeinsame Adressen wird in Unternehmen gerne mit Aliases gearbeitet, z.b. Support@ oder Einkauf@. Diese Adressen werden für mehrere Benutzer angelegt. Benutzer Ein Benutzer ist ein Anwender bzw. User. Benutzername Der Benutzername stellt zusammen mit der Hauptdomain den sogenannten Account eines Benutzers dar. Der Benutzername ist ein eindeutiger Name, der zur Identifizierung eines Benutzers in der Open-Xchange Groupware dient, z.b. Benutzername@Domain.tdl Context Mit Context wird ein Mandand bezeichnet: eine Firma / ein Unternehmen. Ein Context verwaltet die Benutzer und Daten eines Unternehmens / eines Mandanten auf einem Datensystem. Ein Datensystem kann mehrere Contexte verwalten, wobei die Contexte absolut getrennt sind im Datenzugriff. Contextadmin Der Contextadmin ist der Systemadministrator. Externe Mailaccounts Diese Einstellung in der Benutzeradministration ermöglicht dem Benutzer zusätzlich die Integration von externen E-Mail-Accounts. Somit können die privaten Emails mit in die Groupware eingebunden werden. OXadm Seite 21 von 24
Groupware Eine Groupware ist eine Software, die die Zusammenarbeit innerhalb einer Arbeitsgruppe erleichtert, unterstützt und automatisiert. Alle Informationen sind für alle Mitarbeiter automatisch und immer aktuell verfügbar. Eine Groupware ist das flexible und mobile Office-Büro für Teamarbeit. Gruppen Sie können im OXadm beliebig einzelne Benutzer Gruppen zuweisen. Eine Zusammenfassung mehrerer Benutzer dient zur Vereinfachung der Verwaltung. Gruppen sind auch in der Groupware sichtbar und vereinfachen die Verwaltung: Eine Gruppe ist für die Benutzer als Gruppe sichtbar und kann z.b. für das Anlegen von gemeinsamen Terminen oder Aufgaben genutzt werden. Benutzer können auch gemeinsame Ordner anlegen und einzelnen Mitarbeitern oder einer ganzen Gruppe Rechte für die Ordner vergeben. Fassen Sie also nach Möglichkeit Ihre Benutzer in Gruppen zusammen und vergeben Sie dann Rechte für die Gruppen. Damit erleichtern Sie später den Verwaltungsaufwand, wenn Änderungen erforderlich sind. GUI Graphical User Interface / Grafische Benutzeroberfläche HAM Ham ist als Synonym für "erwünschte Mails". In diesen Ordner legt ein Benutzer Mails als Kopie ab, um dem Mailfilter anzuzeigen: diese Mails mit dieser Art Inhalt oder von diesem Absender sind erwünschte Mails. Identifikator eindeutiger Name: name@domain.tdl Kann nur einmal vorkommen im gesamten Context Lizenzmodell Folgende Lizenzmodelle mit folgenden Rechten und Modulen sind verfügbar: WebMail: Kontakte, Webmail, Email Adressbuch, Passwort editierbar PIM: Kontakte, Webmail, Email Adressbuch, Passwort editierbar, Kalender, Aufgaben, Aufgaben delegieren, Mail-Aliases, Indexierung, Veröffentlichungen PIM mit BMO: Kontakte, Webmail, Email Adressbuch, Passwort editierbar, Kalender, Aufgaben, Aufgaben delegieren, Mail-Aliases, Indexierung, Veröffentlichungen, SyncML, ActiveSync, USM Groupware: Kontakte, Webmail, Email Adressbuch, Passwort editierbar, Kalender, Aufgaben, Aufgaben delegieren, Mail-Aliases, Indexierung, Veröffentlichungen, Infostore, Öffentliche Ordner bearbeiten, auf öffentliche Ordner zugreifen, globales Adressbuch Premium Groupware: Kontakte, Webmail, Email Adressbuch, Passwort editierbar, Kalender, Aufgaben, Aufgaben delegieren, Mail-Aliases, Indexierung, Veröffentlichungen, SyncML, ActiveSync, USM, Infostore, Öffentliche Ordner bearbeiten, auf öffentliche Ordner zugreifen, globales Adressbuch, WebDav, WebDavXML, vcard, ical, RSS Bookmarks, RSS Portal, OutlookOXtender OLOX Mailidentität Ein Alias ist eine Mailidentität/Pseudonym. Diese Mailidentität kann dazu verwendet werden um Emails zu versenden und zu empfangen. Multiple Select Eine Auswahl von mehreren Feldern in einer Liste. OXadm Seite 22 von 24
OXadm OXadm ist ein Opensource Tool zur Administration eines einzelnen Kontextes. Es steht Ihnen kostenlos als Download zur Verfügung, unter http://oxadm.de inkl. englischer und deutscher Anleitung. OXadminmaster OXadminMaster ist das kommerzielle Addon für den Open-Xchange Hosting Edition Server als Single Server oder Cluster. Somit können mehrere Kontexte administriert werden. Der OXadminmaster ist in verschiedenen Sprachen verfügbar. Detaillierte Informationen unter http://oxadm.de/adminmaster/ OXadminMasterAccounting OXadminMasterAccounting ist ein kommerzielles Addon für den OXadminMaster. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Account-Daten, Kundeninformationen u.a. Contexte, User, verbrauchtes Storage und Lizenzen für eine lange Zeit zu speichern. Ebenso eignet sich das Tool zum Erstellen von Rechnungen und Übersichten. OXadminMaster4CloudServices Mit dem "OXadminMaster4CS"-Tool können Sie verschiedene Server und Cluster von einem Standpunkt aus verwalten. OXadminMaster4Reseller Der OXadminMaster4Reseller ist das kommerzielle Addon für den OXadminMaster, mit dem Sie die Möglichkeit haben, eigene Reseller mit einer limitierten Anzahl an Kontexten zu definieren. PIM Personal Information Manager / persönlicher Informationsverwalter Pinnwand Das schwarze Brett für schnelle Kommunikation und Infos für alle Mitarbeiter. Quota Mit Quota wird der zugewiesene Speicherplatz bezeichnet, den Sie unter dem Menüpunkt Quota einschränken können. Ein Benutzer hat einen begrenzten Speicherplatz (Quota) für Mails verfügbar. Dieser kann beliebig vergrößert oder verringert werden. Ressourcen Eine Ressource ist ein Mittel um eine Handlung zu vollziehen bzw. einen Vorgang ablaufen zu lassen. Ressourcen Admin Die Verwaltung der Ressourcen erfolgt über Benutzer in der Groupware. Mit entsprechender Berechtigung kann ein Benutzer über die Einstellungen Ressourcen hinzufügen oder entfernen. Die Berechtigung ist gebunden an die Lizenz Groupware oder Premium Groupware. Die Voreinstellung des Dropdowns in der Benutzeradministration ist Nein. Shared Folder/Gemeinsame Ordner Gemeinsame Mailboxen, englisch Shared Folder, werden gerne eingesetzt, um mehreren Benutzern Zugriff zu ermöglichen oder z.b. Archive zu verwalten. OXadm Seite 23 von 24
SPAM Ordner für bereits erkannten Spam. In diesem Ordner werden als Spam erkannte Mails abgelegt. Widget Ein Widget ist ein Programm, dass als grafische Oberfläche eingebunden wird und nicht eigenständig arbeitet. Wildcard-Alias Ein Wildcard-Alias greift das Prinzip des Platzhalters auf. OXadm Seite 24 von 24