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Wir leben im Informationszeitalter und sind einem exponentiellen Anstieg neuer Daten und Informationen ausgesetzt. Nach neusten Studien können wir davon ausgehen, dass 90% aller verfügbaren Daten in den letzten zwei Jahren erzeugt wurden. In diesem Zusammenhang wird klar, wie wichtig die effektive Handhabung enormer Mengen, Varianten und Verbindungen von Informationen wird. Wo ein Problem ist, gibt es aber auch eine Lösung und die heißt hier Darwin Information Typing Architecture, oder kurz DITA. Was ist DITA? DITA (Darwin Information Typing Architecture) ist ein OASIS Standard (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), der eine XML-basierte Informationsarchitektur bietet, die speziell für die Pflege komplexer Dokumente und Information für unterschiedlichste Einsatzgebiete geschaffen wurde. DITA wurde entwickelt um umfangreiche Dokumente und ganze Gruppen von Dokumenten mit Hilfe einheitlicher Konzepte zur Wiederverwendung von Inhalten zu managen. Ein auf der Basis von DITA erstelltes Dokument wird nicht sequenziell am Stück geschrieben, sondern besteht aus einzelnen Komponenten, den sogenannten DITA Topics. Jedes Topic ist ein in sich selbständiger Teilinhalt und möglichst so geschnitten, dass es mehrfach verwendet werden kann. Mehrere Topics werden mithilfe einer DITA Map zusammengeführt. Die Struktur und die Reihenfolge der Inhalte in einem Dokument kann über verschiedene Maps gesteuert werden. DITA Maps und Topics sind technisch gesehen XML Dateien. Somit bietet DITA alle Vorteile einer XML Lösung: der Inhalt ist getrennt von Struktur und Layout. Aus einer Quelle können mit Hilfe von Transformationsprofilen unterschiedlich strukturierte Dokumente in verschiedenen Ausgabemedien und im jeweils gewünschten Layout auf Knopfdruck erzeugt werden. 2
Warum sollte man DITA einsetzen? Seit der Einführung von DITA konnten viele Organisationen signifikante Einsparungen bezüglich Zeitdauer und Kosten bei der Erstellung und Pflege ihrer Dokumentation erzielen. Die Einsatzgebiete sind sehr vielfältig. Hier seien nur ein paar typische Bereiche genannt: Technische Dokumentation Schulungsmaterial und Kursinhalte Rechtlich relevante Dokumente, wie z.b. Verträge Marketingmaterial Prozessbeschreibungen und Richtlinien Compliance Nachhaltigkeitsberichte Aber nicht nur geringere Kosten und schnellere Verfügbarkeit sind wichtige Faktoren, die für den Einsatz des DITA Standards sprechen. Starke Vorteile ergeben sich auch im Bereich der Kollaboration, insbesondere bei der Einbindung externer Ressourcen bei der Erstellung oder Übersetzung von Inhalten oder durch schnelle Integration bei der Übernahme von Unternehmen durch Akquisition. Heute ist DITA weit verbreitet in der Technischen Dokumentation bei globalen Konzernen wie Cisco, IBM, Nokia, SAP, Oracle und Fujitsu, aber auch immer mehr kleine und mittlere Unternehmen mach sich die Vorteile in unterschiedlichen Einsatzgebieten zu Nutzen. Im Folgenden stellen wir Ihnen ein paar Beispiele vor, die zeigen, wie unverzichtbar DITA in einem modernen Dokumentationsumfeld ist. 3
Leichte Anpassung an globale Anforderungen durch individuelle Transformationen Mit DITA können Sie die Struktur und die Präsentation einer ganzen Ansammlung von Informationen auf Knopfdruck ändern, indem Sie einfach eine andere Transformation anwenden. Sie können Aufgaben wie die Erstellung einer Übersichtstabelle, und die Anzeige verlinkter Einheiten automatisieren. Da diese Transformationen während des Publizierens erfolgen, können Sie aus einmal erstellten Inhalten immer wieder neue Ausgaben in diversen Mediaformaten erzeugen. Auf diese Weise generieren Sie Output für Druck- und Onlineversionen oder für verschiedene Plattformen oder Marken ohne dass Sie wiederholt redaktionell aktiv werden müssen. In kürzester Zeit können Sie so auf geänderte Anforderungen des Marktes und Ihrer Kunden reagieren. Portabel dank Standards Mit DITA können Sie die Struktur und die Präsentation einer ganzen Ansammlung von Informationen auf Knopfdruck ändern, indem Sie einfach eine andere Transformation anwenden. Sie können Aufgaben wie die Erstellung einer Übersichtstabelle, und die Anzeige verlinkter Einheiten automatisieren. Da diese Transformationen während des Publizierens erfolgen, können Sie aus einmal erstellten Inhalten immer wieder neue Ausgaben in diversen Mediaformaten erzeugen. Auf diese Weise generieren Sie Output für Druck- und Onlineversionen oder für verschiedene Plattformen oder Marken ohne dass Sie wiederholt redaktionell aktiv werden müssen. In kürzester Zeit können Sie so auf geänderte Anforderungen des Marktes und Ihrer Kunden reagieren. 4
Linkmanagement DITA unterstützt nicht nur direkte Links zwischen Topics und anderen Objekten wie Bildern, wiederverwendbare Komponenten usw. sondern auch relative Links tu Informationen von außen. So können bestimmte Inhalte kontextanhängig angezogen werden. Wenn Sie beispielsweise zwei Produkte A und B beschreiben, verweisen die Links für Produkt A zu anderen Inhalten als für das Produkt B. Verwenden Sie Inhalte, die von einem anderen Team erstellt wurden können diese auch erst zum Zeitpunkt der Publizierung herangezogen werden. Wenn Sie den Inhalt bereits zum Übersetzen gegeben haben, können Sie immer noch neue Inhalte referenzieren. Konditionale Verarbeitung Sie können bestimmte Bereiche eines Topics oder Referenzen in einer Map z.b. für bestimmte Zielgruppen, technische Plattformen oder Märkte markieren, und dann während der Publizierung über ein definiertes Profile ausschließen oder zulassen oder anderweitig regelbasiert behandeln. Wiederverwendung Sie können Ihre einmal erstellten Topics mit Hilfe der DITA Maps in unterschiedlicher Zusammenstellung verwenden. Auch innerhalb von Topics können Inhalte referenziert und auf diesem Wege mehrfach verwendet werden. So pflegen Sie häufig auftretende Elemente wie Definitionen, Hinweise, Warnungen und Produktnamen nur einmal an zentraler Stelle. Mit DITAworks können Sie Topics zu einem bestimmten Thema sammeln und on-demand publizieren. Wiederverwendbare Inhalte stehen Ihnen jederzeit während des Schreibens zur Verfügung. Dynamische Inhalte werden über Variablen unterstützt und können sogar aus Ihren Businesssystemen übernommen werden. 5
Kundenorientierte Inhalte und verbessertes Schreiben Die Einführung der Topicbasierten Methode in einem Redaktionsteam führt zu besserem Schreiben. Die Kategorisierung der Inhalte in DITA concepts, DITA tasks und DITA references beschleunigt die Arbeit der Redakteure, da der Informationsgehalt klar umrissen ist. Werkzeuge, die Metadaten verarbeiten, können Benutzern die Suche nach Informationen auf der Grundlage ihrer Rolle im Unternehmen, ihrer Autorisierung und ihrer Aufgaben ermöglichen. Kann DITA auch meiner Organisation helfen? Folgende Fragen werden Ihnen helfen zu entscheiden, ob DITA Ihre Redaktionsprozesse verbessern kann und ob Sie es einsetzen sollten. Sie verwalten große Mengen an Inhalten und nutzen manchmal die Google Suche um etwas zu finden, dass Sie auch über die Suche in Ihrer Ablage finden sollten. Gibt es Schlüsselbegriffe, Phrasen oder ganze Paragraphen, die Sie häufiger nutzen? Suchen sie oft nach Sätzen oder ganzen Abschnitten, die Sie dann für Ihre neuen Texte kopieren? Pflegen Sie mehrere Dokumente, die ähnlich sind, aber an einigen Stellen je nach Zusammenhang voneinander abweichen? Oder die sehr ähnlich sind, aber Abweichungen für bestimmte Märkte, Plattformen oder Zielgruppen aufweisen? Haben Sie häufig Probleme mit konsistenten Sprachversionen z.b. bestimmten Phrasen oder Textteilen, die eigentlich immer gleich lauten sollten, aber trotzdem gelegentlich unterschiedlich übersetzt werden? 6
Werden manche Inhalte häufig geändert? Werden Produkte oder deren Varianten und Erweiterungen häufig geändert? Ist Ihr Unternehmen in einer Branche aktiv, in der großer Wert auf Prüffähigkeit oder Compliance gelegt wird. Ist die Korrektheit der Inhalte von besonderer Wichtigkeit für Ihren Geschäftserfolg? Bietet Ihr Unternehmen eine Produktpalette bei der sich Beschreibungen oft ähnlich sind oder bestimmte Teile häufig wiederholen aber in bestimmten Schlüsselbereichen voneinander abweichen? Ist Ihr Inhalt strukturiert, d.h. erstellen Sie immer wieder Inhalte ähnlichen Typs, die sich in bestimmten Schemata darstellen lassen und für die strukturierte Vorlagen Sinn machen könnten? Wäre es für Sie von Vorteil, wenn Sie Ihre Inhalte modular erstellen und dann mit einer Mix&Match Vorgehensweise kombinieren? Trägt Ihre Organisation ein hohes Risiko bezüglich rechtlicher Klagen? Sind akkurate Inhalte zu Ihren Produkten zu Stichtagen von höchster Wichtigkeit und beeinflussen Ihren Geschäftserfolg? Müssen Sie Produktbeschreibungen oder rechtsverbindliche Texte umgehend finden und kurzfristig anpassen, wenn sich etwas am Produkt, im Markt oder im rechtlichen Umfeld ändert? Muss Ihre Organisation schnell auf Änderungen der Marktbedingungen reagieren und entsprechende Inhalte zügig sammeln und modifizieren? Ändern sich Ihre Produkte häufig im Kleinen, bleiben aber im Wesentlichen ähnlich? Bieten Sie eine Produktpalette mit vielen Varianten eines Produktes an? Bedienen Sie globale Märkte, d.h. müssen Ihre Inhalte in verschiedene Sprachen übersetzt werden, und legen Sie Wert auf Konsistenz der übersetzten Texte mit der Quellsprachversion? Haben die Redakteure in Ihrer Organisation die Kapazität und die Disziplin die Handhabung eines XML Editors zu erlernen und sich auf eine neue Methode des strukturierten, Topic-basierten Schreibens einzulassen? 7
Wenn Sie nur wenige Inhalte verwalten müssen und kaum etwas wiederverwendet werden kann, dann ist DITA wahrscheinlich nicht die Lösung für Sie. Aber wenn Sie wenigstens zwei dieser Fragen mit Ja beantwortet haben und die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus Ihrer Inhalte und Dokumente effizienter gestalten wollen, sollten Sie sich DITA näher ansehen. Für weitere Informationen zu DITA und wie Ihre Organisation den besten Nutzen daraus ziehen kann fragen Sie uns. *instinctools GmbH Hauptstätter Str. 89 D - 70178 Stuttgart Germany Phone: +49 (0) 711-66 48 36 90 Fax: +49 (0) 711-66 48 36 99 Skype: instinctools E-mail: contact@instinctools.com Site: www.instinctools.com 8