Checkliste zum Depotbankvertrag 25. Oktober 2001
Grundlagen Gemäss Ziff. 5 der Verhaltensregeln für die schweizerische Fondswirtschaft vom 30. August 2000 hat die Fondsleitung mit der Depotbank einen Vertrag abzuschliessen, der namentlich die Schnittstellen und die Verantwortlichkeiten festhält. In diesem Vertrag sind auch die Ausführung von Effektenhandelsaufträgen durch die Depotbank sowie die sonstigen, von dieser für die Fondsleitung zu erbringenden Dienstleistungen zu regeln. Gemäss EBK-RS 96/5, RZ 18 ist der Vertrag der EBK einzureichen. Merkmale der Checkliste Mit dieser Checkliste wollen wir den Fondsleitungen und Depotbanken ein Hilfsmittel in die Hand geben, das die Erstellung des Depotbankvertrages erleichtert. Die Checkliste zeigt die wichtigsten Belange auf, die im Depotbankvertrag zu regeln sind. Der Umfang und die Gewichtung einzelner Bestimmungen richten sich nach den individuellen Vereinbarungen; gegebenenfalls sind fondsspezifische Eigenheiten zu berücksichtigen. Anhänge zum Vertrag Die Bezeichnung "Anhang" wird für Dokumente verwendet, die bestimmte, von den Vertragsparteien wahrzunehmende Aufgaben und Pflichten näher umschreiben und zwingend zu beachten sind. Diese Dokumente stellen integrale Bestandteile des Depotbankvertrages dar und haben vertragsrechtliche Wirkung. Beilagen zum Vertrag Die Bezeichnung "Beilage" wird für Dokumente verwendet, die in keinem direkten Zusammenhang mit dem Depotbankvertrag stehen und diesem zur Information beigelegt werden können. Die Beilagen haben keine vertragsrechtliche Wirkung. Checkliste Depotbank-011025_d 2/8 SFA-BNX
Regelungen Bemerkungen 1. Grundlagen und Gegenstand 1.1 Beteiligte Parteien Fondsleitung, Depotbank 1.2 Vertragsinhalt (Präambel) Bezeichnung der [Bank] als Depotbank für namentlich genannte Fonds Hinweis, dass Depotbank am Kollektivanlagevertrag teilnimmt und die gesetzlich vorgesehenen Aufgaben selbständig wahrnimmt Hinweis auf Treuepflicht der Depotbank gegenüber den Anlegern und auf die Unabhängigkeit der Depotbank bei der Wahrnehmung der Aufgaben 1.3 Geltende Bestimmungen Hinweise auf geltende und im Zusammenhang mit Depotbankvertrag relevante Bestimmungen wie - /AFV/AFV-EBK - Rundschreiben der EBK - Verhaltensregeln und Richtlinien des SFA - Fondsreglemente - Interne Weisungen und Richtlinien der Fondsleitung - Übersicht über beteiligte Parteien (Portfolio Manager, Vertriebsträger) Art. 20 Aufstellung der unter den Vertrag fallenden Fonds Art. 9 : Unabhängigkeit der Fondsleitung und Depotbank! Beilagen fakultativ Checkliste Depotbank-011025_d 3/8 SFA-BNX
2. Aufgaben der Depotbank 2.1 Aufgaben der Depotbank Übersicht/Zusammenfassung der Aufgaben Grundsätze bezügl. Funktion der Depotbank (Regelung der Aufgaben in internen Bestimmungen, Einsatz von ausgewiesenen Fachspezialisten) Bekanntgabe der zuständigen Personen an Fondsleitung und an die Revisionsstelle 2.2 Aufbewahrung des Fondsvermögens für jeden Fonds zu führende Konti und Depots Bestimmungen betr. Verwahrung von Wertschriften bei Dritten (Depotstellen im Ausland) Bekanntgabe der Depotstellen an Fondsleitung Haftung der Depotbank bei Verwahrung von Wertschriften bei Dritten 2.3 Administrative Verwaltung des Fondsvermögens wahrzunehmende Verwaltungshandlungen (z.b. gemäss Depotreglement der Depotbank) Präzisierung, dass Depotreglement der Depotbank nur im Rahmen des anwendbar ist Depot-Konto-Transaktionen (Anwendung des Prinzips "Lieferung gegen Zahlung") 2.4 Kontrolle der Anlageentscheide Konkretisierung bzw. summarische Umschreibung der Aufgabe Vorgehen (Vollkontrollen bzw. gezielte Kontrollen; Häufigkeit von Kontrollmassnahmen) für Kontrollen zu verwendende Unterlagen (unabhängig von Unterlagen der Fondsleitung!) Meldewesen bei festgestellten Verstössen Art. 19 Art. 20 AFV Art. 19 AFV Art. 19 Abs. 1 Evtl. gegliedert nach Aufgaben gemäss und nach zusätzlichen, individuell übertragenen Aufgaben Haftung evtl. unter Ziff. 7 regeln Depotreglement der Depotbank Mit der durch die Fondsleitung wahrgenommenen Kontrollen abstimmen Checkliste Depotbank-011025_d 4/8 SFA-BNX
2.5 Kontrolle der Berechnung des Wertes der Anteile und der Verwendung des Erfolges Konkretisierung bzw. summarische Umschreibung der Aufgabe Vorgehen (Überprüfung der von der Fondsleitung eingesetzten Systeme, Betriebsorganisation und Abläufe) Meldewesen bei Bewertungsfehlern (Zustellung der Protokolle an Depotbank und Revisionsstelle der Fondsleitung) 2.6 Ausgabe und Rücknahme von Fondsanteilen Konkretisierung bzw. summarische Umschreibung der Aufgabe inkl. Meldewesen über Anzahl der Anteile im Umlauf Verwahrung des Bestandes an nicht ausgegebenen Anteilen Meldewesen bei Einstellung bzw. Aufschiebung der Ausgabe und Rücknahme (durch Fondsleitung) 2.7 Zahlungsverkehr Hinweis auf Verpflichtung der Fondsleitung, den gesamten Zahlungsverkehr über die Depotbank abzuwickeln 2.8 Durchführung von "Corporate Actions" des Anlagefonds (Ausschüttungen, Split von Anteilen usw.) Konkretisierung bzw. summarische Umschreibung der Aufgaben der Depotbank Avisierungen an Dritte 2.9 Durchführung von Effektenhandelsgeschäften Konkretisierung bzw. summarische Umschreibung der Funktion der Depotbank RL für die Berechnung der Inventarwerte RL für die Berechnung der Inventarwerte Ziff. 9 Verhaltensregeln Kontrollfunktionen der Depotbank und Meldewesen in interner Weisung der Fondsleitung berücksichtigen Meldewesen in interner Weisung der Fondsleitung berücksichtigen bei Immobilienfonds ist für die Liegenschaftenverwaltung Führung von Konten bei Dritten zulässig (Art. 20 Abs. 2 AFV) Beilage: "Brokerpolitik" und "Brokerlisten" der Fondsleitung Checkliste Depotbank-011025_d 5/8 SFA-BNX
2.10 Wertpapierleihe Delegation von Entscheiden zum Abschluss von Geschäften an Depotbank (falls zutreffend) Rahmenbedingungen für die Durchführung der Wertpapierleihe, namentlich keine Einschränkung des anlagepolitischen Handlungsspielraums Konkretisierung bzw. summarische Umschreibung der Aufgaben im Zusammenhang mit der Abwicklung 2.11 Pensionsgeschäfte Delegation von Entscheiden zum Abschluss von Pensionsgeschäften an Depotbank (falls zutreffend) Rahmenbedingungen für die Durchführung von Pensionsgeschäften, namentlich keine Einschränkung des anlagepolitischen Handlungsspielraums Konkretisierung bzw. summarische Umschreibung der Aufgaben im Zusammenhang mit der Abwicklung Art. 29 AFV-EBK Art. 40 AFV-EBK Anhang bzw. Beilage: Rahmenvertrag interne Weisung der Fondsleitung Anhang bzw. Beilage: Rahmenvertrag interne Weisung der Fondsleitung 3. Ausübung von Mitgliedschafts- und Gläubigerrechten allfällige Ermächtigung der Depotbank, Mitgliedschafts- und Gläubigerrechte auszuüben (aber keine generelle Vollmacht!; in jedem Fall muss die Fondsleitung die Möglichkeit behalten, Stimmrecht selber wahrzunehmen) Avisierung der Fondsleitung Vorbehaltenes Recht der Fondsleitung, Rechte selber auszuüben Ziff. 14 Verhaltensregeln Politik der Fondsleitung betr. Ausübung von Mitgliedschaftsund Gläubigerrechten 4. Bestellung weiterer Depotbanken durch die Fondsleitung Hinweis auf Recht der Fondsleitung, für andere Fonds mit weiteren Depotbanken zusammenzuarbeiten fakultativ Checkliste Depotbank-011025_d 6/8 SFA-BNX
5. Auskünfte an Dritte Erteilung von Auskünften durch die Depotbank an die Revisionsstelle und weitere Drittparteien (z.b. Vertriebsträger) Differenzierte Regelung je nach berechtigten Ansprüchen von "Dritten" auf Auskünfte durch die Depotbank 6. Gegenseitige Informationspflichten Frequenz, Inhalt und Umfang der gegenseitigen Informationen Gegenseitige Zustellung der Revisionsberichte 7. Sorgfalt und Haftung Zusammenstellung gegenseitigen Informationen der Einhaltung der Sorgfalt, die von einem Fachspezialisten erwartet werden darf Konkretisierung der Haftungsbestimmungen Abweichungen von den Haftungsbestimmungen gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Depotbank Haftung der Depotbank bei Verwahrung von Wertschriften bei Dritten Art. 19 Abs. 1 falls nicht unter Ziff. 2.2 geregelt 8. Depotbankkommission bzw. Entschädigung Konkretisierung der Entschädigung (direkte Belastung der Fondsvermögen bzw. Entschädigung durch Fondsleitung bei Anwendung einer pauschalen Verwaltungskommission) Höhe der Depotbankkommission bzw. der Entschädigung durch die Fondsleitung Entschädigungen für zusätzliche Leistungen Abrechnungsmodus und -rythmus Handhabung der MWSt 18 und 19 Musterreglement Aufstellung der Depotbankkommission bzw. der Entschädigung durch Fondsleitung Bei Anwendung einer pauschalen Verwaltungskommission hat Entschädigung durch die Fondsleitung zu erfolgen Checkliste Depotbank-011025_d 7/8 SFA-BNX
9. Vertragsänderung Bestimmungen betr. Vertragsänderung Erfordernis der Schriftform 10. Kündigung, Wechsel der Depotbank Kündigungsfrist und besondere Bestimmungen bezüglich Wechsel der Depotbank Art. 21 11. Weitere Bestimmungen 12. Anhänge Liste mit Anhängen (integrale Bestandteile des Vertrages!) 13. Anwendbares Recht und Gerichtsstand 14. Inkrafttreten erst nach Meldung an die EBK 15. Datum/Unterschriften Fondsleitung Depotbank Beilagen Checkliste Depotbank-011025_d 8/8 SFA-BNX