Prozeßimplementierung was heißt das in der Praxis? PMI-Meeting Meeting Chapter Munich 29.11.04 Dr. Andreas Röttgermann
Was betrachten wir? Prozeß: Abfolge von Tätigkeiten und Bearbeitungsschritten Prozeßlebenszyklus (BPM): Prozeßstrategie Prozeßdesign Prozeßimplementierung Prozeßcontrolling Beispiel: Projektmanagement- Prozesse 2
Projektmanagement in der IDS Scheer Projektsituation in Zahlen ca. 600 700 Projekte pro Jahr ca. 150 Projektleiter ca. 1.400 Mitarbeiter, die in Projekten arbeiten viele unterschiedliche Projekttypen: u.a. Prozeßoptimierung IT-Implementierung Software-Entwicklung Organisation Motivation: Verringerung des Risikos Standardisieren des Projektmanagement(-prozesses) Arbeit der Projektleiter erleichtern 3
Managementsystem Modellierung der Prozesse in ARIS: 4
PM-Prozesse Prozesse im Managementsystem Ebene 1 Ebene 1 5
Prozeß Projektvorbereitung Ebene 2 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 3 6
Projektmanagementprozesse Durchgehende Modellierung der Prozesse in ARIS-DB Beschreibung aller Prozeßschritte Zuordnung der verwendeten Dokumente Zuordnung der benötigten Werkzeuge Zuordnung der betroffenen Organisationseinheiten (Rollen, Personen) Modellierte Prozesse u.a. Projektvorbereitung Projektcontrolling Projektsteuerung Qualitätsmanagement Projektabschluß Was mache ich jetzt damit? 7
Prozeßimplementierung Ziel: das Wissen aus den Prozessen den Projektleitern und Projektmitarbeitern in verständlicher Form bereitstellen Anforderungen: Abbilden des gesamten PM-Lifecycle Informations- und Arbeitsplattform keine Entwicklung eines weiteren Projektmanagement-Tools nur absolut notwendiger Inhalt einfache Handhabung einfache technische Umsetzung lernfähige Methode Lösung: (Project Excellence) 8
Enstehung des ProjEx-Scouts 1. Schritt: Modellieren der Prozesse und Konvertierung der Modelle in Scout Wissensdarstellung in einem Tool: Informationsplattform 2. Schritt: Hinzufügen einer Datenbank Informationen nicht nur lesen, sondern auch anfallende Daten sammeln und bearbeiten Datenbank erforderlich Anbindung von PM-Werkzeugen (z.b. Anwesenheitsplanung, Issuemanagement, Statusberichtswesen, Dokumentenverwaltung, ) einheitliche Informations- und Arbeitsplattform 3. Schritt: Projektmanagement-Werkzeuge einbinden Integration der PM-Werkzeuge mit den Prozessen einheitliche Informations- und Arbeitsplattform mit integrierten Projektmanagement-Werkzeugen 9
1. Schritt: Konvertierung der ARIS Modelle in Scout 10
1. Schritt: Konvertierung der ARIS Modelle in Scout Alle Beschreibungen, Werkzeuge, Templates, Dokumente und Beispiele werden automatisch aus dem Funktionszuordnungsdiagramm in den Scout konvertiert. 11
Enstehung des ProjEx-Scouts 1. Schritt: Modellieren der Prozesse und Konvertierung der Modelle in Scout Wissensdarstellung in einem Tool: Informationsplattform 2. Schritt: Hinzufügen einer Datenbank Informationen nicht nur lesen, sondern auch anfallende Daten sammeln und bearbeiten Datenbank erforderlich Anbindung von PM-Werkzeugen (z.b. Anwesenheitsplanung, Issuemanagement, Statusberichtswesen, Dokumentenverwaltung, ) einheitliche Informations- und Arbeitsplattform 3. Schritt: Projektmanagement-Werkzeuge einbinden Integration der PM-Werkzeuge mit den Prozessen einheitliche Informations- und Arbeitsplattform mit integrierten Projektmanagement-Werkzeugen 12
2. und 3. Schritt: Hinzufügen einer Datenbank kombiniert Prozesse und Werkzeuge certified processes for project management database orientated project management tools 13
Enstehung des ProjEx-Scouts 1. Schritt: Modellieren der Prozesse und Konvertierung der Modelle in Scout Wissensdarstellung in einem Tool: Informationsplattform 2. Schritt: Hinzufügen einer Datenbank Informationen nicht nur lesen, sondern auch anfallende Daten sammeln und bearbeiten Datenbank erforderlich Anbindung von PM-Werkzeugen (z.b. Anwesenheitsplanung, Issuemanagement, Statusberichtswesen, Dokument enver wal t ung, ) einheitliche Informations- und Arbeitsplattform 3. Schritt: Projektmanagement-Werkzeuge einbinden Integration der PM-Werkzeuge mit den Prozessen einheitliche Informations- und Arbeitsplattform mit integrierten Projektmanagement-Werkzeugen 14
- Informations- und Arbeitsplattform Scout Checklisten Templates/Beispiele PM-Tools Anwendungssysteme 15
ProjEx-Scout: Screenshot Detailbereich Navigationsbereich 16
ProjEx-Scout: Screenshot Auflistung der einzelnen Schritte des Prozesses (Navigationsstruktur) 17
ProjEx-Scout: Screenshot Beschreibung des Prozeßschrittes 18
ProjEx-Scout: Screenshot Liste der für diesen Prozeßschritt verfügbaren Checklisten Werkzeuge Templates Beispiele 19
ProjEx-Scout: Screenshot Zusammenstellung der für diesen Prozeßschritt notwendigen Werkzeuge: Beschreibung Issues Dokumente prozeßschrittabhängige Werkzeuge 20
ProjEx-Scout: Screenshot Werkzeuge integriert mit Prozeßschritt 21
ProjEx-Scout: Screenshot Kennzeichnung einer Mußaktivität Anpassen der vorgeschlagenen Struktur an Projekt möglich 22
ProjEx-Scout: Statusberichtswesen klick 23
ProjEx-Scout: Statusberichtswesen Übernahme der Information aus Datenbank in Powerpoint 24
Zusammenfassung Die - Methode allgemeines Verfahren der Prozeßimplementierung (hier am Beispiel der Projektmanagement-Prozesse) direkte Verbindung von Prozeßdarstellung und Prozeßausführung Darstellung der Prozesse in einer für den Anwender praktisch anwendbaren Form der Prozeß steuert die Arbeit d.h. alle notwendigen Informationen und Werkzeuge stehen für den Prozeßschritt bereit 25
Zusammenfassung Der - Scout : Werkzeug um die Methode anzuwenden Tool für prozeßorientiertes Projektmanagement Informations- und Arbeitsplattform integriert Werkzeuge und Prozeßschritte Weniger ist mehr ändert sich der Prozeß, ändert sich der ProjEx-Scout auf andere Projektmanagement-Vorgehensweisen anwendbar: z.b. PMBOK -Prozesse 26