Anleitung - Seriendruck mit ARCO Adress Zielsetzung Sie möchten allen Ihren Kunden eine Weihnachtskarte senden? Sie möchten alle Architekten in Ihrem Adressstamm über eine Produkteinnovation informieren? Sie brauchen Adressetiketten für den Versand von Eintrittsgutscheinen an eine Messe an der Sie ausstellen, wobei Sie vorallem potenzielle Kunden ansprechen möchten? Alle diese Beispiele und viele andere können mit ARCO Adress und MS Word auf einfache Weise gelöst werden. Voraussetzungen Sie arbeiten mit ARCO Adress und MS Word. In ARCO Adress pflegen Sie die Adressen und haben diese in Gruppen (Kunde, Lieferant, Architekt, ) eingeteilt. Sie sind in der Lage in MS Word einen Brief zu schreiben. Die Seriendruck-Handhabung ist von Word-Version zu Word-Version verschieden. Wir nutzen für dieses Handbuch die Version Microsoft Word 2003. Vorbereitung Falls Sie Adressetiketten erstellen wollen, dann kontrollieren Sie zunächst, ob die von Ihnen genutzten Adressetiketten in MS Word bekannt sind und falls nicht, dann besorgen Sie solche, die MS Word kennt. Sie können alle von MS Word vordefinierten Etiketten folgendermassen einsehen: MS Word - Menu Extras - Briefe und Sendungen - Umschläge und Etiketten Reiter Etiketten - Knopf Optionen Hier können Sie in der Liste kontrollieren, ob Ihr Etikett bekannt ist. Falls nicht suchen Sie sich aufgrund der Grösse der gewünschten Etiketten die entsprechende Bestellnummer und kaufen Sie dann genau diese Etiketten ein.
Vorgehen Schritt 1 - Zieladressen bestimmen Starten Sie ARCO Adress und öffnen Sie die Adressliste (Menu Bearbeiten - Adressen). Bestimmen Sie nun, welche Adressen angeschrieben werden sollen. Das können Sie am einfachsten über einen bestehenden Filter tun. Wählen Sie einen Adressfilter oder einen erweiterten Filter aus. Hier im Beispiel wurde der Adressfilter Verwaltungen gewählt. 7 Adressen entsprechen diesem Filter und diese werden dann auch verwendet. Sie können auch mehrere Filter kombinieren oder Adressen manuell einzeln auswählen (Rechte Maustaste - Auswählen oder Befehl Auswählen. Wenn Sie Adressen einzeln auswählen, erscheint ein zusätzliches Fenster mit den ausgewählten Adressen. Solange dieses Fenster offen ist, werden nur die in diesem Fenster angezeigten Adressen verwendet. Ist das Auswahlfenster nicht geöffnet, werden alle Adressen verwendet, die in der Adressliste aktuell angezeigt werden. Deren Anzahl sieht man ganz rechts unten im Adressfenster. Schritt 2 - Datenquelle erstellen Nachdem Sie die zu verwendenen Adressen bestimmt haben, können Sie die Datenquelle erstellen. Dazu gibt es den Menupunkt Datei - Export - Export in Datei und alternativ das Icon. [Weiter] Damit bei der heutigen Werbeflut die grössten Chancen auf Erfolg bestehen, ist es sinnvoll die Personen gezielt anzuschreiben und nicht einfach die Firmenadresse. Falls die Auswahl nur Privatpersonen beinhaltet, kann auch direkt die Adresse angeschrieben werden. Sind Privat- und Firmenadressen gemischt, empfehlen wir die Kontaktpersonen zu wählen, weil in jedem Fall auch die Basisadresse angeschrieben werden kann. [Weiter]
Falls Sie Adressen ausgewählt haben, kommt als nächstes der nebenstehende Dialog, bei dem Sie alle Markierungen entfernen, denn für Seriendruck wollen Sie nicht nur eine Adresse exportieren und brauchen in der Regel weder die Gruppeneinteilung noch die zusätzlichen Datenfelder. Falls Sie aber im Serienbrief Informationen aus den Datenfeldern oder der Gruppeneinteilung ausdrucken möchten, können Sie natürlich diese Punkte markieren. [Weiter] bringt Sie direkt zur Pfadangabe. Falls Sie Kontaktpersonen ausgewählt haben, kommt als nächstes der nebenstehende Dialog, bei dem Sie entscheiden können, ob alle Kontaktpersonen der gewählten Adressen angeschrieben werden sollen oder nur ganz bestimmte. Sie können diese einschränken, indem Sie markieren Nur Serienbriefkontakte. Damit werden nur diejenigen Kontakte verwendet, die die entsprechende Markierung eingetragen haben. Alternativ ist es möglich, nur bestimmte Gruppen von Kontaktpersonen anzuschreiben. Aktivieren Sie dazu die Optionen Register. Markieren Sie dann eine oder mehrere Register. Falls Sie mehrere Register markieren, wird die Gruppe Bedingung wichtig. Und würde bedeuten, dass nur Kontaktpersonen angeschrieben werden, die selber alle markierten Register zugeteilt haben. Oder würde bedeuten, dass alle Kontaktpersonen angeschrieben werden, die irgendeines der markierten Register zugeteilt haben. [Weiter] Zum Schluss wird noch angegeben, wo die Datenquelle erstellt werden und wie sie heissen soll. Sie können die Vorgabe übernehmen, merken Sie sich einfach den Pfad, weil Sie diesen später in MS Word angeben müssen. [Ausführen] erzeugt die Datenquelle.
Sie können verfolgen wie die Datei erzeugt wird. Das Protokoll sagt, wieviele Datensätze in die Datenquelle aufgenommen wurden. [Beenden] Sie den Export-Vorgang. Nun geht es weiter in MS Word. Schritt 3 - Seriendokument gestalten Öffnen Sie MS Word und öffnen Sie eine leere Vorlage oder allenfalls eine Briefvorlage, damit Sie bereits Kopf- und Fusszeilen und anderen Standard-CI-Elemente Ihrer Firma zur Verfügung haben. Menu Extras - Briefe und Sendungen - Serienbrieferstellung öffnet einen zusätzlichen Dialog. In Schritt 1 bestimmen Sie, was für einen Dokumenttyp (Brief, Etikette, Umschlag, ) Sie erzeugen möchten. [Weiter] zu Schritt 2 von 6 In Schritt 2 sagen Sie einfach, dass Sie das aktuelle Dokument verwenden möchten, weil Sie dieses ja schon geöffnet hatten. [Weiter] zu Schritt 3 von 6 Sie haben mit ARCO Adress eine Datenquelle erstellt, also können Sie nun diese vorhandene Liste verwenden. Der Befehl Durchsuchen erlaubt Ihnen, die Datenquelle anzugeben.
Öffnen Sie die zuvor in ARCO Adress erstellte Datenquelle. Der Standard-Pfad ist C:\Programme\Arco\Tmp und die Datei heisst ADREXP.DOC. Da die Seriendruckempfänger schon zuvor in ARCO Adress selektiert wurden, kann dieser Dialog ohne weiteres mit OK bestätigt werden. Gehen Sie dann mit [Weiter] zu Schritt 4 von 6. Nutzen Sie den Befehl Weitere Elemente. Dieser öffnet Ihnen die Liste aller Felder, die in der durch ARCO Adress erzeugten Datenquelle zur Verfügung stehen.
Mit Doppelclick können Sie nun diejenigen Felder wählen, die Sie verwenden möchten. Stellen Sie sich zunächst den Adressblock zusammen. Im Dokument könnte das dann so aussehen: «Adressanrede» «Firma Name_Vorname» «Kontakt_Adressanrede» «Kontakt_Vorname» «Kontakt_Name» «Strasse_Nr» «Postfach» «Postleitzahl» «Ortschaft» Beachten Sie, dass die Feldnamen der 7 Adresszeilen mandantenspezifisch sind und nicht genau so heissen müssen, wie hier im Beispiel. Wenn Sie auch die Kontaktperson ansprechen möchten, dann finden Sie die dazugehörenden Felder etwas weiter unten in der Liste. In einem zweiten Teil des Briefes geht es dann um die Briefanrede. Kontaktpersonen möchte man schliesslich auch gezielt begrüssen. Im Dokument könnte das dann so aussehen: «Kontakt_Briefanrede» «Kontakt_Ergänzung_Briefanrede» (natürlich auf einer Zeile im Dokument) Es können im Fliesstext allenfalls noch weitere Seriendruckfelder verwendet werden. Bei einem Serienfax kann auch die Faxnummer Verwendung finden. Wenn Sie einen Fax-Server wie Zetafax verwenden, dann kann die Faxnummer so formatiert werden, dass sie vom Program erkannt wird und deshalb vor dem Senden nicht nochmals eingegeben werden muss. Wenn Sie alle Felder plaziert haben und auch den Text geschrieben haben, gehen Sie [Weiter] zu Schritt 5 von 6.
Hier sehen Sie nun das Resultat und können die Empfänger einzeln kontrollieren. Das sieht dann etwas so aus: Bardill Immotrend Herr Bardill Hauptstr. 410A 7214 Grüsch Sehr geehrter Herr Bardill [Weiter] zu Schritt 6 von 6. Sie können nun, nach einer Kontrolle des Resultates, das Ergebnis direkt auf den Drucker schicken. Sie können aber auch ein neues Dokument erstellen lassen, das so viele Seiten wie Empfänger hat. Dieses Dokument lässt sich dann noch anpassen, bevor es gedruckt wird. Hier wird noch gefragt, ob wirklich alle Empfänger berücksichtigt werden sollen. Bestätigen Sie das mit OK. Das resultierende Dokument hat einen Namen wie Serienbriefe1. Wir empfehlen dieses Resultat nicht zu speichern, sondern nach erfolgreichem Druck zu verwerfen und dafür aber das Ursprungsokument, das die ganze Einrichtung des Briefes enthält und die Verbindung zu Datenquelle als Dokumentvorlage (DOT) abzulegen. Es kann nämlich wiederverwendet werden und erlaubt das nächste Mal eine wesentlich einfachere Erstellung, weil die Datenquelle schon eingefügt und die Felder schon platziert sind. Es brauchen dann nur noch der Text neu geschrieben und die Adressen neu exportiert zu werden.
Schritt 4 - Aktivität eintragen Nachdem Sie den Druck abgeschlossen haben, kehren Sie zurück in ARCO Adress. Der folgende Schritt ist nicht zwingend, nur sinnvoll. Es geht darum in Zukunft noch zu wissen, wer diesen Seriendruck erhalten hat. Dazu können Sie eine Aktivität in den Kontaktmanager eintragen. Natürlich müssen Sie das nicht einzeln bei jeder Adresse tun. ARCO Adress unterstützt Sie dabei mit einer Mehrfachoperation. Die Adressliste hat ja noch genau die gleiche Auswahl wie vor der Seriendruckerstellung. Sie nützen jetzt die Funktion in Menu Extra - Mehrfachoperationen. Die Mehrfachoperationen werden eben, genau wie der Export, auch auf die aktuell ausgewählten Adressen angewandt. [Weiter]. Wählen Sie die Operation Aktivitäten. [Weiter] Füllen Sie nun das Formular aus, wie wenn Sie eine Aktivität einzeln eintragen würden. Eine bestimmte Kontaktperson macht in diesem Fall in der Regel wenig Sinn. Geben Sie als Dokument die Vorlage an, die Sie mit Word errichtet haben. Damit können Sie später jederzeit den Text einsehen, den Sie versandt haben. [Ausführen] trägt nun automatisch bei allen ausgewählten Adressen diese Aktivität ein.
Sie können die Eintragen im Assistenten verfolgen. Wenn er fertig ist, [Beenden] Sie ihn. Damit ist der Serienerstellungsvorgang abgeschlossen. Gruppen und Filter Damit Sie überhaupt zu den richtigen Adressen kommen können, müssen diese irgendwelche Unterscheidungskriterien aufweisen. Am einfachsten ist die Gruppeneinteilung. Diese erreichen Sie zu jeder Adresse über den Befehl Gruppen. Mit Gruppen lassen sich sehr einfach Filter erzeugen, die sogenannten Adressfilter. Im Handbuch ist dieser Vorgang detailliert beschrieben. Es kann aber auch sein, dass andere Kriterien verwendet werden sollen, die nicht durch einen Adressfilter und damit Gruppen erreicht werden können. Komplexere Auswahlen können mit einem Erweiterten Filter erreicht werden. Sie finden die erweiterten Filter im Menu Bearbeiten. Wählen Sie die Adressliste und Sie sehen die schon dafür angelegten erweiterten Filter. Mit Neu erfassen wir als Beispiel einen Filter, um Kunden auszuwählen, die ein bestimmtes Produkt eingekauft haben. Tragen Sie folgendes bei WHERE ein: adr.nr in (select adr_nr from dbo.sqlt5_vartikelzahlen where Artikel_Nr='@Artikelnummer@') und geben Sie eine Bezeichnung an, die Sie später verstehen, wenn Sie den Filter wählen. [Ausführen] Sie können den Dialog der Erweiterten Filter schliessen.
Zurück auf der Adressliste, aktivieren Sie den Erweiterten Filter. Alle vordefinierten erweiterten Filter kommen zur Auswahl. Wählen Sie den neuen Filter Kunden mit Produkt. Geben Sie nun die gewünschte Artikelnummer ein. [Ausführen]. Nun haben Sie eine Adressliste mit Kunden, die das Produkt B1 bezogen haben. Bitte beachten Sie, dass dieses Beispiel nur mit ARCO SQL T5, ab Release D5E138B57 funktioniert. Sollten Sie ähnliche oder komplexere Filter benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden, um diese für Sie zu entwickeln.