Handbuch. Phoenix II - epass

it4sport GmbH Handbuch Phoenix II - epass Version: 1.4 Stand: 13.01.2016

INHALT 1.1 Allgemeines... 3 1.2 Zugang zum epass... 4 1.2.1 Rolle Vereinsaccount/ePass Admin zuweisen... 4 1.3 Pässe (Modulbereich epass)... 7 1.3.1 Anzeige und Funktion... 7 1.3.2 Personendaten... 9 1.3.3 Pass-Daten... 11 1.3.4 Pass-Arten... 12 1.3.5 Vereinsfreigabe ausführen... 13 1.4 Neuanlage von Pässen... 15 1.4.1 Erstausstellung... 15 1.4.2 Wechsel innerhalb des Landesverbandes... 18 1.4.3 Wechsel aus anderem Landesverband... 20 1.4.4 Person ohne Vereinszugehörigkeit... 20 1.5 Mannschaftszuordnung... 21 1.5.1 Zuordnung einzelner Spieler... 21 1.5.2 Zuordnung mehrerer Spieler... 23 1.6 Passdruck... 25 1.7 Mixed-Spielberechtigung... 26 it4sport GmbH Seite 2 von 27

1.1 Allgemeines Zur Saison 2015/2016 führt der Volleyball-Landesverband Württemberg den elektronischen Spielerpass ein. Der sogenannte epass löst damit den klassischen Spielerpass ab und wird künftig ausschließlich online beantragt. Durch die Umstellung wird die Abwicklung zur Antragsstellung eines Spielerpasses enorm beschleunigt. Das mühsame Ausfüllen und Versenden von Papierdokumenten entfallen ebenso wie Porto- und eventuell Fahrtkosten für die Vereine. Die Einführung des elektronischen Spielerpasses gilt für alle Passarten (Aktive, Jugend, BFS und Senioren). Zum 01.07.2015 verlieren alle alten Papier-Spielerpässe ihre Gültigkeit und verbleiben beim Verein/Spieler oder können vernichtet werden. Mannschaftszuweisungen sind jeweils gültig bis zum 30.06. der aktuellen Saison oder bis zu einem Vereinswechsel (Regelung Landesspielordnung). Kosten entstehen künftig nach der Zuweisung des Spielers/der Spielerin zu einer Mannschaft durch den Verein (Mannschaftszuweisung). Bei Senioren und Jugend-Spielern entstehen diese Gebühren nur einmalig pro Saison, auch wenn mehrere Mannschaftszuweisungen durch den Verein (Spielen in verschiedenen Altersklassen) erfolgen. it4sport GmbH Seite 3 von 27

1.2 Zugang zum epass Zugriff auf den epass erhalten die Vereine über folgende Seite der Verbandssoftware Phoenix II der Firma it4sport: https://vlw.it4sport.de Jede/r Abteilungsleiter/in hat Zugriff auf die Rolle "Vereinsaccount" und kann diese Rolle an bis zu zwei weitere Personen im Verein vergeben. Ein Benutzer, der in der Rolle "Vereinsaccount" angemeldet ist, hat Zugriff zu verschiedenen Modulen wie Funktionen, Lizenzen, Seminare, Rechnungen, Spielstätten, epass, etc. Eine genaue Beschreibung der einzelnen Module finden Sie im Phoenix II Wiki: http://wiki.it4sport.de/ Wichtig: Bitte keine Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte! Die Zugangsdaten sind personenbezogen und nicht vereins- oder funktionsbezogen! Sie schaden ggfs. sich und ihrem Verein. Darüber hinaus können bis zu drei Personen die Rolle epass Admin zugewiesen bekommen, die dann ausschließlich die epässe bearbeiten können. 1.2.1 Rolle Vereinsaccount/ePass Admin zuweisen Abbildung 1: Vereinsaccount Nach erfolgreicher Anmeldung gelangt der Nutzer zunächst auf die Startseite des PersonenAccount. Um in den Vereinsaccount zu gelangen muss oben rechts die Rolle Vereinsaccount ausgewählt werden (Startseite siehe Abbildung 1). Modulbereich Modul Abbildung 2: Vereinsaccount Module it4sport GmbH Seite 4 von 27

Im Modulbereich "Vereinsaccount" und Modul "Funktionen" kann der Nutzer die Funktionsinhaber seines Vereins - z.b. "epass Admin" und "Vereinsadmin" (Rolle "Vereinsaccount") ansehen, bearbeiten und hinzufügen. Abbildung 3: Funktion: epass Admin Mit Auswahl der Funktion epass Admin und Anklicken der Schaltfläche Zuordnen/Bearbeiten wechselt der Vereinsverantwortliche in die Funktionszuordnung Bearbeiten -Maske. Über Zuordnung hinzufügen Person durchgeführt werden. kann eine epass Admin Funktionszuordnung zu einer Abbildung 4: Funktionszuweisung: Person suchen Über Button "Suchen" gelangt der Vereinsverantwortliche in die Personen-Suche und kann eine Person seines Vereines in das Feld Person einfügen. Durch Klick auf den Button "Löschen" Feld Person entfernt werden. daneben kann die aktuelle Auswahl aus dem it4sport GmbH Seite 5 von 27

Abbildung 5: Person suchen In der Personensuche stehen nur Personen zur Auswahl, die dem Verein zugeordnet sind (über Schiedsrichter-, Trainerlizenz und Vereinsfunktion). Existiert eine solche Zuordnung noch nicht, dann muss sich die Person selbstständig bei Phoenix II registrieren und sich dem Verein zuordnen (in der Rolle Personenaccount und Modul Vereinszugehörigkeit ). Der Vereinsverantwortliche wählt die Person aus (Punktmarkierung vorne am Datensatz) und klickt anschließend auf die Schaltfläche Auswählen. Die ausgewählte Person steht nun im Feld Person. Abbildung 6: Funktionszuordnung für den epass Admin Mit dem Button Mit dem Button kann die Funktionszuordnung gespeichert werden. kann eine Funktionszuordnung gelöscht werden. Mit dem Button kann eine Funktionszuordnung bearbeitet werden. Hinweis: Es muss immer ein Startdatum angegeben sein. Ein Verein kann die Funktion bis zu drei epass Admins zuweisen. Wichtig: Durch die reine Funktionszuordnung werden der Person keine Zugangsdaten zugeschickt. Wer noch keinen persönlichen Zugang hat, folgt einfach den Anweisungen des Systems zur Registrierung auf der Startseite https://vlw.it4sport.de it4sport GmbH Seite 6 von 27

1.3 Pässe (Modulbereich epass) Rolle epass Admin und Vereinsaccount Modulbereich epass Modul Pässe Die Passbearbeitung ist sowohl in der Rolle Vereinsaccount (Funktion: Vereinsadmin) als auch in der Rolle "epass Admin" verfügbar und kann hier über den Modulbereich epass angewählt werden. Über die Auswahl der Rolle epass Admin oder "Vereinsaccount" gelangt man in den epass Bereich. Dort können über den hinterlegten Modulbereich alle notwendigen Aufgaben bzw. Module aufgerufen werden. Abbildung 7: Das epass Modul 1.3.1 Anzeige und Funktion Abbildung 8: Anzeige und Funktion Im Modulbereich "epass" und Modul Pässe sind alle Pässe des Vereins zu pflegen und zu bearbeiten. Zum Suchen von Pässen drücken sie auf den Button Suchen Standardmäßig werden alle Pässe des Vereins angezeigt. Die Standard-Sortierung ist alphabetisch nach Name und Vorname. Es besteht aber auch die Möglichkeit einer erweiterten Suche, z.b. nach Geburtsdatum, Geschlecht, Jahrgang, Pass-Art, etc. it4sport GmbH Seite 7 von 27

Für den epass relevant ist die Suchfunktion nach dem PassArt Status: Beantragt: zeigt alle SpielerInnen, die aus einem anderen Landesverband gewechselt sind und der Verbandswechsel von der Passstelle noch nicht bestätigt wurden Freigegeben: zeigt alle SpielerInnen mit einer Vereinsfreigabe vom Verein für einen Vereinswechsel Genehmigt: zeigt alle SpielerInnen mit aktuell gültigem Spielerpass - hier ist jederzeit eine Mannschaftszuweisung möglich Gesperrt: zeigt alle SpielerInnen mit aktuell gesperrtem Spielerpass (z.b. ITC, Sperre) Mit dem Button < oder > können weitere Datensätze, als die voreingestellten 25 Datensätze angezeigt werden. In bestimmten Feldern kann auch mit Platzhaltern ( % ) gearbeitet werden z.b.: %07% Suchergebnis: Alle Datensätze in dem 07 enthalten ist. %07 Suchergebnis: Alle Datensätze welche auf 07 enden. 07% Suchergebnis: Alle Datensätze welche mit 07 beginnen. Ein Pass selbst kann mit dem Button Details näher angesehen werden. Abbildung 9: Pass Details Außerdem kann man hier den Passbildstatus einsehen: (Passbild nicht vorhanden) (Passbild vorhanden) it4sport GmbH Seite 8 von 27

Um einen Spielerpass zu bearbeiten wird die/der gewünschte SpielerIn ausgewählt (SpielerIn durch Setzen einer Punktmarkierung im linken Kreis markieren) und dann auf das Stift Symbol klicken, um in die Bearbeitungsmaske zu kommen. Abbildung 10: Pass bearbeiten 1.3.2 Personendaten Die Personendaten müssen von den Berechtigten des Vereines überprüft werden und gegebenenfalls korrigiert und ergänzt werden: Abbildung 11: Maske Personendaten 1. Stift Symbol drücken, um Personendaten bearbeiten zu können 2. Personendaten eintragen. Folgende Personendaten stehen zur Verfügung: Anrede Name *) Geburtsname (Falls abweichend vom Namen) it4sport GmbH Seite 9 von 27

Vorname *) Geschlecht *) Nationalität *) Geburtsort *) Geburtstag: Format TT.MM.JJJJ *) Straße *) Postleitzahl *) Ort *) E-Mail-Adresse *) Datenschutzerklärung *) *) Pflichtfelder nach DVV-Vorgaben Hinweis: Das Geburtsdatum und sofern ausgewählt, die Nationalität können nur von der VLW-Passstelle auf Antrag geändert werden. E-Mail an: info@vlw-online.de 3. Passbild hochladen Für jede/n Spieler/in muss ein Passbild hochgeladen werden. Dies erfolgt direkt im Personendatensatz: a) Button Datei auswählen drücken b) Datei auswählen und bestätigen c) Upload Button (rechts) zum Hochladen drücken Achtung: Die folgenden Eigenschaften muss ein Bild erfüllen: Dateiformat:.jpg,.png,.bmp Die Bildgröße muss mindestens 3,5 x 4,5 cm betragen bzw. 413 x 550 Pixel (bei 300 dpi) Die Dateigröße muss zwischen 100kb und 500kb liegen Die Gesichtshöhe muss 70-80% des Fotos einnehmen Das Gesicht muss in allen Bereichen scharf abgebildet, kontrastreich und klar sein Die Person muss gerade in die Kamera blicken Kopfbedeckungen sind grundsätzlich nicht erlaubt Eventuell müssen die Bilder mit einem Bildbearbeitungsprogramm auf die richtige Größe gebracht werden. Hinweis: Die Einhaltung der Vorgaben für das Passbild und damit der ordnungsgemäßen Spielberechtigung, wird durch die Passstelle geprüft. Verstöße werden ggf. nach den Statuten des Verbandes geahndet! 4. Diskette Button drücken um die Personendaten zu speichern it4sport GmbH Seite 10 von 27

Hinweis: Die Personendaten können nur gespeichert werden, wenn alle Pflichtfelder eingegeben wurden. Wichtig: Zur Bearbeitung/Erstellung eines epass muss der/die Spieler/in dem Verein das Formular "Spielerdaten zur Erfassung im epass des VLW" vorlegen. Der Verein bestätigt den Erhalt entsprechend bei den Personendaten im epass. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist der Verein verpflichtet, dieses Formular auf Verlangen vorzulegen. 1.3.3 Pass-Daten Im Bereich Pass-Daten können die aktuellen Pässe einer Person eingesehen werden. Abbildung 12: Pass-Daten Im unteren Bereich erscheint eine Liste mit allen Pässen der Person, gegliedert nach den Pass-Arten (Aktiv, Senioren, Jugend, BFS). Entspricht die Nationalität der Person nicht "Deutschland", muss im Feld "Ursprungsland 1. Spielerpass" das Volleyball-Ursprungsland angegeben werden. it4sport GmbH Seite 11 von 27

Hinweis: Nichtdeutsche Spieler sind Ausländer und Staatenlose entsprechend ihrer Nationalität gemäß Reisepass. Volleyballspezifisch gilt gemäß den FIVB-Regelungen und den Vorgaben des DVV die Nationalität als Ursprungsland, von dem erstmals für den Spieler ein Spielerpass/eine Lizenz ausgestellt wurde. Erhält dieser Spieler von seinem nationalen Verband erstmals einen Spielerpass/eine Lizenz, so wird dieser Nationalverband zu seinem Ursprungsland. 1.3.4 Pass-Arten Im Bereich Pass-Arten können alle aktuell bestehenden Pass-Arten einer Person eingesehen werden. Abbildung 13: Pass-Arten Mit dem Klick auf den + Button kann bei bereits im Verein spielenden SpielerInnen eine neue Pass-Art angelegt werden. Hierfür muss die neue Pass-Art und der Verein ausgewählt werden, die restlichen Felder können nicht bearbeitet werden. Hinweis: Jeder Person kann jede Pass-Art (Jugend, Aktive, Senioren, BFS) maximal einmal zugeordnet werden. Ein/e SpielerIn kann z.b. keine zwei Pass-Arten Jugend besitzen. Eine Neuanlage von Pass-Arten ist auch nur möglich, wenn die Person diese Pass-Art noch bei keinem anderen Verein besitzt. Ein Pass kann aber mehrere Pass-Arten in unterschiedlichen Vereinen zugeordnet sein (z.b. Jugend-Pass bei Verein A und Aktiven-Pass bei Verein B). it4sport GmbH Seite 12 von 27

1.3.5 Vereinsfreigabe ausführen Für eine Vereinsfreigabe wird der/die SpielerIn zunächst in allen Pässen des Vereins gesucht und der Pass dann geöffnet. Im Pass werden alle zugeordneten Pass-Arten angezeigt. Abbildung 14: Vereinsfreigabe ausführen Mit dem Klick auf den Button kann die Vereinsfreigabe ausgeführt werden. Durch Bestätigung des folgenden Textes und des vorgegebenen Tagesdatums kann der Verein die Vereinsfreigabe für den Spieler vollziehen. Mit Eingabe des Freigabedatums erlischt die Spielberechtigung für den bisherigen Verein. Das Vereinsfreigabedatum wird bei der Pass-Art automatisch gespeichert. Nach erfolgter Freigabe wird automatisch ein Freigabecode vergeben. Diesen Freigabecode benötigt der Spieler, damit sein neuer Verein den Vereinswechsel durchführen kann. Abbildung 75: Spielerpass drucken it4sport GmbH Seite 13 von 27

Der Verein kann freigegebene Pässe auf der Startseite ausdrucken. Dieser Druck gilt auch gegenüber anderen Landesverbänden. Um einen Spielerpass zu drucken wird die/der gewünschte SpielerIn ausgewählt (Punktmarkierung setzen) und dann auf das Drucken- Symbol klicken. Hinweis: Spielerpässe mit Freigabecode können nur gedruckt werden, wenn alle Personendaten inkl. Passbild vollständig eingegeben sind. Jede Person kann seinen freigegebenen Pass auch im eigenen PersonenAccount in Phoenix II ausdrucken. Hierzu muss sich die Person in Phoenix II anmelden bzw. registrieren. Im Modulbereich "Personen" und Modul "Pässe" können die bestehenden Pass-Arten der Person eingesehen werden. Mit einem Klick auf "Pass Drucken" kann der freigegebene Spielerpass ausgedruckt werden. Abbildung 16: Spielerpass mit Freigabe im PersonenAccount drucken it4sport GmbH Seite 14 von 27

1.4 Neuanlage von Pässen Mit dem Klick auf den werden. Button kann auf der Startseite ein neuer epass angelegt Abbildung 17: neuen Spielerpass anlegen Die Person muss zunächst mit einem Klick auf die Lupe in der Datenbank gesucht werden. Die Suche erfolgt über Nachname, Vorname und Geburtsdatum. Abbildung 18: Person suchen Hier stehen nun folgende Vorgänge zur Auswahl: Erstaustellung (siehe 1.4.1) Wechsel innerhalb des Landesverbandes (siehe 1.4.2) Wechsel aus anderem Landesverband (siehe 1.4.3) Person ohne Vereinszugehörigkeit (siehe 1.4.4) 1.4.1 Erstausstellung Wenn keine Übereinstimmung in der Personensuche erfolgt, muss die Person neu angelegt werden. Mit einem Klick auf Neue Person unter der Personensuche, erscheint die Maske Personendaten. Die Neuanlage des notwendigen Personendatensatzes erfolgt vollständig durch den Verein. it4sport GmbH Seite 15 von 27

Abbildung 19: Personendaten Wichtig: Zur Erstellung eines neuen epass muss der/die Spieler/in dem Verein das Formular "Spielerdaten zur Erfassung im epass des VLW" vorlegen. Der Verein bestätigt den Erhalt entsprechend bei den Personendaten. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist der Verein verpflichtet dieses Formular auf Verlangen vorzulegen. Mit der Speicherung der Personendaten erscheinen die Reiter Pass-Daten und Pass- Arten. Der Reiter Pass-Daten gibt noch einmal eine Übersicht über die Personendaten und muss bei noch mit der Auswahl des Ursprungsland 1. Spielerpass vervollständigt werden. Abbildung 20: Pass-Daten - Angabe Ursprungsland 1. Spielerpass it4sport GmbH Seite 16 von 27

Unter dem Reiter Pass-Arten kann nun mit dem Klick auf (Pass-Art hinzufügen) eine Pass-Art angelegt werden. Anschließend muss die neue Pass-Art (Jugend, Aktive, Senioren, BFS) und der Verein ausgewählt werden, die restlichen Felder können nicht bearbeitet werden. Abbildung 21: Pass-Arten Hinweis: Jeder Person kann jede Pass-Art (Jugend, Aktive, Senioren, BFS) maximal einmal zugeordnet werden. Ein/e SpielerIn kann z.b. keine zwei Pass-Arten Jugend besitzen. Eine Neuanlage von Pass-Arten ist auch nur möglich, wenn die Person diese Pass-Art noch bei keinem anderen Verein besitzt. Nach dem Speichern der Pass-Art ist dieser Pass automatisch genehmigt und muss nicht mehr zusätzlich von der Passstelle freigegeben werden. Der Verband behält sich vor, die Daten inkl. der Passbilder zu prüfen. Sind Daten in einem epass auf Grund unrichtiger oder unvollständiger Angaben als fehlerhaft festgestellt, so wird der epass für ungültig erklärt und gesperrt. Ggfs. kann eine Bestrafung nach den Ordnungen des Verbandes erfolgen. Ausnahme ITC: Für die Spielberechtigung von nichtdeutschen Spielern in Deutschland muss das internationale Transferverfahren über den DVV eingeleitet werden. Nähere Informationen finden Sie hier. Nichtdeutsche Spieler sind Ausländer und Staatenlose entsprechend ihrer Nationalität gemäß Personalausweis (Angabe in den Personendaten). Volleyballspezifisch gilt gemäß den FIVB-Regelungen die Nationalität als Ursprungsverband, von dem erstmals für den Spieler ein Spielerpass/-Lizenz ausgestellt wurde. Erhält dieser Spieler von seinem it4sport GmbH Seite 17 von 27

nationalen Verband einen Spielerpass/-Lizenz, wird dieser Nationalverband zum Ursprungsverband (Angabe in den Pass-Daten - Ursprungsland 1. Spielerpass). Beim Speichern der Pass-Art wird im Fall eines ITC der Passstatus zunächst auf gesperrt gesetzt. Der Pass wird erst aktiv und kann einer Mannschaft zugewiesen werden, wenn dem Landesverband ein ITC vorliegt. 1.4.2 Wechsel innerhalb des Landesverbandes Bei einem Wechsel innerhalb des Landesverbandes wird die Person zunächst wie in 1.4 beschrieben über den Nachnamen, Vornamen und das Geburtsdatum gesucht. Wenn die Personendaten Nachname, Name und Geburtstag übereinstimmen (nach Klick auf die Lupe), wird die gesuchte Person angezeigt und kann ausgewählt werden. Abbildung 22: Personensuche Um den Wechsel durchführen zu können, muss nun der Freigabecode eingegeben werden. Den Freigabecode erhalten Sie vom alten Verein (siehe 1.3.5). Abbildung 23: Freigabecode eingeben Nach der Eingabe des Freigabecodes wird durch den Klick auf "Freigeben" der epass im System auf den neuen Verein ausgestellt und muss im Reiter Pass-Arten bestätigt werden. Nach dem Klick auf Speichern ist der/die SpielerIn für den neuen Verein spielberechtigt. it4sport GmbH Seite 18 von 27

Abbildung 24: Pass-Art anlegen Liegen für eine Person z.b. zwei Freigaben für den Jugend-Pass und den Aktiven-Pass vor, kann über den Button im Reiter Pass-Arten auch direkt die zweite Pass-Art zum neuen Verein gewechselt werden. Lediglich der Freigabecode muss im dafür vorgesehenen Feld eingegeben werden. Wurde vom alten Verein noch keine Freigabe erteilt, erhalten Sie unten stehende Meldung. Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit der Person/dem abgebenden Verein in Verbindung. Abbildung 25: Freigabecode liegt noch nicht vor Eine Person kann auch unterschiedliche Pass-Arten in unterschiedlichen Vereinen haben (z.b. Jugend-Pass bei Verein A und Aktiven-Pass bei Verein B). Liegt der Aktiven-Pass bei Verein B noch nicht vor, sondern bisher nur der Jugend-Pass bei Verein A, muss folgendermaßen vorgegangen werden: Die Person muss die Vereinszugehörigkeit (zu Verein B) selbstständig im System angeben, damit der Verein auf die Personendaten zugreifen kann und einen Aktiven-Pass anlegen kann. Ist die Zuordnung von der Person erfolgt, sucht der Verein den Spieler über Nachname, Vorname und Geburtsdatum und kann die Person auswählen (siehe 1.4). Da die it4sport GmbH Seite 19 von 27

Vereinszugehörigkeit angegeben ist kann der Verein direkt auf die Personendaten zugreifen und einen Aktiven-Pass anlegen. 1.4.3 Wechsel aus anderem Landesverband Bei der Anlage von Spielerpässen von SpielerInnen, die aus einem anderen Landesverband in den VLW wechseln, wird zunächst vorgegangen wie in 1.4.1 beschrieben. Abbildung 26: Wechsel aus einem anderen Landesverband Im Reiter Pass-Arten muss im Feld Verbandswechsel der entsprechende Verband ausgewählt werden, von dem der/die SpielerIn wechselt. Da ein Wechsel aus einem anderem Landesverband besteht, wird der Passstatus zunächst auf gesperrt gesetzt. Der Pass wird erst aktiv, wenn dem Landesverband der bisherige Spielerpass mit einer gültigen Vereinsfreigabe vorliegt. Der Verein und der/die SpielerIn erhalten eine E-Mail. Erst nach der Freigabe durch die Passstelle kann der Verein den/die SpielerIn einer Mannschaft zuweisen. 1.4.4 Person ohne Vereinszugehörigkeit Personen, die bereits im System angelegt sind, aber keinen Spielerpass besitzen, müssen die Vereinszugehörigkeit selbstständig im System angeben, damit der Verein auf die Personendaten zugreifen kann. Aus dem System kann an die Person auch direkt eine E-Mail versendet werden. Abbildung 27: Person ohne Vereinszugehörigkeit it4sport GmbH Seite 20 von 27

1.5 Mannschaftszuordnung Um eine Spielberechtigung für eine/mehrere Mannschaften des Vereines zu erhalten, muss der Pass explizit der Mannschaft zugeordnet werden. Erst nach dieser Mannschaftszuordnung ist der/die SpielerIn für die zugeordnete Mannschaft spielberechtigt. Die Mannschaftszuordnung ersetzt den bisherigen Staffelleitereintrag. Mannschaftszuweisungen sind jeweils gültig bis zum 30.06. der aktuellen Saison oder bis zu einem Vereinswechsel (Regelung Landesspielordnung). Die Zuordnung gemäß 3.4.2 Bestimmung für den elektronischen Spielerpass ist gebührenpflichtig und es wird der entsprechende Gebührensatz in den Rechnungsstapel des Vereins übernommen (Ausnahme 0.5). Wurde eine Spielberechtigung beantragt, so ist diese nicht mehr durch den Verein rückgängig zu machen. In diesem Fall ist die Passstelle zu kontaktieren. Bei der Pass-Art Aktive kann nur eine Mannschaftszuordnung erfolgen. Bei der Pass-Art Jugend und Senioren sind Mehrfachzuweisungen zu mehreren Mannschaften möglich, aber nur dann, wenn diese aus verschiedenen Ligakategorien kommen (z.b. Zuordnung zu U18 und U20 ist möglich, aber nicht U20 Leistungsstaffel und U20 Bezirksstaffel). Es gibt zwei Möglichkeiten eine Mannschaftszuordnung vorzunehmen: Zuordnung eines einzelnen Spielers zu einer Mannschaft (siehe 1.5.1) Zuordnung mehrerer Spieler zu einer Mannschaft (siehe 1.5.2) 1.5.1 Zuordnung einzelner Spieler Für die Zuweisung zu einer Mannschaft wird die/der gewünschte SpielerIn (im Modulbereich epass und Modul Pässe) ausgewählt und dann auf das Stift Symbol geklickt, um in die Bearbeitungsmaske zu kommen. Abbildung 28: Pass bearbeiten it4sport GmbH Seite 21 von 27

Unter dem Reiter Mannschaftszuordnung kann nun mit dem Klick auf (Spieler zuordnen) eine Mannschaftszuordnung vorgenommen werden. Es muss eine Pass-Art und anschließend die Mannschaft ausgewählt werden. Hinweis: Eine Mannschaftszuordnung kann nur vorgenommen werden, wenn alle Passdaten (Personendaten, Passbild, Pass-Art, etc.) vollständig sind und die Pass-Art genehmigt ist. Abbildung 29: Spieler zuordnen Jugendfreigabe: Für Jugendliche unter 18 Jahren ist eine Mannschaftszuordnung nur möglich, wenn die sogenannte Jugendfreigabe vorliegt. Durch Setzen des Hakens "Jugendfreigabe" bestätigt der Verein, dass die Einverständniserklärung der Eltern vorliegt. Die Jugendfreigabe muss pro Saison und Verein nur einmalig erfolgen und gilt auch für alle weiteren Mannschaftszuweisungen des Vereines. Eine Zusendung der Übersichtsliste (Jugend- Bestätigung) an die Staffelleiter ist daher nicht mehr notwendig. Mannschaftszuordnung in Kleinfeldrunde In der Kleinfeldrunde (U12, U13, U14, U15, U17) wird der/die SpielerIn keiner Mannschaft zugeordnet, sondern bekommt eine Zuordnung Kleinfeld (U12-U17). Mit dieser Zuordnung ist der/die SpielerIn dann für alle Altersklassen in der Kleinfeldrunde spielberechtigt. Die Einteilung in die jeweilige Mannschaft erfolgt weiterhin vor Ort beim Spieltag über folgendes Formular: Jugend - Spielerliste - Kleinfeld. it4sport GmbH Seite 22 von 27

1.5.2 Zuordnung mehrerer Spieler Im Modulbereich "epass" / Modul "Mannschaftszuordnung" kann die Zuordnung mehrerer Spieler zu einer Mannschaft vorgenommen werden. Auf der "Startseite" werden nach einem Klick auf die alle SpielerInnen angezeigt, die bereits einer Mannschaft zugeordnet wurden. Um eine Zuordnung vorzunehmen auf den Button klicken. Abbildung 30: Mehrere Spieler einer Mannschaft zuordnen In der Auswahlmaske Verein, Geschlecht, Passart und die Mannschaft auswählen, zu der die SpielerInnen zugeordnet werden sollen. Nach der Auswahl wird das Feld "Staffel" und "Liga" automatisch gesetzt. Anschließend auf den Button klicken. Abbildung 31: Pässe auswählen Es werden zunächst nur Pässe angezeigt, die entsprechend der Pass-Art dieser Mannschaft zugewiesen werden können. Die Suchfelder können aber bei Sonderfällen, wie z.b. Frauen in Männermannschaften oder Mädchen in Jungenmannschaften, entsprechend geändert werden. Durch Setzen des Hakens können nun mehrere SpielerInnen ausgewählt werden. Anschließend auf "Auswählen" klicken um die Auswahl zu übernehmen. it4sport GmbH Seite 23 von 27

Abbildung 32: Spieler auswählen Achtung: Die Auswahl bleibt beim Blättern der Seiten nicht bestehen! Tipp: die voreingestellten 25 Einträge auf 100 oder mehr erhöhen! Es müssen ggfs. noch Jugendfreigaben bestätigt werden. Abschließend auf den Button klicken, so dass die Mannschaftszuordnungen übernommen werden. Auf der "Startseite" werden nun alle SpielerInnen mit einer Mannschaftszuordnung angezeigt. Abbildung 33: Spieler zuordnen it4sport GmbH Seite 24 von 27

1.6 Passdruck Zur Vorlage am Spieltag muss der Pass jetzt noch gedruckt werden. Der epass Einzeldruck ersetzt das bisherige Passformular. Im Modulbereich "epass" und Modul "Pässe" können die einzelnen SpielerInnen ausgewählt werden und über den Button kann der Pass gedruckt werden. Nach dem Klick auf den Button öffnet sich automatisch ein PDF. Dieses PDF kann dann ausgedruckt werden. Eventuell muss die Druckeinstellung vor dem Ausdruck überprüft werden. Beim Druckformat muss aufjedenfall Querformat ausgewählt werden. Was muss ich tun, wenn sich kein PDF öffnet? Sie müssen ihren Pop-up Blocker im Browser deaktivieren. Browser SAFARI: Einstellungen - Sicherheit - Pop-ups blockieren > bitte deaktivieren Browser Firefox: Einstellungen - Inhalt - Pop-ups / Pop-up-Fenster blockieren > deaktivieren Browser Internet-Explorer: Extras Internetoptionen > auf Registerkarte Datenschutz unter "Popupblocker" den Haken im Kontrollkästchen Popupblocker entfernen Browser Google Chrome: Einstellungen - Erweiterte Einstellungen anzeigen unter "Datenschutz" auf Inhaltseinstellungen > Anzeige von Pop-ups für alle Websites zulassen Hinweis: Spielerpässe können nur gedruckt werden, wenn eine Mannschaftszuordnung vorgenommen wurde. Achtung: Jeder Spieler/Jede Spielerin muss den ausgedruckten (schwarz/weiß genügt) Spielerpass unterschreiben, ansonsten ist der Pass nicht gültig! it4sport GmbH Seite 25 von 27

1.7 Mixed-Spielberechtigung Auf Antrag kann eine Mixed-Spielberechtigung für die VLW-Mixed-Spielrunden durch den VLW-Freizeitsportausschuss in folgenden Fällen erteilt werden: die Spielerin ist mindestens 42 Jahre oder der Spieler ist mindestens 48 Jahre oder die Spielerin / der Spieler spielt in der A- oder B-Klasse des VLW oder einer Spielklasse eines anderen Landesverbandes unterhalb der Bezirksliga (Aktiven- Spielrunde) oder die Jugend-Spielerinnen bzw. der Jugend-Spieler besitzt nur einen für die laufende Saison gültigen epass der Pass-Art Jugend mit Mannschaftszuordnung bzw. gelben Jugend-Spielerpass mit Staffelleitereintrag und der Antrag auf Mixed-Spielberechtigung ist vor dem ersten Einsatz im Mixed- Bereich gestellt worden; letzter Termin der Antragstellung: 31.01. der laufenden Spielrunde. Eine erteilte Mixed-Spielberechtigung gilt nur innerhalb des Verbandsgebietes des Volleyball-Landesverbandes Württemberg. Antragstellung einer Mixed-Spielberechtigung Ein Antrag auf Mixed-Spielberechtigung kann Online nur gestellt werden, wenn für die Spielerin/den Spieler bereits eine Mannschaftszuweisung im Bereich Aktiv oder Jugend erfolgt ist. Der Antrag kann nur von der/vom Spielerin/Spieler selbst gestellt werden und zwar über den Personenaccount in der Verbandssoftware Phoenix II des VLW. Je Mixed- Mannschaft ist ein gesonderter Antrag zu stellen. 1. Neu registrieren oder/und Anmeldung mit bestehenden Benutzerdaten. 2. Rolle Personenaccount und Modul Personen auswählen. 3. Bereich Vereinszugehörigkeit : hier muss der Verein der Mixed-Mannschaft, für die eine Mixed-Spielberechtigung beantragt wird, zwingend enthalten sein. Ggf. hinzufügen! 4. Bereich Mixed-Spielberechtigung : it4sport GmbH Seite 26 von 27

> Mixed-Spielberechtigung beantragen: sind die Vorgaben der Mixed-Spielordnung eingehalten und die oben angeführte Voraussetzung gegeben, wird eine Mixed-Spielberechtigung erteilt. Ansonsten erscheint ein Hinweis nötige Voraussetzungen für die Erteilung einer Mixed Spielberechtigung nicht gegeben > Auswahl der Mixed-Mannschaft (nur für die Mixed-Mannschaften der hinterlegten Vereine - siehe oben) > Mixed-Spielberechtigung ausdrucken und zwingend unterschreiben (Gültigkeit!). Weitere Hinweise zur zwingenden Beachtung: Die Mixed-Spielberechtigung muss an den Mixed-Spieltagen ausgedruckt und unterschrieben vorliegen. Auf Verlangen des Staffelleiters oder eines anderen VLW-Verantwortlichen ist diese vorzulegen. Verändern sich die Vorgaben der Mixed-Spielordnung, z.b. Festspielen in einer Mannschaft höher wie A-Klasse des VLW, erlischt mit sofortiger Wirkung die Mixed-Spielberechtigung. Das Spielen in der Mixedrunde ist nicht mehr erlaubt! it4sport GmbH Seite 27 von 27