St. Elisabeth-Stiftung Das ecspand Qualitätsmanagement von d.velop sorgt für ein einheitliches Qualitätsmanagement-System über die gesamte Stiftung und alle Geschäftsbereiche hinweg. Roland Hüber, Leiter IT
Mit ecspand strukturieren und realisieren wir unser Qualitätsmanagement Das Unternehmen Die St. Elisabeth-Stiftung führt seit dem Jahr 2000 die mehr als 150-jährige soziale und karitative Arbeit der Franziskanerinnen von Reute fort. Die St. Elisabeth-Stiftung ist heute Trägerin zahlreicher sozialer Einrichtungen, Dienste und Betriebe. Über 1.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für mehr als 2.700 hilfebedürftige Menschen an zahlreichen Standorten im Alb-Donau-Kreis sowie in den Landkreisen Biberach und Ravensburg im Einsatz. Warum fiel die Entscheidung auf ecspand? Die St. Elisabeth-Stiftung entschied sich im Laufe des Auswahlverfahrens für SharePoint, um eine offene Plattform im Unternehmen bereitstellen zu können. Nach der Pflichtenheft-Erfüllung, Produktpräsentationen, Referenzbesuchen und Referenztelefonaten fiel die Entscheidung zugunsten SharePoint und ecspand. Ausgangssituation Roland Hüber, Leiter Bereich IT der St. Elisabeth-Stiftung in der Stiftungszentrale, Bad Waldsee, berichtet, dass in den einzelnen Geschäftsbereichen ganz unterschiedliche Qualitätsmanagement (QM) Systeme eingesetzt waren. Diese Lösungen bedurften natürlich auch individueller Software-Unterstützung. Das Ziel war es, ein einziges QM- System zu bestimmen, so dass eine systemtechnisch einheitliche Unterstützung gewährleistet werden kann und die Arbeitsabläufe vereinheitlicht und standardisiert werden. Die St. Elisabeth-Stiftung ist als karitative Einrichtung ein stark dokumentenverarbeitendes Unternehmen. So werden unter anderem die gesamten Pflegedokumentationen und Aufzeichnungen über die pädagogische Entwicklung der betreuten Personen in den Datenbanken erfasst. Ein weiteres Kriterium ist die starke räumliche Verteilung: in der Stiftungszentrale arbeiten 120 Mitarbeiter und es kommen weitere 1.580 hinzu, verteilt auf 20 Standorte zwischen Bodensee und Ulmer Raum. Dass hier ein Dokumentenmanagement-/Enterprise Content Management- System für die dokumentenbasierenden Prozesse hilft, lag auf der Hand. Die Auswahl Die St. Elisabeth-Stiftung engagierte das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, Stuttgart für die Unterstützung bei der Software-Auswahl und für die Erhebung der genauen Anforderungen, aber auch Funktionalitäten und Ziele. Nach den internen Interviews mit dem Vorstand, den Geschäftsbereichsleitungen
und Führungskräften wurde ein Anforderungskatalog erstellt und ein Lastenheft geschrieben. In drei Stufen näherte man sich der Entscheidung: aus 24 DMS-/ ECM-Anbietern wurden zunächst 11 Hersteller aufgrund priorisierter Anforderungskriterien ausgewählt. Nach einer weiteren Prüfung blieben nur noch sechs Hersteller übrig. Dies war auch der Zeitpunkt, an dem das Fraunhofer Institut IAO die St. Elisabeth-Stiftung zum ersten Mal namentlich nannte, so war im Vorfeld eine sehr neutrale Abwicklung gewährleistet. Diese sechs Anbieter wurden auf der CeBIT 2012 persönlich kontaktiert, um sich die einzelnen Software-Produkte live zeigen zu lassen und über eine mögliche Zusammenarbeit im Rahmen der Auswahlentscheidung und des Implementierungsprojektes zu sprechen. Im Anschluss daran schieden drei weitere Anbieter aus. Die verbliebenen drei Hersteller wurden zu Produktpräsentationen eingeladen. Anschließend machte sich das Team um Roland Hüber auf zu Referenzbesuchen und führte Referenztelefonate. Erst dann forderte die St. Elisabeth-Stiftung konkrete Angebote an. In der Evaluierung wurden alle Aspekte berücksichtigt: Ausgefüllte Kriterienkataloge, Referenzbesuche und -telefonate, Vorortbesuche, Strategie, wirtschaftliche Betrachtung, Zukunftsorientierung der angebotenen Lösung. Die Entscheidung fiel im Juni 2012 auf SharePoint und ecspand. Projekt SharePoint hat unheimlich viele funktionale Möglichkeiten, speziell im Umfeld DMS/ ECM. Damit muss man sich auch als Entscheider und nicht nur als Administrator auseinandersetzen. Wenn man diesen Mehrwert erkennt und sich zu Nutzen macht, kommt Dynamik ins Spiel. Der SharePoint Ansatz war wegen unserer starken Standortverteilung mitentscheidend. Wir wollten künftig über eine einheitliche, zukunftsorientierte Plattform ohne Systemgrenzen kommunizieren und Daten verteilen. Zudem musste alles einfach bedienbar sein, denn die Mitarbeiter sollen sich auf ihre Betreuungs- und nicht auf die Bedienung komplizierter Softwareoberflächen konzentrieren. Daher war für uns auch eine selbsterklärende Weboberfläche enorm wichtig. Roland Hüber war von der Beratungsqualität des d.velop-/ecspand-teams und auch der Implementierung begeistert. Das von der St. Elisabeth-Stiftung abgenommene Konzept wurde zunächst beim ecspand-team aufgesetzt. Herr Hüber nahm über Websessions Einblick und kommunizierte gewünschte Korrekturen des Teams, die dann umgehend umgesetzt wurden. Die Zusammenarbeit war sehr kollegial und durch eine unkomplizierte Kommunikation geprägt. Ohne Übertreibung: das war außergewöhnlich! Ergänzt wurde dies durch eine hohe Fachlichkeit und eine hohe Zielerreichung. Sehr gute Arbeit.
Projektverlauf Die St. Elisabeth-Stiftung hat nach dem Ausrollen der Software alle Qualitätsmanagement-Bestandsdokumente kategorisiert. Im Laufe der Jahre sammelten sich viele Dokumente mit ähnlichem Sachverhalt an. Diese Dokuemente wurden nicht 1:1 übernommen, sondern sauber und geprüft eingecheckt. Eine Qualitätsmanagement-Koordinatorin sorgt dafür, dass die gesamten Aktivitäten zentral gesteuert werden. Heute sind es über die Geschäftsbereiche hinweg 2.361 Bestandsdokumente (originäre Dokumente, keine Versionen). Diese stehen dann in ecspand in historisierten Versionen zur Verfügung. Das Ziel der St. Elisabeth-Stiftung ist eine Reduzierung dieser Dokumente auf ca. 600 bis 1.000 Dokumente. Viele Anbieter und Unternehmen verstehen Qualitätsmanagement als ein Publikationssystem, das finalisierte PDF-Versionen für die Mitarbeiter bereitstellt. ecspand stellt aber erheblich mehr Funktionalität und Prozessabdeckung zur Verfügung, betont Roland Hüber. es deckt den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes ab inklusive der verschiedenen Versionen, Rechte, Rollen und Workflowschritte. Dieser komplette Zyklus wird vom ecspand Qualitätsmanagement unterstützt und das nutzen wir vollständig in der gesamten Breite. Dadurch, dass alle Qualitätsmanagement-Beauftragten im Projekt involviert waren, war die Akzeptanz groß. Auch der Schulungsaufwand für die neue Lösung ist vergleichsweise gering. Herr Hüber spricht auch nicht von Schulung, sondern von Einweisung der Benutzer, denn die Oberflächen sind selbsterklärend. Das Projekt ist zwischenzeitlich so weit fortgeschritten, dass die zu publizierenden Dokumente in Kürze den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden können. Dann wird der Mitarbeiter automatisch zu seinem Portal hingeführt. Von dort geht es je nach zugewiesenen Rechten in die einzelnen Anwendungen wie ecspand Vertragsmanagement, ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung und ecspand Qualitätsmanagement. So werden trotz der vielen Standorte die Mitarbeiter bzw. Dokumente zusammengeführt. Es gibt keinen Applikations-/Medienbruch. Das ist für das tägliche Arbeiten eine große Hilfe. Fazit Das Fazit von Herrn Hüber ist voll des Lobes: Insgesamt wurde bei der Implementierung von ecspand Qualitätsmanagement sehr zielstrebig gearbeitet. Wir hielten uns an die Vorgaben und stimmten die einzelnen Schritte ab. Weil wir gemeinsam strukturiert gearbeitet haben, kamen wir zu einem so hohen Realisierungsumfang. Es wurde genau das erreicht, was wir wollten. Das Ergebnis kann sich absolut sehen lassen.
Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann. Neben der d.3ecm Plattform stellt d.velop mit der Produktlinie ecspand ECM Lösungen für Microsoft SharePoint zur Verfügung. Abgerundet wird das Portfolio durch die dritte Produktlinie foxdox, welche Dokumenten-Management in der Cloud bereitstellt. Als führender Anbieter von Enterprise Content Management Lösungen (ECM) bietet d.velop seinen Kunden die konsequente und vorausschauende Digitalisierung aller relevanten Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie der branchenspezifischen Fachverfahren: nachhaltig. smart. innovativ. Das ecspand Qualitätsmanagement von d.velop sorgt für ein einheitliches Qualitätsmanagement- System über die gesamte Stiftung und alle Geschäftsbereiche hinweg. Roland Hüber, Leiter IT St. Elisabeth Stiftung d.velop AG Schildarpstraße 6 8 48712 Gescher, Deutschland Fon +49 2542 9307-0 d-velop.de referenzen@d-velop.de Version: Projektbericht Success Story St. Elisabeth-Stiftung Oktober 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.