Elektronische Langzeitarchivierung - Kein Thema für kleine und mittlere Unternehmen, oder doch?

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1 Elektronische Langzeitarchivierung - Kein Thema für kleine und mittlere Unternehmen, oder doch? André Hüttemann CONTENiT AG 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, andre.huettemann@contenit.de Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 1

2 Worum geht es? Enterprise Information Management (EIM) 2014 Enterprise Content Management (ECM) Dokumenten Management (DMS) Archivierung 1990 Quelle: Google Trends Effiziente und sichere Bereitstellung (unstrukturierter) Informationen zu jederzeit, an jedem Ort und in geforderter Qualität by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 2

3 Aktuelle Themen Rechnungseingang Posteingang -Archivierung Geschäftsprozessautomatisierung Elektronische Akte Elektronische Rechnung Archivierung Zusammenarbeit / Collaboration 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, andre.huettemann@contenit.de Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 3

4 Herausforderungen im Arbeitsalltag Mobility Akten CMS Informationssuche Dateiserver ERP 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 4

5 Herausforderungen im Arbeitsalltag Informationsverteilung in komplexen Vorgängen Beispiel: Einfacher Rechnungseingangsworkflow Nebeneffekt: Damit bei der nächsten Klärung die Suche schneller wird legen sich die Mitarbeiter ihre individuellen Informationspools an by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 5

6 Herausforderungen im Arbeitsalltag Ablagedilemma: Information ist nun mal nicht eindimensional! Ausweg: Hinreichend viele Kopien! 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 6

7 Herausforderungen im Arbeitsalltag Der Dokumentenlebenszyklus und die Zusammenarbeit in Teams: Wer, was, wann und wieso? finaler als final: Versionierung auf dem Dateiserver 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 7

8 Herausforderungen im Arbeitsalltag Die Vervielfältigung von Information ist einfach und mit vernachlässigbaren Kosten verbunden. Die Konsolidierung, Aus- und Bewertung von Informationen ist aber extrem aufwändig! Projektmanagement by by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 8

9 Der Ausblick Jährliches (Informations-/Daten-) Wachstum: ca. 30% Ebenfalls Wachstum der IT-Systeme & Steigerung der Komplexität 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, andre.huettemann@contenit.de Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 9

10 Potential für Dokumentenmanagement Umfangreiche Informationsbeschaffung Komplexe Informationsauswertung Langsame Geschäftsabläufe Potential für DMS Geringe Informationsqualität 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 10

11 Potential für Dokumentenmanagement Der heutige Mitarbeiter ( Informationworker ) benötigt mehr Zeit für die Suche & Klärung von Informationen als für die Entscheidungsfindung und Verarbeitung! (gemäß Studien im Verhältnis ⅔ zu ⅓) 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, andre.huettemann@contenit.de Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 11

12 Aktuelle Markt-Situation Ca ⅓ der KMU haben bereits ein ECM Ca 10 bis 30% der KMU investieren absehbar in ECM (je nach Studie) Größte Motivationen bei Befragungen: Effizienterer/schnellerer Zugriff auf Informationen Kostenreduktion bei der Dokumentation hochwertigere Informationen Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien Automatisierung von Geschäftsabläufen 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 12

13 Lösungen durch Dokumentenmanagement Mobility Akten CMS Zentraler Informationspool (DMS) Dateiserver by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 13 ERP

14 Lösungen durch Dokumentenmanagement Nutzen: Der zentrale Informationspool, der sich bestmöglich (regelbasiert) automatisch füllt, bietet effiziente Auskunft über alle IT-Systeme und Kommunikationskanäle hinweg by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 14

15 Lösungen durch Dokumentenmanagement Nutzen: (Meta-) Informationen, Historienverwaltung, Prüf- und Freigabestempel geben Auskunft über den Dokumentenstatus by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 15

16 Lösungen durch Dokumentenmanagement Nutzen: Automatismen leiten die Informationen/Dokumente gemäß Regelwerke durch die gewünschten Geschäftsprozesse 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 16

17 Lösungen durch Dokumentenmanagement und garantieren die effiziente Bearbeitung by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 17

18 Lösungen durch Dokumentenmanagement Nutzen: Informationen sind dort verfügbar, wo sie benötigt werden by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 18

19 Potential für Dokumentenmanagement Umfangreiche Informationsbeschaffung Komplexe Informationsauswertung Langsame Geschäftsabläufe Potential für DMS Geringe Informationsqualität 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 19

20 Mit vs. Ohne Ohne DMS suchen klären verteilen nachfassen konsolidieren Schwer überschaubar finden entscheiden erhalten Reminder versionieren Transparenz mit DMS 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 20

21 Herangehensweise Konzentration auf die größten Potentiale, weitere Themen in einen Stufenplan Agiler Ansatz empfehlenswert DMS-Projekte sind (in der Regel) Organisationsprojekte Über 50 Lösungen am Markt, Entscheidungshilfen sind: VOI ( DMS-Leitfaden für Entscheider ) Pentadoc Radar ( BARC ( Studie - Enterprise Content Management ) 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, andre.huettemann@contenit.de Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 21

22 Dokumentenmanagement & Cloud Computing fachlich & rechtlich beraten lassen Echte Alternative gerade für KMU In kleinen Einsatzbereichen beste Wirtschaftlichkeit Nationale Anbieter vereinfachen Vertragsrecht Eliminiert die technische Herausforderung Leider (gerade!!!) in Deutschland totgeredet 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 22

23 DMS // Microsoft SharePoint Mit Social Media zur Wissensgenerierung 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 23

24 DMS // Microsoft SharePoint Wissensgenerierung: Ideenmanagement mit Microsoft SharePoint 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 24

25 DMS // Microsoft SharePoint Qualitätsmanagement mit Microsoft SharePoint 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 25

26 Die CONTENiT AG. Gründung 1998, Unternehmen der Gildegruppe, ca. 30 Mitarbeiter Tätigkeitsschwerpunkt nationale Mittelstand Zertifiziert nach ISO Aktives Mitglied im Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) Beratung und Systemintegration für Enterprise Content Management Lösungen auf Basis der ECM-Suite d.3 und Microsoft SharePoint ECM-Full-Service: Beratung/Konzeption Projektierung/Realisation Regelbetrieb Rechenzentrumsbetrieb & -produkte (Tochterunternehmen Data Westfalia GmbH ) Über betreute ECM-Anwender, Projekte von 5 bis Anwendern Kunden aus mittelständischen und großen Unternehmen, Verwaltung und Institutionen 2014 by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, andre.huettemann@contenit.de Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für manche Prozesse benötigen Sie auch weiterhin Papier. Quelle: d.velop AG Für alle anderen nicht by CONTENiT AG Ersteller: Andre Hüttemann, Name: ECM-Präsentation 19. März 2014 Folie 27