Infodesk Phone Die einfache Telefonie-Integration für Microsoft Outlook Funktionsbeschreibung Version 4 Stand: 2013 2013, Fischer Software Berlin
Inhaltsverzeichnis 1. EINFÜHRUNG... 3 2. INSTALLATION... 4 2.1. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN... 4 2.2. DEINSTALLATION... 4 3. INFODESK PHONE EINSTELLUNGEN... 5 3.1. OUTLOOK-OPTIONEN... 5 3.1.1. Ordner hinzufügen... 5 3.1.2. Journaleintrag anlegen... 6 3.1.3. Einstellungen Testen... 6 3.2. TELEFON-OPTIONEN... 7 3.2.1. Andere CAPI / TAPI-Treiber verwenden... 7 3.2.2. Firmensuche... 7 3.2.3. Erzeugen einer E-Mail beim Anruf... 8 3.2.4. MSN filtern... 8 3.3. ANZEIGE-OPTIONEN... 9 3.3.1. Einstellungen Anruffenster... 9 3.3.2. Wahlhilfe ShortCut... 9 3.4. WEITERE EINSTELLUNGEN (FÜR FORTGESCHRITTENE USER)... 10 3.4.1. Ausgehenden Anrufe verarbeiten... 10 3.4.2. Stündliche Aktualisierung der Kontakte... 10 3.4.3. Nur ein(e) Journaleintrag / Anzeige je Anruf... 10 3.5. LIZENZ... 11 4. INFODESK PHONE BENUTZEN... 11 4.1. START... 11 4.2. EINGEHENDE TELEFONIE... 11 4.2.1. Rückwärtssuche der Telefonnummer im Internet... 11 4.2.2. Weitere Funktionen des Monitorfensters... 12 4.3. AUSGEHENDE TELEFONIE... 13 4.3.1. Anrufe mit der Infodesk Phone Wahlhilfe... 13 4.3.2. Anrufe mit dem ShortCut... 13 4.4. TELEFONNUMMERNSUCHE... 14 5. SUPPORTMAIL... 14 6. KONTAKT / INFORMATIONEN... 15 Seite 2 von 15
1. Einführung Infodesk Phone von Fischer Software - Berlin ist die einfache Telefonie-Integration für Microsoft Outlook : Lassen Sie sich Ihre Outlook - Kontakte zu eingehenden Telefongesprächen automatisch anzeigen! Das Programm entstand in Kooperation mit den Firmen AVM und Microsoft. Infodesk Phone gibt es in drei Varianten: Version 4.0 Infodesk Phone (Freeware) Infodesk Phone (auch Testversion) Infodesk Phone for Microsoft CRM FRITZ.Box TAPI-Anbindung beliebige TAPI-Anbindung CAPI-Unterstützung Rückwärtsuche im Internet Journalfunktion Beliebige Outlook-Adressordner MSN filtern Neuen Kontakt autom. anlegen optimierte Firmensuche ausgehende Wahl Direktwahl markierter Rufnummern MS CRM Anbindung keine Werbung (nach 10. Anruf) BCM (Business Contact Manager) Support gem. Servicekonzept Preise (zzgl. MWSt.) 0,- 39,- 85,- Infodesk Phone bietet nach erfolgter Installation die volle Funktionsfähigkeit für 30 Tage (kein CRM). Sollte in dieser Zeit keine Lizensierung erfolgen, ist nach Ablauf der Testphase von Infodesk Phone die Freewareversion mit den angegebenen Einschränkungen weiter nutzbar. Bitte fordern Sie für Infodesk Phone for Microsoft CRM eine Testlizenz per E-Mail an. Hinweis: Haben Sie bitte Verständnis, dass kein Support für die Freewareversion angeboten wird. Seite 3 von 15
2. Installation 2.1. Systemvoraussetzungen Die Installation erfolgt auf dem jeweiligen Arbeitsplatz (Client), dazu sind lokale Administrationsrechte und ein installierter TAPI- oder CAPI-Treiber nötig. Zum Betrieb ist eine Version von Microsoft Outlook (2003 bis 2013) erforderlich. Die Installation des.net.framework Version 4.0 ist erforderlich und wird bei Bedarf vom Setup angefordert. Führen Sie dazu die setup.exe aus. 2.2. Deinstallation Zur Deinstallation schließen Sie zuerst Microsoft Outlook, danach klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Infodesk Phone - Symbol in der Taskleiste und beenden Infodesk Phone über den Knopf Schließen. Anschließend können Sie in der Systemsteuerung unter Software, Infodesk Phone deinstallieren. Seite 4 von 15
3. Infodesk Phone Einstellungen Die Infodesk Phone Einstellungen können über das Optionsfenster vorgenommen werden. Sie erreichen es über das kleine Telefonsymbol unten rechts in der Taskleiste per rechter Maustaste und dem Menüpunkt Einstellungen. 3.1. Outlook-Optionen In den Outlook-Optionen entscheiden Sie sich, ob nur der Anrufmonitor (kleines Fenster unten rechts) oder gleich der Outlook-Kontakt geöffnet werden soll. Wir empfehlen die Option Kontakt nicht öffnen, da sonst bei jedem Anruf ein Kontaktfenster erscheint und die laufende Arbeit behindern könnte. 3.1.1. Ordner hinzufügen Über die Funktion Ordner hinzufügen können Sie die zu überwachenden Outlook Kontakteordner hinzufügen. Werden Ordner bzw. Kontakte geändert oder neu hinzugefügt, dann sollten Sie einmal manuell über den Knopf Kontakte jetzt indizieren den Index neu aufbauen. Künftig wird dann bei jedem Start von Infodesk Phone (Windows Logon) der Index neu aufgebaut. Seite 5 von 15
Optional kann der Kontakt mittels Optionsfeld automatisch im Outlook neu angelegt werden, sofern dieser nicht vorhanden ist. Bei Aktivierung dieser Funktion wird der Kontakt im obersten Ordner neu angelegt. Um den gewünschten Ordner an oberster Stelle zu positionieren, müssen die darüber liegenden Ordner gelöscht und danach wieder neu zugewiesen werden. 3.1.2. Journaleintrag anlegen Wird bei eingehenden Anrufen eine Nummer signalisiert, wird automatisch ein Journaleintrag in Ihrem persönlichen Journalordner mit Datum und Uhrzeit angelegt. Dieser Eintrag wird ab sofort auch bei ausgehenden Anrufen vorgenommen und die Zeitmessung gestartet. Findet Infodesk Phone einen passenden Kontakt, wird dieser im Journaleintrag verlinkt. Dadurch erhalten Sie eine perfekte Anrufliste aller ein- und ausgegangenen Anrufe, selbst wenn Sie nicht am Arbeitsplatz sind. Wird kein Journalordner angegeben (z.b. ein gemeinsammes Netzwerkjournal im öffentlichen Ordner des Exchange Servers), wird immer der Standard-Journalordner des Postfachs verwendet. 3.1.3. Einstellungen Testen Geben Sie im Feld Eingehende Rufnummer eine in den Outlook-Kontakten vorhandene Telefonnummer ein und klicken Sie anschließend auf Anruf simulieren Jetzt öffnet sich, je nach Einstellung, der Outlook-Kontakt oder der Anrufmonitor. Seite 6 von 15
3.2. Telefon-Optionen 3.2.1. Andere CAPI / TAPI-Treiber verwenden In der Freewareversion wird nur der TAPI-Treiber der AVM FRITZ!Box Fon unterstützt. In der lizensierten Version werden alle installierten TAPI-Treiber erkannt und Sie können die zu überwachen de TAPI auswählen. Alternativ kann auch ein CAPI-Treiber verwendet werden. 3.2.2. Firmensuche Mit der Funktion Firmensuche werden auch Kontakte gefunden, die mit einer Zentralnummer (123 456 0) gespeichert wurden, wenn von einem Durchwahl-Apparat angerufen wird (123 456 40). Es werden bis zu 5 Durchwahlziffern berücksichtigt. Seite 7 von 15
Für bestimmte TAPI-Anbindungen kann die Option Führende 0 entfernen / hinzufügen gewählt werden, wenn es Probleme mit der signalisierten Nummer des Anrufers gibt. Mit dem Optionsfeld Interne Rufnummer zulassen besteht die Möglichkeit, interne Rufe anzuzeigen. Voraussetzung ist ein Eintrag in einem Telefonfeld des Kontaktes im entsprechenden Format (z.b. 4213 oder **610 bei der FRITZ.Box). Benutzer von Outlook Infodesk verwenden zwei vorangestellten Sterne, da die Telefonnummer sonst automatisch in das kanonische Format gewandelt wird. 3.2.3. Erzeugen einer E-Mail beim Anruf Mit dieser Funktion wird bei eingehenden Anrufen eine E-Mail erzeugt. Im Betreff steht Bittet um Rückruf: Kontakt. Im Textfeld werden der Name, die Firma und die Rückrufnummer eingefügt. 3.2.4. MSN filtern Falls an Ihrem TAPI-Adapter mehrere MSN s signalisiert werden, hier können Sie die zu überwachende MSN einschränken. Geben Sie dazu bei ISDN die komplette Telefonnummer ohne Leerzeichen und ohne Vorwahl ein, bei VoIP incl. Vorwahl. Im Normalfall kann dieses Fenster leer bleiben. Seite 8 von 15
3.3. Anzeige-Optionen 3.3.1. Einstellungen Anruffenster Hier können Sie die gewünschte Anzeigedauer, die Geschwindigkeit des Fensteröffnens und die Position des Anrufmonitors bestimmen. 3.3.2. Wahlhilfe ShortCut Definieren Sie sich Ihren eigenen, globalen ShortCut zum Aufruf der Infodesk Phone Wahlhilfe und registrieren Sie diesen anschließend über den Knopf ShortCut jetzt registrieren. In diesem Fall ist es die Tastenkombination Strg+Alt+W. Mit dieser Funktion können Sie in jeder beliebigen Anwendung eine Telefonnummer markieren und über den ShortCut direkt anrufen. Seite 9 von 15
3.4. Weitere Einstellungen (für fortgeschrittene User) 3.4.1. Ausgehenden Anrufe verarbeiten Bei dieser Option ist das Häkchen standardmäßig gesetzt. Wenn Sie diese Einstellung nicht benötigen, entfernen Sie das Häkchen. 3.4.2. Stündliche Aktualisierung der Kontakte Wenn Sie eine stündliche Aktualisierung Ihrer Kontakte wünschen, dann setzen Sie hier ein Häkchen. 3.4.3. Nur ein(e) Journaleintrag / Anzeige je Anruf Haben Sie zu einer Firma mehrere Ansprechpartner gespeichert und es sollen nicht alle Kontakte angezeigt werden, dann setzen Sie hier ein Häkchen. Es erscheint im Fenster bei Name Mehrere Ansprechpartner. Seite 10 von 15
3.5. Lizenz In der Menüleiste von Infodesk Phone befindet im Reiter Lizenz die Einstellung für die Angaben Ihrer Lizenzdaten. Diese Angaben können in einer Datei (InfodeskPhoneConfig.xml) unter Angabe des Ablagepfades (z.b. im Netz) gespeichert werden. Andere Arbeitsplätze können diese Lizenzdatei dann von dort laden. Beachten Sie bitte, dass Sie für jeden verwendeten Arbeitsplatz eine Lizenz von Infodesk Phone benötigen (Client Licence). 4. Infodesk Phone benutzen 4.1. Start Für den ersten Start verwenden Sie das Infodesk Phone - Icon auf dem Desktop. Danach startet Infodesk Phone bei jedem Neustart des Systems automatisch. Das Symbol befindet sich nach dem Programmstart in der Taskleiste am rechten unteren Bildschirmrand. Ebenfalls wird Ihr Kontakte - Ordner automatisch indiziert und die TAPI Unterstützung für die FRITZ.Box aktiviert. Andere Einstellungen sind jederzeit möglich, ausgenommen in der Freewareversion. 4.2. Eingehende Telefonie Bei eingehenden Anrufen öffnet sich am rechten unteren Bildschirmrand ein transparentes kleines Fenster mit der Nummer des Anrufers und falls eingetragen, der angerufenen MSN. Wird der zugehörige Kontakt gefunden, öffnet sich auf Wunsch das Outlook Adressformular, sofern diese Option vorher gewählt wurde. Gibt es, wie in diesem Fall, mehrere Ansprechpartner, dann wird ein Kontakt ausgewählt und geöffnet. 4.2.1. Rückwärtssuche der Telefonnummer im Internet Wird die eingehende Rufnummer nicht in den Outlook Adressordnern gefunden, erfolgt automatisch eine Rückwärtssuche im Internet über den Telefonbuchdienst www.goyellow.de. Kann dort die Telefonnummer aufgelöst werden, so wird bereits im Monitorfenster der Name und ggfs. der Firmenname angezeigt. Seite 11 von 15
Klickt der Anwender auf den Knopf Kontakt öffnen oder ist diese Option bereits voreingestellt, so öffnet sich ein neues Outlook Adressformular, in dem alle bei www.goyellow.de gefundenen Daten bereits vorbelegt sind. 4.2.2. Weitere Funktionen des Monitorfensters Bei geöffnetem Monitorfenster können die folgenden Funktionen zur Anzeige gewählt werden. Der zugehörige Kontakt kann dann durch Klick auf den Knopf Kontakt öffnen aufgerufen werden. Durch einen Klick auf den Knopf Journal öffnen, wird der verlinkte Journaleintrag mit Zeitmessung im Outlook geöffnet. Die beiden Knöpfe mit dem Telefonhörersymbol dienen zum Annehmen des Rufs bzw. zum Auflegen (z.b. für Headsets). Seite 12 von 15
Mit einem Klick auf den Knopf E-Mail wird eine E-Mail erzeugt. Im Betreff steht Bittet um Rückruf: Kontakt. In diesem Fall wäre das Herr Carsten Fischer. Im Textfeld werden der Name, die Firma und die Rückrufnummer eingefügt. Die Anzeigedauer, die Anzeigegeschwindigkeit, sowie die Position des Monitorfensters können nach Bedarf in den Einstellungen angepasst werden 4.3. Ausgehende Telefonie 4.3.1. Anrufe mit der Infodesk Phone Wahlhilfe Starten Sie die Wahlhilfe mit einem Mausklick (linke Tate) auf das Infodesk Phone Symbol Ihrer Taskleiste. in Tragen Sie die gewünschte Rufnummer von Hand ein oder kopieren Sie eine Telefonnummer über die Zwischenablage in das vorgesehene Feld ein und starten Sie den Anruf mit einem Klick auf Anruf beginnen. 4.3.2. Anrufe mit dem ShortCut Markieren Sie in einer beliebigen Anwendung (z.b. direkt auf eine Internetseite) eine Telefonnummer und führen Sie dann den selbst definierten ShortCut (z.b. Strg+Alt+w) aus. Die Infodesk Phone Wahlhilfe geht auf und der Telefonanruf startet automatisch. Beenden Sie den Anruf mit einem Klick auf Anruf beenden. Seite 13 von 15
4.4. Telefonnummernsuche Suchen Sie einfach Telefonnummern über Infodesk Phone, indem Sie mit dem rechten Maustaste auf das Infodesk Phone Symbol in der Taskleiste klicken. Wählen sie in diesem Menü Nummer suchen und das Infodesk Phone Suchfenster geht auf. Tragen Sie dort eine Telefonnummer (die z.b. im Telefondisplay oder der Anrufliste steht) ein und starten Sie die Suche mit dem Knopf Suchen. Es werden die Outlook-Kontakte durchsucht und der gefundene Kontakt im Anrufmonitor angezeigt. Öffnen Sie den Kontakt mit einem Klick auf das kleine Kontaktsymbol links unten im Anrufmonitor. 5. Supportmail Wenn Sie eine Supportmail schicken wollen, gibt es zwei Möglichkeiten. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf das InfodeskPhone-Symbol der Taskleiste das Kontextmenü. Klicken Sie auf Supportmail. Die zweite Möglichkeit ist ein Klick auf Supportmail im geöffneten Fenster Einstellungen. Seite 14 von 15
Bitte bestätigen Sie die folgende Meldung mit ja. In der erzeugten E-Mail ist bereits die errorlogfile-datei mit eingefügt. Bitte machen Sie möglichst viele Angaben, um die Fehleranalyse zu beschleunigen. 6. Kontakt / Informationen Fischer Software Berlin Softwareentwicklung für Outlook / Exchange Murellenweg 1, 14052 Berlin Tel: +49 (30) 306 125-40 Kernzeiten Mo Fr von 9 bis13 Uhr Internet: E-Mail: http://www.fischersoftware.de support@fischersoftware.de Seite 15 von 15