Mobile App installieren

Transkript

1 Mobile App von geocapture Mit der App von geocapture stellen Sie jedem Mitarbeiter seine eigene App zur Verfügung. Jeder erhält nur die Funktionen, die er benötigt. Die Verwaltung der mobilen Geräte und Anwendungen erfolgt zentral im Portal von geocapture. Über App-Profile werden jedem Endgerät die notwendigen Funktionen zur Verfügung gestellt. Damit unnötige Anmeldevorgänge und Kennwortabfragen in den Apps erspart bleiben, können den Endgeräten feste Personen zugeordnet werden. 1. Vorbereitungen im Portal App Benutzer erstellen Jeder App muss ein Benutzer zugordnet werden. Damit Sie nicht jeden Mitarbeiter als Portal- Benutzer anlegen müssen, erstellen Sie einfach einen allgemeinen Benutzer, den Sie z.b. App User nennen. Dieser Benutzer muss Administratorrechte bekommen. Eine Anmeldung im Portal ist damit nicht möglich, da die Zugangsdaten nicht erstellt werden. Der Benutzer dient nur der Nutzung der Funktionen in der App. Der Benutzer wird im 3. Schritt Zuordnung der Geräte benötigt. 1

2 Vorgesetzte festlegen Im Portal können Sie die Ansicht der App steuern. Sie können jeweils Vorgesetzte, Stellvertreter und eine Hierarchie der Personalstruktur festlegen. Gehen Sie dazu im Portal auf Personal und ändern einen Mitarbeiter, der als Vorgesetzter festgelegt werden soll. Klicken Sie auf den Reiter Zeiterfassung. Wählen Sie unter den verfügbaren Mitarbeitern diejenigen aus, die dem Mitarbeiter zugeordnet werden sollen. Dadurch kann der Mitarbeiter in der App in der Funktion Personal die Zeiten der zugeordneten Mitarbeiter einsehen. Wenn Sie die Funktion Anträge nutzen möchten, erhält der Vorgesetzte Benachrichtigungen über gestellte Anträge der zugeordneten Mitarbeiter und kann diese in der App anzeigen, genehmigen oder ablehnen. Ein Stellvertreter erhält die gleiche Ansicht wie der Vorgesetzte, wenn bei diesem eine Fehlzeit eingetragen ist, z.b. für eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung. Falls Sie in Ihrem Unternehmen nur einen Vorgesetzten, z.b. den Geschäftsführer haben, kann beim Geschäftsführer im Personalstamm Standard Vorgesetzter ausgewählt werden. Die Mitarbeiter, denen keine weiteren Mitarbeiter zugeordnet sind, sehen in der App nur ihre eigenen Zeiten. Dafür sind keine weiteren Einstellungen notwendig. 2

3 2. Mobile App erstellen Nicht jeder Anwender in einem Unternehmen darf Zugriff auf alle Anwendungen erhalten. Der Geschäftsführer hat i.d.r. mehr Rechte/Anwendungen als der Abteilungsleiter, Bauleiter, Kolonnenführer oder der Kollege auf der Baustelle. Damit jeder Anwender nur die Anwendungen im Zugriff hat, die er benötigt, müssen Sie für jede Anwendergruppe eine Mobile App erstellen. Das Programm für die Verwaltung der mobilen Apps finden Sie unter Einstellungen/Apps. Um eine neue App für eine Anwendergruppe zu erstellen, klicken Sie auf den Hinzufügen-Button. Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Mobile App und wählen Sie Speichern. 3 Nach dem Speichern werden der mobilen App verschiedene Funktionen zugeordnet. Je nach Funktion können zusätzliche Parameter für die spätere Nutzung angegeben werden. Auch können einzelne Funktionen deaktiviert werden.

4 Beispiel mobile App gewerblicher Mitarbeiter Z.B. soll ein Mitarbeiter über die App Stempelungen hinzufügen, sein Stundenkonto/Urlaubskonto sowie seine Stundenübersicht einsehen dürfen und Anträge für Stempelungen nachtragen, Urlaub und Zulagen stellen dürfen. Dafür wählen Sie die Funktionen Stempeln, Stundenzettel, Personal und Anträge aus. Beispiel mobile App Bauleiter Z.B. soll der Bauleiter über die App Stempelungen hinzufügen, seinen Stundenzettel anzeigen und die Anwesenheit der zugeordneten Mitarbeiter einsehen können. Dafür wählen Sie die Funktionen Stempeln, Stundenzettel und Personal aus. Beispiel mobile App Geschäftsleitung Z.B. möchte der Geschäftsführer eine Personalübersicht und Tracking der Fahrzeuge anzeigen. Zudem kann man als Vorgesetzter über die App die Anträge der Mitarbeiter einsehen, genehmigen oder ablehnen. Dafür wählen Sie die Funktionen Personal, Tracking und Anträge aus. 3. Zuordnen der Geräte Im diesem Schritt ordnen Sie der angelegten App die mobilen Endgeräte (Smartphones/Tablets) der Mitarbeiter zu. Jedes Gerät muss dort angelegt werden. Klicken Sie auf den Hinzufügen-Button, um ein neues Gerät zu erstellen. Nun benennen Sie das Gerät und geben Kontaktdaten des Benutzers an. Wichtig ist die -Adresse oder die Mobilfunknummer des Anwenders, damit darüber der App- Zugang als Link geschickt werden kann. 4 Wichtig für die Zeiterfassung über die App ist die Zuordnung des Mitarbeiters. Als Benutzer können Sie in dem Fall den zuvor angelegten App User zuordnen. Über die feste Zuordnung des Mitarbeiters entfällt später die PIN-Abfrage z.b. bei der Zeiterfassung. So wird die App noch komfortabler.

5 Nach dem Speichern können Sie dem Mitarbeiter die URL für den App-Zugang direkt mitteilen per , WhatsApp oder SMS. Dieser erhält dann eine Nachricht mit einer URL, die er direkt aufrufen kann und seinem Home- oder Startbildschirm hinzufügen kann. Hinweis: Wurde die App-URL einmal auf einem Smartphone geöffnet, lässt sich diese auf keinem anderen Gerät mehr öffnen. So ist sichergestellt, dass kein Missbrauch erfolgen kann. Soll die URL auf einem anderen Gerät geöffnet werden, so ist diese über die Geräteverwaltung freizugeben (Zuordnung zurücksetzen). 5 Allgemeine Nutzung der App für mehrere Mitarbeiter Die App kann alternativ von mehreren Mitarbeitern benutzt werden. Z.B. können Sie ein Tablet als Wandterminal verwenden, an dem alle Mitarbeiter ihre Zeiten stempeln können. Dies ist über die Personalnummer und einen individuellen Pin pro Mitarbeiter möglich. Dafür ordnen Sie das Gerät beim Hinzufügen keinem Mitarbeiter zu und geben nur die Kontaktdaten zur Freischaltung und den App User als Benutzer an. 4. Installation auf dem SmartPhone Der Mitarbeiter erhält einen Link auf seinem Smartphone. Wenn der Mitarbeiter den Link öffnet, hat er direkt die Ansicht in der App, die für ihn freigeschaltet wurde. Je nach App-Profil kann er die Funktionen nutzen, die ihm angezeigt werden.

6 Allgemeine Nutzung der App für mehrere Mitarbeiter Mit der jeweiligen Personalnummer und Pin können mehrere Mitarbeiter die App nutzen. Der Pin wird im geocapture Portal unter Personal > Personal > Mitarbeiter ändern > Zeiterfassung > Pin ändern erstellt. Dabei kann ein eigener Pin eingetragen werden oder zufällig von geocapture generiert werden. 6 Nach dem Speichern wird der Pin dem Mitarbeiter per , SMS oder WhatsApp zugeschickt. Auch bei der allgemeinen Nutzung der App wird ein Link an das Gerät verschickt. Wird der Link geöffnet, werden die freigeschalteten Funktionen angezeigt. Der Mitarbeiter stempelt seine Zeiten mit Eingabe seiner Personalnummer und seines Pins. Mit seiner Personalnummer/Pin kann der Mitarbeiter ebenfalls seinen Stundenzettel einsehen.

7 5. Platzieren der App auf dem Home-/Startbildschirm So fügen Sie die App zum Startbildschirm Ihres Smartphones hinzu. App auf Android-Geräten einrichten 1 Wählen Sie das Menü oben rechts an. Klicken Sie 2 Klicken Sie auf Hinzufügen. Nun erscheint die auf Zum Startbildschirm zufügen. geocapture App neben Ihren anderen Apps. 7

8 3 Aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Gerätes die Standortdienste. App auf dem iphone einrichten 1 Wenn Sie die App geöffnet haben, wählen Sie das 2 mittige Symbol am unteren Bildschirmrand. Loggen Sie sich ein und wählen Sie das mittige Symbol am unteren Bildschirmrand. 8 3 Klicken Sie auf Hinzufügen. Nun erscheint die 4 geocapture App neben Ihren anderen Apps. Tritt diese Fehlermeldung auf, bitten Sie Ihren Administrator Ihren Zugang zurückzusetzen.

9 5 Aktivieren Sie in den Einstellungen Ihres Gerätes die Ortungsdienste. 6 Aktivieren Sie in den Einstellungen die Ortungsdienste für Safari. Safari in der unten stehenden Liste suchen 9 7 Achten Sie darauf, dass in den Einstellungen Alle Cookies blockieren deaktiviert ist.