Alle Sind Projekte alle Projekte auf Kurs auf Kurs? Kita-Platz in Sicht? Kita-Planer 2 Vortrag 18.09.2013
Agenda 1 2 3 4 5 Vorstellung tolina Überblick Kita-Planer 2 Elternportal / Online-Anmeldung Funktionsübersicht Modul Kita-Basis Funktionsübersicht Modul Kommune-Basis
tolina - Team
tolina - 25 Jahre Erfahrung Fakten Kernkompetenzen: Prozesse optimieren und automatisieren Integration in bestehende IT- Umgebungen Marktführer in der elektronischen Pfändungsbearbeitung Über 700 Installationen bei mehr als 400 zufriedenen Kunden 13 innovative Lösungen
Software-Entwicklung bei tolina Agile Software-Entwicklung - Selbstorganisierte Teams - Schnelle sichtbare Ergebnisse - Praxisnah, Einbeziehung der Kunden Maßanzug und Produktcharakter - Flexibel an Bedürfnisse des Kunden anpassbar - Kunde profitiert von der Weiterentwicklung des Software-Produktes Weiterbildung & Austausch - Eigne IT-Konferenz - Berlin Days of Software Engineering - www.berlin-dose.de ISO-Zertifizierung - DIN EN ISO 9001:2008 - Geltungsbereich: Entwicklung und Support von Softwarelösungen
Auswahl unserer Kunden Stadt Bonn
Referenzen Kita-Planer 2 Stadt Schwabach (40.000 Einwohner); Bayern Stadt Bocholt (70.000 Einwohner); Nordrhein-Westfalen Stadt Lübeck (210.000 Einwohner); Schleswig-Holstein Stadt Chemnitz (240.000 Einwohner); Sachsen Inkl. Elternbeitragsmodul Landeshauptstadt Kiel (240.000 Einwohner); Schleswig-Holstein Inkl. Elternbeitragsmodul Zweckverband Elektronische Verwaltung in M-V 94 Mitglieder in Mecklenburg-Vorpommern (1,6 Mio. Einwohner) Landesweites Portal (Projektgruppe u.a. Hansestadt Rostock) Inkl. Modul Elternanträge (u.a. Beantragung Berechtigungsschein, Beantragung Übernahme od. Staffelung von Elternbeiträgen, Antrag auf Pflegeerlaubnis Tagespflege ) Unterstützung neuer Personalausweis zur Identifizierung, Authentifizierung
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Nutzen des Kita-Planer 2 Information zu allen Kitas auf der Webseite Anzeige freier Kita-Plätze Ggf. Online-Anmeldung keine Doppeleingaben durch zentrale Datenbank Identifikation der Mehrfachanmeldungen Automatisierte Wartelisten Integrierte Kita- Verwaltungsfunktionen Information Effizienz Stetiger Überblick über Belegung der Kitas Vernetzung Transparenz Stetiger Überblick über Belegung der Kitas verbesserte Kita- Auslastung exakte und schnelle Daten zur Bedarfsplanung gestärkte Kooperation von Kommune und freien Trägern optimierte Investitionsentscheidungen familienfreundliches Image
Vernetzung beim Anmeldeprozess Kommunaler Web-Auftritt Zentrale Datenhaltung Stadtverwaltung/ Jugendamt Kita 1 Kita 2 Kita 3 Kita 4
Module Kita-Planer 2 + Modul Kita- Finanzierung (optional) Modul Web-Basis + Modul Elternanträge (Projekt ego-mv) - Berechtigungsschein - Übernahme / Staffelung Elternbeiträge - Antrag Pflegerlaubnis Tagespflege + Modul Elternbeitragsberechnung (optional) Modul Kommune- Basis Modul Kita-Basis + Modul Jährliche Kinder- und Jugendhilfestatistik (optional) + Modul Personalverwaltung (optional)
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Landesportal für Mecklenburg-Vorpommern (Beispiel)
Landesportal für Mecklenburg-Vorpommern (Beispiel)
Informationen für Eltern (Beispiel) Gemeinsamer Kita-Webauftritt integrierbar in den Webauftritt der Kommune unabhängig von der Kita-Software alle Betreuungsangebote verlinkt Suchfunktion freie Kita-Plätze Online-Bewerbung / Online-Anmeldung
Kita Detailseite (Beispiel)
Kita Detailseite (Beispiel)
Online-Bewerbung
Profile verwalten
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Verwaltung der Anmeldungen / Modul Kita-Basis Unterstützung - Bewerbung bis Platzvergabe Pflege der Einrichtungsprofile für das Elternportal über die Kita-Anwendung Erfassung neuer Kinder (Anmelde-Wizard, Anmelde-Code von Eltern über das Elternportal) Automatisches Wartelistenmanagement, Verwaltung der Anmeldungen Platzvergabe (Wizard-Führung) Reservierung für Geschwisterkinder etc Export der Daten, Auswertungen Unterstützung bei der täglichen Kita-Verwaltung Zentrale Stammdatenverwaltung von Kinder und Eltern Zentrale Vertragsverwaltung und Vertragshistorisierung Jahresplanung der Soll- und Istbelegungen, Steuerung der Anzeige freier Plätze - Elternportal Systemunterstützte Gruppenplanung Dokumentvorlagen und automatische Brief- und Email-Erstellung Dokumentablage und -historie nach dem Aktenprinzip
Warteliste Kita 3
Verwaltung der Kinderakte Pflege der Daten von Kind und Eltern, Gruppe, Vertragsdaten und Vertragshistorie Dokumenterstellung frei oder aus Vorlagen, Hinterlegung von Notizen Verwaltung der Integrationsanträge
Dokumenterstellung Bsp. Anschreiben Zusage Dokumenterstellung Automatische Befüllung Ablage in Akte (Historisierung) Vorlagen: von Stadt vom Träger von Kita Funktioniert mit jeder rtf-fähigen Textverarbeitung MS Word Open Office u.a.
Verwaltung der Gruppen Pflege der Stammdaten der Gruppe / Anlegen einer neuen Gruppe Bearbeitung des Belegungsplan der Gruppe Durch Doppelklick auf eine Gruppenplatz-Belegung eines Kindes wird die Akte des Kindes geöffnet.
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Modul Kommune-Basis - Funktionen Planungsunterstützung - Betreuungsangebot Information zu Belegung und freien Plätzen jederzeit abrufbar Optimierte Bedarfsplanung durch transparente und bereinigte Wartelisten Statistiken und Auswertungen durch zentrale Datenbasis - Nach allen Merkmalen möglich und kombinierbar - Stadtteilen, Einrichtungen, Trägern - Altersgruppen, Betreuungszeiten, Versorgungsquote, - Auswärtige Kinder, Integrationskinder etc. Prozessunterstützung unterjährig Vernetzung mit Kitas über einen zentralen Datenbestand Ständige Auskunftsfähigkeit zu freien Plätzen bei Anfragen von Eltern Bereitstellung von Dokumentvorlagen für Einrichtungen und Träger möglich Verwaltung der Träger
Kita-Suche Die Kita-Suche bietet die Möglichkeit nach verschiedenen Suchkriterien nach bestimmten Einrichtungen zu suchen und zeigt gleichzeitig die kurzfristig und längerfristig freien Plätze an Jede Einrichtung kann als einzelner Reiter aus dieser Ansicht heraus geöffnet werden.
Kommunenweite Warteliste Die Warteliste für die Kommune zieht alle Wartelisteneinträge auf Monatsbasis zusammen.
Auswertungen und Statistikerstellung Beispiel konfigurierbare Auswertungen in Word flexibel kombinierbar
Auswertungen und Statistikerstellung Beispiel konfigurierbare Statistiken in Excel flexibel kombinierbar Excel stellt automatisch die Daten in tabellenform und in vorkonfigurierte Diagrammvorlagen bereit
Auswertungen und Statistikerstellung Beispiel rechts: Auswertung der Versorgungsquote nach Stadtteilen und Altersgruppen Beispiel unten: Die Statistik zu den Auswärtigen Kindern ermöglicht auf Knopfdruck eine Liste aller auswärtigen Kinder mit den benötigten Daten für den kommunalen Finanzausgleich.
Einsatz in heterogenen Kita-Landschaften Anmeldeprozess und Platzvergabe mit Kita-Planer 2 Ganzjährige Kita-Verwaltung Eltern + Kind besuchen Kita * Automatisierte Warteliste * Identifizierte Dopplungen * Vernetzung * Prozessunterstützung im Vergabeprozess Variante 1: Weiterbearbeitung der Kind-/Vertragsdaten in separater Verwaltungssoftware Variante 2: Kita-Planer 2 mit Kita-Basis im Einsatz * XML-Schnittstelle zu anderen Kita-Verwaltungsprogrammen