Zentrales E-Mail-Management zur rechtskonformen Ablage von E-Mails Daniel Mikeleit Leiter Competence Center Information Systems d.mikeleit@elo.com
Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?* @GDPdU + GoBS = GoBD @HGB @AO @EHUG @Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 2
E-Mail-Archivierung Die technische Grundlage für E-Mail-Management Clientseitig (Mailbox) Serverseitig (Mailbox) Journaling Lokale Mailboxkopie Mailboxen Gateway ELO Archiv Mailserver 3
Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen E-Mails?* @GDPdU + GoBS = GoBD @HGB @AO @EHUG @Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. @BDSG Privat @TKG *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 4
Empfehlungen für die Organisation Zusammenfassung abgeleitet aus den rechtlichen Rahmenbedingungen @ Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Clientarchivierung @ Untersagung privater Nutzung des E-Mail-Systems @ Einbeziehung Betriebsrat @ Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante E-Mails >= 10 Jahre @ Löschfristen personenbezogener Daten, z.b. Bewerbungen <= 6 Monate @ Archivierungsformat für E-Mails: EML/(MSG) @ Anhänge immer im Originalformat aufbewahren @ (Halb-)automatisierte, vorgangsbezogene Ablagestruktur im Archiv 5
Zentrales E-Mail-Management Blick auf die Realität: Folgerung Mit der steigenden Menge an geschäftlich relevanten E-Mails steigen auch die Anforderungen an die Organisation, Informationssysteme und Benutzer! 2014 D.Mikeleit 6
ELO-Standardlösungen Für geschäftlich relevante E-Mail-Systeme @ Basisintegration in ELO @ ELO Java Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung) @ ELO Windows Client (Drag&Drop, Makro, Registeranbindung) @ ELO Automation Services (IMAP/POP3 über Java Mail API) @ Plattformspezifische ELO-Produkte @ ELOxc Connector for Microsoft Exchange @ ELO Client for Microsoft Outlook @ ELO SAND Server Archiving for IBM Notes/Domino @ELO Client for IBM Notes @ ELO-Middleware: Business Logic Provider 7
E-Mail-Archivierung Die technische Grundlage für E-Mail-Management Live-Demo E-Mail-Archivierung mit ELO client- und serverbasiert 8
und was ist mit dem Thema Cloud? @ E-Mailsysteme in der Cloud, z.b. Online, sind zulässig! @ Auch das Archiv in der Cloud ist zulässig sofern in Deutschland @ Ansonsten gleiche Grundsätze wie on-premise Cloud-Mailboxen mit Journalfunktion Lokale Mailboxkopie Lokaler Journalserver ELO Archiv 9
Technische Betrachtung Cloud-Mailboxen @ Unterstützung für Exchange Online / Office 365 Mailboxen schon seit ELOxc 8.0 (MAPI) @ Ab Q2/2015: ELOxc EWS (Exchange Web Services) Cloud-Mailboxen mit Journalfunktion Lokale Mailboxkopie Online Lokaler Journalserver ELO Archiv 10
E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Geschäftsprozess ELO Workflow ELO Archiv ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssystem z.b. ERP 11
E-Mail-Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Live-Demo Automatische E-Mail-Verarbeitung mit ELO Automation Services 12
Da gibt es ja noch Wird E-Mail überhaupt noch benötigt? @De-Mail @Instant-Messaging @Soziale Netzwerke @Twitter @ 13
ELOxc EWS Kurzer Ausblick auf die neue Version @ Konfiguration über Weboberfläche @ Windows Service (x64) @ Beliebige Verarbeitungszustände @ Aktionsbäume @ Reguläre Ausdrücke für Vergleiche und Ersetzungen @ Erweiterte Attachment-Behandlung @ Archivierungsformat EML @ Flexibler Pfadaufbau @ Zeitsteuerung auch über Cron-Regeln @ Für Exchange 2010, 2013 und Exchange Online @ In Planung für Folgeversionen: @ Aufruf von IX-Skripten @ Verzahnung mit dem ELO Client for Microsoft Outlook @ Integration in OWA 14
ELOxc EWS Instanzverwaltung 15
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