Kapitel 6 Umfragen, Statistiken, Sicherung Notwendige Voraussetzungen für diese Schulung: Internetfähiger Computer mit aktuellem Browser (z.b. Firefox, Internet Explorer) Internet-Domain mit aufgeschaltetem Worldsoft SalesPower-Paket. Bild- und Textvorlagen: Diese Vorlagen finden Sie auf der CC-Website unter dem Button ebusiness zum Download: http://www.worldsoft-competence-center.info Bilder von www.clipdealer.com Bilder und Texte dürfen nur für die Ausbildung verwendet werden. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 1
Inhaltsverzeichnis 1. Kunden-Umfragen 1.1 Umfrage erstellen 3 1.2 Umfrage versenden 5 1.3 Umfrage-Statistiken 6 2. Statistiken 2.1 Rechnungs-Statistiken 8 2.2 Kunden-Statistik 12 3. Datenbank-Sicherung 13 Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 2
1. Kunden-Umfragen Mit dem Kunden-Umfrage-Modul erstellen Sie beliebige Umfragen. Über das Communication- Center versenden Sie personalisierte E-Mails an Ihre Interessenten / Kunden mit einem Link zu dieser Umfrage. Bei jeder Antwort aktualisiert sich die Ergebnis-Statistik automatisch und zeigt Ihnen die Werte in Zahlen und / oder Grafiken an. Klicken Sie auf Kunden-Umfragen und wählen Sie Kunden-Umfragen 1.1 Umfrage erstellen Klicken Sie auf die Lasche Umfragen erstellen. Wählen Sie im Auswahlmenü Neue Umfrage erstellen. Geben Sie einen Titel für die Umfrage ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Wir verwenden den Titel Das neue Kursangebot. Technische Informationen OASIS erzeugt automatisch einen Link zu Ihrer Umfrage. Kopieren Sie den Link, damit Sie ihn später im Communication Center in die E-Mail-Vorlage einfügen können. Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen entweder In neuem Fenster öffnen oder Verknüpfung kopieren. So haben Sie den Link entweder in Ihrem Browser oder in der Zwischenablage und können ihn sehr einfach in die E-Mail-Vorlage einfügen. Geben Sie einen Bestätigungstext ein, der den Teilnehmern nach Beendigung der Umfrage angezeigt werden soll. Alternativ können Sie auch eine spezielle HTML-Seite auf Ihrer Homepage einrichten und dorthin verlinken. Wie verwenden folgenden Text: Danke für Ihre Teilnahme an der Umfrage. Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf Speichern. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 3
Fragen und Antworten Damit sind die Grundeinstellungen abgeschlossen. Erstellen Sie nun die Fragen und Antworten zu Ihrer Umfrage. Wählen Sie Neue Frage hinzufügen. Geben Sie den Text für die erste Frage ein und klicken Sie auf Speichern. Unsere erste Übungsfrage lautet: Welche Kursangebote wünschen Sie sich für das zweite Halbjahr? Geben Sie nun die erste Antwort ein: Yoga Klicken Sie auf Speichern. Geben Sie die zweite Antwort (Pilates) ein und klicken Sie auf Speichern. Geben Sie noch eine dritte Antwort (Fatburner) ein und Speichern Sie wieder. Sie können beliebig viele Antwortmöglichkeiten vorgeben. Fügen Sie eine weitere Frage hinzu. Wählen Sie dazu wieder Neue Frage hinzufügen. Die zweite Übungsfrage lautet: Welche Kurszeiten bevorzugen Sie? Die Antworten dazu: Zwischen 10 und 14 Uhr Zwischen 14 und 18 Uhr Zwischen 18 und 22 Uhr Auf diese Art und Weise können Sie weitere Fragen und Artworten hinzufügen. Fragen testen Testen Sie jetzt Ihre Umfrage und wechseln Sie zur Lasche Fragen testen. Wählen Sie die erstellte Umfrage aus und klicken Sie auf Aufrufen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 4
Beantworten Sie die erste Frage und klicken Sie auf die Ziffer 2 oder den roten Pfeil für weiter. Beantworten Sie auch die zweite Frage und klicken Sie auf Umfrage absenden. Hinweis: Es müssen alle Fragen beantwortet werden, damit die Umfrage abgeschickt werden kann. Es erscheint der Text, den wir zur Bestätigung eingegeben haben. Die Umfrage ist damit einsatzbereit. 1.2 Umfrage versenden E-Mail-Vorlage erstellen Wechseln Sie in das Communication Center und erstellen Sie eine weitere E-Mail-Vorlage. Fügen Sie aus dem Browserfenster oder der Zwischenablage an der gewünschten Stelle den Link zur Umfrage ein. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 5
Markieren Sie den Link und klicken Sie im Editor auf das Symbol Link einfügen / editieren. Wechseln Sie zur Lasche Zielseite. Stellen Sie die Zielseite auf Neues Fenster (_blank) und bestätigen Sie mit OK. Dadurch öffnet sich der Link zur Umfrage in einem neuen Browser-Fenster. Scrollen Sie nach unten und vergeben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Vorlage. Speichern Sie mit Als neue Vorlage speichern. Klicken Sie auf Vorschau und testen Sie den Link. Die E-Mail kann nun an die ausgewählten Adressen versendet werden. Die Empfänger gelangen mit einem Klick auf den Link direkt zur Teilnahme an der Umfrage. 1.3 Umfrage-Statistiken Wechseln Sie zurück zum Menüpunkt Kunden- Umfragen. Wählen Sie die Lasche Statistiken. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 6
Wählen Sie die Umfrage im Auswahlmenü aus. Das Ergebnis wird mit den verschiedenen Antwortmöglichkeiten, der Gesamtanzahl der Umfrage-Teilnehmer und der prozentualen Verteilung der Antworten angezeigt. Wechseln Sie im Auswahlmenü zu Kuchen- Grafik, um Ihre Statistik in dieser grafischen Aufbereitung zu sehen. Mit jeder neuen Antwort aktualisiert sich Ihre Umfrage-Statistik automatisch und die Ergebnisse stehen beim nächsten Aufruf zur Verfügung. Sie können Ihre Umfrage-Statistiken jederzeit zurücksetzen, z.b. um Ihre eigenen Tests zu löschen. Klicken Sie dazu auf Zurücksetzen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 7
2. Statistiken In diesem Bereich haben Sie Zugriff auf Ihre Verkaufsund Umsatz-Statistiken. Diese werden bei jedem Aufruf neu errechnet. So haben Sie stets die aktuellsten Zahlen. 2.1 Rechnungs-Statistiken Klicken Sie auf Statistiken und wählen Sie den Menüpunkt Rechnungen. Umsatz-Statistik Wählen Sie die Lasche Umsatz-Statistik. Als erstes sehen Sie den Monats-Umsatz in Tagen. Es werden nur die Umsätze der Rechnungen angezeigt, die Sie im System als Bezahlt verbucht haben. Mit dem Auswahlmenü können Sie spezielle Monate aufrufen. Sie können die Daten in jedem Fenster manuell aktualisieren. Wechseln Sie nach Wunsch zwischen grafischer Anzeige und Listenansicht. Oder öffnen Sie die gewählte Ansicht in einem Pop-Up-Fenster. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 8
Im zweiten Fenster wird der Jahres-Umsatz nach Monaten angezeigt. Es werden nur die Umsätze der Rechnungen angezeigt, die Sie im System als Bezahlt verbucht haben. Mit dem Auswahlmenü können Sie festlegen, wie viele der vergangenen Jahre von der Statistik erfasst werden sollen. Zuletzt wird der aufgelaufene Jahresumsatz dargestellt. Es werden nur die Umsätze der Rechnungen angezeigt, die Sie im System als Bezahlt verbucht haben. Mit dem Auswahlmenü können Sie festlegen, wie viele der vergangenen Jahre von der Statistik erfasst werden sollen. Rechnungs-Status Wählen Sie die Lasche Rechnungs-Status. Sie erhalten drei Übersichtfenster. In der Übersicht Rechnungs-Status sehen Sie den Status Ihrer über das ECMS verbuchten Rechnungen nach bezahlt, offen und gemahnt. Wählen Sie im Auswahlmenü das gewünschte Jahr. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 9
Das zweite Fenster zeigt den Umsatz nach Ländern sowie die prozentuale Verteilung. Es werden nur die Umsätze der Rechnungen angezeigt, die Sie im System als Bezahlt verbucht haben. Wählen Sie im Auswahlmenü das gewünschte Jahr. Die dritte Übersicht zeigt Ihnen die offenen Rechnungen nach Ländern sowie die prozentuale Verteilung. Über das Auswahlmenü können Sie zwischen den einzelnen Jahren wählen. Artikel-Statistik Wählen Sie die Lasche Artikel-Statistik. Hier können Sie die Umsatzstatistik nach Artikeln aufrufen. Wählen Sie über die Auswahlmenüs den gewünschten Zeitraum und klicken Sie auf Umsatz nach Artikeln. Aktivieren Sie die Checkbox, wenn Sie das Ergebnis z.b. mit dem Vormonat oder dem Vorjahreszeitraum vergleichen möchten. Angezeigt werden alle fakturierten Rechnungen im ausgewählten Zeitraum - unabhängig vom Zahlungsstatus. Über den Button Provisions report können Sie eine Liste Ihrer Provisionen erstellen lassen. Mahnungs-Statistik Wählen Sie die Lasche Mahnungen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 10
Sie sehen den Status nach Mahnungsstufe 1 und 2, zusätzlich nach Ländern unterteilt. Im Auswahlmenü können Sie sich die einzelnen Jahre ansehen. LSV-Statistik Wählen Sie die Lasche LSV. Wählen Sie in den Auswahlmenüs den gewünschten Zeitraum nach Jahren oder Monaten und klicken Sie auf Anfrage senden. Sie sehen die LSV-Statistik nach Ländern sowie die prozentuale Verteilung. Artikelgruppen-Statistik Wählen Sie die Lasche Artikelgruppen. Die Statistik kann als Kuchengrafik oder als Liniengrafik aufgerufen werden. Wählen Sie das Jahr, den Rechnungs-Status und die Artikel-Kategorie und klicken Sie auf Anfrage senden. Hinweis: Diese Statistik wird nur 1 x täglich in der Nacht aktualisiert. Änderungen sind erst am nächsten Tag zu sehen. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 11
Länder-Statistik Wählen Sie die Lasche Länder. Diese Auswertung zeigt die Umsatz-Statistik nach Ländern. Wählen Sie den Zeitraum aus und klicken Sie auf Liste erstellen. Es werden nur die Umsätze der Rechnungen angezeigt, die Sie im System als Bezahlt verbucht haben. 2.2 Kunden-Statistik Klicken Sie auf Statistiken und wählen Sie den Menüpunkt Kunden-Statistik. Die Grafik zeigt die Entwicklung der Neukunden im ausgewählten Zeitraum. Darunter finden Sie eine Auflistung aller Kundenumsätze sowie den Bezahl-Status. Wählen Sie im Auswahlmenü den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf Liste erstellen. Klicken Sie auf die Tabellen-Überschriften, um die Liste zu sortieren. Ein zweiter Klick auf die jeweilige Überschrift sortiert die Daten in umgekehrter Reihenfolge. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 12
3. Datenbank-Sicherung Sie können Sicherungen der Datensätze Ihrer Datenbank im Format Microsoft Excel herunterladen und weiter bearbeiten oder archivieren. Hinweis: Die Sicherungen enthalten nicht die erstellten PDF-Files, z.b. Rechnungen, da diese für einen Download zu groß wären. Wenn Sie eine komplette Sicherung inklusive der PDF-Dateien wünschen, nehmen Sie bitte Kontakt mit der Hotline auf. Klicken Sie auf Datenbank-Sicherung und wählen Sie den Menüpunkt Datenbank-Sicherung. Klicken Sie auf Datenbank-Sicherung durchführen. Klicken Sie auf Liste aktualisieren, um die generierte Sicherung aufzurufen. Um den Download zu starten, wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschte Sicherungsdatei aus und klicken auf Speichern. Bestätigen Sie den Download und speichern Sie die Zip-Datei auf Ihrer Festplatte. Entpacken Sie die ZIP-Datei anschließend und öffnen Sie die Sicherungsdateien mit Microsoft Excel. Copyright by Worldsoft AG, 2014, Pfäffikon SZ, Switzerland. Version 24.09.2014 Seite 13