IfG.CC The Potsdam egovernment Competence Center "Wissen Sie, wie's geht?" Dokumentation von Arbeitsabläufen in Unternehmen Berlin, 06. November 2014 Friederike Thessel
Agenda I. Welche Anlässe gibt es, sich mit Arbeitsabläufen/Geschäftsprozessen zu beschäftigen? II. Wie können Arbeitsabläufe erhoben und dargestellt werden? III. Wie kann Wissen über Arbeitsabläufe den anderen Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich gemacht werden?
Welche Anlässe gibt es, sich mit Arbeitsabläufen/Geschäftsprozessen zu beschäftigen?
Hinweise darauf, dass man sich um Arbeitsabläufe kümmern sollte Viele Fehler und Beanstandungen Hoher Änderungs- und Nachforderungsbedarf Hohe Kosten Doppelarbeiten Lange Durchlaufzeiten Schlechte Fristen- / Termineinhaltung Mangelnde Fähigkeit zur Erbringung von Leistungen Geringe Flexibilität Kaum Transparenz
Warum heute Teilnahme am Workshop? Kundenkontakte verbessern Zugriff auf Prozessinfos Prozessmanagement als Dienstleistung anbieten Prozesse im Handwerk Wissenssicherung Standardisierung Modularisierung Visualisierung
I. WAS IST FACHWISSEN?
Fachwissen ist die Gesamtheit aller Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen in einem Betrieb wird zur Lösung von Problemen eingesetzt basiert auf Daten und Informationen ist immer an eine Person gebunden steht in Verbindung mit Arbeitsabläufen
Was weiß ein Mitarbeiter? Gelerntes Wissen Schule/ Berufsschule Angeeignetes Wissen Erfahrungen Dritter aufnehmen Wissen Erfahrungswissen Fachwissen Eigenes Erfahrungswissen Gewonnene Erkenntnisse Quelle: Eigene Darstellung.
In welchen Wissensgebieten kennt sich der Mitarbeiter aus? Wissen über Normen, Gesetze, Patente Fach- und Methodenwissen Wissen über Kunden, Lieferanten, Märkte Wissen über Produkte, Fertigungstechnologien Arbeitsabläufe Wissen über die eigene Organisation
II. WIE KÖNNEN ARBEITSABLÄUFE ERHOBEN UND DARGESTELLT WERDEN?
Vom Organigramm zur Prozesslandkarte Organigramm: Übersicht über Organisationsstruktur Leistungskatalog: Übersicht über Dienstleistungen Prozesslandkarte: Übersicht über Geschäftsprozesse
Prozesslandkarte: Vor- und Nachteile
Methode 1: Selbstaufschreibung Ziel Vorgehensweise Hilfsmittel Vorteile Nachteile Arbeitsplatzbezogene Erfassung von Aufgaben, Arbeitsabläufen, Zeiten für Arbeitsvorgänge, der verwendeten Informationen und Sachmittel 1. Arbeitsschritte, Zeiten, erforderliche Hilfsmittel etc. notieren 2. Notizen auswerten und aufbereiten (z.b. als Checkliste) Formular für die Erfassung der Informationen Universell anwendbar Geringer Personalaufwand Aufschreibung ohne Kontrolle Bewusste oder unbewusste Fehlinformationen Leichter manipulierbar
Methode 2: Befragung Ziel Vorgehensweise Hilfsmittel Vorteile Nachteile Erfassung von Arbeitsabläufen und Rahmeninformationen im Gespräch/Interview mit den Beschäftigten 1. Befragung einer Person bezüglich ihrer Tätigkeiten und benötigten Ressourcen 2. Auswertung der erfassten Informationen 3. Zusammenstellung der Informationen, z.b. in Checklisten Strukturierter Fragebogen (Interviewleitfaden), Vordruck zur Erfassung der Informationen Universell anwendbar Nachfragen möglich, dadurch ggf. präzisere Informationen Dokumentation lückenhaft, Entscheidungsalternativen schwer nachvollziehbar Höherer Personalaufwand
Erhebungsleitfaden zur Unterstützung der Erfassung der Arbeitsabläufe Z.B.: Was sind die wichtigsten Tätigkeiten im Prozess? Wer ist beteiligt? Was wird gemacht? Wie lange dauert ein Arbeitsschritt? Z.B.: Welche Eigenschaften haben die Produkte des Unternehmens? Wie können sie weiterverarbeitet werden? Z.B.: Welche Unterlagen, Dokumente, Datenbestände werden für die Bearbeitung der Aufgaben genutzt? Z.B.: Wer ist Zulieferer, Kunde? Was sind die Kundenanforderungen? Z.B.: Welche Qualifikationen und Kompetenzen sind erforderlich?
Methode 3: Erhebung mit IfG-Bildkarten Ziel Vorgehensweise Hilfsmittel Vorteile Erfassung von Arbeitsschritten mit Hilfe vordefinierter Bausteine (Bildkarten) 1. Erfassung der Arbeitsschritte in einem Workshop mittels Befragung unter Verwendung der Bildkarten 2. Digitalisierung Strukturierter Fragebogen (Interviewleitfaden) Bildkarten mit vordefinierten Modulen Bereits bei der Erhebung Prozesse sichtbar und begreifbar machen Grafisches Ablaufmodell als Ergebnis Entscheidungsalternativen können nachvollziehbar abgebildet werden Zusatzinformationen (z.b. zu Ressourcen) können mit erfasst werden Informelles Wissen kann erfasst werden
Ergebnisse der Erhebung der Arbeitsabläufe Grafisches Arbeitsablaufmodell Bildkarten auf dem Tisch + Arbeitsablaufbeschreibung
Beispielprozess Was muss ich beim Inhalt einer Stellenanzeige beachten? Welche gesetzlichen Grundlagen muss ich beachten? Wie formuliere ich AGG-konform (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz)? In welchem Format soll die Stellenausschreibung bekanntgemacht werden? Wo veröffentlicht das Unternehmen seine Stellenanzeigen? Was ist bei der Veröffentlichung zu beachten? Wie gehen wir mit den Bewerberunterlagen um? Welche(s) Auswahlverfahren nutzen wir? Was kann bei der nächsten Stellenausschreibung verbessert werden?
Modellierungssprache Business Process Model and Notation (BPMN): Wichtigste Symbole
Kriterien für die Auswahl einer Modellierungsnotation Eine hinreichende, gut verständliche Menge an Elementen zur grafischen Darstellung eines Prozesses ist verfügbar Eine Semantik für ihre Elemente wird bereitgestellt (Regeln für die Bedeutung der Elemente) Elemente können durch Attribute detailliert werden Regeln können definiert werden, wie Elemente angeordnet werden; sind bei der Prozessmodellierung zu beachten
Kriterien für die Auswahl eines Modellierungswerkzeugs (1/2) Auswahlentscheidung soll sich orientieren an Zielstellungen und Umfang der Prozessmodellierung und -dokumentation Simulationen? Prozessverknüpfungen an den Schnittstellen? Dokumente oder Daten an dargestellte Aktivitäten des Prozesses anfügen? Aufbau eines Controllings über Prozesskennzahlen? Vgl. Methodenhandbuch Prozessmanagement M-V, S. 60 f.
Kriterien für die Auswahl eines Modellierungswerkzeugs (2/2): Wie häufig sollen Prozesse aufgenommen werden? Wie viele Prozesse sollen aufgenommen werden und wie komplex sind die Prozesse? Wie umfangreich und kontinuierlich soll Prozessanalyse und -optimierung erfolgen (mittelund langfristig)? Kann Lösung auch mittel- und langfristig den Anforderungen gerecht werden? Wie hoch sind die Kosten? Vgl. Methodenhandbuch Prozessmanagement M-V, S. 60 f.
III. WIE KANN WISSEN ÜBER ARBEITSABLÄUFE DEN MITARBEITERN IM UNTERNEHMEN ZUGÄNGLICH GEMACHT WERDEN?
Wissenslandkarte
Fachwissen verfügbar machen: Der IfG-Geschäftsprozessmanager Funktionalitäten: Arbeitsabläufe sind grafisch dargestellt Zusatzinformationen zu den einzelnen Arbeitsschritten sind hinterlegt Einordnung der Arbeitsabläufe in die Unternehmensstruktur ist nachvollziehbar Leichte Handhabung, z.b. zur Einarbeitung in neue Aufgabenbereiche
ERGÄNZENDE INFORMATIONEN
Zusammenstellung von Modellierungswerkzeugen Microsoft Visio, dazu kann man dann z.b. BPMN 2.0-Shapes für die Modellierung kostenlos herunterladen Bizagi: http://www.bizagi.com/ ARIS Express: http://www.ariscommunity.com/aris-express (kostenlos, gibt es dann auch als kostenpflichtige Vollversion) ADONIS Community Edition: http://www.adoniscommunity.com/ (kostenlos, gibt es dann ebenfalls als kostenpflichtige Vollversion; dabei ist es nicht unproblematisch, Prozessmodelle aus der Free-Version in die die Bezahl-Version zu übernehmen) Überblick über verschiedene Tools: http://www.computerwoche.de/a/fraunhofer-testet-acht-bpmsuites,2552844
Werkzeuge zur Erstellung einer Wissenslandkarte Freemind: Die Vorteile: Einfach zu bedienen, gratis, wenig Festplattenplatz fressend und läuft auf Mac und PC. Zum Anfertigen von Mind Maps, die dem Eigengebrauch dienen, ist dieses Programm gut geeignet. Optisch ist es allerdings für Puristen, denn die Gestaltungsmöglichkeiten sind doch eher übersichtlich, die Mind Maps eher praktisch als schick. http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/main_page Freeplane: Das Programm wurde als überarbeitete Version von weiter FreeMind entwickelt mit dem Anspruch verbesserter Benutzerfreundlichkeit und eines optimierten Programmcodes. Freeplane steht ebenfalls unter der GNU General Public License und ist ohne Funktionseinschränkungen frei nutzbar. http://freeplane.sourceforge.net/wiki/index.php/home Infos zur Handhabung: http://lehrerfortbildung-bw.de/werkstatt/praes/freemaps/freeplane/index.html XMind: ist ein OpenSource Programm, das in Java geschrieben wurde, bietet aber im Vergleich zu FreeMind eine bessere Druckfunktion und erstellt moderner anmutende Mind Maps. http://www.xmind.net/ Infos zur Handhabung: http://lehrerfortbildung-bw.de/werkstatt/praes/freemaps/xmind/index.html MindManager: ist allerdings nicht kostenlos, Lizenz kostet 240,- /Jahr. Deckt aber alle Wünsche ab. http://www.mindjet.com/
VORSTELLUNG DES IFG.CC
Institute for egovernment (IfG.CC), Potsdam Kurzvorstellung Gegründet: 2001 an der Universität Potsdam Aufgabe: Entwicklung und Erforschung neuer Organisationsmodelle und Governance-Formen auf IT-Basis in verschiedenen Politikfeldern Geschäftsführer: Prof. Dr. Tino Schuppan und Dr. Manfred J. Suhr 12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Fachbereichen Verwaltungs-, Sozial-, Politikwissenschaft, Informatik Forschungs- und Beratungsfelder (u.a.) Neue IT-basierte Organisationsmodelle/ vernetztes E-Government Change, Kompetenz- und Implementationsmanagement Geschäftsprozessmanagement Internationales E-Government/Internationaler Vergleich IT-basiertes Public Management Durchführung von über 60 Projekten (International, EU-Ebene, Bund, Länder, Kommunen) und Erarbeitung von Studien und Gutachten (Auswahl): Bereitstellung öffentlicher Leistungen im ländlichen Raum mit E-Government Westmecklenburg Kompetenzen für E-Government Neuorganisation der Leistungserbringung mit E-Government Stein-Hardenberg 2.0 Zukunft der Verwaltung One Stop Government in Europa (Vergleich) Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung Bürokratieabbau mit E-Government
Friederike Thessel fthessel@ifg.cc IfG.CC The Potsdam egovernment Competence Center Am Neuen Markt, 14467 Potsdam email: office@ifg.cc, Web: www.ifg.cc