Zeit- und Selbstmanagement am 23. Oktober 2013 Dr. Dagmar Vögel-Biendl
Zeitmanagement Arbeitstechnik
Zeitmanagement = Arbeitsorganisation
Zeitmanagement Trick gegen Überbelastung
Man kann nicht mehr in den Tag packen als hinein passt
Zeitmanagement = Bewusste Gestaltung der Zeit
So dass mehr Zeit für das Wesentliche bleibt das Arbeiten entspannter wird und die Zufriedenheit steigt
Spieler nicht Spielball! Aktion statt Reaktion!
Zeitmanagement braucht Selbstverantwortung
Zeitmanagement braucht Zielorientierung
Wenn wir nicht wissen, wohin wir wollen, ist es gleichgültig, welchen Weg wir gehen Chinesische Weisheit
Zeitmanagement braucht Schriftlichkeit
Aufgaben sammeln / Planen Ideen notieren Zwischenstände festhalten
Überblick Gedächtnisentlastung Höhere Planungsdisziplin Sichtbare Erfolgskontrolle Stärkere Motivation
Kernelement e des Zeitmanagement Zeitverluste vermeiden Prioritäten setzen Planung angehen
Zeitverluste Zeitfallen - Persönliche Verhaltensmuster - Arbeitsorganisation Zeitdiebe - Menschen - Technik - Strukturen / Rahmenbedingungen - Unterbrechungen
Zeitfallen / Zeitdiebe Tipps und Anregungen Unterbrechungen Arbeitsorganisation Persönliche Verhaltensmuster
Unterbrechungen Sägeblatt - Effekt
Umgang mit Unterbrechungen 1. Unterbrechungen unterbinden
Umgang mit Unterbrechungen 1. Unterbrechungen unterbinden 2. Unterbrechungen minimieren Gezielte Gesprächsführung Vereinbarungen 3. Unterbrechungen einplanen 4. Vertiefte Konzentration
Arbeit sorganisat i on Standardisierung Checklisten Formulare Textbausteine Strategien / Arbeitsprozesse Individuell entwickeln
Arbeit sorganisat i on Freier Schreibtisch Wie viel Zeit pro Jahr verbringt ein Angestellter mit Suchen? 6 Wochen
A r b e i tsorganisation Prinzip freier Schreibtisch Sinnvolles Ordnungssystem Korb, Ordner, Hängeregister etc.
A r b e i tsorganisation Prinzip freier Schreibtisch Sinnvolle Körbchen sind z.b. Heute Erledigen Tageswiedervorlage ( Warte auf ) Zwischenablage ( Später ablegen ) Lektüre Projekte / Kunden Wiedervorlage
Arbeit sorganisat i on Prinzip freier Schreibtisch Kein Verzetteln Kein Erdrücken
Arbeit sorganisat i on Mailmanagement
Verhalt ensfal len > Tendenz zum Aufschieben > Tendenz zur vorschnellen Reaktion > Tendenz zum Ausufern > Unrealistische Zeiteinschätzung > Tendenz zur Gefälligkeit
Tendenz zum Aufschieben Gründe reflektieren Unangenehme Aufgaben Schwierige Aufgaben Zeitaufwändige Aufgaben Stress, Krankheit, Konflikte Langweilige Aufgaben Gegenstrategie entwickeln
Tendenz zur vorschnellen Reaktion Jede Aufgabe, die reinkommt wird sofort bearbeitet Jeder Gedanke wird weiterverfolgt Jede Warteschleife bindet Energie für andere Aufgaben
Tendenz zum Ausufern In der Kommunikation Zu viele Themen Zu viele Details Zu wenig Führung Zielorientierte Kommunikation In der Arbeit Zu hohes Sicherheitsbedürfnis Perfektionismus
Unrealistische Zeiteinschätzung 1. Tendenz zur Unterschätzung Zeitdruck 2. Tendenz zur Überschätzung Sich spielen Statistik (AB Tätigkeitsanalyse) Einplanen
Gefälligkeit Es anderen recht machen Eigene Bedürfnisse unterordnen Nicht Nein sagen können Ablehnen Verhandeln
D r e i S t r ategien d e s N e i n - S a g e n s 1. Einschränkendes Nein > unter bestimmten Bedingungen > als Kuhhandel > Hilfe zur Selbsthilfe 2. Alternatives Nein > anderer Zeitpunkt > anderes Verfahren 3. Unausgesprochenes Nein > und stattdessen: sagen, womit man sonst beschäftigt ist bzw. was man denkt, fühlt
Prioritäten Setzen Was als Erstes? Was später? Was mit voller Kraft? Was mit halber Kraft? Was unbedingt? Was kann hinten runter fallen?
Prioritäten Setzen = Entscheiden = Schwierig Der Mensch will Verluste vermeiden Die Umwelt ist komplex / wandelt sich
Prioritäten Setzen Das Wichtige zuerst Die 25.000 $ - Methode
P r i o r i täten S e t z e n Was ist wichtig? Inwieweit trägt diese Aufgabe zur Zielerreichung bei? Bei Unklarheit Nachfragen
P r i o r i täten S e t z e n Andere Kriterien Chronologie Anforderung und Herausforderung persönliche Beziehungen Spaßfaktor Zeitdruck Hierarchie und Dienstanweisungen
Es ist besser, die richtige Arbeit zu tun, als eine Arbeit richtig zu tun Peter F. Drucker
P r i o r i täten S e t z e n Eisenhow er-prinzip Einteilung der Aufgaben nach dem Zusammenwirken von Wichtigkeit und Dringlichkeit A - B - C und P
P r i o r i täten S e t z e n Eisenhow er-prinzip Wichtigkeit B A P C Dringlichkeit
P r i o r i täten S e t z e n Eisenhow er-prinzip A- Aufgaben > Sofort erledigen B- Aufgaben > Terminieren C- Aufgaben > Delegieren Minimieren Rationalisieren P- Aufgaben > In den Papierkorb
Entlastungsfragen 1. Warum überhaupt? P 2. Warum gerade ich? C 3. Warum ausgerechnet jetzt? B 4. Warum in dieser Form? C
P r i o r i täten S e t z e n B - Aufgabe Wichtigkeit B A P C Dringlichkeit
P r i o r i t ä t e n S e t z e n B - Aufgabe Termin noch weit weg Engere interne Terminleiste Komplexe Aufgaben zergliedern
Kann Aufgaben w i c h t i g, a b e r k e i n D r u c k v o n a u ß e n Überhaupt kein Termin z.b. - Strategie-Aufgaben - Reflexionstermine / Prozessoptimierung - Feedback-Gespräche - Soziale Kontakte / Beziehungspflege - Persönliche Qualifizierung
Prioritäten Setzen Das Wichtige zuerst Die 25.000 $ - Methode Das Wichtige mit zur besten Zeit und mit voller Kraft
Planung Grundsätze Erst sammeln, dann zuordnen Aufgaben zergliedern Schriftlichkeit einsetzen
Planung angehen Grundlegender Planungsrhythmus Tagesplanung
P l a n u n g a n g e h e n Planungsrhythmus Fixblöcke für immer wiederkehrende Aufgaben Festgelegte Zeiten für vorausplanbare Aufgaben Zuordnung tagesaktueller Aufgaben nach dem SE-Prinzip Termine in den Kalender Hinweise auf vorbereitende Aufgaben in den Monatsplan / Wochenplan Grobe Zuordnung für Monate / Wochen Feinplanung für Tag
Das SE - Prinzip Sofort Entscheiden SOFORT Bearbeiten SOFORT Zuordnen SOFORT Entsorgen
T u - E s - S o fo rt- P rinz i p SOFORT Bearbeiten o in weniger als drei Minuten erledigt o Schaden droht o erneutes Eindenken kostet mehr Zeit
P l a n u n g a n g e h e n ALPEN - Tagesplanung Aufgaben zusammenstellen Länge der Tätigkeiten schätzen Pufferzeiten reservieren Entscheidungen treffen Nachkontrollieren
Vorsicht Falle Was das Einhalten von Planungen verhindert Unrealistische Zeiteinschätzung Tendenz zum Aufschieben Tendenz zur vorschnellen Reaktion
Tipps zur Tagesplanung 1. Timen Sie Ihre Aufgaben gut Leistungshoch nutzen, aber auch das Störungstief. o Leistungshoch und / oder Störungstief für die wichtigsten Aufgaben o Leistungstief und / oder Störungshoch für Routine
Tipps zur Tagesplanung 2. Legen Sie Erledigungstermine fest 3. Geben Sie Puffer zu 4. Richten Sie Fixblöcke ein 5. Richten Sie eine Black Box ein
Tipps zur Tagesplanung Fixblöcke, d.h. festgelegte Zeitfenster o für immer wiederkehrende Aufgaben, die an jedem Tag zur gewohnten Zeit abgearbeitet werden
Tipps zur Tagesplanung Black Box, d.h. ein festgelegtes Zeitfenster o für Rückrufe, verschobene Gespräche o oder unvorhergesehene Aufgaben o bzw. für eine vorgezogene Aufgabe als Alternative
Tipps zur Tagesplanung 6. Bilden Sie Blöcke z.b. o Telefongespräche o Abholen und Bearbeiten der E-Mails o Internetrecherchen o Lesearbeiten o Wege o verwandte Themen
Tipps zur Tagesplanung 7. Reservieren Sie sich eine Stille Stunde 8. Planen Sie Kann-Aufgaben ein
Tipps zur Tagesplanung 9. Planen Sie Pausen ein o öfter und kürzer o aktive Entspannung
P a u s e n z u r a k t i v e n E n t s p a n nung u n d Erholung
Tipps zur Tagesplanung Bevor Sie nach Hause gehen o prüfen Sie, welche Aufgaben nicht erledigt wurden o und terminieren sie neu o reflektieren Sie den Tag o erstellen Sie den Plan für morgen
Und wenn Sie zu Hause sind sollte eigentlich nur die Arbeit erledigt sein
Selbstmanagement = Ziele definieren = Handlungsschritte planen = Selbstmotivation pflegen
Selbstmot ivat ion 1. Jemanden Motivieren Schub Zug 2. Motiviert sein Optimale Rahmenbedingungen Demotivation verhindern
Motivat ionsbremse 1. Mangelndes Zeitmanagement o keine Planung o keine Prioritäten o keine Grenzen Spielball statt Spieler Reaktion statt Aktion
Motivat ionsbremse 2. Fehlende Anerkennung o vom Vorgesetzten o von den Kolleginnen und Kollegen o von den Kunden o im privaten Umfeld Wie sorge ich für Anerkennung von außen? Feedback erfragen Erfolge präsentieren
Motivat ionsbremse o und von der eigenen Person Wie sorge ich für meine innere Zufriedenheit? Erfolge bewusst wahrnehmen Sich selbst belohnen Nach dem eigenen Wertesystem handeln
Motivat ionsbremse 3. Ärger entsteht aus der Enttäuschung, weil o Wünsche und Bedürfnisse nicht erfüllt sind o Das Wertesystem missachtet wird Wie kommuniziere ich das Bedürfnis? Was ist verhandelbar? Und wie? Wie kann ich mein Wertesystem nachjustieren?
Motivat ionsbremse 4. Fehlende Balance o Körper / Gesundheit o Arbeit / Leistung o Familie / Kontakt o Sinn / Kultur / Gesellschaft Regelmäßige Standortbestimmungen
Handlungsschrit t e Wie konkret werde ich vorgehen? Was brauche ich dafür? Wo kann ich mir Unterstützung holen? Welche Widerstände kann es geben? Wie gehe ich damit um?
Ziele Handlungs- und Leistungsziele Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert Identitätsziele abhängig von Wertesystem und innerem Selbstbild wie z.b. o Ich sorge für meine Zufriedenheit o Ich achte die Rechte und Werte anderer o Ich bin leicht und beweglich
Handlungs- und Leistungsziel e SMART Spezifisch Messbar Attraktiv Realistisch Terminiert TREPPE Terminiert Reizvoll Erreichbar Präzise Positiv Einsatzbezogen
Selbstmanagement = Zupacken = Chancen ergreifen = Selbstverantwortlich handeln