My.OHMportal Team Collaboration Dokumente in der Library Felizitas Heinebrodt Technische Hochschule Nürnberg Rechenzentrum Kesslerplatz 12, 90489 Nürnberg DokID: RZ_0302_HR_TeamColl-Library_public, Vers. 3, 12.09.2016, RZ/THN Seite 1/9
My.OHMportal Team Collaboration Dokumente in der Library Inhalt: 1 Die Library im Arbeitsbereich... 2 1.1 Vorbereitung... 2 1.1.1. Ordner und Dateinamen... 2 1.1.2. Tags (Schlagworte)... 2 2 Organisation in Ordnern... 3 2.1 Public documents... 3 2.2 Ordner erstellen... 3 2.2.1. Ordnername und Beschreibung... 3 2.2.2. Tag-Name... 3 2.2.3. Speichern... 4 2.3 Unterordner erstellen... 4 2.4 Ordner kopieren oder verschieben... 4 3 Ablage von Dokumenten... 4 3.1 Dokument hochladen... 4 3.1.1. Tag-Name... 5 3.1.2. Dokument in die Library hochladen... 5 4 Ordner-Eigenschaften... 5 4.1 Registerkarte Ordner... 5 4.2 Registerkarte Kommentare... 5 4.3 Registerkarte Versionierung... 6 4.3.1. Automatische Versionierung... 6 4.3.2. Manuelle Versionierung... 6 5 Gemeinsame Arbeit am Dokument... 6 5.1 Dokument sperren... 7 5.2 Ein-/Auschecken... 7 5.2.1. Auschecken... 7 5.2.2. Einchecken... 8 5.3 Versionshistorie... 8 6 Ordner-Details... 8 7 Überblick durch Tags... 8 8 Abmelden... 9 9 Noch Fragen???... 9 1 Die Library im Arbeitsbereich Im OHMportal steht jedem Arbeitsbereich eine eigene Library zur Verfügung. In dieser Library können die Teilnehmer des Arbeitsbereiches für andere Teilnehmer des Arbeitsbereiches Dokumente zur Verfügung stellen, die dann gemeinsam überarbeitet werden können. In der Library gibt es einen Bereich Public. Hier können Dokumente abgelegt werden, die Nicht-Teilnehmer lesen können sollen. Anhand eines Beispiels werden hier die verschiedenen Hilfsmittel und Möglichkeiten beschrieben. Dazu stellen Sie sich vor: Prof. Dr. Musterfrau plant gemeinsam mit einem Team eine Studienreise auf den Spuren des Georg Simon Ohm. Dazu hat sie einen Arbeitsbereich Projekt-OHMreise eingerichtet und das Planungsteam als Teilnehmer mit verschiedenen Berechtigungen eingetragen. 1.1 Vorbereitung Der Arbeitsbereich dient der Zusammenarbeit zwischen mehreren Teammitgliedern. 1.1.1. Ordner und Dateinamen Die Library wird nicht nur von Ihnen, sondern auch von den anderen Teilnehmern genutzt. Aus diesem Grund sollten Sie sich im Vorfeld Gedanken machen über die Benennung der Ordner und Dateien. Es ist wichtig, eine einfache und allen verständliche Struktur zu schaffen. 1.1.2. Tags (Schlagworte) So genannte Tags (Schlagworte) können Ihnen zusätzlich helfen, den Überblick im Arbeitsbereich zu behalten. Sie können allen Elementen in Ihrem Arbeitsbereich (Ordnern, Dateien, Terminen, Wiki-Einträgen ) solche Tags mitgeben. Auf diese Weise können Sie später gezielt nach Themenbereichen suchen. Auch bei der Verwendung von Tags kann es hilfreich sein, sich im Vorfeld gemeinsam im Team Gedanken über die Tag-Namen zu machen. DokID: RZ_0302_HR_TeamColl-Library_public, Vers. 3, 12.09.2016, RZ/THN Seite 2/9
2 Organisation in Ordnern 2.2.1. Ordnername und Beschreibung Um in der Library Ordnung zu halten, erstellen Sie Ordner für die verschiedenen Dokumente. Dazu klicken Sie links auf Library Im folgenden Fenster geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihren neuen Ordner ein. Start der OHMreise soll Erlangen, der Geburtsort des Georg Simon Ohm sein. 2.1 Public documents In der Library erkennen Sie zwei Bereiche Documents Public Documents Die Documents-Library steht ausschließlich den Teilnehmern des Arbeitsbereiches zur Verfügung. Nur die Teilnehmer können hier (entsprechend ihrer Rolle) Dokumente lesen, ablegen oder verändern. Aber unter Umständen möchten Sie einzelne Dokumente Kollegen zur Verfügung stellen, die nicht Teilnehmer sind. Dazu schieben Sie diese Dokumente nach Public documents. Jetzt können Sie einen Link auf dieses Dokument per E-Mail an Ihre Kollegen verschicken. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Dokument im Ordner Public documents und wählen Verknüpfung kopieren 2.2 Ordner erstellen Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Mit der Beschreibung geben Sie Ihren Team-Kollegen einen Hinweis, welche Dokumente in diesem Ordner zu finden sind. 2.2.2. Tag-Name So genannte Tags (=Schlagworte) helfen Ihnen, den Überblick im Arbeitsbereich zu behalten. Sie können allen Elementen in Ihrem Arbeitsbereich (Ordnern, Dateien, Wiki-Einträgen ) solche Tags mitgeben. Auf diese Weise können Sie später gezielt nach Themenbereichen suchen und (über die Tag Cloud auf der Startseite) schnell an die gesuchten Informationen kommen. Sie können Ihrem Ordner bereits bei der Erstellung Tags zuweisen. Dazu tragen Sie den/die Tag-Namen in das entsprechende Feld ein. Neu Ordner Wurden in dem Arbeitsbereich bereits Tags verwendet, werden Ihnen während der Eingabe passende Tags vorgeschlagen, die Sie durch Mausklick übernehmen können. Mehrere Tags können Sie durch Kommas getrennt in das Feld eintragen. DokID: RZ_0302_HR_TeamColl-Library_public, Vers. 3, 12.09.2016, RZ/THN Seite 3/9
Wie Sie die Tags nutzen, lesen Sie weiter unten in dieser Anleitung. 2.2.3. Speichern Danach klicken Sie rechts oben auf Speichern Jetzt sehen Sie in der Library einen neuen Ordner Jetzt klicken Sie in der oberen Menüleiste auf das Symbol für Ausschneiden oder Kopieren Der markierte Ordner wird in die Zwischenablage gespeichert. Danach wechseln Sie an die Stelle, wo Sie den Ordner einfügen möchten. 2.3 Unterordner erstellen Selbstverständlich können Sie in dem Ordner weitere Unterordner anlegen. Dazu öffnen Sie den Ordner, indem Sie ihn anklicken. Wie oben beschrieben erstellen Sie in diesem Ordner einen neuen Ordner. Sie klicken in der oberen Menüleiste auf Einfügen 3 Ablage von Dokumenten 3.1 Dokument hochladen Im Ordner 01-Erlangen wurden zwei Unterordner Unterkunft und Verpflegung angelegt. Um ein Dokument in einen Ordner zu laden, öffnen Sie zunächst den Ordner, in dem das Dokument gespeichert werden soll (durch Anklicken). Die Informationsleiste oben zeigt Ihnen stets an, wo Sie sich gerade befinden. Durch Anklicken können Sie aus dem Ordner heraus eine Ebene höher gelangen. Danach wählen Sie oben in der Menüleiste Hochladen 2.4 Ordner kopieren oder verschieben Sie können Ordner an eine andere Stelle Ihrer Library kopieren oder verschieben. Dazu setzen Sie vor dem Ordner einen Haken. Hinter Zielordner kontrollieren Sie, dass das Dokument in dem von Ihnen gewünschten Ordner gespeichert wird. DokID: RZ_0302_HR_TeamColl-Library_public, Vers. 3, 12.09.2016, RZ/THN Seite 4/9
Um eine Datei von Ihrer Festplatte auszuwählen, klicken Sie hinter Datei(en) auf Durchsuchen Möchten Sie mehrere Dokumente hochladen, klicken Sie unter dem Feld Dateien auf das grüne Kreuz. Dazu markieren Sie den Ordner in der Liste 3.1.1. Tag-Name Wie schon bei der Erstellung Ihrer Ordner, können Sie auch für Ihre Dokumente Tags verwenden. und klicken dann in der oberen Menüleiste auf Eigenschaften Sie erhalten mehrere Registerkarten, in denen Sie die Eigenschaften des Ordners verändern können. Wie Sie die Tags nutzen, lesen Sie weiter unten in dieser Anleitung. 3.1.2. Dokument in die Library hochladen Haben Sie alle nötigen Angaben gemacht, klicken Sie rechts oben auf Hochladen 4.1 Registerkarte Ordner In Library anzeigen Unter der Registerkarte Ordner ändern Sie den Namen oder die Beschreibung des Ordners. Außerdem können Sie Ihrem Ordner nachträglich weitere Tags zuweisen. 4 Ordner-Eigenschaften 4.2 Registerkarte Kommentare Sie können im Nachhinein die Eigenschaften des Ordners ändern. Hier können Sie und andere Teilnehmer des Arbeitsbereiches Kommentare oder Fragen zum Ordner hinterlegen. Dazu wählen Sie oben aus, ob Sie einen Kommentar schreiben oder eine Frage stellen möchten. DokID: RZ_0302_HR_TeamColl-Library_public, Vers. 3, 12.09.2016, RZ/THN Seite 5/9
Danach klicken Sie oben auf Zuweisen Ab jetzt werden bei Änderungen an den Dokumenten die unterschiedlichen Versionen gespeichert. Dadurch können Sie auch ältere Versionen, die eigentlich bereits überschrieben wurden, öffnen. Liegen von einem Dokument mehrere Versionen vor, erkennen Sie das an einem kleinen Symbol hinter dem Dokument. Danach klicken Sie in der oberen Menüleiste rechts auf Abschicken Andere Teilnehmer des Arbeitsbereiches können jetzt Ihren Kommentar lesen bzw. Ihre Frage (hoffentlich) beantworten. Teilnehmer mit der Berechtigungsrolle Viewer können keine Fragen oder Kommentare schreiben. Dazu benötigen Sie mindestens die Rolle Reviewer. 4.3 Registerkarte Versionierung Sie können für einzelne Ordner (oder die gesamte Library) die Versionierung aktivieren. Um die Versionierung für den Ordner zu aktivieren, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Versionierung Im folgenden Fenster aktivieren Sie die manuelle oder automatische Versionierung für den Ordner. 4.3.1. Automatische Versionierung Angenommen, in Ihrer Library liegt ein Dokument, das Sie ändern möchten. Dazu öffnen Sie das Dokument und nehmen die gewünschte Änderung vor. Danach speichern sie die neue Fassung des Dokuments auf Ihrem PC. In Ihrer Library klicken Sie nun auf Hochladen Haben Sie für den Ordner automatische Versionierung angegeben, dann ersetzt das neu hochgeladene Dokument automatisch die bisherige Version. Das heißt, die bisherige Version Ihres Dokuments finden Sie nur noch über die Versionshistorie. 4.3.2. Manuelle Versionierung Bei der manuellen Versionierung müssen Sie das Dokument, das Sie überarbeiten möchten, zunächst auschecken. Wenn Sie dann die aktualisierte Version hochladen, wird die bisherige Fassung in die Historie übernommen. Das aktualisierte Dokument erscheint ausgecheckt in der Library. Jetzt können Sie das neue Dokument einchecken und dabei mit einem Kommentar versehen. 5 Gemeinsame Arbeit am Dokument Stellen Sie sich vor, Wilhelm Busch und Marlene Dietrich öffnen gleichzeitig dasselbe Dokument in der Library. Beide arbeiten, ohne es zu bemerken, unabhängig voneinander an dem Dokument. Wilhelm ist zuerst fertig und speichert ab. Etwas später beendet auch Marlene ihre Arbeit und speichert. Damit überschreibt sie ohne es zu wissen die Änderungen von Wilhelm. DokID: RZ_0302_HR_TeamColl-Library_public, Vers. 3, 12.09.2016, RZ/THN Seite 6/9
Um das zu verhindern, gibt es in jedem Content Management die Möglichkeit, Dokumente zu sperren oder ein-/auszuchecken. Um das Dokument wieder freizugeben, markieren Sie das Dokument mit einem Häkchen und wählen dann Sperre aufheben 5.1 Dokument sperren Durch Sperren eines Dokuments verhindern Sie, dass das Dokument verändert wird. Um ein Dokument zu sperren, wählen Sie zunächst das Dokument in Ihrer Library, indem Sie einen Haken davor setzen. 5.2 Ein-/Auschecken Um zu verhindern, dass andere Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe das Dokument ändern, während Sie selbst daran arbeiten, checken Sie das Dokument während der Bearbeitung aus. Sie können nur Dokumente auschecken, die in einem Ordner liegen, bei dem die Versionierung aktiviert ist. Danach klicken Sie in der Menüleiste auf Sperren Das Dokument wird jetzt für Sie und für alle anderen Teilnehmer des Arbeitsbereiches mit einem kleinen Schloss als gesperrt markiert. Im Unterschied zum Sperren haben Sie beim Ein-/Auschecken die Möglichkeit, Kommentare einzugeben. Beim Auschecken können Sie Ihren Teamkollegen mitteilen, welche Änderung Sie vornehmen möchten. Der Eincheck-Kommentar wird in der Versionshistorie angezeigt. Dadurch haben Sie später einen guten Überblick über die Entwicklung des Dokuments. 5.2.1. Auschecken Solange Sie das Dokument gesperrt haben, können Sie und Ihre Kollegen nur eine schreibgeschützte Kopie des Dokuments öffnen. Dazu wählen Sie das Dokument in Ihrer Library, indem Sie einen Haken davorsetzen. Dann klicken Sie auf Ein-/Auschecken Auschecken Sie werden aufgefordert, einen Kommentar einzutragen, um anderen Teilnehmern zu erklären, warum das Dokument ausgecheckt wurde. Auschecken Öffnen Sie die Kopie eines gesperrten Word-Dokuments, erscheint in Word über dem Dokument zusätzlich der Hinweis: Solange Sie das Dokument nicht unter einem anderen Namen abspeichern, können Sie keine Änderungen eingeben. Jetzt wird das Dokument in der Liste als Ausgecheckt gekennzeichnet. Fahren Sie mit der Maus auf das Symbol, wird der Auscheck-Kommentar angezeigt. DokID: RZ_0302_HR_TeamColl-Library_public, Vers. 3, 12.09.2016, RZ/THN Seite 7/9
5.2.2. Einchecken Um das Dokument nach der Bearbeitung wieder Einzuchecken, setzen Sie den Haken vor dem Dokument und wählen Einchecken Sie werden aufgefordert, einen Kommentar einzugeben. Dieser Text erscheint später in der Versionshistorie. Um eine ältere Version des Dokuments zu öffnen, setzen Sie vor das Dokument ein Häkchen und wählen dann in der oberen Menüleiste Öffnen 6 Ordner-Details Sie können an der Seite eine Leiste einblenden, in der Ihnen ständig aktuell Informationen zu dem gewählten Ordner bzw. der gewählten Datei angezeigt werden. Dazu klicken Sie ganz rechts in der Menüleiste auf Details Einchecken 5.3 Versionshistorie Sie können ältere Versionen des Dokuments einsehen. Dazu setzen Sie vor das Dokument ein Häkchen. Jetzt klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Eigenschaften und wählen die Registerkarte Historie Sie erhalten eine Liste der letzten Versionen. Sie können erkennen, wer das Dokument wann geändert hat. Unter Beschreibung finden Sie die Beschreibungen, die den Dokumenten beim Einchecken mitgegeben wurden. 7 Überblick durch Tags So genannte Tags (Schlagworte) helfen Ihnen, den Überblick in den verschiedenen Ordnern zu behalten. Sie finden bereits auf der Startseite Ihres Arbeitsbereiches ein Fenster, in dem alle Tags angezeigt werde eine so genannte Tagcloud. Dabei werden häufiger benutzte Tags größer dargestellt als Tags, die nur selten zum Einsatz kommen. DokID: RZ_0302_HR_TeamColl-Library_public, Vers. 3, 12.09.2016, RZ/THN Seite 8/9
Sie können das gewünschte Element direkt durch Mausklick aus dieser Liste heraus öffnen. 8 Abmelden Um Ihre Arbeit zu beenden, klicken Sie rechts oben auf Abmelden Um eine Übersicht über alle Tags zu bekommen, können Sie auch links in der Menüleiste auf Tags klicken. Hier haben Sie die Wahl, ob sie alle Tags anzeigen lassen möchten oder nur die aktuellen (die beispielsweise gestern verwendet wurden). 9 Noch Fragen??? Ausführliche Anleitungen zu den Möglichkeiten, die Ihnen in der Team Collaboration zur Verfügung stehen, finden Sie in den Dokumentationen des Rechenzentrums. Außerdem erhalten Sie eine Onlinehilfe von Oracle (in englischer Sprache), wenn Sie im OHMportal rechts oben auf das kleine Fragezeichen klicken. Um alle Einträge im Arbeitsbereich zu erhalten, denen ein bestimmter Tag zugeordnet wurde, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Tag. Durch Drücken der Tasten Strg + F können Sie das Dokument nach einem beliebigen Begriff durchsuchen. Beispiel: Sie klicken auf Referat In der Liste finden Sie alle Elemente des Arbeitsbereiches, die mit dem Tag Referat markiert wurden. DokID: RZ_0302_HR_TeamColl-Library_public, Vers. 3, 12.09.2016, RZ/THN Seite 9/9