Individualisiertes Kampagnenmanagement bei der Scheer BPaaS Success Story
Über die Saarbrücker Zeitung Die Saarbrücker Zeitung Verlag und Druckerei GmbH ist eine im Saarland ansässige Mediengruppe, die die Saarbrücker Zeitung mit einer Auflage von rund 138.000 Exemplaren herausgibt und damit 420.000 Leserinnen und Leser erreicht. Das Unternehmen hält eine Mehrheitsbeteiligung an der Saarländischen Wochenblatt Verlagsgesellschaft mbh, die den Wochenspiegel, Die Woch und das Saarland-Journal herausgibt. Tochterunternehmen geben den Pfälzischen Merkur (Zweibrücken), den Trierischen Volksfreund und die Lausitzer Rundschau (Cottbus) heraus. Die Unternehmensgruppe ist auch im Bereich der Postdienstleistungen, Telefon- und Branchenbücher, Internet- Portale und IT-Dienstleistungen tätig und hält Radio- Beteiligungen. Das Tochterunternehmen euroscript S.A. mit Sitz in Luxemburg gehört zu den zehn weltweit führenden Übersetzungs- und Dokumenten-Management-Dienstleistern. Bei den Unternehmen der Mediengruppe sind insgesamt rund 2.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Der Umsatz liegt bei rund 310 Millionen Euro im Jahr. 2 www.scheer-management.com Mehrheitsgesellschafter der Saarbrücker Zeitung Verlag und Druckerei GmbH ist die Rheinische Post Mediengruppe, einer der fünf auflagenstärksten Zeitungsverlage Deutschlands. Flaggschiff ist die Rheinische Post, die mit einer Auflage von rund 335.000 Exemplaren rund 900.000 Leser erreicht. Mit RP Online verfügt die Mediengruppe über eines der reichweitenstärksten Online-Portale deutscher Tageszeitungen. Zudem ist das Unternehmen an lokalen TVund 17 Hörfunksendern sowie an Anzeigenblattverlagen beteiligt. International ist die Mediengruppe breit aufgestellt: Tochterunternehmen in Polen, den Niederlanden und der Slowakei geben führende nationale und regionale Tageszeitungen sowie Wochenzeitungen und Anzeigenblätter heraus; Internetseiten wie sme.sk gehören zu den führenden Nachrichtenportalen ihrer Länder. Der Umsatz der Mediengruppe liegt bei rund 750 Millionen Euro im Jahr. Im In- und Ausland beschäftigt sie rund 5.800 Mitarbeiter. www.saarbruecker-zeitung.de
Zielsetzung/Herausforderung Die beauftragte Scheer Management mit der Umsetzung des individualisierten Geschäftspartnermanagements. Von dem Kampagnenmanagement und der Gewinnspielverwaltung sollte der gesamte Durchlauf von der prozessgestützten Neuanlage und Aktualisierung von Geschäftspartnern über die Unterstützung des Gewinnspielprozesses mit integrierter Dublettenprüfung bis hin zur Integration und Kommunikation mit Drittsystemen durch eine anwenderfreundliche Prozesslösung abgebildet werden. Ziel war es, eine erhöhte Standardisierung, Transparenz und Integration von Prozessen sowie eine Reduzierung von Medienbrüchen und Fehlerquoten zu erreichen und die Abbildung und Umsetzung weiterer Prozesse auch über das individualisierte Geschäftspartnermanagement hinaus möglich macht. Drittsysteme wie SAP, Microsoft Exchange und die verschiedenen Online Systeme der Verlagsgruppe sollten vollständig und dynamisch in den Prozess integriert werden. Durch die Auswertung von Ergebnissen und die Abbildung von Statistiken sollten die Prozesse zudem transparenter werden. Die schnellere Erfassung der Leads und die Veredlung der Stammdaten beschleunigen den Sales Prozess und gewährleisten eine schnellere Durchlaufzeit. Langfristig möchte die Unternehmensgruppe der Saarbrücker Zeitung durch kontinuierliche Prozessverbesserung die Innovationskraft erhöhen, das Service-Angebot für ihre Anzeigenkunden erweitern und die Position gegenüber dem Wettbewerb stärken. 3 www.scheer-management.com
Ziele auf einen Blick Prozessverbesserung durch weniger Medienbrüche Fehlervermeidung durch Standard-Workflows Prozessharmonisierung und Monitoring Schnellere Durchlaufzeiten/effizienteres Arbeiten durch Automatisierung Ressourcenplanung und Prioritätensteuerung Umsetzung individualisierter Marketingkampagnen Ziel des Projektes ist es, die Interessen der Leser und Anzeigenkunden noch besser kennenzulernen und mit maßgeschneiderten neuen Angeboten noch stärker auf sie eingehen zu können. Automatisierte, hochflexible und transparente Prozessführung Verschmelzung von Print und Online Produkten Dr. Joachim Meinhold Vorsitzender der Geschäftsführung der Saarbrücker Zeitung 4 www.scheer-management.com
Die Lösung: Scheer BPaaS Die BPaaS Platform der Scheer Management ist eine All-In- One-Lösung zur Planung, Umsetzung und Analyse von Geschäftsprozessen. Mit Hilfe der Process Platform können Abläufe leicht beschrieben und auf die Bedürfnisse von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern hin optimiert werden. Die entstehenden Prozessmodelle können auf Basis der Application Platform bei Bedarf in sofort ausführbare Process Apps überführt werden. Durch die modellbasierte Process Integration fallen Systemgrenzen und alle prozessbeteiligten Systeme verschmelzen zu einer flexiblen Prozesslösung. Nach dem process2people -Ansatz werden Modelle über die gesamte Fertigungstiefe der Geschäftsprozesse ohne weiteren manuellen Programmieraufwand gleichzeitig als Spezifikation, Dokumentation und Produktionsumgebung eingesetzt. Anwender können Prozesse und Anwendungen selbst entwerfen und ausführen, sie werden automatisch durch alle Anwendungssysteme geführt und auf Prozessverbesserungen aufmerksam gemacht. Von technischen Systemgrenzen merkt der Anwender nichts. Mobile-, Social-, Cloud-, Data- und Legacy-Systeme werden modellbasiert zu einer Gesamtlösung integriert. Durch diese Flexibilität sind schrittweise Prozessverbesserungen von der ersten Idee bis hin zur produktionsreifen Gesamtlösung umsetzbar. Dabei spielt das Zusammenwirken von organisatorischer und technischer Umsetzung von Prozessen eine zentrale Rolle für eine wirksame Verankerung des Geschäftsprozessmanagements im Unternehmen. 5 www.scheer-management.com
Scheer BPaaS bei der Saarbrücker Zeitung Die Prozessbeteiligten bei der Saarbrücker Zeitung können über Formulare auf die für sie relevanten Prozessschritte zugreifen und die Anwendungen direkt ausführen. Der Zugriff auf die BPaaS Platform erfolgt über Webbrowser, es ist keine Installation nötig. Ein automatischer E-Mail-Versand findet an verschiedenen Stellen im Prozess statt. Die Prozesse wurden mit der Modellierungssprache der Scheer BPaaS Platform auf der Metaebene erstellt. Die BPaaS Lösung erlaubt neben der Modellierung auch die direkte Ausführung der Modelle im Produktivsystem. Die Reorganisation des gesamten Prozesses von der Stammdatenerfassung über die Dublettenprüfung bis zur Anlage eines neuen Geschäftspartners SAP CRM wurde mit Scheer BPaaS abgebildet. 6 www.scheer-management.com
Durchgeführte Verbesserungsmaßnahmen bei der Saarbrücker Zeitung: Automatische Benachrichtigung via E-Mail Integration von SAP Kampagnenplanung Dublettenprüfung auf Basis der importierten Daten Übernahme von Teilnehmerdaten aus Gewinnspielen Anlage der Gewinnspieldaten im SAP CRM Kundenstamm Zentrale Erfassung und einfacher Abruf von Information und Ergebnissen Der Gewinnspielprozess wurde neu strukturiert. Folgende Prozessschritte wurden abgebildet und als produktive Anwendung zur Verfügung gestellt: Gewinnspiel anmelden Kampagnendetails erfassen Gewinnspiel Abschlussmitteilung Upload Teilnehmerlisten Teilnehmer anlegen & Dubletten prüfen Teilnehmerdaten verwalten Daten in CRM einspielen Gewinnspiel abschließen 7 www.scheer-management.com
SZ Kampagnenmanagement Automatische Benachrichtigung via E-Mail Integration SAP Kampagnenplanung Dublettenprüfung auf Basis der importierten Daten Übernahme von Teilnehmerdaten aus Gewinnspielen Anlage der Gewinnspieldaten im SAP CRM Kundenstamm 8 www.scheer-management.com
Ausblick Weitere Umsetzungen wie das Management von Umfragen über Augmented Print Dienste sind geplant und wurden bereits im Rahmen eines CeBIT Demo- Showcase im März 2014 der Öffentlichkeit präsentiert. Teil des Projektauftrags ist zudem die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der Scheer BPaaS Platform, um sie in die Lage zu versetzen, anschließend weitere Workflows im Unternehmen abbilden zu können und weitere Prozessabläufe zu optimieren. Zukünftige Szenarien können so von den Mitarbeitern der Saarbrücker Zeitung eigenständig umgesetzt werden. 9 www.scheer-management.com
Über Scheer Management Der Name Scheer steht seit über 25 Jahren für Geschäftsprozessmanagement. Genau das ist die Kernkompetenz von Scheer Management: Wir sind spezialisiert auf hochwertige Beratung und innovative Lösungen im Geschäftsprozessmanagement. Als Beratungs- und Softwareunternehmen bieten wir ausgehend vom process2people Ansatz Lösungen zur anwenderorientierten Planung, Umsetzung und Einführung von Geschäftsprozessen und verbinden Prozesse, Menschen und Systeme miteinander. Wir begleiten unsere Kunden bei der Transformation der gesamten Wertschöpfungskette, bei der SAP Implementierung sowie bei der Umsetzung neuer Branchenkonzepte für Industrie 4.0. Die Scheer BPaaS Plattform bietet von der Erstellung, Visualisierung, Ausführung und Optimierung von Geschäftsprozessen über die präzise, applikationsübergreifende und kontextsensitive Anwenderführung mit konkreten Arbeitshilfen bis hin zur Prozessintegration eine ganzheitliche und passgenaue Lösung, um Geschäftsprozesse nach dem as a Service -Prinzip bereitzustellen. Mitgründer und Namensgeber Prof. Dr. Dr. h.c. mult. August- Wilhelm Scheer ist aktiv über das Innovationsnetzwerk der Scheer Group am Unternehmen beteiligt. www.scheer-management.com www.scheer-management.com/scheer-bpaas Scheer Management GmbH Uni-Campus Nord 66123 Saarbrücken + 49 681 93511-0 info@scheer-management.com www.scheer-management.com