Prozesseinheit 1 Die Beschaffung Marc-Andri Etterlin Kubo Tech AG
Inhaltsverzeichnis Titelseite... 1 Inhaltsverzeichnis... 2 Zeitplan... 3 Flussdiagramm... 4-5 Einleitung... 6 Beschreibung... 6-8 Schlusswort... 8 Auswertung der Lernjournale... 9 Musterdokumente Bestellung...(entfernt)... 10 Auftragsbestätigung...(entfernt)... 11 Wareneingangsschein...(entfernt)... 12 Beanstandung...(entfernt)... 13 Prozesseinheit 1 2
Zeitplan Thema / Inhalt / Arbeit Prozesseinheit 1 erhalten und mit Herr T.Koch besprochen. Provisorischer Zeitplan für meinen Lehrlingsbetreuer erstellt. Systemhandbuch über die Beschaffung gelesen. Einführung geschrieben. Erledigt am 07.12.2006 17.01.2007 25.01.2007 16.02.2007 1. Teil des Flussdiagramms und dessen Beschreibung. Lernjournal ausgefüllt. 2. Teil des Flussdiagramms und dessen Beschreibung. Lernjournal ausgefüllt. Letzter Teil des Flussdiagramms und dessen Beschreibung. Lernjournal ausgefüllt. Mit meinem Lehrlingsbetreuer nochmals angeschaut, Tipps entgegengenommen und danach überarbeitet Auswertungsbogen anhand der bestehenden Lernjournale ausgefüllt. Musterdokumente gesammelt und vervollständigt. Inhaltsverzeichnis erstellt. Layout ausgewählt und angepasst. Prozesseinheit einer Drittperson zum Durchlesen gegeben. Prozesseinheit an die fünf dafür verantwortlichen Personen überreicht. Spätester Termin für die Versendung der Prozesseinheit 02.02.2007 08.02.2007 15.02.2007 23.02.2007 25.02.2007 26.02.2007 27.02.2007 28.02.2007 02.04.2007 Prozesseinheit 1 3
Start Eingang Kundenauftrag Bestellung vorbereiten Bestellung erfassen Eingang der AB Lieferant Sendet neue NeinAB Abweichungen Nein Ja Mit Lieferant abklären Prozesseinheit 1 4
Eingang Artikel Auf Ersatz warten Artikel angenommen Ja Artikel eintragen Nein Beanstandung Rechnungseingang Rechnung i.o Ja Nein Lieferant wird informiert Ablage Ende Prozesseinheit 1 5
Einführung Ich startete meine KV-Lehre im August und es gefällt mir bis jetzt sehr. In meinem ersten Lehrjahr bin ich in der Abteilung Einkauf. In meiner ersten Prozesseinheit beschreibe ich den Ablauf der Beschaffung von Dichtungen, bis hin zum Ablegen der Dokumente. Ich habe schon selbst Bestellungen ausgeführt, was eine der Hauptaufgaben des Einkaufs ist. Dies hat mir sehr geholfen den ganzen Prozessablauf besser zu verstehen. Wichtigkeit des Prozesses: Ohne Beschaffung keine Ware,Ohne Ware kein Verkauf, Ohne Verkauf keine Einnahmen Prozessbeschreibung Eingang Kundenauftrag Die Aufgabe unseres Einkaufs ist es nun die gewünschten Waren zu beschaffen. Als erstes muss abgeklärt werden, ob wir den Artikel an Lager führen. Insofern der Mindestbestand nicht unterschritten wird, muss der Artikel nicht bestellt werden. Um eine Bestellung zu machen, sind Informationen vom Kunden notwendig, z.b. Wunschtermin, Artikel und Menge. Anhand dieser Daten kann ich eine Bestellung tätigen. Bestellung vorbereiten Bevor wir eine Bestellung machen, bereiten wir sie zuerst vor. Bei der Vorbereitung wird der Termin, die genaue Stückzahl und der Preis festgelegt. Nachzuschauen sind die Informationen in unserem System. Bringt das System keine Klarheit, kann es sein, dass ein Angebot oder eine Preisliste vorhanden ist. Auch kommt es vor, dass keine Angaben über den Preis vorhanden sind. In diesem Fall muss nachgefragt werden oder man lässt es offen. Bei den meisten Artikeln ist ein Hauptlieferant hinterlegt. Bei einem Hauptlieferant können wir davon ausgehen, dass gute Konditionen vorhanden sind. Deshalb wird empfohlen, bei ihm zu bestellen. Ist kein Hauptlieferant hinterlegt, handelt es sich oftmals um spezielle oder neue Artikel. In diesem Falle müssen Offerten eingeholt werden. Anhand mehrerer Kriterien wird dann der Lieferant ausgewählt. Prozesseinheit 1 6
Beschreibung Bestellung erfassen Sind alle benötigten Informationen für die Bestellung gesammelt, können wir bestellen. Wir gehen in unser System und lösen eine neue Bestellnummer, die immer mit BE- anfängt. Für jede Bestellung wird eine solche Nummer gelöst. Die Nummern werden der Reihe nach gelöst. Nachdem wir die BE- Nummer gezogen haben, geben wir die Stückzahl, das Datum und den Preis ein. Beim Verlassen der Bestellung im System wird Sie automatisch ausgedruckt. Als nächster Schritt wird die Bestellung dem Lieferanten gefaxt und in einem Ordner nach Lieferantenname alphabetisch abgelegt. Eingang der AB Bei jeder Bestellung erwarten wir von unserem Lieferanten innerhalb von 5 Arbeitstagen eine AB (Auftragsbestätigung). Ist die Frist abgelaufen, bekommt der Lieferant von uns eine AB-Mahnung. In der AB-Mahnung wird der Lieferant an seine Pflichten erinnert, die mit unserer Bestellung erfolgt sind. Seine Antwort auf die Mahnung erwarten wir innerhalb der nächsten 24 Stunden. Sobald wir eine AB erhalten haben, wird sie anhand unserer Bestellung oder Angebote kontrolliert. Die AB wird nun zur Bestellung abgelegt. Abweichungen Ja: Sind nach der Kontrolle mit unserer Bestellung noch Abweichungen vorhanden, muss mit dem Lieferanten abgeklärt werden. Nein: Wenn nicht, kann der Prozess seinen normalen Lauf nehmen, und wir müssen auf den Wareneingang warten. Mit Lieferant abklären Bei diesem Schritt nehmen wir Kontakt mit unserem Lieferanten auf. Wir sprechen Ihn auf die fehlerhafte Stelle an und erarbeiten gemeinsam eine optimale Lösung Lieferant sendet neue AB Um Missverständnisse auszuschliessen, verlangen wir zu unserem Schutz eine neue AB. Eingang Artikel Einige Lieferanten schicken Avis oder Rechnungen vor dem Wareneingang. In diesem Fall werden sie im System hinterlegt. Die Lieferanten sind verpflichtet ein Lieferdatum anzugeben und es einzuhalten. Sind nun Avis b.z.w. Rechnungen hinterlegt, können wir davon ausgehen, dass die Ware verschickt worden ist. Trifft die Lieferung zum festgesetzten Termin nicht ein, mahnen wir unsere Lieferanten einen Tag nach Verfall des Lieferdatums. Nur so können wir sicher sein, unsere Kundentermine einhalten zu können. Bei Eingang des bestellten Artikels wird anhand des beiliegenden Lieferscheins ein Wareneingangsschein (WS) gedruckt. Zudem wird die Ware nach verschiedenen Kriterien, die auf dem WS aufgeführt sind, geprüft. Die auf dem WS aufgeführten Positionen müssen je nach Fall vom Lager visiert werden. (siehe Beispiel des beigelegten WS, den ich mit einer Legende ergänzt habe.) Danach wird der WS zusammen mit dem beiliegenden Lieferschein in den Einkauf zum Eintragen gegeben. In diesem Fall ist der Artikel angenommen. Prozesseinheit 1 7
Beschreibung Artikel angenommen Das Lager und die Technik entscheidet ob ein Artikel angenommen wird oder nicht. Beanstandung Wurde der Artikel nicht angenommen wird dem Lieferant eine Beanstandung geschrieben. In der Beanstandung wird das Problem dem Lieferant geschildert. Auf Ersatz warten Nachdem die Beanstandung dem Lieferanten gefaxt wurde wird auf seine Ersatzlieferung gewartet. Artikel eintragen Nachdem der Artikel eingetragen wurde, wird er mit dem Kurzzeichen des Einkaufs visiert. Zusammen werden die im Ordner abgelegte AB und sonstige Korrespondenzen hinter den WS geheftet und dem Sekretariat übergeben. Weist ein Artikel Fehler auf oder mussten Nacharbeiten vorgenommen werden, wird dem Lieferant in der Lieferantenbeurteilung ein Fehler gegeben. Dasselbe geschieht bei Lieferverzug, mangelhafter Verpackung und Mengenabweichungen, die grösser als 10% sind. Rechnungseingang Wir erwarten von unserem Lieferanten eine Rechnung, für das bezogene Produkt. Rechnung in Ordnung WS wird ins Sekretariat gegeben und mit der eingetroffenen Rechnung verglichen. Lieferant wird informiert Werden Abweichungen auf der Rechnung festgestellt, wird vom Lieferant eine neue Rechnung verlangt. Ist keine Beanstandung nötig, wird der WS mit der Rechnung in die Buchhaltung weitergegeben und bezahlt. Schlussendlich gelangt die Bestellung, AB und sonstige Korrespondenzen zurück zum Einkauf. Ablage Der Einkauf sortiert die Dokumente aus. Es werden nur Dokumente eingescannt, die nicht von uns stammen. (z.b. AB s und Lieferantenzeichnungen) Als letzter Schritt werden die Belege von unserem Verkauf eingescannt. Schlusswort Ich bemühte mich, den Ablauf der Beschaffung in unserem Betrieb in einem einfachen aber genauen Aufbau zu beschreiben. Dabei wollte ich die vorgegebenen 9 Seiten nicht überschreiten, und der Ablauf sollte auch für nicht Interne Personen leicht verständlich sein. Prozesseinheit 1 8
Auswertungsbogen zur Prozesseinheit: 1 (Zusammenfassung der Lernjournale) Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil mir solche Arbeiten gefallen und es Spass macht, mich mit arbeitsbezogenen Themen auseinanderzusetzen. Durch diese Prozesseinheit habe ich mir Gedanken über den Ablauf unserer Firma gemacht. Anderseits beansprucht es auch eine grosse Menge meiner Zeit. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich in dieser Abteilung tätig bin und den Prozess Bestellungen schon selbst ausgeführt habe. Jedoch bin ich während meiner Arbeit immer wieder auf Unsicherheiten gestossen. Darauf habe ich Fragen mit einer Drittperson besprochen. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich un- zufrieden sehr zufrieden weil ich sehr viel über die Zusammenhänge der einzelnen Tätigkeiten erfahren habe. Ich glaube, dass meine Prozesseinheit gut zu verstehen ist und auch eine nicht Interne Person sehr viel mitnehmen könnte. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles Konkret heisst das, ich plane mir mehr Zeit ein. Ich werde meine nächste Prozesseinheit früher eine Drittperson zeigen, so dass ich noch genügend Zeit zum Kontrollieren b.z.w. Überarbeiten habe. Prozesseinheit 1 9