Präsentations-Skizze zum Thema Prozessbenchmarking 1 Adressaten Die Adressaten der Präsentation sind die KollegInnen des 8. Semesters BPPM. Es handelt sich jedoch nicht, um den gesamten Jahrgang (ca. 45 StudentInnen) sondern nur um eine Teilgruppe (ca. 15 StudentInnen). Ein wichtiges Ziel der Präsentation ist die Aktivierung und Einbindung der Teilnehmer, was bei einer kleineren Gruppe einfacher ist. Nachdem ich selber Studentin in diesem Jahrgang bin, weiß ich über die Vorkenntnisse der Teilnehmer relativ genau Bescheid, was sicher von Vorteil ist. Ansonsten wäre es sicherlich notwendig, im Vorfeld der Präsentation die Kenntnisse der Zuhörer abzuklären. Die wichtigsten Instrumente des Prozessmanagements sind allen aus den Vorlesungen bekannt. Manche haben die Grundkenntnisse im Praxissemester und in diversen Projekten vertiefen bzw. erweitern können. Das Thema Benchmarking wurde im Laufe des Studiums öfters mal kurz angeschnitten, es wurde jedoch nie näher darauf eingegangen. Soweit sich nicht jemand näher damit beschäftigt hat, sind deshalb kaum Kenntnisse vorhanden. 2 Ziele 2.1 Lernziele Die beiden Vorlesungen zum Thema Prozeßmanagement liegen schon wieder einige Semester zurück, das Erlernte ist deshalb nicht mehr hundertprozentig präsent. Nachdem aber nichts Neues vermittelt, sondern nur bereits Bekanntes in Erinnerung gerufen wird, soll die Theorie zum Prozeßmanagement zwar kurz angeschnitten aber nicht detailliert behandelt werden. Wie bereits erwähnt, ist der Kenntnisstand im bezug auf Prozeßmanagement unter den Teilnehmern unterschiedlich, da manche im Praxissemester oder in Projekten ihre Kenntnisse noch ausweiten konnten. Deshalb soll gerade, wenn es um die gemeinsame Erarbeitung der Prozeßkennzahlen geht, eine Möglichkeit für den gegenseitigen Austausch von (praxiserprobtem) Wissen geschaffen werden. Das Lernziel bezüglich Prozessmanagements ist, daß einige Prozeßkennzahlen und der PM-Regelkreis, den Teilnehmern wieder präsent sind. Die spärlichen Kenntnisse des Instruments Benchmarking sollen durch eine kurze Einführung erweitert werden. Es ist im Rahmen der kurzen Zeit nicht möglich alle Facetten aufzuzeigen, deshalb werden absichtlich im Sinne einer Konzentration auf das Wesentliche nur wenige Schwerpunkte herausgenommen. Nach dieser Einführung sollen die Teilnehmer in der Lage sein, klar zu definieren, was Benchmarking ist. Seite 1
Der zentrale Teil der Präsentation ist die Zusammenführung von Prozeßmanagement und Benchmarking zu Prozessbenchmarking. Die Teilnehmer sollen in der Lage sein, die beiden wichtigsten Schritte im Prozessbenchmarking zu nennen und deren grundlegenden Inhalt zu bestimmen. Kurz gesagt, sollen die Teilnehmer nach der Präsentation wieder einen besseren Zugang zu bereits Gelerntem (Prozeßmanagement) haben und dieses mit einer relativ neuen Thematik (Benchmarking) verknüpfen können. 2.2 Persönliche Präsentationsziele Aus vergangenen Präsentationen weiß ich, daß wenn ich mich in ein Thema richtig hineinlebe auch die Gestik wie von selbst funktioniert. Ein Problem, das mir selber bekannt ist, und auf das ich auch schon öfters hingewiesen wurde, stellt nach wie vor die Betonung bzw. der Tonfall dar. Es besteht die Gefahr, daß längere Reden eintönig und langweilig klingen. Ich möchte deshalb gezielt versuchen, besonders auf die sprachliche Gestaltung zu achten. Wenn ein neues Thema beginnt z. B. zwischen Benchmarking und Prozeßmanagement möchte ich gezielt Pausen machen. Zudem will ich versuchen durch rhetorische Fragen eine gewisse Spannung und Abwechslung zu erzeugen, z. B. Was kann aber nun Benchmarking wirklich zum erfolgreichen Prozeßmanagement beitragen? Besonders wichtige Teile möchte ich entweder durch bewußtes lauteres oder leiseres Reden hervorheben. Als weiteres persönliches Präsentationsziel möchte ich den Umgang mit dem Overhead verbessern. Ich war bis jetzt immer unsicher, ob ich das gerade aktuelle Thema auf der Wand oder mit einem Stift auf der Folie andeuten sollte. Als neue Methode möchte ich diesmal den Stift auf den Overhead legen, anstatt nur damit auf die Folie zu deuten. So kann ich mich auch vom Overhead entfernen und das Publikum weiß immer noch, welcher Punkt gerade behandelt wird. Dies sind die beiden Punkte, auf die ich besonders achten werden, mehr wäre wahrscheinlich verwirrend. Allgemein möchte ich während der Präsentation sicher, sympathisch und glaubhaft wirken. 3 Konzeption / Dramaturgie Die Präsentation ist in drei Teile aufgeteilt: theoretischer Input praktischer Teil Abschluß Zu Beginn der Präsentation wird der Ablauf der Präsentation auf einem Flip-Chartblatt (siehe Anlage) dargestellt und den Teilnehmern kurz nähergebracht. Dieser rote Faden soll für die Teilnehmer ständig sichtbar sein, um ihnen auch während der Präsentation die Orientierung zu erleichtern. Seite 2
Die Präsentation soll abwechslungsreich sein, deshalb kommen während der drei Teile verschiedene Methoden zum Einsatz. Während der Präsentation soll der Stil zwischen theoretisch abstrakt und beispielhaft plakativ wechseln. Auch sollen für die Präsentation verschiedene Medien verwendet werden. Besonders wichtig erscheint mir, daß die Teilnehmer in die Präsentation miteinbezogen werden und auch selber aktiv werden können. Dies erhöht den Lernerfolg. 4 Ablauf (vgl. Flip-Chart in der Anlage) Inhalt Methode / Vorgehen Medien Zeit einleitende Worte Aufmerksamkeit und Ruhe gewinnen, Interesse wecken durch eine rhetorische Frage, kurze Pause 0,25 min Vorstellung Ablauf Erläutern des Ablaufes, TN sollen Struktur und Flip-Chart mit rotem 0,75 Ziel der Präsentation erkennen, Identifikation der TN mit dem Thema soll erreicht werden Faden (Anlage), während der Präsentation sichtbar min Benchmarking (BM) - Vorwissen abklären Benchmarking - Grundlagen kurze Wiederholung Prozeßmanagement Prozeßbenchmarking (PBM) Bsp. Qualitative Feinanalyse - 1. wesentlicher Punkt des Vorgehensmodells quantitative Feinanalyse - Erarbeitung von Prozeßkennzahlen - 2. wesentlicher Punkt des Vorgehensmodells Abschluß 1. Aktivierung der TN: Wer hat schon mal von BM gehört, was wird darunter verstanden? TN zum Nachdenken anregen, neugierig machen, Antworten abwarten eine gemeinsame Sichtweise des Themas soll nun erreicht werden, Definition BM, Ziele, kurz Herkunft und Arten, dabei soll eine Definition nämlich Donatsu - das Lernen von den Besten mehrmals wiederholt werden Darstellung des PM-Regelkreises, der bereits aus der Vorlesung bekannt ist; TN bitten, die drei Punkte nochmals zu erläutern (2. Aktivierung TN) Spannung erzeugen - jetzt kommt der wesentliche Punkt: Verknüpfung der beiden Ansätze; überblicksmäßige Erläuterung der wesentlichen Punkte des Vorgehensmodells, Hinweis: 2 wesentliche Punkte werden im praktischen Teil vertieft Erläuterung des Zwecks bzw. des Nutzens des PBM anhand eines konkreten Praxisbeispiels 3. Aktivierung der TN: den Teilnehmern wird bereits die Struktur der Kennzahlen, nämlich Qualität, Zeit und Kosten vorgegeben; sie werden gebeten, Beispiele wichtiger Kennzahlen zu jedem Bereich zu nennen, die ihnen aus der Praxis oder der Vorlesung bekannt sind - diese werden von mir auf Kärtchen notiert, Kennzahlen werden nicht diskutiert oder bewertet sondern nur aufgezählt (Zeit!) In drei Sätzen fasse ich die wichtigsten Inhalte zum Thema nochmals zusammen bekannte (siehe Beilage) Pinwand, 3 Kategorien wurden bereits vorgeschrieben, durch Beiträge der TN ergänzt 1,5 min 2 min 2 min 0,5 min Seite 3
Flip-Chart: Ablauf der Präsentation Seite 4
Overhead-Folie: Qualitative Feinanalyse Seite 5