Arbeitszeiterfassung mit dem Web-Terminal Herzlichen Glückwunsch! Sie haben sich entschieden die Web Applikation Web-Terminal zur Arbeitszeiterfassung mit Personal-Login zu nutzen. Dieser Leitfaden führt Sie in die grundlegende Einrichtung und Bedienung von Web- Terminal ein, und erläutert außerdem wichtige Einstellungen und praktische Funktionen der Applikation. Erstinstallation von Web-Terminal Öffnen Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet-PC den Webbrowser. Auf Geräten der Marke Apple handelt es sich vorwiegend um den Browser Safari. Auf den entsprechenden Android-Geräten können verschiedene Webbrowser zur Anwendung kommen, u.a. Firefox oder Chrome. Die weiteren Beschreibungen beziehen sich deshalb auf eine Einrichtung über den Webbrowser Safari und können in anderen Webbrowsern geringfügig abweichen. Geben Sie zuerst in die Adresszeile Ihres Browsers (siehe Abb. 1.1) folgende URL-Adresse ein: www.personal-login.de/webapp Klicken Sie anschließend auf den Button Öffnen (Abb. 1.2), um die Seite zu laden. Jetzt wird Web-Terminal direkt im Browser gestartet (siehe Abb. 2). Abb. 1 Abb. 2 Verknüpfung erstellen So verknüpfen Sie Web-Terminal mit dem Startbildschirm Ihres Smartphones: Klicken Sie in der Browserleiste auf das mittlere Symbol mit dem Pfeil (Abb. 2.1). Anschließend wählen Sie in dem sich öffnenden Menü (Abb. 3) den Eintrag Zum Home-Bildschirm (Abb. 3.1). Nun öffnet sich die in Abb. 4 angezeigte Seite. Klicken Sie zuletzt auf den Button Hinzufügen oben rechts auf dem Bildschirm (Abb. 4.1). Falls Sie ein Smartphone mit Android-Betriebssystem benutzen, sollten Sie zunächst ein Lesezeichen für die aufgerufene Website erstellen. Dieses können Sie im Anschluss mit Ihrem Desktop verknüpfen. Abb.3 Abb. 4 Stand: 02.01.2017 Seite 1 von 6 Version 1.1
Aktivierung von Web-Terminal Das neue Icon wird jetzt auf Ihrem Home-Bildschirm angezeigt (Abb.5). Sie können Web-Terminal nun wie jede andere App auf Ihrem Smartphone nutzen. Klicken Sie zunächst auf das Icon um Web-Terminal zu starten. Achten Sie bitte darauf, dass die Einstellungen Ihres Browsers JavaScript und Cookies erlauben, weil diese für den ordnungsgemäßen Betrieb Ihres Web-Terminals erforderlich sind. Da der Modus privates Surfen den Einsatz von Cookies blockiert, sollte die Option auch in den Browser-Einstellungen deaktiviert sein, während Sie das Web-Terminal verwenden. Abb. 5 Abb. 6 Systemanmeldung und GPS-Aktivierung Öffnen Sie das Web-Terminal indem Sie das Icon auf Ihrem Home-Bildschirm anklicken. Nun startet das Programm. Nach dem Ladevorgang öffnet sich der Anmeldebildschirm (Abb. 6). Melden Sie sich hier mit Ihren Zugangsdaten an. Wenn Sie angemeldet bleiben wollen, anstatt jedes Mal bei Programmstart die Zugangsdaten erneut einzugeben, drücken Sie zuerst auf den Button Angemeldet bleiben (Abb. 6.1) und anschließend auf Anmelden (Abb.6.2). Das Hauptmenü (Abb. 7) öffnet sich. Beim ersten Login fragt der Browser zunächst, ob die Website eine GPS- Ortung vornehmen darf (Abb. 8). Bestätigen Sie auf jeden Fall mit OK (Abb. 8.1), wenn Sie die GPS-Koordinaten zusätzlich zur Arbeitszeiterfassung benötigen. Falls Sie sich fünfmal hintereinander falsch anmelden sollten, sperrt das System aus Sicherheitsgründen den Login für eine Stunde. Abb. 7 Abb. 8 Stand: 02.01.2017 Seite 2 von 6 Version 1.1
Arbeitszeiten stempeln Wenn Sie sich erfolgreich angemeldet haben, sehen Sie auf dem Bildschirm das Hauptmenü (Abb. 9). Unter der Anzeige Personal-Login finden Sie die Angabe wie exakt die aktuelle Position erfasst ist (Abb. 9.1). Achtung: Der Standort wird nach jeder Buchung und jedem Menüaufruf neu erfasst! Wenn die Genauigkeit den Systemvorgaben entspricht, erhalten Sie den Hinweis Position auf [ ] Meter genau erfasst (Abb. 9.1). Falls Sie den Richtwert überschreiten, oder eine Erfassung nicht möglich ist, werden Sie vom System gewarnt. Eine Übermittlung ihrer GPS-Koordinaten kann nur stattfinden, wenn die Einstellungen Ihres iphones bzw. Android-Smartphones erlauben, dass Ihr aktueller Standort von Ortungsdiensten ermittelt werden darf. Kontrollieren Sie also vor Aktivierung der Web-Terminal im Einstellungsmenü Ihres iphones bzw. Smartphones, dass die Verwendung von Ortungsdiensten zugelassen wird, da sonst die Standortübermittlung bei einer Stempelung deaktiviert ist. Arbeitszeitstempel werden trotzdem erfasst, allerdings ohne Standortangabe. Abb. 9 Um die Arbeitszeiterfassung zu starten, klicken Sie jetzt einfach auf den grünen Button Einstempeln (Abb. 10.1). Wenn Sie sich zur Pause ausstempeln, oder den Arbeitstag endgültig beenden möchten, können Sie jederzeit den roten Button Ausstempeln betätigen (Abb. 10.2). Warten Sie jedoch immer, bis die Position erfasst werden konnte, damit ihr Standort in der Buchung gespeichert wird. Sie können jeweils nur auf den Button klicken, den Sie nicht zuletzt verwendet haben. Das heißt, wenn Sie eine Kommt-Buchung erfasst haben, können Sie bei der nächsten Buchung ausschließlich eine Geht-Buchung erfassen. Der Button Einstempeln (Abb. 11.1) wird dann blass dargestellt und kann nicht betätigt werden. Dadurch wird eine plausible Buchungsabfolge gesichert. Ihr Status im webbasierten Personal-Planer-System wird umgehend aktualisiert, sobald die Buchung im System gespeichert ist. Abb. 10 Abb. 11 Stand: 02.01.2017 Seite 3 von 6 Version 1.1
Erfassen von Dienstgängen Um einen Dienstgang zu starten, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Hauptmenü die Option Dienstgang an. Die Bearbeitungsmaske für Dienstgänge wird geöffnet (Abb. 12). Hier können Sie eine Dienstgangart im Feld Art des Dienstgangs auswählen (Abb. 12.1). Klicken Sie dazu das Feld an und wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus dem Menü aus. Warten Sie, bis Ihre Position erfasst wurde. Klicken Sie danach auf Dienstgang starten (Abb. 12.2). Sie werden im Anschluss sofort in das Hauptmenü umgeleitet. Unter dem Menüpunkt Dienstgang sehen Sie jetzt die Meldung Ja (Abb. 13.1). Soll ein aktiver Dienstgang beendet werden, wählen Sie die Option Dienstgang erneut aus. Jetzt wird Ihnen der momentan aktive Dienstgang angezeigt (Abb. 14.1). Klicken Sie auf Dienstgang stoppen (Abb. 14.2) und der Dienstgang wird beendet. Abb. 12 Abb. 13 Erfassen von Projektzeiten Sofern Sie aktuell eingestempelt sind, wird Ihnen, abhängig von Ihrer Berechtigung zur Projektbuchung, im Hauptmenü ein Button mit dem Namen Projekte angezeigt (Abb. 15.1). Klicken Sie diesen Button an, um zur Buchungsseite für Projekte zu gelangen. Sind Sie aktuell an keinem Projekt angemeldet, so haben Sie hier die Möglichkeit sich für ein Projekt zu stempeln. Klicken Sie hierfür auf das leere Feld, das sich unter Projekte wählen befindet (Abb. 16.1). Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Projekt auswählen können. Außerdem befinden sich darunter zwei Freitextfelder, in die Sie ihre Tätigkeit und weitere Informationen eintragen können (Abb. 16.2). Diese Felder sind nicht zwingend auszufüllen um ein Projekt zu starten. Sobald Sie ein Projekt ausgewählt haben, und gegebenenfalls die Textfelder beschrieben haben, klicken Sie auf den Button Projekt starten (Abb. 16.3). Ein bereits gestartetes Projekt beenden Sie, indem Sie wieder im Hauptmenü auf den Button Projekte klicken. Betätigen Sie nun den Button Projekt stoppen (Abb. 17.1). Das Projekt wird beendet. Abb. 14 Abb. 15 Abb. 16 Abb. 17 Stand: 02.01.2017 Seite 4 von 6 Version 1.1
Monatsauswertung ansehen Je nach Berechtigungen können Mitarbeiter Ihre eigene Monatsauswertung ansehen. Klicken Sie hierfür im Hauptmenü auf den Button Monatsauswertung. Der Aufbau der Monatsauswertung ist besonders intuitiv: An jedem angezeigten Datum werden die jeweiligen Soll- und Ist-Zeiten des entsprechenden Tages aufgeführt (Abb. 18.1). Rechts daneben sehen Sie die Tagesdifferenz (Abb. 18.2), resultierend aus Soll- und Ist-Zeit, sowie eventuellen Anpassungen. Die berücksichtigten Anpassungen werden in der WebApp aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht aufgeführt. Auch die einzelnen Buchungen eines Tages kann man in der WebApp nachvollziehen. Hierfür klicken Sie auf den Tag, von dem Sie die Buchungen ansehen möchten. Jetzt werden alle Buchungen aufgeführt, die an diesem Tag angefallen sind (Abb. 19). Abb. 18 Anwesenheitsliste ansehen Abhängig von ihren Berechtigungen können Mitarbeiter die Anwesenheitsliste Ihres Unternehmens einsehen. Klicken Sie nun im Hauptmenü auf den Button Anwesenheitsliste, um die Echtzeit-Anwesenheitsliste aufzurufen (Abb. 20). Die Anwesenheitsliste benutzt die gleiche Farbsymbolik wie die Anwesenheitsliste in Ihrer webbasierten Version: Abb. 19 Rot steht für Abwesenheit. Grün steht für Anwesenheit. Gelb sind hinterlegte Dienstgänge und Blau sind Projekte Durch Anklicken eines Namens in der Anwesenheitsliste können autorisierte Mitarbeiter die Monatsauswertung des gewählten Benutzers aufrufen. Abb. 20 Stand: 02.01.2017 Seite 5 von 6 Version 1.1
Urlaubsplanung Mitarbeiter können den Status ihrer Urlaubstage in der WebApp kontrollieren. Klicken Sie dafür im Hauptmenü auf den Button Urlaubsplanung. In der Urlaubsplanung sehen Sie nun eine Liste aller Urlaubstage (Abb. 21), mit entsprechendem Status (Abb. 21.1), die in der Zukunft liegen. Urlaubstage die bereits in der Vergangenheit liegen werden hier nicht angezeigt. Einsatzplanung In der WebApp können Mitarbeiter auch jederzeit die aktuellen Einsatzpläne nachvollziehen. Klicken Sie hierfür im Hauptmenü auf den Button Einsatzbereich. Eine Liste aller Einsatzbuchungen für sieben Tage wird angezeigt, ab dem aktuellen Datum (Abb. 22). Über den Buchungen finden Sie jeweils eine Leiste, in der das Datum der Buchungen aufgeführt wird (Abb. 22.1). Darunter sehen Sie den verplanten Zeitraum und die gebuchte Position (Abb. 22.2). Auch Samstage und Sonntage werden hier berücksichtigt. Liegt an einem Datum keine Buchung vor, wird der Hinweis Keine Planung vorhanden (Abb. 22.3) angezeigt. Abb. 21 Abmelden Wenn Sie sich abmelden möchten, klicken Sie im Hauptmenü auf den Button Abmelden (Abb. 23.1). Sobald Sie dort drauf geklickt haben, werden Sie von der WebApp abgemeldet. Der Anmeldebildschirm öffnet sich. Abb. 22 Abb. 23 Stand: 02.01.2017 Seite 6 von 6 Version 1.1