Reisen nach Maß Einführung 2 Das System 2 Der Kern 2 Der Unterschied 2 Highlights 3 Vorteile 4 Reisebüros 4 Unternehmen 5 Reisende 7 5 häufige Fragen 8 Funktionen & Begriffe 13 Facts 16 T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com
Einführung Das System cytric ist ein internetbasiertes Business Travel eprocurement System aus dem Hause i:fao. Es ermöglicht das Planen, Buchen und Verwalten von Geschäftsreisen - vom Flug über das Hotel bis hin zum Mietwagen. Mithilfe von cytric ist es jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter im Unternehmen möglich, Geschäftsreisen einfach, schnell und effizient zu buchen. Die automatische Einhaltung individueller Reiserichtlinien, die deutliche Reduktion der Reisekosten und die Verringerung von Prozesskosten sind nur einige der Vorteile von cytric. Weltweit setzen bereits mehr als 2.600 Unternehmen auf dieses Buchungssystem und damit auf eine zukunftsorientierte Form des Business Travel Managements. TraviAustria ist offizieller Vertriebspartner von cytric in Österreich. Der Kern Business Travel eprocurement ist die Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen über das Internet. Immer mehr Unternehmen erkennen auf ihrem Weg zur Kostenreduktion den Bedarf nach einem effizienten Business Travel eprocurement System, mithilfe dessen Geschäftsreisen effizienter, rascher und vor allem kostengünstiger als bisher abgewickelt werden können. Eine von i:fao beauftragte Studie ergab, dass sogar die bestorganisierten Reisestellen vieler Unternehmen durch die Nutzung von cytric Einsparungen von bis zu 25 Prozent an Prozesskosten sowie rund 5 Prozent der unternehmensweiten Reisekosten erzielen konnten. Der Unterschied cytric arbeitet nach den Wünschen des Kunden. Es ermöglicht die Einrichtung eigener Reiserichtlinien und garantiert, dass die Buchung einer Geschäftsreise von jedem Mitarbeiter durchgeführt werden kann, ohne dass diese Vorgaben verletzt werden. Auf diese Art und Weise entfallen zahlreiche Telefonate mit Reisebüros und Reisestellen, der Buchungsprozess für Geschäftsreisen wird vereinfacht und die Kosten für Prozesse und Reisen deutlich reduziert. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 2
Highlights In Zukunft flexibel cytric ist der europäische Marktmacher in Sachen Business Travel eprocurement. Das führende System aus dem Hause i:fao gibt nicht vor, wie eine Buchung durchzuführen ist - der Nutzer gibt dem System vor, was er braucht und möchte. Mit cytric bietet TraviAustria seinen Kunden heute das Business Tool von morgen! Top 10 Highlights 3-Klick-Buchung Vereinfachte Reisegenehmigung Integration in firmeneigene Portale Reduzierte Prozesskosten beim Einkauf Steuerung des gesamten Reiseeinkaufs Laufende Kontrolle über alle Buchungen Flüge, Hotels & Mietwägen in einem System Automatische Einhaltung von Reiserichtlinien Anbindung an das bevorzugte Reservierungssystem Automatische Buchungsweiterleitung an das Reisebüro T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 3
Vorteile Vorteile für Reisebüros Reisebüros beweisen mit der Nutzung von cytric nicht nur Flexibilität und Kundenorientierung, sondern finden für sich selbst zahlreiche Vorteile, die das neue Business Travel eprocurement System von i:fao mitbringt. Dazu zählt nicht zuletzt die Optimierung und Vereinfachung von Buchungsabläufen. Effektivität Ein gut mit dem Reisebüro abgestimmtes cytric wickelt eine Standardreise im Vergleich zum traditionellen Weg um bis zu 60 Prozent effektiver ab. Kundenservice Bestehende Verträge werden nach einmaliger Einrichtung von cytric automatisch eingehalten, Einkäufe dadurch aktiv gesteuert. Flexibilität Durch die Beschaffenheit von cytric als webbasiertes System ist das Reisebüro 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche sowie standortunabhängig präsent. Entlastung cytric reduziert die Anzahl der Kundenanfragen zu Verbindungen und Verfügbarkeiten, die im Allgemeinen nicht wertschöpfend sind. Anpassung Die automatische Einhaltung von Reiserichtlinien führt dazu, dass der Anteil richtlinienkonformer Buchungen ansteigt, die Fehlerquote sinkt. Fortschritt cytric ist nicht nur der europäische Marktmacher, sondern darüber hinaus State-of-the-Art. Mit dem Einsatz dieses Systems positioniert sich das Reisebüro als zukunftsorientiert und technologisch am neuesten Stand. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 4
Vorteile Vorteile für Unternehmen Die Vorteile für Unternehmen liegen besonders in der Einsparung von Zeit, Prozess- und Reisekosten. Reisestellen und Reisebüros müssen nur mehr in Ausnahmefällen konsultiert werden, Buchungen können von jedem Mitarbeiter ohne Bedenken und unter Einhaltung sämtlicher unternehmensweiter Reiserichtlinien durchgeführt werden. Individualität Die unternehmenseigenen Reiserichtlinien spielen bei cytric eine zentrale Rolle: Von bevorzugten Leistungsträgern über budgetäre Einschränkungen bis hin zu Sonderkonditionen für das Unternehmen können sämtliche Reise-Paramater auch in Form mehrerer verschiedener Labels detailliert festgelegt werden. Kostenreduktion Die Reiserichtlinien und Vorgaben des Unternehmens sind in cytric nach einmaliger Einrichtung hinterlegt. Der Reisende wird somit automatisch zu dem Angebot mit dem kosteneffizientesten Preis- Leistungs-Verhältnis geführt. cytric senkt bis zu 35% der Einkaufs- und Steuerungskosten bei Geschäftsreisen. Verfügbarkeit cytric stellt mehr als 700 Fluggesellschaften, über 54.000 Hotels und alle namhaften Autovermietungen zur Verfügung (z.b. HRS, GDS Reservierungssystem). Dabei werden die Daten der bereits gebuchten Segmente automatisch berücksichtigt und somit der Ablauf vereinfacht. Erreichbarkeit Auch für Unternehmen gilt: cytric ist durch seine webbasierte Beschaffenheit 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche standortunabhängig erreichbar. Unabhängigkeit Das Unternehmen kann jederzeit und weltweit sein Reisebüro wechseln, ohne dass sich dies auf cytric auswirkt. Kontrolle Die Kontrolle über Buchungen hat nicht mehr der Anbieter oder das Reisebüro, sondern das Unternehmen selbst. cytric ist ein neutrales Werkzeug und verhält sich nach den Vorgaben des Nutzers. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 5
Vorteile Aktualität cytric wird zentral administriert und laufend weiterentwickelt, Updates werden automatisch und kostenlos eingespielt. Integration cytric integriert problemlos andere Systeme zur Reisekosten- und Kreditkartenabrechnung und ist selbst reibungslos in bestehende Systeme integrierbar. Das Programm kennt täglich aktualisierte Kurse von mehr als 180 Währungen weltweit. Reporting Das System bietet die Möglichkeit, jederzeit und sekundenschnell Berichte über die Nutzung, z.b. die Anzahl der Buchungen, oder eine Übersicht über die häufigsten Leistungsanbieter zu generieren. Auch die reine Information ist in cytric selbstverständlich möglich. Workflow cytric dient nicht nur der verbesserten und effizienteren Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen; auch der Reisegenehmigungsprozess kann mit cytric abgewickelt und einfach und sicher durchgeführt werden. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 6
Vorteile Vorteile für Reisende Auch der Geschäftsreisende selbst profitiert von cytric. Das selbständige Buchen von Dienstreisen, vom Flug bis zum Mietwagen, ohne ständig Rücksprache halten zu müssen, erleichtert den Buchungsprozess und spart viel Zeit. Darüber hinaus ist die Bedienung von cytric einfach und transparent. Transparenz Mit cytric hat der Reisende Zugang zu allen Informationen, die bislang Reisebüros vorbehalten waren. Über cytric können mehr als 700 Fluggesellschaften, über 58.000 Hotels und alle namhaften Autovermietungen online mit Sofort-OK reserviert werden. Komfort cytric erinnert sich an die individuellen Reisepräferenzen: Bevorzugter Sitzplatz, gewünschte Mahlzeiten auf längeren Flügen, Kunden- und Vielflieger-Nummer. Diese Daten werden automatisch bei der Buchung berücksichtigt und müssen nicht immer wieder eingegeben werden. Ebenso können so genannte Frequent Trips - Reisen, die sich wiederholen - in cytric gespeichert und mit nur einem Klick gebucht werden. Usability Die Navigation in cytric ist einfach, übersichtlich und userfreundlich aufgebaut und erfolgt dadurch schnell und problemlos. Service cytric ist kundenorientiert: Mit Wetterprognosen, einer übersichtlichen Sitzplatzwahl, Standortanzeigen der Hotels und vielem mehr bietet das System attraktive Extras für Reisende. Sicherheit Buchungen in cytric werden sofort auf dem Bildschirm und direkt im Anschluss per E-Mail bestätigt. Dieser Service schafft eine Garantie für sicheres Buchen. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 7
5 häufige Fragen Ist es wirklich zumutbar, dass Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen selbst buchen? cytric ist ein sehr anwenderfreundliches und einfach zu bedienendes Programm, mithilfe dessen die Buchung von Geschäftsreisen noch zusätzlich erleichtert und verbessert wird. Das System funktioniert nahezu selbsterklärend, eine Einschulung in das Programm ist für den einzelnen Mitarbeiter nicht notwendig. Dadurch, dass die voreingestellten unternehmensspezifischen Reiserichtlinien von cytric automatisch umgesetzt werden, kann der Mitarbeiter bei der Buchung seiner Reise im Grunde keinen Fehler machen, die Einhaltung der Vorgaben wird durch das Programm gewährleistet. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 8
5 häufige Fragen Ist ein Anruf im Reisebüro nicht viel schneller als eine Buchung im Internet? Dieser Schein trügt! Meist ist eine Buchung mit einem einzigen Anruf nicht getan. Viele Rückfragen, weitere Telefonate und Missverständnisse in der Kommunikation verzögern den Buchungsprozess. Darüber hinaus ist cytric viel mehr als nur ein Buchungssystem: Der Antrag für eine Geschäftsreise stößt sofort den nächsten erforderlichen Schritt, die Reisegenehmigung, an. Darüber hinaus werden Reiserichtlinien und Frequent Trips in cytric automatisch berücksichtigt und müssen nicht jedes Mal neu mit dem Reisebüro besprochen werden. Nicht zuletzt verwaltet cytric auch die Reisekostenabrechnung und vieles mehr. Und all das in nur einem einzigen System! T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 9
5 häufige Fragen Reisebuchungen im Internet - ist das denn sicher? Gerade in der heutigen Zeit ist es von hoher Notwendigkeit, Sicherheit zu schaffen. Aus diesem Grund arbeitet cytric mit Verschlüsselungstechnologien auf höchstem Niveau und dem neuesten Standard: 128-Bit-Verschlüsselung mit dem so genannten SSL-Verfahren. Kreditkartennummern werden zudem nur ein einziges Mal im System hinterlegt und müssen nicht jedes Mal neu eingegeben werden. Mit cytric schaffen wir höchste Sicherheit für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen! T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 10
5 häufige Fragen Die Nutzung einer Buchungssoftware kostet ja auch Geld. Heben sich Einsparungen und Aufwendungen da nicht auf? Die Nutzungsgebühren für cytric sind vergleichsweise sehr gering! Berechnungen unabhängiger Beratungsunternehmen haben ergeben, dass sich mithilfe von cytric die gesamten Reisekosten, darunter auch interne Prozesskosten, schon im ersten Jahr um 5-8% verringern. Und auch Reisebüros verrechnen für eine online initiierte Buchung in der Regel nicht den gleichen Betrag wie für eine klassische Buchung. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 11
5 häufige Fragen Ich bekomme bei vielen Anbietern Sonderkonditionen. Was passiert damit, wenn ich cytric nutze? Gerade darin liegt eine der größten Stärken von cytric. Unternehmen können alle bisherigen Sonderkonditionen für diverse Leistungsträger im System hinterlegen: Corporate Fares, Nego Fares und natürlich Standard-Tarife. Dies gilt selbstverständlich nicht nur für Flüge, sondern auch für Hotels und Mietwägen. Auf diese Art und Weise hat der Kunde die Gewähr, dass Sonderraten und -konditionen automatisch berücksichtigt werden - und das, ohne dass dazu eigene Listen oder Ähnliches angelegt werden müssen. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 12
Begriffe & Erklärungen Cube Channel Technologie Diese Technologie hilft cytric-kunden, Flug- und Hotelbuchungen effizienter zu beschaffen, indem sie ihnen leichter als je zuvor ermöglicht, Verfügbarkeit und Preisinformationen aus verschiedenen Vertriebskanälen zu kombinieren und so immer alle Optionen des Full Content zu erhalten. cytric Enterprise Reporting cytric Enterprise Reporting bietet Management Reports, die den gesamten Datenumfang von cytric enthalten und analysieren. Die Funktionalität enthält ein ausgefeiltes Konzept für die Verteilung der Reports und exklusiver Advantage Reports. (optional) cytric Insight 3 Als ein Support-Upgrade für Großkunden stellt cytric Insight 3 direkten Zugang zu cytric's Produktions-, Support- und Entwicklungs-Infrastruktur her. (optional) cytric Travel Wizzard Der cytric Travel Wizzard entscheidet dynamisch ob eine Buchung online oder offline fertiggestellt wird; und zwar mittels einer Businesslogik, die auf Firmenregeln basiert. Kriterien für die Regeln der Businesslogik, wie z.b. Abreise- und Zielort, Serviceklasse, Reiseart, Länge der Reise, Vorbuchungszeitraum usw. können festgelegt werden. (optional) cytric Virtual View cytric Virtual View zeigt den gegenwärtigen Aufenthaltsort auf einer Satellitenkarte oder in einer Hybrid-Darstellung und kann ganz einfach aus dem Travel Manager Dashboard eines cytric ENTERPRISE Systems aufgerufen werden. Cytric-Kunden können somit rasch auf Bedrohungen o- der Zwischenfälle reagieren, weil Reisende weltweit lokalisiert werden können. cytric Web Services cytric Web Services dienen für eine nahtlose Interaktion zwischen cytric und externen Websites (Intranet, Extranet, Portale), die zusätzliche und attraktive Funktionalität für Benutzer bietet, welche weit über ein Single SignOn hinausgehen. (auf Anfrage) DynaWeb Technologie Direkt in cytric bietet DynaWeb den Zugang zu mehr als 100 Websites von Low Fare Airlines, um Internet-Verfügbarkeiten und -Preise zu erhalten und sofort zu buchen. DynaWeb erlaubt es, Buchungen bei Netzwerk-Airlines für die optimale Reiseplanung mit Low Fare Buchungen zu kombinieren. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 13
Funktionen & Begriffe Full Day Display Das Full Day Display ist eine bahnbrechende cytric-innovation. Als ein Teil des cytric Grid Pricing nutzt das Full Day Display ein benutzerfreundliches Kontrollelement, um ganz einfach die Flugangebote eines ganzen Tages zu überblicken, ohne irgendwelche Daten nachzuladen. Grid Pricing cytric kombiniert die Darstellung für Verfügbarkeit und Preis durch das einzigartige Grid Pricing. Kunden buchen aus einer Verfügbarkeit, in der auf einer Seite die niedrigsten Reisebüro-, Firmen-, Netto- und Internetpreise erscheinen und können sogar die Auswahl mit dem Rückflug beginnen. Multi Fare Display Eine Funktion mit überragendem Kunden-Nutzen in cytric ist das Multi Fare Display. Mit dem Multi Fare Display stellen cytric-kunden sicher, dass bei jeder Flug-Buchung der optimale Tarif gewählt wird. Firmen haben umfassende Kontrolle über die dargestellten Tarife, einschließlich etlicher dynamischer Funktionen, die je nach Angebotslage vorbestimmte Regeln ausführen. Perfect PNR Der Perfect PNR von cytric liefert eine große Anzahl von Optionen, um Buchungen in vollkommener Übereinstimmung zu den Anforderungen von Fulfillment Centern für die 'touch-free' Bearbeitung und reduzierte Betriebskosten zu erstellen. Perfect Queue Diese Funktion erlaubt die Nutzung von mehr als 40 Filtern während der Überstellung von Buchungen an Fulfillment Center. Damit können spezifische Buchungen, z.b. für VIPs, kurzfristig, in bestimmten Serviceklassen und in vielen anderen Kategorien, effizient hervorgehoben werden. Personal Portal Buchen, Ändern und Informieren - all diese Funktionen sind im Personal Portal auf einer Seite organisiert. Zudem gibt es einen einfachen Zugang zu den aktiven Buchungen und Favoriten sowie das aktuelle Wetter weltweit, einen Währungsumrechner, Ankunft- und Abfluginformationen für Flughäfen und Kartenmaterial aus Bing Maps mit Satellitenbildern. Darüber hinaus hat der Kunde direkten Zugang zum Online-Check-in für mehr als 45 Fluggesellschaften sowie Informationen über weltweite Pass-, Visum- und Gesundheitsvorschriften. Quickbook Mit dieser Funktion kann der Kunde Flug, Mietwagen und Hotel auf einer einzigen Seite buchen. Unter Verwendung eines vereinfachten Ablaufes entsteht ein zusätzlicher Komfort für den Nutzer. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 14
Funktionen & Begriffe Reality Score Mit der patentierten Reality Technologie werden Travel Arranger Buchungen noch einfacher: Der Reality Score gibt an, welche der verfügbaren Flugangebote der Reisende bevorzugt. Das Ergebnis sind weniger Rückfragen, ein schnellerer Prozess und bessere Buchungen. SpeedBook SpeedBook ermöglicht die Buchung von Flug, Bahn oder Hotel mit zwei Klicks, immer in weniger als 30 Sekunden. Starbust Technologie Die Starburst Technologie wurde entwickelt, um viele Anbieteranfragen parallel durchzuführen. Durch die intelligente Analyse der erhaltenen Ergebnisse und die dynamisch hinzugefügten Starburst -Anfragen kann cytric damit skalierbare Ergebnisse von jedem Anbieter liefern. Support Agent Dashboard Das Support Agent Dashboard ist eine umfassende Konsole, die speziell für Support-Mitarbeiter entwickelt wurde. Es bietet für das cytric-system eines Unternehmens den Zugriff auf alle in cytric vorliegenden Buchungsdaten und erlaubt die Änderung von Buchungen auch während der Reise. Damit können Support-Mitarbeiter erstmals Kunden, die ihre Reise bereits angetreten haben, umfassend unterstützen. (optional) Travel Arranger Dashboard Mehr als 40% aller cytric-buchungen werden von Travel Arrangern oder Sekretariaten gemacht. Diese laufen mit dem Travel Arranger Dashboard in der halben Zeit und deutlich übersichtlicher ab. Travel Management Dashboard Das Travel Manager Dashboard ist eine umfassende Konsole, die speziell für Travel Manager entwickelt wurde. Es bietet für das cytric-system eines Unternehmens neben weiteren Funktionen auch das real-time-monitoring von Buchungen sowie tagesaktuelle Informationen über die Buchungszahlen bei Anbietern. TwinView 2 Technologie Die TwinView 2 Technologie ist eine co-browsing-software, die Kundendienstmitarbeiter in die befähigt, Bildschirminhalte gleichzeitig mit einem Benutzer zu betrachten bis eine cytric Buchung bestätigt ist. TwinView 2 zeigt alle TMS-Einstellungen, Benutzer-Profile und GDS-Logs und ist die Voraussetzung für ein 100%-Mandat. T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 15
Facts TraviAustria TraviAustria, eine Tochter der Austrian Airlines, ist der österreichische IT-Trendsetter im Tourismusbereich. Aufbauend auf unserer langjährigen Tourismus-Erfahrung und gemeinsam mit unserem Partner Travelport entwickeln wir maßgeschneiderte und innovative Lösungen am Puls der Branche. Als Partner von Reisebüros und Veranstaltern stellen wir mit unseren Systemen täglich die Abwicklung tausender Reisebuchungen in Zentraleuropa sicher. Weitere Informationen zu TraviAustria finden Sie unter www.traviaustria.com. Copyright 2012 by TraviAustria, all rights reserved. Die Verwertung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne Zustimmung von TraviAustria urheberrechtswidrig und strafbar. Dies gilt auch für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmung und für die Verarbeitung mit elektronischen Systemen. Mit freundlicher Unterstützung von: I:FAO Group GmbH Clemensstrasse 9 60487 Frankfurt am Main Deutschland www.cytric.de Version: cytric 2012 T: +43-1-33733-700 F: +43-1-33733-733 E: verkauf@travi.com 16